Office 365 Non Profit

Wissen Sie eigentlich, das Microsoft auch Office 365 Angebot für Vereine und andere steuerbegünstigte Institutionen anbietet?. Die Preise sind deutlich reduziert und wenn Sie auf die Desktop-Applikationen verzichten, sogar kostenfrei. Das sollten sie z.B. Vereine auf jeden Fall mal anschauen, denn nicht nur aus den Überlegungen zum Datenschutz sondern aus ganz praktischen Aspekten kann eine solche Plattform das Vereinsleben bereichern.

Microsofts Angebot

Auf der Webseite https://products.office.com/de-DE/nonprofit/office-365-nonprofit-plans-and-pricing?tab=1  finden Sie die Informationen zur dem Angebot. Wenn Spenden an ihren Verein oder Institution steuerlich absetzbar sind, und sie irgendwie gemeinnützig sind, dann reicht dies meist auch Microsoft, um ihnen einen entsprechenden Office 365 Tenant anzubieten. Wer ist natürlich etwas beschränkt aber dennoch umfangreich nutzbar: Allerdings bietet Microsoft keine eigenen DNS-Dienste und keine "anonymen Webseiten" an. Sie müssen daher bei einem anderen Anbieter wie z.B. 1und1/Strato, HostEurope, Domainfactory u.a. erst eine Domäne kaufe, bei der sie später auch DNS-Einträge machen können. Wie auch bei m gewerblichen Office 365 gibt es ein Angebot für kleine (<300) und große (>300) Organisationen.

Name Office 365 Non-Profit Business Essentials Office 365 Non-Profit Business Premium Office 365 Non-Profit E1 Office 365 Non-Profit E3 Office 365 Non-Profit 5

Kosten

0€

2,50€

0€

4,40€

13,80€

Exchange

50 GB Postfach

50 GB Postfach

50 GB Postfach

50 GB Postfach

50 GB Postfach

OneDrive

1 TB

1 TB

1 TB

1 TB

1 TB

SharePoint

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Skype Business

Ohne Telefonie

Ohne Telefonie

Ohne Telefonie

Ohne Telefonie

Ohne Telefonie

Teams

Ja, Ohne PSTN-Telefonie/audiokonferenz

Ja, Ohne PSTN-Telefonie/audiokonferenz

Ja, Ohne PSTN-Telefonie/audiokonferenz

Ja, Ohne PSTN-Telefonie/audiokonferenz

Mit Audio Konferenz

Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Outlook

Nur Online Funktion und mobile Clients

Desktop Versionen
5 PCs/User

Nur Online Funktion und mobile Clients

Desktop Versionen
5 PCs/User

Desktop Versionen
5 PCs/User

Weiteres

 

 

 

 

AIP, PowerBI, eDiscovery, ...

Quelle: Office 365 und Teams für Vereine (https://products.office.com/de-DE/nonprofit/office-365-nonprofit-plans-and-pricing?tab=1)

Angeblich kann man in einem "Non Profil Tenant" sogar kommerzielle Lizenzen hinzu buchen, wenn ausgewählte Personen diese Funktion benötigen. z.B. Teams Telefonie.
Das funktioniert aber nicht mit "Education"-Tenants, die es für Schulen, Universitäten etc. ebenfalls kostenfrei gibt.

Wenn das Angebot mit den klassischen "Business" oder "Enterprise"-Plänen vergleichen, dann ist der Inhalt anscheinend identisch und nur der Preis deutlich vergünstigt. Ein paar Eckwerte und deren Bedeutung:

  • Bis zu 300 Anwender
    Das sollte wohl für Vereine locker ausreichen, Es geht ja primär dazu die Personen zusammen arbeiten zu lassen, die eine Funktion im Verein übernehmen. Insofern sollten Sie sogar überlegen, dass Sie die Personen nicht mit ihren natürlichen Namen anlegen sondern anhand ihrer Funktion, z.B. Vorstand, Kassenwart, Prüfer, Jugendwart Vorstandsmitglieder. Da die wenigsten Vereine eine "Domäne "haben dürften, fällt auch ADSync weg. Sie verwalten die Benutzer mit ihren Kennworten einfach in der Cloud
  • max. 1 TB OneDrive
    Das sogar pro Benutzer. Das ist mehr als genug. Es sollte aber nur die Interessen des Vereins genutzt werden und nicht als "private Datenanablage" Der Vorstand und Rechnungsführer kann hier sehr gut seine Unterlagen lagern, was auch einen späteren Übergang der Funktion ermöglicht.
  • Max. 50 GB Mailbox
    Sie können durch Umstellen des MX-Records auch Mails direkt in Exchange empfangen und über allen bekannten Wege nutzen.
  • Skype und Teams
    Ich erwarte nun nicht, dass ein "Vereins-PC" dauernd in Skype angemeldet ist. Aber vielleicht ist es doch mal eine interessante Option eine Mitgliederversammlung o.ä. mit einem "Meeting" zu bereichern. Sie haben mit Teams aber auch einen idealen Platz zur Organisation von Vereinsfesten und anderen Events und der späteren Ablage der Bilder
  • Teams Live Events (mit E1/E3/E5)
    Die Funktion der Live Events erlaubt 1:N Meetings mit vielen Teilnehmern. Ich bin mal gespannt, ab wann z.B. die erste Kirchengemeinde einen Office 365 Tenant zum Streamen eines Gottesdiensts verwendet. Eine entsprechende Mikrofon-Anlage ist meist ja vorhanden. Dann fehlen nur noch ein Paar Kameras, die z.. per HDMI Funk-Umschalter (ca. 20€) und Grabber (ca. 80€) die Daten zum Teams-Client zuliefern. Bis zu 10.000 Anwender und 4h Dauer sollten in den meisten Fällen ausreichend sein.

