Teams Kanal Meetings

Was sind die Hintergründe, wenn Sie in Teams eine Besprechung in einem Kanal planen. Wer ist letztlich Organisator, wer bekommt die Einladungen und wie können Sie diese beeinflussen.

Eine Stärke von Teams sind die Besprechungen. Die meisten Anwender kennen "AdHoc"-Meetings oder planen Besprechungen mit Outlook oder Teams. Eine Besonderheit ist die Verbindung eines Meetings mit einem Kanal.

Einladung mit Kanal

Wenn Sie in Teams in ihrem Kalender oder einem Kanal sind, können Sie oben rechts eine Besprechung planen:

In der folgenden Maske können Sie Titel, Zeit und Teilnehmer ausfüllen. Hier gibt es aber, von den meisten Personen übersehen, auch die Option einen Kanal zu verbinden.

Wenn Sie die Einladung direkt im Kanal starten, dann ist der Kanal schon vorausgefüllt. Ansonsten können Sie auch eine Suche über ihre Teams nach einem anderen Kanal suchen.

Sie können aber nur genau einen Kanal eintragen, der nach dem "Speichern/Senden" auch nicht mehr geändert werden kann. Zusätzlich können weitere erforderliche oder optionale Personen hinzugefügt werden. Die explizit addierten Personen bekommen auf jeden Fall auch eine Einladung per Mail.

Wenn Sie den Termin ohne Kanal senden, dann wird er direkt im Kalender der Organisators gespeichert. Wird ein Kanal eingetragen, dann landet der Termin im Kanal und der Organisator bekommt selbst auch eine Einladung. Dann ist das Team der Absender.

Der Link ist nicht personalisiert, d.h. wenn einer der eingeladenen Personen den Link weiter gibt, kann auch eine andere Person eintreten. Als Organisator sollten Sie daher die Teilnehmerliste prüfen oder z.B. die Lobby aktivieren, um den Zugang zu kontrollieren.

Nach dem "Speichern" landet der Termin im Kanal und kann dort auch wieder geöffnet und geändert werden.

In den Details zum Termin sehen Sie sich als Organisator und können auch die anderen Eckwerte verändert.

All diese Funktionen gibt es aktuell nur in Microsoft Teams

Aktuell ist es noch nicht möglich, bei einer Terminplanung mit Outlook einen Kanal anzugeben.

Benachrichtigung

Auch wenn ich bei dem Termin überhaupt keine Teilnehmer eingetragen habe, sendet Teams entsprechende Einladungen raus. Die erste Einladung geht an mich als Organisator:

Teams hat den Termin also nicht in meinem Postfach "Abgelegt". Hier ist auch das Team und nicht ich oder der Kanal der "Organisator". In der Einladung kann ich auch gar nicht sehen, welche Person den Termin nun angefordert hat. Der Termin im meinem Outlook hat auch keinen SMTP-Header. Im Exchange Messagetracking ist die Nachricht aber zu finden:

Mit der MessageID habe ich dann gesehen, dass sogar noch weitere Mails versendet wurden:

Die Termineinladung ging an die Office 365 Group, die ihrerseits wieder die Einladungen an die Teilnehmer gesendet hat. Allerdings haben nicht alle Teilnehmer diese Nachrichten bekommen, obwohl sie Mitglied der Gruppe sind. Die Office365 Gruppe hinter Teams ist aber keine "Verteilerliste" sondern eine Gruppe, in der sich Personen eintragen können. Die Mail geht sogar an Gäste ihres Teams

Einstellungen in Exchange

Also habe ich mir die Einstellungen der Office 365 Gruppe mal genauer angeschaut. Sie können die Gruppe z.B. im Exchange Admin Center einsehen:

Hier sehen Sie bei der Gruppe, dass die Funktion "Subscribe new members" ausgeschaltet ist. Wenn ich mich richtig erinnere, dann war das früher (bis ca. 2018) per Default eingeschaltet. Wer also früher in ein Team aufgenommen wurde, wird solche Einladungen per Mail bekommen. Bei neueren Gruppen ist diese Einstellung per Default abgeschaltet.

