Microsoft 365 F1

Office 365 besteht nicht nur aus den Enterprise Plänen E1/E3/E5 sondern mit dem F1-Plan (Früher Kiosk) gibt es auch eine sehr viel günstigere Option, die Cloud Dienste zu nutzen.

E-Pläne für "Denker" - F1 nur für "Arbeiter"?

Office 365 E1-Paket ist mit einem Listenpreise von 80,40€/Jahr für diverse Arbeitsplätze immer noch zu teuer. In einer Firma arbeiten nämlich nicht immer nur die IT-gestützten Personen am PC, die in Verwaltung, Vertrieb, Einkauf, Verkauf, Marketing die volle Funktion der Enterprise-Pläne auch ausschöpfen können. Es gibt auch sehr viele andere Arbeitsplätze, die z.B. noch richtig mit ihren Händen arbeiten. Denken Sie an die Personen im Einzelhandel an der Kasse, beim Auffüllen von Regalen, beim Kommissionieren von Waren, Lageristen und natürlich all die Mitarbeiter in der Produktion, ohne die eine Firma nichts zu verkaufen hätte. Diese Personengruppen haben meist gar keinen eigenen Computer, arbeiten mit Mehrschichtsystem auf gemeinsamen Geräten oder nutzen primär mobile Geräte.

Wer aber gar nicht viele Daten sondern vielmehr Waren produziert, der braucht kein kein 50GB Postfach, kein 1TB OneDrive und wird auch viele andere Office 365 Dienste eher links liegen lassen.

F1 ist aber nicht die "Sparversion" einer E1, um Lizenzkosten zu sparen. Die Einschränkungen von F1 verhindern fast immer den Einsatz in Büroumgebungen.
Interessanter ist es hier die zusätzlichen Funktionen der E-Pläne in einen Mehrwert für die Firma umzusetzen.

Beachten Sie auch noch folgende Einschränkung:

2.1 Office 365 F1 – License Eligibility
Office 365 F1 licenses may only be assigned to users without a Dedicated Device. A Dedicated Device is a computing device used for work with a 10.1” screen or larger, used by the user more than 60% of the user’s total work time during any 90-day period.
Quelle: Microsoft Licensing Product Terms https://www.microsoft.com/en-us/licensing/product-licensing/products

Nach meinem Verständnis verhindert dieser Zusatz die Nutzung von Office 365 F1 für Anwender, die einen "eigenen PC" haben.

Abgrenzung Office 365 F1 zu E1/E3

Ein kompletter Vergleich der verschiedenen Versionen würde den Umfang der MSXFAQ sprengen. Ich beschränke mich daher auf die Details, die ich in meinen Projekten bislang bearbeitet habe.

Zuerst stelle ich ein paar Aspekte von Office 365 E1 zu Office 365 F1 gegenüber:

Komponente F1 E1/E3/E5 Bemerkung

Kosten im Jahr

40,80 €

80,40€

Die Hälfte der Kosten klingt nicht viel, aber wenn Sie 1.000 Produktionsmitarbeiter haben, dann sind das doch 40.000€/Jahr, die sie von E1 zu F1 sparen können.

Office Apps

  • Browser
  • Mobil

  • Browser
  • Mobil
  • DesktopApp (E3/E5)

Die F1 Worker können kein Office installieren, d.h. Word, Excel, PowerPoint auf dem dem Client sind nicht lizenziert. Die könnten das natürlich durch Zukauf einer Office 365 Pro Plus (früher E2) lösen, aber dazu habe ich weiter unten einen eigenen Abschnitt geschrieben.

Exchange Postfach

  • 2 GB
  • kein MAPI/EWS

  • 50 GB
  • Archiv (E3/E3)
  • Inbox Rules
  • LitigationHold
  • Unified Messaging
  • MAPI/HTTP
  • EWS

Ein F1 Worker hat auch ein Postfach. Damit kann eine Firma intern auch endlich diesen Personen entsprechende Lizenzen zuweisen und Sie in die interne Kommunikation einbinden. Ein 2B Postfach war zu Exchange 2000/2003 Zeiten schon unverschämt groß und auch 2020 sollte es für die meisten Anwender mehr als ausreichend sein. Daten der Firma sollten ja sowieso nicht im persönlichen Postfach sondern in Teams oder SharePoint liegen. Bei 2GB ist aber auch Schluss, da es kein "unlimited" Archiv gibt. Allerdings gibt es auch nicht die "Litigation Hold" Funktion, so dass dies keine Postfächer sind, die hinsichtlich "Compliance" relevant sein sollten. Fehlende Posteingangsregeln sollte für die Funktion eines F1 Users auch tolerierbar sein.

