Teams Voicemail

Jeder Benutzer mit Microsoft Teams, einer Telefonie-Lizenz und einem Postfach hat auch eine Sprach-Mailbox. Anrufer, die nicht angenommen werden können dann z.B. eine Sprachnachricht hinterlassen.

Ich bin kein Freund von "Audiodateien" für Mitteilungen, die auch als Text-Mail oder Chat mich erreichen können, wenn ich nicht per Sprache erreichbar bin.

Voicemail gibt es aber auch für Call Queues/Attendant und im Teams Kanal als Teams Shared Voicemail.

Backend

Aus technischer Sicht ist ein Voicemail-Server auch heute noch ein Service, auf den ein Anwender seine eingehenden Anrufe weiterleitet. Daran hat sich seit den ersten Sprachboxen in der TK-Welt nicht viel geändert, nur dass die Signalisierung heute meist SIP und der Transport RTP/UDP ist. Ein Voicemail-Server hat daher immer eine im System erreichbare Nebenstelle oder Adresse, die auch angerufen werden kann. Das System erkennt dann an der mit übergebenen "Umgeleitet von"-Information, für wen ein Anrufer eine Nachricht hinterlassen will oder ob der Inhaber selbst anruft. Nachdem die Voicemail empfangen und ggfls. Verarbeitet wurde (z.B. Spracherkennung) wurde, wird diese in das Empfängersystem übergeben. Früher hatte das Voicemail-Systeme oft ein eigenes "Postfach" oder die Nachrichten wurde direkt ins Postfach per EWS/IMAP4 o.ä. "abgelegt". Heute ist es fast immer eine SMTP-Mail mit entsprechender Formatierung und Audio-Anlage.

Viele Anbieter von Sprachsystemen sind verschwunden, nachdem Microsoft mit der Exchange UM-Rolle (Version 2007-2016) eine entsprechende Funktion integriert hat. Mit dem Wegfall der "Exchange UM-Rolle" seit Exchange 2019 können Sie "Cloud Voice Mail (CVM)" nutzen, vormals als "Azure Voice Mail" bezeichnet.

Microsoft Teams bedient sich der gleichen Infrastruktur und sendet die Mails per SMTP über den MX-Record an das Postfach. Bei passender Konfiguration mit Exchange Hybrid und entsprechenden Kontakten kann das Postfach sogar On-Premises liegen. Siehe dazu auch Voicemail ohne Exchange UM

Individuelle Voicemail

Für mich als "Teams Voice"-Teilnehmer kann ich an mehrere Stellen auf die Voicemail-Funktion einwirken. Über den "Anrufe"-Bereich sehe ich nicht nur sofort entsprechende Sprachnachrichten und verpasste anrufe, sondern ich kann auch die Weiterleitung zur Voicemail steuern.

Weitere Optionen befinden sich unter den Teams Einstellungen auf dem Client:

Hier kann ich dann eine individuelle Begrüßung aufzeichnen und weitere Einstellungen vornehmen.

Dieser Dialog ist nur für individuelle Voicemail-Einstellungen möglich aber nicht für die später beschriebene "Shared Voicemail"

 

Diese Einstellungen macht jeder Anwender für sich und kann aktuell auch noch nicht durch einen Administrator stellvertretend ausgeführt werden. Ein Programm wie SEFAUtil (Lync/SfB) gibt es für Teams aktuell nicht und per Graph oder Teams PowerShell gibt es auch keine Möglichkeiten. Ich bin aber sicher, dass dies in Zukunft möglich sein wird.

Eine Verwaltung über Exchange (https://outlook.office.com/ecp) ist nicht mehr möglich (Stand Nov 2021):

Deutlicher ist quasi nicht zu sehen, dass Exchange UM ausgedient hat und die Voicemail-Funktion in der Cloud nicht mehr Bestandteil von Exchange Online ist.

Richtlinien

Jede Funktion von Teams lässt sich per Richtlinien kontrollieren. Allerdings ist dies nicht immer per Browser im Admin-Portal möglich. Dort gibt es auch im Nov 2021 noch keine Möglichkeit, so dass die Einstellungen per PowerShell erfolgen müssen. Die entsprechenden Befehle hat Microsoft dokumentiert.

Wie schon aus anderen Bereichen bekannt, gibt es neben der globalen Richtlinie weitere individuelle Richtlinien, die dann an Benutzer zugewiesen werden können. Benutzer ohne explizit zugewiesene Richtlinie nutzen die globale Richtlinie. Hier meine Default-Werte.

PS C:\> Get-CsOnlineVoicemailPolicy

Identity                            : Global
EnableTranscription                 : True
ShareData                           : Defer
EnableTranscriptionProfanityMasking : False
EnableEditingCallAnswerRulesSetting : True
MaximumRecordingLength              : 00:05:00
EnableTranscriptionTranslation      : True
PrimarySystemPromptLanguage         :
SecondarySystemPromptLanguage       :

Microsoft definiert per Default schon weitere Richtlinien, die sie direkt zuweisen könnten und sich nur in den folgenden Einstellungen unterscheiden:

Identity                                 EnableTranscription EnableTranscriptionProfanityMasking
--------                                 ------------------- -----------------------------------
Global                                                  True                               False
Tag:Default                                             True                               False
Tag:TranscriptionDisabled                              False                               False
Tag:TranscriptionProfanityMaskingEnabled                True                                True

Die "Global" und "Tag:Default" sind sogar identisch. Mittels "New-CsOnlineVoicemailPolicy" legen Sie bei Bedarf weitere eigene Richtlinien an und die Zuweisung an Benutzer erfolgt mit "Grant-CsOnlineVoicemailPolicy".

Wie die die aufgezeichneten Sprachnachrichten im Postfach landen, ist auf Teams Voicemail Routing beschrieben.

Weitere Links