Teams Meeting Recording

Microsoft Teams kann Besprechungen aufzeichnen. Während Skype for Business dies noch auf dem Client gemacht hat, erfolgt die Aufzeichnung in Teams auf dem Backend und ist damit auch bei der Nutzung per Smartphone oder Browser verfügbar. Ende 2020 hat Microsoft das Backend zur Ablage verändert und speichert die Aufzeichnungen in SharePoint bzw. OneDrive.

Die Änderung kommt...

Aber nicht sofort. Zuerst hat Microsoft die Plattform umgebaut und die Funktion wird über alle Tenants erst einmal bereit gestellt aber noch nicht sofort aktiviert. Es gibt dann drei Phasen, wie Tenants umgestellt werden. Microsoft hat das sehr früh veröffentlicht:


Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/tmr-meeting-recording-change (Stand 28. Okt 2020)

Sie können in den ersten Tagen also selbst bestimmen, ob die Aufzeichnungen in Streams oder OneDrive/SharePoint landen. Irgendwann wird Microsoft aber den Default von "Streams" auf "OneDrive/SharePoint" umstellen, wenn Sie nicht explizit sich dagegen entschieden haben. Diese Zeit wird aber nicht allzu lange sein bis Microsoft die Ablage für alle Mandanten umstellt.

Bis dahin können Sie als Teams Administrator per PowerShell die Vorgaben steuern:

# Teams Powershell verbinden
Import-Module SkypeOnlineConnector 
$sfbSession = New-CsOnlineSession 
Import-PSSession $sfbSession

# Globale Defaulteintellung auf OneDrive umstellen
Set-CsTeamsMeetingPolicy `
   -Identity Global `
   -RecordingStorageMode "OneDriveForBusiness"

# oder
# Globale Defaulteintellung auf Stream einstellen
Set-CsTeamsMeetingPolicy `
   -Identity Global `
   -RecordingStorageMode "Stream"

Sie sehen, dass die Einstellung über eine "CsTeamsMeetingPolicy" konfiguriert wird. Sie können die Konfiguration daher auch über weitere Policies auf Benutzergruppen einstellen. Wenn Sie heute schon mehrere CsTeamsMeetingPolicy-Einträge haben, dann müssen sie die Einstellung natürlich auch bei jeder Policy entsprechend pflegen:

Gut oder schlecht?

Wo die Aufzeichnungen letztlich liegen, kann ihnen als Anwender eigentlich egal sein, solange Sie diese finden und anzeigen können. Bisher waren sie in Streams ganz gut aufgehoben und wurden in Teams auch verlinkt. Aber so genau wusste man dann doch nicht, wo die Aufzeichnungen letztlich lagen, denn ein Zugriff war über das Streams-Portal oder den Link in Teams möglich. Wo die Videos dann herkommen, war nicht einfach zu erkennen.

Nun haben Videos aber immer einen Bezug zu einem Projekt oder einer Besprechung. Insofern erscheint es mir logisch, dass das Video am besten auch dort abgelegt wird, wo alle anderen Daten zu dem Projekt, Teams oder Meeting liegen. Früher was das vielleicht ein Dateiserver aber mittlerweile bin ich überzeugt, dass sich das alles in Teams abspielt und Teams seinerseits als Backend auf SharePoint bzw. OneDrive for Business zugreift.

Gastzugriff

Ein Problem bei Besprechungsaufzeichnungen in Streams war bislang, das Gäste des Teams nicht darauf zugreifen konnten. Viele Monate haben Kunden und wir MVPs immer wieder nachgefragt, wann diese Funktion ermöglicht wird. Bislang habe ich solche Besprechungen dann erst als Video-Datei aus Streams heruntergeladen und dann dem Kunden als Datei in meinem OneDrive oder als privaten Link in YouTube bereitgestellt. Das macht natürlich keinen Sinn solche größeren Datenmengen dann auch noch zu duplizieren. Zumal der Kunde sich die Datei natürlich auch irgendwo lokal ablegt.

Mit der Ablage in OneDrive ist die Freigabe schon eingebaut. Es ist einfach wie ein Link auf eine andere Datei in meinem OneDrive und wird z.B. auch von der Funktion in Outlook genutzt, um große Anlagen bereitzustellen anstatt per Mail zu senden.

Editieren

Einfach nur eine MP4-Datei auf einem OneDrive abzulegen, ist natürlich nicht ausreichend. Natürlich kann ein Browser die Datei herunterladen und wiedergeben aber heute ist ein "Streaming" mit Steuerungsfunktionen gefordert, wie Sie es auch von YouTube und anderen Plattformen kennen. Untertitel, aktiver Sprecher, vielleicht noch Suche im gesprochenen Text aber zumindest Vor/Zurückspulen werden schon erwartet.

Für den Konferenzleiter, der die Aufzeichnung gestartet hat, wäre auch eine Nachbearbeitung des Videos wünschenswert, z.B. Anfang und Ende zurechtschneiden oder das Video nach Themen aufteilen oder schützenswerte Informationen ausmaskieren. Es gibt erst Anzeichen, dass Microsoft mit OneDrive und SharePoint einen Video-Editor im Browser bereitstellen will. Da bin ich dann mal gespannt.

Lifecycle

Videos brauchen Platz und in der Regel werden sie sehr schnell obsolet. Spätestens dann, wenn die Ergebnisse schriftlich fixiert oder das Teilprojekt abgeschlossen wurde. Auf der anderen kann es aber Videos geben, die wiederrum länger aufbewahrt werden sollten, z.B. Schulungsvideos sind meist ein paar Jahre interessant. Eine aufgezeichnete Präsentation bei einer Produkteinführung möchten Sie vermutlich noch länger aufheben. Sie könnte ja in einen Jahrzehnt einmal im Archiv landen.

Das ist also auf jeden Fall ein Thema für Compliance und Retention, denn der Platz geht natürlich auf Kosten von OneDrive. Wer also ganz viele Meetings aufzeichnet, sollte überlegen, wo diese Aufzeichnungen wie lange vorgehalten werden.

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