Wie am Anfang schon beschrieben, ist https://products.office.com/en-us/nonprofit/office-365-nonprofitfür den Zugriff aber eine Authentifizierung erforderlich. Wer eine ganze Fußballmannschaft in Microsoft Teams mit Chat versorgen will, muss die entsprechenden Konten dann auch anlegen. Wenn Sie nun neugierig geworden sind, dann schauen Sie sich mit ihrem Vereinsvorstand doch mal das Angebot genauer an.

Einrichtung

Die Einrichtung erfolgt fast wie mit jedem anderen Tenant auch. Über einen Browser legen Sie direkt einen entsprechenden Tenant an. Dazu gibt es aber einen anderen Link:

Ansonsten habe auf https://www.microsoft.com/en-us/nonprofits/office-365 einige "Get Started" Links gefunden

Damit Sie dann aber die Lizenz bekommen , müssen Sie einen entsprechenden Nachweis (Siehe Webseite) für Microsoft erbringen, dass Sie alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllen. Also heißt es Vereinsunterlagen zusammenstellen und insbesondere die Bescheinigung des Finanzamts zur Gemeinnützigkeit und Steuerbefreiung sind hier wohl relevant. Bei Microsoft sind solche Ausgaben ja dann quasi "Spenden" an gemeinnützige Organisationen.

Wenn Sie eine eigene Domäne  haben, wozu ich rate damit sie nicht mit "<tenantname>.onmicrosoft.com arbeiten dann müssen Sie gegenüber Microsoft sich per TXT-Eintrag als "authentisch" ausweisen, ehe Sie diese Domäne als UPN nutzen können. Dann können die Benutzer samt Kennwort anlegen und die Zugangsdaten weitergeben. Und dann kann es schon direkt losgehen.

Sie sollten sich aber schon vorher mal untereinander abstimmen, wie Sie die neuen Möglichkeiten auch nutzen wollen. Vielleicht vergessen Sie erst einmal OneDrive und starten direkt mit einem einzigen Teams für den Verein. Hier kann jeder Mitarbeiter sehr einfach auch mit der mobilen App arbeiten. Zudem ist es ein sehr einfacher Speicherplatz für Dokumente und Chats. Sie können ja später immer noch ein eigenes Team für die Jugendabteilung oder zur Planung von Vereinsfesten einrichten.

Microsoft 365 für Non-Profits?

Wenn es schon Office 365 als Non-Profil-Variante gibt, dann könnten Sie auch gleich fragen, ob es nicht auch Microsoft 365, also das einfache Office 365 zusätzlich noch mit EMS und Windows E3 gibt. Die beiden Zusatzprodukte einzeln oder im Paket als Microsoft 365 habe ich noch nicht gesehen. Aber es gibt schon "Windows 10 Non Profit". Es ist zwar nicht ganz kostenfrei aber sehr günstig.

Übrigens engagieren sich auch andere Firmen hier mit Hardware, Software und Webinare

Einschätzung

Bei uns gibt es das Sprichwort "Einem geschenkten Gaul schaut man nicht ins Mail", was soviel bedeutet, dass man an einem Geschenk nicht auch noch rummäkelt: Beim Pferd (= Gaul) kann man über den Zustand der Zähne auf das Alter und die Haltung schließen. Aber die "Non-Profit-"Versionen sind ja nur in der kleinen "Online Only"-Version kostenfrei. Alle Versionen, die eine Installation von Office (Word, Excel, PowerPoint etc.) lokal erlauben, sind zuzahlungspflichtig auch wenn der Preis deutlich unter dem normalen Preis liegt.

Für viele Organisationen kann aber schon die kostenfreie Variante eine interessante Option sein. Eine aufpreispflichtige Ausbaustufe ist für einzelne Personen denkbar, die ein Word brauchen und es vielleicht noch nicht über andere Wege lizenziert haben. Allerdings bin ich nicht sicher, ob die Installation nur auf Geräten erlaubt ist, die auch der gemeinnützigen Organisation gehören.

Weitere Links