Teams LiveEvent

Schon bei Skype for Business gab es neben den internen N:M Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern die Funktion Skype Meeting Broadcast, um sehr große 1:N-Veranstaltungen zu bedienen. Bei Teams sind das dann die "Teams Live Events".

Ab März 2021 werden Teams Meeting die Funktion bekommen, dass neben den 300 aktien Teilnehmern bis zu 10.000 "View Only"-Teilnehmer möglich sind
Teams view-only meeting experience https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/view-only-meeting-experience

Vorab

Teams Live Events ist eine besondere Veranstaltungsform, die sich in mehreren Kriterien von den klassischen Teams Meetings unterscheidet.

  • 40-55 Sekunden Verzögerung
    Sie haben richtig gelesen, Anders als bei einem Teams Meeting sehen die Teilnehmer das Video und hören den Ton ca. 35-45 Sekunden verzögert. Ursache ist die Verteilung der Meetings als "Streams" über das Microsoft Streaming Netzwerk. Ein oder mehrere Producer generieren einen Videostrom, der von Microsoft in die verschiedenen Zielplattformen transcodiert und weltweit bereitgestellt wird.
  • Rückkanal per Chat
    Ein "Betrachter" kann nicht zu einem Presenter hochgestuft werden oder per Audio kommunizieren. Schon die Verzögerung der 35-45Sek macht das unsinnig. Arbeiten sie daher mit Chats, in denen die Teilnehmer ihre Fragen stellen und bei bist zu 10.000 Teilnehmern sollte der Sprecher nicht mehr selbst sich mit den Antworten aufhalten.
  • Interaktion mit Verzögerung
    Wenn Sie etwas Interaktion, z.B. mit Umfragen o.ä. machen wollen, dann nutzen Sie alternative Dienste wie z.B. Kahoot, Pingo u.a. (Siehe Meeting Feedback - 3rd Party) und stellen Sie die Frage nicht erst zum Ende des Vortrags, sondern 1-2 Minuten vorher. Bis die Teilnehmer die URLs sehen, können Sie ja noch mal die Aussagen zusammenfassen und dann auf die Fragen eingehen. Vermeiden Sie aber die "Stille", wenn Sie eine Frage stellen und dann 45Sek und länger auf die Antwort warten.
    Ideal ist es, wenn der Producer die Fragen einblendet, während der Sprecher langsam zum Ende kommt. Es bleibt aber eine asynchrone Kommunikation

Die Einschränkungen von Live Events wird Microsoft mit zwei alternativen Optionen umgehen:

  • 300+10.000 Meeting
    Microsoft plant, weiterhin Teams-Meetings mit aktiven 300 Personen aber dann bis zu 10.000 "Viewer Only"-Teilnehmer anzubieten
  • 1000er Meeting
    Auch das Limit von 300 Teilnehmern soll auf 1000 angehoben werden. Allerdings bedeutet auch das natürlich eine entsprechende Meeting-Kultur und ein kooperatives Verhalten.

Die entsprechenden Beschreibungen gibt es hier:

Zielgruppe

Bei den klassischen Meetings gibt es eine hohe Interaktion der Teilnehmer, z.B. indem alle Teilnehmer auch mit diskutieren können oder im gemeinsamen Chat-Bereich schreiben können. Dies ist noch produktiv, wenn sich alle Teilnehmer an ein paar Regeln halten. Das wird um so schwerer, je größer ein Meeting wird. Daher muss es für große Meetings, bei denen umso eher auch eine hohe Zahl externer Teilnehmer teilnimmt. Microsoft trennt diese beiden Anforderungen wie folgt:


Quelle: Ignite 2018 BRK2169 - Reaching broader audiences with Microsoft Teams live events, Seite 5

Das stellt aber auch besondere Herausforderungen an die präsentierenden Personen, die ihren Inhalt möglichst perfekt darstellen sollten, damit die Teilnehmer nicht gelangweilt die Aufmerksamkeit woanders hin richten.