Teams

  • Enthalten

  • Enthalten

Bei Teams gibt es von der grundlegenden Funktion keinen Unterschied. Allerdings kann ein F2 Benutzer anscheinend nicht mit einer Audio-Konferenz oder CloudPBX-Lizenz versehen werden, so dass er bezüglich "Telefonie" natürlich eingeschränkt ist.

OneDrive

  • 2GB

  • 1 TB

OneDrive kann auch von F1-Nutzern verwendet werden, aber ist auf 2GB beschränkt. In der Regel ist das aber kein Problem. Störender ist aber die fehlende "DesktopSync"-Funktion die für F1-User normal nicht gebraucht wird.

SharePoint

 

  • SPD2013

Wenn ich die Beschreibungen richtig deute, dann haben F1-Benutzer keinen Zugriff auf den "SharePoint Designer 2013" oder das Admin Center, was aber vertretbar. Sie können allerdings auch nicht den SharePoint Papierkorb nutzen.

Sonstiges

 

  • Flow
  • Streams
  • Sway
  • AIP/DLP (E3/E5)
  • Planner
  • ATP (E5)

Diverse weitere Funktionen sind in den großen E-Paketen enthalten, von denen ich hier nur die aufzähle, die aus meiner Sicht in Projekten interessant sein könnten. Auf der anderen Seite ist es oft das Fehlen einer Einzelnen dieser Komponenten der Grund, warum F1 nicht funktioniert.

CAL

Nicht vorhanden

  • Exchange CAL
  • Windows CAL
  • u.a.

Hier müssen Sie genau aufpassen und die "Product Terms" lesen. F1 enthält z.B. keine Client CALs für Exchange, die gerne noch OnPremises genutzt werden. Auch die Lizenz für Windows Server Zugriffe ist nicht enthalten.

Hinzubuchbar

  • Multi Geo

  • CloudPBX
  • Audiokonferenz
  • Anrufpläne
  • Multi Geo

Auch in einem E-Paket sind nicht alle Funktionen enthalten. Es gibt bei Microsoft diverse Zusatzpakete, die gesondert zu den jeweiligen Plänen hinzu gebucht werden können oder erst in größeren Plänen enthalten sind.

Sie sollten aber auch beachten, dass nicht alle Zusatzoptionen zu jedem Paket hinzu gebucht werden können. Das ist besonders für die Office 365 F1-Pakete der Fall.

Ich interpretiere das so, dass eine Nutzung von F1-Lizenzen mit Telefonie mit dem Teams Client auf Smartphones nicht möglich sind.

Sie sollten also genau überlegen, wie lange Sie "Denker" mit einer F1-Lizenz sinnvoll bedienen können

Microsoft 365 F1 vs. E3/E5

Auch Endgeräte von "F1-Workern" sollten natürlich verwaltet werden. Mit Microsoft 365 F1 bietet Microsoft ein erweitertes Paket an, in dem neben der Office 365 F1 auch ein paar Komponenten von EMS enthalten sind. Eine Microsoft 365 E1-Version gibt es aber nicht, so dass ein Vergleich mit Microsoft 365 E3/E5 natürlich etwas hinkt.

Microsoft 365 F1 ergänzt die Office 365 F1-Version um folgende Funktionen

  • Windows Information Protection und Bitlocker
  • Microsoft Advanced Threat Analytics
  • Windows Defender Antivirus und Device Guard
  • Windows Hello, Credential Guard und Direct Access11
  • Microsoft Intune
  • System Center Configuration Manager
  • Azure Ad Premium P1
    Das ist wichtig für Conditional Access und MFA
  • Azure Information Protection P1
  • Windows Server CAL

Das sind viele Funktionen von EMS aber es fehlt weiterhin:

  • Die komplette Office Pro Plus Software auf dem Client
    Was natürlich weniger kein Problem ist, wenn die Client z.B. nur Smartphones nutzen
  • Office Server CALs
    Auch die Microsoft 365 F1 enthält keine Berechtigung für die Nutzung von Exchange OnPremises, SharePoint und andere Office Server. Die F1-Benutzer sind also "Cloud-Nutzer"
  • Windows 10 Enterprise
    d.h. kein Windows Enterprise Betriebssystem auf dem Client. Das ist aber vereinfacht, denn der Anwender darf schon auf einem Windows System arbeiten, auf dem er nicht der primäre Benutzer ist.

