Meeting- Knigge

Damit ein Audio- und insbesondere Video-Meeting für all Teilnehmer zum Erfolg wird, sollten alle Teilnehmer ein paar Regeln einhalten. Diese Seite beschreibt ein paar Dies ist eine Langfassung. Sie können gerne eine eigene Kurzfassung für ihre Mitarbeiter erstellen.

Planen

Sie können in Teams ein Meeting einfach "AdHoc" starten, indem sie in einem Kanal beim Chat den Kamera-Button klicken oder eine 1:1 Unterhaltung entsprechend erweitern. In der Regel werden aber Besprechungen in Outlook oder Teams geplant. Der größte Fehler ist ein XXL-Meeting mit ganz vielen Teilnehmern über mehrere Stunden zu planen, auf dessen Einladung sie nur viele Absagen bekommen. Denken sie dabei an folgende Dinge:

Startzeitpunkt

Ich versuche den Start eines Meetings immer zur vollen oder halben Stunde zu planen.
Auch Teilnehmer haben Termine und das Risiko einer partiellen Überlappung ist geringer, wenn alle bestimmte Blöcke einhalten.

Dauer und Pausen

Meetings über mehrere Stunden funktionieren nicht. Als Obergrenze sehe ich 50 Minuten an. Längere Meetings sollten sie entweder aufteilen oder Pausen einplanen. So können die Teilnehmer sich neu konzentrieren, sammeln, auf die Toilette gehen oder mal schnell verpasste Anrufe, Mails etc. prüfen. Auch können sie gezielt Personen nur zur Teilabschnitten einbinden.

Ende

Durch den Startzeitpunkt und die Dauer ist das Ende quasi vorgegeben. Lassen Sie das Meeting bewusst einige Minuten vor der vollen oder halben Stunde enden, damit die Teilnehmer auch mit einer kurzen Pause rechtzeitig und vorbereitet im nächsten Meeting teilnehmen können. Das gilt erst recht, wenn ein Teilnehmer danach als Moderator oder Sprecher früh in einem Folgemeeting sein sollte.

Inhalte vorgeben

Abgesehen von allgemeinen Abteilungsmeetings haben Besprechungen genau ein Thema nur nur das Thema, welches in der Einladung auch genannt wird. Am besten senden Sie mit der Einladung eine Agenda mit Fragen, Details, Links auf relevante Informationen und Nennung der Sprecher mit.

Teilnehmer

Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die aktiv etwas beitragen sollen und können. Würde Sie die gleiche Personenzahl auch in einen Raum einladen, Catering bestellen und am Ende aufräumen?

Organisation

Wenn Sie etwas präsentieren wollen, dann bereiten Sie den Vortrag entsprechend vor.
Sie können auch die Einladung aktualisieren um Themen auf der Agenda leicht anzupassen.

Grundlagen und Audio

Pünktlichkeit

Verbinden Sie sich einige Minuten vorher. So können Sie Probleme mit der Technik noch ausräumen oder andere Teilnehmer bei Problemen unterstützen. Zu spät mit einem "Hallo, bin da" einzutreten stört das laufende Meeting. Das gilt natürlich erst Recht für Moderatoren und Sprecher.

Umgebung

Schaffen Sie sich Platz für das Meeting. Am besten ziehen Sie sich in einem eigenen Raum oder abgeschirmten Bereich zurück. So werden sie weniger gestört, haben weniger Hintergrundgeräusche und beachten den Datenschutz hinsichtlich ihrer Kollegen im Hintergrund bei Video-Übertragungen. Sie schützen auch das Meeting gegen unerlaubt Mithörer und Betrachter. Wer im ICE und WLAN Kundenthemen diskutiert und die Geschäftszahlen präsentiert, zieht nicht nur den Unmut sondern auch die Aufmerksamkeit der Reisenden auf sich. Vor allem leidet ihre eigene Konzentration, denn sie hören immer noch die anderen Tonquellen.

Statusanzeige

Kennzeichnen Sie, dass sie in einem Meeting sind. Das kann die geschlossene Tür, ein Schild an der Tür oder, ganz modern eine farbige Leuchte sein, die sie manuell oder per Softwarekopplung umschalten. Gerade mit Headset ist es für Besucher nicht sofort erkennbar, dass sie in einem Meeting sind. Der korrekte Online-Status ist natürlich auch für die anderen Kollegen hilfreich.

