Teams Stellvertreter

Exchange und Outlook kennen die Funktion der Stellvertretung, bei der ein Anwender quasi im "Auftrag" einer anderen Person agieren kann. Das ist speziell für Teams oder Vorzimmer/Leitungs-Konstellationen (Chef-Sek) wichtig.

Beachte dazu auch Delegate Teams Meeting und Teams Meeting

Teams Stellvertreter einrichten

Diese Einstellung verbirgt sich in den "Einstellungen" unter "Allgemein".

Dieser Button ist bei mir sichtbar, weil ich Teams-Only mit einem Exchange Online Postfach habe und auch Phone-System nutze. Der Button ist nicht sichtbar, wenn Sie als Gast in einem anderen Tenant unterwegs sind.

Im weiteren Dialog sehen Sie zuerst, wer Sie als Stellvertreter eingetragen hat. Auf der zweiten Karteikarte können Sie dann andere Personen in ihrem Tenant hinzufügen und deren Berechtigungslevel (Stand Nov 2020) vorgeben. In meinen Fall ist die Liste leer

Über die zweite Karteikarte "Ihre Stellvertretungen" sehen Sie aber, wer für sie aktiv werden kann. Hier sehen Sie auch, welche Berechtigungen Sie der Stellvertretung einräumen können.

Sobald sie einen Benutzer als Stellvertreter einsetzen, bekommt er automatische eine Meldung als Chat

Die Meldung kommt nur beim Hinzufügen einer Person als Stellvertreter aber nicht bei späteren Änderungen oder Entfernen der Stellvertretung. Der Stellvertreter bekommt also nachträgliche Änderungen nicht direkt mit. Er kann die gewährten Stellvertretungen natürlich schon in seinen eigenen Einstellungen nachschauen.

Wenn ihnen jemand die Stellvertretung wieder weg nimmt. dann kommt aber keine gesonderte Meldung.

Aktuell (Nov 2020) können Sie einem Stellvertreter nur Berechtigungen für die Anruffunktion gewähren.

Gültige Stellvertreter sind nur Teams-Benutzer innerhalb ihres Tenant. Gäste können eine Stellvertreter sein.

Diese Einstellungen sind unabhängig von den Stellvertreter-Einstellungen in Outlook und ihrem Exchange Postfach.

Diese Einstellungen betreffen aber nur die Team-Funktionen bezüglich Anrufe. Wenn die Stellvertretung auch Termine o.ä. für sie planen soll dann müssen Sie die Stellvertreter mit Outlook und Exchange einrichten. Für den Steuerung von Stellvertretungen auf gemeinsame Ressourcenpostfächer finden sie auf der Seite Delegate Teams Meeting weitere Informationen.

Anrufe tätigen

Sobald ich als "Stellvertreter" und mit der Berechtigung "Anrufe tätigen" eingetragen bin, kann ich im Teams Client diese neue Funktion auch nutzen. So kann eine Assistenz Anrufe für eine andere Person initiieren und dann weiterreichen. Noch häufiger wird aber der Fall sein, dass mehrere Personen mit einer "gemeinsamen Nummer", z.B. die Support-Nummer woanders anrufen und damit ihre direkte Durchwahl verschleiern.

An verschiedenen Stellen erscheint dann die Option, den Anruf als Stellvertreter zu starten.

Den Anruf habe ich dann auch im Admin Center betrachtet. Er war aufgrund der kürze einfach zu finden. Auch wenn ich als Stellvertreter für einen Kollegen angerufen habe, wurde der Anruf weiterhin mir zugeordnet.

Beim Stellvertreter war kein ausgehender Anruf zu finden.

Anrufe empfangen

Umgekehrt kann ich einem Stellvertreter auch die Berechtigung geben, eingehende Anruf für mich anzunehmen. Jeder eingehende Anruf wird dann auch bei der Stellvertretung signalisiert. Er sieht den Anrufer und obendrüber der gerufene Teilnehmer.

Ich habe den Anruf als Stellvertreter dann angenommen. Beim eigentlich gerufenen Teilnehmer ist die Anrufbenachrichtigung verschwunden.

Ein Blick in die Verbindungsdaten des Anrufs zeigt auch hier, wie schon beim ausgehenden Anruf, nur die tatsächlichen Endpunkt.

Ich habe keinen Hinweise darauf gefunden, an wen der Ruf zuerst gegangen ist. Das könnte ich dann nur im Syslog des Session Border Controller (SBC) nachvollziehen. Der Anrufer von extern hat natürlich auch keinen Hinweis darauf bekommen, dass der Anruf von einem Stellvertreter angenommen wurde.

Nicht zu Ende gedacht

Die Funktion "Stellvertreter" in Teams beschränkt sich nur auf die Funktion "Telefonie". Sie hat keine Auswirkungen auf Stellvertretungen in Exchange/Outlook und der Anwender muss beide Produkte getrennt verwalten. Das ist für Teams aber durchaus in Ordnung und verhindert vielleicht zu umfangreiche Stellvertretungen. Ein Stellvertreter kann ja auch einfach Mitglied im Team sein und damit die gleiche Funktion ausüben. Mit der Beschränkung auf Telefonie kann ich leben.

Kritischer sehe ich aber die offenen Fragen zur Nachvollziehbarkeit solcher Anrufe. Bei meinen Untersuchungen konnte ich nicht erkennen, welcher Teilnehmer einen eingehenden Ruf als Stellvertreter angenommen hat und als welcher Person er den Ruf gestartet hat. Im Teams Reporting stehen nur die echten Endpunkte. Nur am Session Border Controller könnte ich die genutzten Rufnummern zu einem Anruf ermitteln und mit den Einträgen in den Teams Berichten in Verbindung bringen.

Mit der Funktion erfüllt Teams natürlich die Mindestvoraussetzungen einer Stellvertreter-Funktion, wie sie in verschiedenen Produktvergleichen gegenübergestellt wird. Aber es ist noch Luft nach oben oder Platz für 3rd Party Produkte oder Bots, die diese Funktion aufwerten.

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