Wenn ich die License Terms richtig interpretiere, dann ist bei Microsoft 365 F1 auch nicht die "hybride Nutzung" für Serverlizenzen gestattet.

Die Details finden Sie dann auf

F1 aufwerten

Sie könnten aber dennoch auf den Gedanken kommen, auch viele "Office-Worker" mit der günstigeren F1-Lizenz zu versehen und die fehlenden Module einfach nachzukaufen. Vorstellbar wäre da z.B.

Zusatz

Beschreibung

Preis F1 + Modul

Preis M3

F1 + Office 365 Pro Plus

Sie könnte ja einen Benutzer mit F1-Lizenz durch den Zukauf von Office 365 Pro Plus als Subscription ein vollwertiges Office geben wollen. Dagegen sprechen aber mehrere Faktoren

  • Outlook ohne Exchange Online
    Die F1-Lizenz erlaubt keine Verbindung per Outlook, sondern nur POP/IMAP/ActiveSync/OWA. Damit ist die Nutzung von Outlook doch stark eingeschränkt
  • Keine Windows CAL
    Die F1 enthält auch keine Windows Server CAL. Wenn der Anwender aber auf einem Windows PC arbeiten soll, der in der Domäne ist, dann muss die CAL auch bereitgestellt werden
  • Kein Windows Enterprise (E3)
    F12 enthält auch keine Windows Client Lizenz, um auf Windows Enterprise zu wechseln. Dies ist aber z.B. für Applocker, Bitlocker etc. wünschenswert

Insofern gibt es viele Gründe, warum dies keine sinnvolle Option ist

 

 

F1 + Exchange P1

Vielleicht stört sie nur das kleine beschränkte Postfach. Sie könnten dann ja einfach einen "Exchange Plan" dazukaufen, damit der Anwender nicht nur ein 50 GB Postfach bekommt, sondern sich auch mit Outlook verbinden kann.

Das kann funktionieren, aber die Outlook Lizenz müssten Sie sich natürlich anderweitig lizenzieren. Wenn Sie nun argumentieren, dass Sie ja noch Outlook 2016 "gekauft" haben und dieses ja ewig verwenden könnten, dann sollten sie wissen, dass Office 365 nicht jeden Client zulässt. Es gibt "Mindestversionen", die Microsoft vorschreibt. Entsprechende Endedaten sind schon publiziert

  • Outlook 2013
  • Outlook 2016

Insofern ist es fraglich, wie sinnvoll Sie noch mit der Spar-Version arbeiten können. Wer Office 365 Serverdienste nutzt, wird früher oder später auch die Clients entsprechend lizenzieren müssen

 

 

Einschätzung

Mit der F1-Serie für Office 365 und Microsoft 365 hat Microsoft einen Weg geschaffen, wie Firstline-Worker besser in einer Firma integriert werden können und nicht aus Kostenüberlegungen komplette außen vor bleiben müssen. Sie sollten aber genau die Abhängigkeiten betrachten, denn die F1-Lizenz ist nicht einfach nur günstiger sondern unterliegt einige Einschränkungen.

Ein Microsoft 365 F1-Benutzer hat z.B. keine Windows Server CAL. Wenn dieser Benutzer auch "OnPremises" noch auf Server zugreifen muss, und sei es nur als Anmelddienst auf einem Thin Client, Linux o.ä., dann müssen Sie ihm eine Windows Server CAL kaufen die in Microsoft 365 E3 schon enthalten wäre.

Auch die Einschränkungen bezüglich Outlook (MAPI/HTTP) und das absehbare Ende von Outlook 2016/2019 als Office 365 Endpunkt bedeutet letztlich, dass spätestens 2023 ein Wechsel ansteht.

Wenn Sie aber in ein paar Jahren doch auf E3 wechseln, dann könnte ein früherer Wechsel interessant sein, um andere Produkte, z.B. lokale Archivsysteme für Mail etc. durch Exchange Online Archive abzulösen, die in E3 schon enthalten sind. Auch diverse Sicherheitsfunktionen von EMS E3, die auch in Microsoft 365 E3 enthalten sind oder über "Microsoft E5 Security" einfach dazu lizenziert werden können, könnten für ihre Firme überlebenswichtig werden.

Die Betrachtung von Microsoft 365 F1 beschränkt sich also nicht nur auf den einzelnen Anwender und das Ziel einer Kosteneinsparung sondern berührt alle Bereiche ihres IT-Budget und anstehender IT-Projekte. Die vorschnelle Festlegung auf "F1 reicht fürs erste" könnte sich schnell als Sackgasse herausstellen.

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