Auch im Office 365 Admin-Center können Sie die Gruppe und deren Einstellungen sehen:

Mittlerweile sind die Office 365 Groups, die durch Microsoft Teams angelegt werden, standardmäßig als "versteckt" konfiguriert. Ich nutze daher gerne die Exchange Online PowerShell.

Get-UnifiedGroup uclabor `
| fl ManagedBy,ResourceProvisioningOptions,SubscriptionEnabled,GroupMemberCount,`
     GroupExternalMemberCount,ResourceBehaviorOptions,HiddenFromExchangeClientsEnabled,`
     AutoSubscribeNewMembers,AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents

ManagedBy                              : {Carius, Frank}
ResourceProvisioningOptions            : {Team}
SubscriptionEnabled                    : True
GroupMemberCount                       : 12
GroupExternalMemberCount               : 1
ResourceBehaviorOptions                : {WelcomeEmailDisabled, SubscribeMembersToCalendarEventsDisabled, HideGroupInOutlook}
HiddenFromExchangeClientsEnabled       : True
AutoSubscribeNewMembers                : False
AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents : False

Hier gibt es zwei interessante Optionen:

Parameter Bedeutung

AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents

The AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents switch controls the default subscription settings of new members that are added to the Microsoft 365 Group. Changing this setting doesn't affect existing group members.

If you use this switch without a value, all future members that are added to the group will have their subscriptions set to ReplyAndEvents. Previous events are not automatically added to their calendars.

If you use this exact syntax: -AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents:$false, all future members that are added to the group will have their subscriptions set to ReplyOnly.

Group members can change their own subscription settings, which can override your intended use of this switch. The AutoSubscribeNewMembers switch overrides this switch

Quelle https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-unifiedgroup?view=exchange-ps

AutoSubscribeNewMembers

The AutoSubscribeNewMembers switch specifies whether to automatically subscribe new members that are added to the Microsoft 365 Group to conversations and calendar events. Only users that are added to the group after you enable this setting are automatically subscribed to the group.

To subscribe new members to conversations and calendar events, use the AutoSubscribeNewMembers switch without a value.
If you don't want to subscribe new members to conversations and calendar events, use this exact syntax: -AutoSubscribeNewMembers:$false.

Quelle https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-unifiedgroup?view=exchange-ps

In meiner Gruppe sind die beiden Einträge auf "False" gesetzt, d.h. neue Mitglieder bekommen erst einmal keine Termineinladungen.

Das "False" ist wohl ein "neuer" Default, denn früher war das sicher einmal "True"

Eine kurze Auswertung auf einen älteren Tenant lieferte z.B.:

Get-UnifiedGroup | group AutoSubscribeNewMembers -NoElement

Count Name
----- ----
5     True
263   False

und mit AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents ergab sich folgendes Bild:

Get-UnifiedGroup | group AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents -NoElement

Count Name
----- ----
189   False
79    True

Eine kurze sortierte Abfrage nach "WhenCreated" und dem Status der beiden Felder liefert leider kein eindeutiges Bild. Es ist zumindest kein Zeitpunkt zu erkennen, ab wann viele Gruppen ein "False" haben und vorher z.B. ein true. Aber Fakt ist, dass in meinem Team natürlich Benutzer verbunden waren ,die eine Benachrichtigung bekommen. Der Befehl "Get-UnifiedGroupLinks" mit dem passenden LinkType liefert die Details:

Get-UnifiedGroupLinks uclabor -LinkType owners

Name            RecipientType
----            -------------
Carius, Frank   UserMailbox


Get-UnifiedGroupLinks uclabor -LinkType Subscribers

Name                  RecipientType
----                  -------------
frank_carius.de#EXT#  MailUser
Carius, Frank Demo 4  MailUser
fcdemo3               User

Get-UnifiedGroupLinks uclabor -LinkType Members

Name                  RecipientType
----                  -------------
Carius, Frank         UserMailbox
Demo2                 MailUser
frank_carius.de#EXT#  MailUser
Carius, Frank Demo 4  MailUser
fcdemo3               User

Die zurückgegebenen Objekte sind übrigens die Exchange Empfänger. Sie sehen aber auch, dass der "Besitzer" selbst nicht als Member aufgeführt wird aber auch nicht als Subscriber. Wer einen Termin einlädt, bekommt also immer die Einladung selbst als Organisator, auch wenn er hier nicht explizit aufgeführt ist.

Über Add-UnifiedGroupLinks und Remove-UnifiedGroupLinks können Sie diese Einträge auch korrigieren. Wenn Sie also die "Mails" an die Teilnehmer für eine Terminplanung im Kanal stören, dann kann der Administrator das auch abschalten. Der Teams-Owner kann es meines Wissens nicht. Es fehlt einfach die GUI dazu. Ich habe nicht geprüft ob der Teams-Besitzer z.B. per Graph dies selbst verwalten könnte.
Das ist aber schon ein Thema für das Teams Provisioning.

Subscriber als Admin verwalten

Als Administrator kann ich aber die "Subscriptions" per PowerShell verwalten. Alle Subscriptions austragen geht aber nicht mit folgendem Einzeiler:

# Das geht leider nicht, da Get-UnifiedGroupLinks nur den Empfänger liefert

Get-UnifiedGroupLinks uclabor -LinkType Subscribers | Remove-UnifiedGroupLinks

Wenn Sie sich die Ausgabe von "Get-UnifiedGroupLinks" anschauen, dann sehen sie einfach die Exchange Empfängerobjekte. Sie können auch ein "-LinkType:*" o.ä., angeben, denn es kommt kein Objekt zurück, welches neben dem Empfänger auch die Unified Group und Linktype enthält sondern nur ein Exchange Empfänger:

Get-UnifiedGroupLinks uclabor -LinkType Subscribers | get-member 

       TypeName: Deserialized.Microsoft.Exchange.Data.Directory.Management.ReducedRecipient 
...

Das hat Microsoft etwas unglücklich gelöst. Sie müssen also schon eine kleine Schleife drum herum bauen:

# Remove all Subscribers of a given unified groups

param (
   [string]$groupname="uclabor"
)

$Members = Get-UnifiedGroupLinks `
              -Identity $groupname `
              -LinkType Subscribers 
Foreach ($member in $Members) {
   Write-Host "Remove Subscriber: $($member.PrimarySmtpAddress )"
   Remove-UnifiedGroupLinks `
      -LinkType Subscribers `
      -Links $member.DistinguishedName `
      -Identity $groupname `
      -confirm:$false
}

Ich habe statt "DistinguishedName" auch mit "$member.identity" und "$member.primarySMTPAddress" gearbeitet aber die Felder sind nicht zwischen eindeutig. Umgekehrt können Sie natürlich auch alle Mitglieder zu Subscribern machen:

# Add all Members as subscriber

param (
   [string]$groupname="uclabor"
)

$Members = Get-UnifiedGroupLinks `
               -Identity $groupname `
               -LinkType Members 
Foreach ($member in $Members) {
   Write-Host "Add Subscriber: $($member.PrimarySmtpAddress )"
   Add-UnifiedGroupLinks `
      -LinkType Subscribers `
      -Links $member.DistinguishedName `
      -Identity $groupname
}

Nun bekommen alle wieder die "Termineinladungen", wenn ein Organisator einen Teams Termin an einen Kanal anheftet.

Achtung: Es kann eine kurze Zeit dauern, bis die Änderungen auch sichtbar sind. Wenn ich alle Subscriber entfernt habe und sofort danach wieder die Subscriber nochmal ermittelt habe, waren noch nicht alle raus.

Hinweis
Der Organisator bekommt immer eine Mail zu einem Termin, der er geplant hat, auch wenn er selbst nicht als Subscriber im Kanal hinterlegt ist.

Subscription Management als Benutzer

Wenn der Besitzer eines Teams dies nicht steuern kann, dann wäre es ja wünschenswert, wenn der Mitglied eines Teams selbst diese Konfiguration vornehmen könnte. Und das ist tatsächlich möglich. Wenn die Gruppe in Outlook "sichtbar" ist, was ist per Default aber nicht ist, dann können die Anwender diese auch in Outlook sehen und dort ihr "Subscription Management" steuern.