Es mach sehr wohl einen Unterschied, ob Sie in vertrauter Runde einen Vortrag halten oder eher wie ein Nachrichtensprecher neue Informationen übermitteln wollen. Es ist ja auch was anderes, ein "Familien-Video" oder ein Firmenvideo zu erstellen. Wobei auch hier die Anforderungen in den Zeiten von YouTube-Videos anscheinend nicht mehr so hoch sind. Umso mehr können Sie mit Teams Live Events zumindest semi-professionelle Veranstaltungen einfach so durchführen.

Es kostet nicht mal was extra, da die Funktion in der normalen E3/E5-Lizenz enthalten ist. Genau genommen benötigt ein Präsenter folgende Lizenzen:

  • Microsoft Teams
  • Skype for Business Plan 2
  • Microsoft Stream
  • Exchange Online (Für die Planung von Events)

Funktionsvergleich

Sowohl die Anzeige als Teilnehmer als auch die Bedienung durch den Präsentator unterscheidet sich natürlich vom normalen Team-Client. Darauf gehe ich etwas später ein. Interessanter sind erst einmal die messbaren technischen Unterschiede zwischen Teams Meetings, Teams Live Events und natürlich dem Vorgänger "Skype Meeting Broadcast".

Media-Background und eCDN Provider

Bei normalen Skype for Business oder Teams-Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern ist eine zentrale MCU der Sternmittelpunkt, zu der alle Teilnehmer ihre Daten, primär Audio und Video, senden. Bei den größeren Meetings gibt es keinen Audio/Video-Rückkanal. Die 1:N- Kommunikation eröffnet daher neue Wege, um die Übertragung zu optimieren.

So kann der Präsenter seine Daten zwar weiterhin an seine MCU senden. Microsoft kann aber an geografisch und netztechnisch optimalen Orten entsprechende "Relays" aufsetzen, um die Information nur einmal in jede geografische Region zu senden und dort an mehrere Teilnehmer zu verteilen. So spart Microsoft Bandbreite im WAN und entlastet den zentralen Server. Bis zu 10.000 Benutzer mit einem 1,7 MBit Datenstrom zu versorgen, ist für einen einzelnen Server an einem Standort kaum zu schaffen. Microsoft bedient sich dabei der "Microsoft Streams"-Plattform, mit der heute schon Videos in großer Menge verteilt und bereitgestellt werden.

Die Multiplikatoren gibt es aber auch für den Betrieb in ihrem eigenen Firmennetzwerk. Wenn ihr CEO häufiger eine Ansprache an alle Mitarbeiter hält und mit Teams alle Dienste aus der Cloud bereitgestellt werden, dann könnte ihre Internet-Anbindung überfordern. Dazu gibt es dann Partner:

Durch den Einsatz von Streams eröffnen sich aber für den Teilnehmer noch weitere Vorteile. Die Audio/Video-Daten sind von einer Vielzahl an Clients nutzbar und der Datenstrom kann auch angehalten (Pause) und verzögert wieder weiter betrachtet werden. Ich bin sicher, dass irgendwann auch Funktionen wie "Untertitel" und sogar Live-Übersetzungen möglich sein werden.

Komponenten des Meetings

Damit ein Teams Live Event mit vielen Teilnehmern ein Erfolg wird, sind mehrere Aufgaben zu unterscheiden. Mit Teams Live Event können diese Aufgaben durch unterschiedliche Personen bearbeitet werden.

Rolle Aufgabe

Organisator

Diese Person bereitet das Meeting vor, plant den Event, koordiniert die Einladungen und Erinnerungen, um die Teilnehmer auch wirklich an dem Termon auch in das Meeting zu rufen. Da gibt es durchaus die Option, nach der Ankündigung eine Einladung und entsprechende T-14 und T-7 Erinnerungen zu senden und vielleicht auch noch einmal einen Tage vorher (T-1) eine Aufmerksamkeit zu wecken.

Produzent

Der Produzent führt während des Meetings quasi Regie. Bei einem Teams Live Event kann es mehrere Presenter und auch mehrere Audio/Video-Quellen geben, die zugespielt werden können. Der Produzent ist für die Umschaltung der Quellen zuständig und kümmert sich auch sonst um das "Wohlbefinden" der Teilnehmer.

Präsenter

Der oder die präsentierenden Personen liefern Audio/Video oder auch Desktopsharing oder andere Quellen bei. