Microsoft Teams Rooms (MTR)

Neben dem Surface Hub 2S gibt es schon länger die Skype Room System (vormals Lync Room System) Die letztere Produktkategorie bekommt immer mehr Zuwachs und durch ein Software Update seitens Microsoft funktionieren die Geräte auch sehr gut mit Teams in der Cloud.

Achtung: Aug 2020 Security Update (KB4565351/KB4571709) behindert Skype for Business Login.
Update auf 4.5.37.0 (14. Aug 2020) sollte das Problem lösen.
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/rooms/rooms-release-note

Microsoft Teams: The future of meetings
https://www.youtube.com/watch?v=ljh7xlj0WjQ

Microsoft Teams Rooms & Surface Hub
https://www.youtube.com/watch?v=u2PtIwg8A9g

Lizenzen

Microsoft Teams Rooms waren eigentlich noch nie "kostenfrei" sondern als aktive AzureAD-Konten mit Teams-Lizenz und sogar Exchange Postfach als Kalenderablage angelegt. Früher wurden einfache "Benutzer" angelegt und z.B. mit einer Office 365 E3-Lizenz versehen. Es hat funktioniert aber war juristisch nicht sauber. Daher gab es dann bis Sep 2022 eigene "Raum Lizenzen". Mittlerweile gibt es aber richtige Raumlösungen mit mehreren Geräten, Wanddisplays u.a., die auch alle eine Anmeldung brauchen verwaltet werden wollen (Intune?) Daher hat Microsoft im Sep 2022 das Lizenzmodel angepasst. In meinem Tenant wurde die kurz darauf auch im Admin-Portal angezeigt:

Im Grund gibt es nur noch 25 kostenfreie "Basic"-Lizenzen pro Tenant und weitere Räume benötigen dann eine teurere Pro-Lizenz. Eine missbräuchliche Nutzung von E3/E5 ist nicht erlaubt.

 


Quelle: Microsoft

Die ersten 25 "Basic-Räume" sind kostenfrei. Die Lizenz wird ab dem 1. Sep 22 durch das zertifizierte MTR-Device abgerufen. So ist der Start für kleine Firmen (SMB) aber auch eine Evaluierung für größere Firmen einfach möglich. Die Basic-Lizenz enthält u.a. die Lizenz für Audiokonferenz, Teams und Whiteboard.

Funktion Funktion Microsoft Teams
Rooms Basic
Microsoft Teams
Rooms Pro

Meetings

Join Teams meetings with 1-touch, proximity, and meeting ID

X

X

Start ad hoc meetings from the room

X

X

Direct Guest Join for Zoom and Webex meetings

X

X

Join meetings across Microsoft clouds (commercial to GCC)

X

Teams Panel (room check-in)

X

Share and collaborate

Share and view all Teams content types

X

X

Content Capture Camera (z.B. Wand-Whiteboard aufnehmen)

X

Meeting engagement

Teams video gallery with multiple layout options

X

X

Front row

X

Chat, Loop content

X

Together mode

X

Large gallery (up to 50 videos)

X

Split gallery across 2 screens

X

Calling

Make and receive peer-to-peer and group calls (VoIP)

X

X

Microsoft 365 Phone System / Teams Phone

X

PSTN Calling (Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing erforderlich)

X

Intelligent audio & video

(entsprechende Hardware erforderlich)

Intelligent Speaker live transcript with speaker identification

X

Multi-stream people feed for intelligent cameras (roadmap)

X

Multi-camera support

X

Panoramic room view

X

Remote PTZ controls (roadmap)

X

AI noise suppression

X

People counting

X

Security & Compliance

Secure operating system

X

X

System level security (Secure boot. Assigned Access mode, etc.)

X

X

Azure AD Conditional Access policies

X

Device Management

Teams Admin Center enrolment and inventory

X

X

Automatic software updates

X

X

Detailed system and configuration information

X

Peripheral health management

X

Remote configuration

X

Device history and activity

X

ITSM integration

X

Custom health alerts

X

Device analytics

X

Application updates and Al-powered remediation service

X

Die Basic-Lizenz enthält z.B. nicht das "Management" der Geräte und einige andere Funktionen, so dass eventuell auch Firmen mit weniger als 26 Räumen doch eine "Teams Room Pro"-Lizenz für ca. 40€ für ausgewählte Räume investieren. Alle Räume über der 25er Grenze müssen immer eine Pro-Lizenz bekommen. Das bedeutet natürlich eine Preiserhöhung für die Firmen, die bislang mit 20€ E3-Lizenz gearbeitet haben oder die früheren Room Standard Lizenzen (12,60€) zugewiesen haben. 

Zielsetzung

Diese relativ günstigen und kleinen Geräte wollen gar nicht mit den großen Konferenz-Systemen von Cisco, Polycom etc. konkurrieren sondern einfach für mittlere und kleinere Besprechungsräume eine passende Plattform geben. Früher haben Firmen einfach entweder einen kleinen "Raum-PC" verbaut, der fest mit Audio/Video/Bildschirm verbunden war. Oder auf dem Tisch lag eine Steckdose, ein VGA, HDMI, DP-Kabel und ein USB-Lautsprecher oder USB-Kabel und zumindest ein Teilnehmer musste seinen Notebook mit anschließen. Das funktioniert mit etwas technischem Verständnis aber oft eben auch nicht.

Daher hat Microsoft zusammen mit Hardware-Herstellern wie Lenovo, Logitech, HP u.a. eine besondere Geräteklasse entwickelt, die letztlich erst einmal ein PC mit Windows (IOT) und angeschlossenem Touchscreen ist. Die Software meldet sich dann am Teams-Raumpostfach an, um Termineinladungen zu erhalten, anzuzeigen und in das "Meeting" einzutreten. Der "Raum" ist also einfach ein Teilnehmer im Meeting und steuert damit auch die fest angeschlossenen Mikrofone, Lautsprecher und Kameras an.

Die blauen Komponenten gehören immer zur Basis während sie den grünen Bildschirm selbst bereitstellen müssen. Die Audio/Video-Geräte kommen meist als Bundle aber da hier quasi jedes Windows-kompatible Gerät funktioniert, gibt es hier oft Varianten. So kommen oft gute PC-Kameras von Logitech oder auch Polycom im Bundle zum Einsatz

Als Mensch im Raum kann ich aber auch Bilder von meinem eigenen PC über Miracast (WiFi), Anschlusskabel oder natürlich als normaler Teilnehmer mit Teams auf meinem Laptop ins Meeting einbringen. Leider dient keines der Geräte als LAN oder WLAN-Zugangspunkt, über welchen z.B. ein Gast auch Internet-Zugang erhält Das Gäste-LAN/WLAN muss als anderweitig bereitgestellt werden.

Auch wenn es sich eigentlich um normale PC-Technik handelt, unterscheiden sich diese Geräte anhand der installierte Windows und Teams-Version. Microsoft vertreibt wohl eine eigene Teams-Version, die auf diese Geräte optimiert ist und sich hierbei vermutlich am Bios orientiert. Die "App" läuft also nur auf diesen Geräten.

Microsoft Teams: The future of meetings
https://www.youtube.com/watch?v=ljh7xlj0WjQ

Microsoft Teams Räume | Ihre integrierte Besprechungslösung
https://www.youtube.com/watch?v=z4N-Z6mT09Q

Produkte

Dieser Abschnitt ist nicht mehr aktuell. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl neuer Geräte und ich kann diese nicht alle Testen und vorstellen. Daher verweise auch auf den Bereich bei Microsoft.https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/microsoft-teams-rooms

Es gibt auch ein "Trade in"-Praogramm für alte Geräte https://microsoftteams.network-value.com/

Die ersten Geräte waren z.B. von Logitech auf Basis eines Surface Tablet, welches in ein eigenes Gehäuse eingebaut wurde. Ergänzt wurde es um Hardware zum Einspielen fremder Video-Quellen und einer Kamera.

Das Gerät wird auch immer noch verkauft aber interessant finde ich mittlerweile die Geräte von HP, Lenovo etc., da sie auf klassischen PCs in kleiner schicker Bauform basieren und nicht auf einem relativ hochpreisigen Surface Tablet. Diese Geräte haben fast alle die gleichen technischen Eckdaten

  • CPU: Core I5  7te Generation
  • RAM: 8 GB
  • Massenspeicher: 128- 256 GB SSD
  • Display: Full HD mit 8-13"
  • Windows 10 IoT Enterprise
  • HDMI-Eingang mit Capture-Card
  • Array-Mikrofone

Allerdings unterscheiden Sie sich in der Bauform und den Webcams. Oft gibt es wechselnde Bundles und ich könnte mir vorstellen, dass auch noch andere Hersteller hier Angebote schnüren. Sie können wohl jedes "Teams Certified Device" verwenden, d.h. durchaus andere Kameras, Mikrofone und Lautsprecher.

Hier der Anfang einer Liste. Da ich aber nicht aktiv mit den Geräten handle, kann ich nur Feedback im Rahmen von Kundeneinsätzen ergänzen.

Gerät Beschreibung und Besonderheiten

Logitech Smartdock

Basiert auf dem Surface Tablet, Logitech Konferenz-Systeme und Kamera

ca. 3000 US$

HP Elite Slice for Meeting Rooms G2 für Skype Room Systems

https://store.hp.com/GermanyStore/Merch/Product.aspx?id=3KQ68EA&opt=ABD&sel=DTP  ca. 1400€

Poly schnürt diese Basis mit einer Kamera und Konferenzspinne

Lenovo Thinksmart Hub 500

https://www.lenovo.com/de/de/smart-devices/smart-office/thinksmart/Hub-500/p/11SP1TSH500
2020€

  • IR basierter Näherungssensor

Yealink MVC800 Large Room System

Diese Modell deckt größere Räume (7-12 Personen) ab und kann um weitere Mikrofone noch erweiterte werden.

Preis noch nicht bekannt (Mai 2019)

Crestron


Ca. 4800 US$

Updates

Microsoft veröffentlicht regelmäßig Updates für die Teams Rooms, da es ja kein klassischer Teams Client mit automatischen Updates ist.

Management

Die Verwaltung der Geräte kann über Intune erfolgen. Da es aber "normale Windows PCs" sind, können Sie diese natürlich auch OnPremises in ihre Verwaltung einbinden. Allerdings gibt es von Microsoft auch eine eigene Plattform zur Verwaltung.

Hinweis: Sie benötigen mindestens eine Pro-Lizenz.

Microsoft Teams Rooms Setup | Schritt für Schritt
https://www.youtube.com/watch?v=In-SzWX1Gtw

Lizenz für Teams Room

Dieser Abschnitt hatte bis 31.8.2022 Gültigkeit und über die nächsten Monate haben Kunden weiter die Möglichkeit, nach dem alten Modell zu lizenzieren. Seit 1.9.2022 hat Microsoft aber die Lizenzen geändert, was ich gleich am Anfang der Seite addiert habe.

Die eigenständigen Computer in einem Besprechungsraum melden sich natürlich mit einem Dienstkonto an der Cloud an. Damit sind sie lizenzpflichtig. Sie organisieren zwar kein Meeting und benötigen auch keine Audio-Konferenz-AddOn zur Einwahl, denn der Raum ist ja "nur" ein Teilnehmer. Allerdings muss er über ein Exchange Raumpostfach natürlich mit eingeladen werden. Daher braucht er auch ein Exchange Postfach. Microsoft hat in Office 365 extra eine Lizenz für diese Räume vorgesehen:

Die Lizenz enthält:

Interessanterweise ist sogar Phone System und Audio Konferenz enthalten. Das macht zwar weniger Sinn, wenn Sie als Organisator den Raum einladen. Aber es ist ja auch denkbar, dass sie einfach in einen freien Raum gehen und AdHoc ein Meeting starten.

Hinweis:
Prüfen Sie die Lizenz nach der Zuweisung. Bei mir hat er eine vorher per Gruppe zugewiesene Office356 E3 Lizenz nicht entfernen können. Ich musste erst die Teams Room Lizenz entfernen und danach wieder zuweisen.

Room Phones

Wenn Video, Desktop Sharing, PowerPoints nicht gefordert sind, dann gibt es mit den "Microsoft Room Phones" Geräte, die eher der klassischen Konferenz-Spinne entsprechen. Allerdings mit LAN-Anschluss für Teams statt einem Telefonanschluss:

Die Geräte sind schon günstiger als die Room Devices aber aus meiner Sicht nur in bestimmten Umgebungen sinnvoll nutzbar.

Abgrenzung Surface Hub, Surface 2

Alle Teams Rooms haben erst einmal keinen Monitor, auf dem Sie "malen" können. Die Funktion, die ich beim Surface Hub schätzen und lieben gelernt habe, gibt es hier erst einmal nicht. Ich könnte mir vorstellen, dass es mit einem passenden Monitor an der Wand und Rückkanal sogar möglich ist. Leider ist das kleine 11-13" Display kein Whiteboard.

Sie können natürlich immer noch mit einem Tablet Computer in das gleiche Meeting eintreten und dann dort drauf zeichnen. Das funktioniert sogar sehr gut und sie müssen dann nicht vorne an der Wand stehen. Allerdings ist gerade das Zeichnen ein aus meiner Sicht viel besseres Stilmittel Informationen zu entwickeln und entstehen zu lassen.

Allerdings ist ein 55" Surface Hub mit ca. 8000€ schon deutlich teurer und das Nachfolgemodell wird mit 50" sogar noch etwas teurer sein.

MTR und WebEx, Zoom

Da haben Sie ein schönes Raumsystem gekauft und dann lädt Sie die Gegenseite in ein Zoom oder WebEx-Meeting ein. Es gibt zwar 3rd Party Angebote, um klassische Konferenzsysteme in Teams einzubinden aber die helfen ihnen nicht weiter, wenn das Raumsystem der Client in einer fremden Konferenz sein soll. Auf der Ignite 2019 wurde aber schon angekündigt, dass MTR-Geräte bis Mitte 2020 auch direkt in WebEx- und Zoom-Meeting eintreten können.

...Microsoft Teams Rooms will be able to join WebEx and Zoom meetings, starting in the first half of 2020. 
Quelle https://www.linkedin.com/pulse/new-day-dawns-meetings-meeting-room-systems-ilya-bukshteyn/

Es hat den Anschein, dass man den Raum einfach in ein Zoom/WebEx-Meeting einlädt und der MTR den speziellen Link im Kalender erkennt und den entsprechenden Client startet

Aufgrund der Corona-Thematik verzögert sich diese Funktion wohl noch ein paar Monate. Angeblich gibt es ein TAP-Programm und September könnte realistisch sein.

Ignite Session: Microsoft Teams Rooms deployment for an inclusive and enhanced meeting room
https://myignite.techcommunity.microsoft.com/sessions/83194?source=sessions
Ab Minute 29:55-35:57

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