Gutes Headset

Noise Cancelling und Headsets machen einen hervorragenden Job bei der Unterdrückung von Störgeräuschen. Dies ist aber kein 100%-Schutz gegen Störgeräusche. Das Mikrofon muss die Sprache klar, ohne Verzerrungen und möglichst latenzfrei aufnehmen und dabei ihre Atemgeräusche und Tastatureingaben, speziell beim Sprecher, sicher unterdrücken. Bei einem Telefonat per Mobiltelefon wird schlechte Sprache toleriert und dauert in der Regel nicht so lang. Schlechte Qualität im Meeting ermüdet.

Kein Lautsprecher

Selbst in einem Einzelbüro ist der Lautsprecher im Computer keine gute Wahl. Sprachverständigung hat ganz andere Anforderungen als etwas Hintergrundmusik abspielen. Nicht umsonst gibt es für kleine Räume extra Tischlautsprecher (Siehe Konferenzgeräte)

Bitte "Stumm" schalten

Teams schaltet ab fünf Teilnehmern im Meeting die Neuankömmlinge automatisch stumm. Denken Sie aber auch selbst daran, sich als Teilnehmer stumm zu schalten, wenn sie gerade nichts beizutragen haben. Wenn sie nicht sprechen, dann passt ein Headset die Empfindlichkeit an und Nebengeräusche werden teils bruchstückhaft übertragen. Offene Fenster mit Vogelgezwitscher, Windgeräusche bei einer mobilen Teilnahme, Tastaturklappen, Papierrascheln kommen immer mal wieder durch und mit mehr Teilnehmern steigt das Störpotential.

Konferenzraum oder Einzelteilnahme

Nutzen Sie als Gruppe an einem Ort auch einen geeignetes Konferenzgerät. Mehrere Personen vor einem Standardcomputer mit vielleicht einem Headset und einer PC Kamera werden nicht gut verstanden. Selbst im Konferenzraum können Sie ihren Notebook nutzen, um selbst Informationen beizutragen. Das ist besser als einen anderen Teilnehmer fernsteuern zu wollen und Zusammenarbeite an Dokumenten ist auch möglich.

Kein Multitasking

Als Teilnehmer ist man versucht, nebenbei mal auf das Smartphone zu schauen, Mails zu bearbeiten o.a. Sie können so dem Meeting nicht aufmerksam folgen und die anderen Teilnehmer fühlen sich nicht ernst genommen. Halten sie es wie bei einer klassischen Besprechung. Meetings sollten zielgerichtet, ergebnisorientiert, fokussiert und zeitlich beschränkt sein.

Wer bin ich

Wenn viele Personen im Meeting sind und die Software nicht selbst den aktuellen Sprecher kennzeichnet oder das Video hervorhebt, dann können sie bei einer Wortmeldung ihren Namen wiederholen, damit alle anderen Teilnehmer den Beitrag zuordnen können. Beim Chat steht ja ihr Name dabei.

Chat richtig Nutzen

In Meetings ist der Chat ein zweiter Bereich, um z.B. Fragen zu stellen, die dann vom Sprecher oder Moderator aufgegriffen werden können. Alle Teilnehmer können diese Beiträge sehen und bewerten. . So kann sehr schnell ein Feedback der Teilnehmer eingesammelt werden. Der Chat sollte aber kein "Eigenleben" entwickeln und von der eigentlichen Tonspur ablenken.

Video

Einige Meetings nutzen Video, um über das Bild mehr Nähe zu erreichen. Gesichtsausdruck, Körperhaltung oder einfach nur die Funktion "Hand heben" machen Meetings produktiver.

Raum und Licht

Der erste Check sollte ihrem Raum gelten. Waren bei Audio noch die Nebengeräusche wichtig. Bilder kann man nicht per Software "besser" machen, denn das Ausgangsmaterial schlecht ist.

  • Helligkeit
    Je heller das Licht, desto besser das Bild. Zudem fördert es die Konzentration und erleichtert das Lesen.
  • Ausleuchtung
    Aber auch die Richtung des Lichts ist wichtig. Eine klassische Schreibtischlampe an der Seite mit der 60W Glühbirne hat zwar eine "warmes" Licht aber beleuchtet ihr Gesicht einseitig. Besser ist eine helle Deckenleuchte, die den Raum, die Wände und ihr Gesicht indirekt beleuchtet.
  • Profis
    Professionelle YouTuber nutzen natürlich mindestens zwei Front-Leuchten links und rechts und eine indirekte Lichtquelle im Hintergrund, um den Schatten zu mildern. Eine ordentliche Arbeitsplatzbeleuchtung ist aber für eine Videokonferenz immer ausreichend.