Leider können "Gäste" so natürlich nicht die Einstellungen verändern. Aber sowohl Mitglieder als auch Gäste können natürlich Teams selbst nutzen. Hier kennen Sie vermutlich schon die Option, sich von Aktivitäten in Teams und Kanälen unterschiedliche benachrichtigen zu lassen:

Allerdings war bei meinem Testbenutzer, der nur "Mitglied" war, diese Option auf "Benutzerdefiniert" gestanden und dort auf "Aus"

Dennoch habe ich die Mail bekommen.

Zwischenstand

Wenn ich mit das aktuelle Verhalten anschaue, dann kann ein Anwender, Besitzer und Administrator daran schon verzweifeln

  • Pro Team ist einstellbar, ob neue Mitglieder über Termine per Mail informiert werden
  • Diese Einstellung kann aber weder der Besitzer noch der Organisator beeinflussen, sondern nur der Exchange Administrator.
  • Zudem ist der Default "False" früher mal ein "True" gewesen aber Microsoft hat die Änderung nicht für die bestehenden Teams übernommen.
  • Die Verknüpfung von Benutzer und Benachrichtigung ist ebenfalls durch den Exchange Administrator sichtbar und änderbar
  • Benutzer können ihre Benachrichtigung in Outlook ändern, wenn die Gruppe "sichtbar" ist
    Ich habe noch keine andere Möglichkeit gefunden
  • Der Organisator bekommt immer eine Einladung zu seinem eigenen Termin.
  • Gäste können ihre Einstellung nicht anpassen
    Sie können nur den Exchange Administrator bitten, ihre Benachrichtigungseinstellung zu ändern

Hier gibt es also noch einiges zu tun, damit das Verhalten "vorhersehbar" wird und die Mitglieder und Gäste ihre Einstellungen entsprechend anpassen können. Eine Karteikarte in Teams für den Besitzer wäre eine Option. Ein Dialog im Kalender, auch die Mitglieder des Team zu informieren eine andere.

Genau genommen fehlt aber noch eine Einladung an die Personen, die sich den Kanal z.B. angeheftet haben oder dort drin noch aktiv sind. Die sollten die Einladung schon bekommen aber nicht immer das komplette Team. Eine Berechtigung oder Orientierung an Kanälen gibt Teams noch nicht her.

Wer hier also häufiger Tickets bekommt kann sich überlegen, den Status der "Subscribers" eines Teams per Powershell auszulesen und entsprechend aufzubereiten oder Sie stellen alle Teams auf die gleiche Einstellung um, die für neue Teams und Mitglieder gilt

Letzteres wäre dann ein PowerShell, um bei allen Teams die "Subscriber-Liste" zu bereinigen.

Write-Host "Loading Teams Groups"
$TeamGroups = Get-UnifiedGroup `
                 -Filter {ResourceProvisioningOptions -eq "Team"} `
                 -ResultSize Unlimited 

Foreach ($teamgroup in $Teamgroups) {
   Write-host "Processing group $($teamgroup.displayname)"
   Set-Unifiedgroup `
      -identity $teamgroup `
      -AutoSubscribeNewMembers $False `
      -AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents $False

$Subscribers = Get-UnifiedGroupLinks `
                  -Identity $teamgroup.identity `
                  -LinkType Subscribers 
   if ($Subscribers ) {
      Foreach ($Subscriber in $Subscribers ) {
         Write-host "  Remove Subscriber $($Subscriber.displayname)"
         Remove-UnifiedGroupLinks `
            -LinkType Subscribers `
            -Links $Subscriber.PrimarySmtpAddress `
            -Identity $teamgroup.identity
      }
   }
}

Dann bekommt niemand mehr eine Benachrichtigung und neue Mitglieder werden auch nicht mehr automatisch addiert. Alle neuen Teams sollten diese Einstellungen auch haben.

Dass diese Thema "Channel Meeting Invitation" sehr viele Teams-Administratoren und Anwender umtreibt, kann man auch gut in UserVoice sehen

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