Kamera

Das Bild ist nur so gut wie die Kamera. Mittlerweile sind die Kameras in Notebooks durchaus HD-fähig aber sie können diese nicht ausrichten und haben einen FixFokus.

  • Ausrichtung
    Wenn sie einen eigenen Monitor nutzen, dann zeigt eine Notebook-Kamera ihr Gesicht gar nicht nur nur von de Seite oder von unten. Eine eigene gute Kamera in ihrer Blickrichtung ist sinnvoll
  • CPU-Last
    Eine ordentliche Webcam löst nicht nur in HD-Qualität aus sondern nimmt ihrem Computer die Arbeit der Bildkompression ab.
  • Richtige Montage
    Eine einfach auf den Monitor gelegte Kamera kann herunterfallen und nimmt dann andere Dinge auf. Klebemagnete, Klettverschlüsse o.ä. sind durchaus ratsam

Es muss aber definitiv keine hochwertige Video- oder Spiegelreflex-Kamera sein.

Ort und Hintergrund

Ihr Video hört nicht bei ihrem Gesicht auf, sondern nimmt auch den Hintergrund auf.

  • Verdecken/Aufräumen
    Am einfachsten ist es, den Hintergrund entsprechend zu gestalten, aufzuräumen oder mit einer Leinwand abzudecken. Sie muss ja nicht gleich grün oder blau sein
  • Ausblenden/Greenscreen
    In Teams können sie den Hintergrund "unscharf" zeichnen. Sie müssen aber dran denken, dass diese ein Software-Funktion ist, die mit alten PCs nicht angeboten wird und an den Rändern durchscheint. Der reale Hintergrund sollte also dennoch "videotauglich" sein.

Meetings im Bett mit dem Notebook auf den Knien sind keine gute Idee, auch wenn es aufgrund der Zeitzonen schon in der Nacht ist.

Bandbreite

Video benötigt mehr Bandbreite als reine Tonübertragungen.

  • Ausreichender Anschluss
    Wählen Sie den Ort ihrer Verbindung mit Bedacht. Neben der allen bekannten Download-Geschwindigkeit ist für ihre Video der Upload ebenfalls wichtig. DSL16.000 hat maximal 1 MBit Upload. Garantiert sind 500kbit auf dem ersten Teilstück. Das ist für Video sehr wenig. Erst mit DSL 50.000 sind "bis zu" 10 Megabit Upload möglich.
  • LAN ist besser als WLAN
    Funkverbindungen sind deutlich langsamer und leicht durch andere Geräte und Nutzer zu überlasten. Am zuverlässigsten ist eine LAN-Verbindung.
  • Video abschalten, wenn nicht benötigt
    Sie können ihr eigenes Video abschalten, wenn sie z.B. nur passiver Teilnehmer sind. Bei sehr schwachen Download-Raten können Sie zusätzlich eingehendes Video deaktivieren, so dass zumindest der Ton gut wiedergegeben wird.

Nutzen Sie im Zweifelsfall die diversen "Speed-Tests", z.B. https://breitbandmessung.de/, um die individuelle Leistung zu messen.

Dresscode

"Kleider machen Leute". Auch wenn der Dresscode bei Meeting entspannter sein kann, weil in der Regel alles unter der Brust unsichtbar bleibt, sollten Sie trotzdem angemessen gekleidet sein. Speziell im Homeoffice helfen gewisse Verhaltensweisen dabei, um mental zwischen Arbeit und Freizeit zu trennen.

Präsentation und Collaboration

In allen Meetings geht es auch im die Vorstellung von Sachverhalten mit PowerPoint, per Screen-Sharing, Whiteboard oder Office Dokumenten. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge.

Staffelstab

In einem Meeting kann immer nur eine Person aktiv präsentieren. Wenn mehrere Abschnitte geplant sind oder mehrere Personen wechselseitig etwas beitragen, dann gilt es sich abzustimmen und den virtuellen Staffelstab weiter zu geben. Der aktive Sprecher sollte auch den Stab natürlich wieder zeitnah abgeben und nicht das Meeting kapern.

Präsentieren und Bildschirm freigeben

Die meisten Präsentationen werden immer noch mit PowerPoint gehalten. Skype for Business und Teams erlauben direkt die Präsentation von PowerPoint-Folien, die über den Konferenzdienst dann an die Teilnehmer ausgespielt werden. Als Konferenzleiter teilen Sie also nicht ihren Bildschirm sondern die PowerPoint und steuern nur die Abfolge. Wenn es nicht blockiert ist, dann können die Teilnehmer eigenständig weiterblättern.

Wenn Sie neben der Präsentation aber auch Demos, Beispiele u.a. zeigen wollen, dann ist vielleicht die Bildschirmfreigabe, bevorzugt mit einem zweiten Monitor, besser geeignet. Die Teilnehmer sehen dann genau das gleiche Bild inklusive ihrer Maus als "Zeiger" und sie ersparen sich häufige Wechsel zwischen PowerPoint und Desktop-Freigabe.

White Board

Ein Whiteboard ist optimal in Verbindung für Clients mit Stift oder Raumsystemen wie Teams Room System. Mehrere Personen können gleichzeitig damit arbeiten und da alles digital erstellt wird, kann die Information später leicht weiter verarbeitet werden.

Office Dokumente

Wenn Sie Dokumente im Dateibereich des Teams selbst ablegen, dann können mehrere Personen auch gleichzeitig daran arbeiten. Diese Funktion ist z.B.: für Excel hilfreich wenn verschiedene Personen die gleiche Tabelle mit Daten füllen.

Umfragen

Als Sprecher leben Sie von Feedback. In ganz kleinen Konferenzen können die Teilnehmer am Ende per Sprache ihnen "ihre Meinung" sagen. Aber selbst das passiert nicht immer offen. Stellen Sie Umfragen z.B. per Microsoft Form o.ä. bereit.

Moderator und Sprecher

Je größer ein Meeting wird, desto mehr Personen arbeiten zusammen, sei es als Assistenten für den Chat und die Lobby, für Fragen und technische Probleme oder als Moderator, der die Sprecher aufruft und auf die Zeiten achtet.

Einleitung

Ein Moderator oder Sprecher sollte vor dem offiziellen Beginn schon im Meeting sein. Intern reichen ein paar Minuten, weswegen auch vorherige Meetings rechtzeitig beendet sein sollten. Die Aufgaben eines Moderators sind u.a.:

  • Personen aus der Lobby zulassen
    Wenn dies nicht zeitnah passiert, dann könnten wartende Teilnehmer sich anderen Dingen zuwenden oder annehmen, dass das Meeting gar nicht stattfindet
  • Information
    Präsentieren Sie eine Folie mit dem Thema des Meetings und dem Sprechern und Kontaktadressen. So weiß jeder Teilnehmer, dass er im richtigen Meeting ist, dass er den Inhalt sehen kann und in der Aufzeichnung ist der Titel auch das Vorschaubild. Sie können dies mit Musik oder Animation aufpeppen.
  • Smalltalk
    Nutzen Sie die Zeit vor dem Meeting die Teilnehmer aufzulockern. Wenn Sie sprechen, können Teilnehmer und andere Sprecher ein Feedback zur Qualität geben, ehe die Aufzeichnung startet.

Stummschaltung / Lobby

Um Störgeräusche zu minimieren sollten Sie alle Teilnehmer außer dem aktiven Sprecher stummschalten. Natürlich können sich die Teilnehmer selbst wieder frei schalten und sprechen. Wenn Sie eine Lobby nutzen, müssen die ankommenden Teilnehmer natürlich zugelassen werden. Idealerweise hat der Sprecher einen "Helfer", der sich um solche Themen kümmert.

Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung kann für spätere Überprüfungen und eine Bereitstellung wichtig sein. Sie müssen die Teilnehmer aber darauf hinweisen. Es kann sein, dass Teilnehmer dann das Meeting verlassen oder weniger aktiv sich melden, um nicht aufgezeichnet zu werden. Denken Sie darüber nach, nach dem offiziellen Präsentationsteil bei der Q&A-Runde die Aufzeichnung vielleicht schon zu beenden.

Präsenter und Teilnehmer

Als Moderator oder Sprecher sollten Sie speziell bei größeren Teilnehmerzahlen aktiv die Wortmeldungen steuern. Bitten Sie die Teilnehmer ihre Fragen im Chat zu stellen. Entweder kann ein Kollege direkt per Chat darauf noch während des Vortrags antworten oder der Sprecher liest die Frage vor, liefert eine erste Antwort und gibt dann dem Fragesteller die Gelegenheit seine Frage weiter auszuführen oder Informationen zu ergänzen. Damit andere Teilnehmer aber nicht abspringen, sollten Sie den Dialog kurz halten und ggfls. auf später verschieben.

Vielleicht sind das ja einige Anregungen einen eigenen Flyer oder Knigge für ihre Firma zu entwickeln.

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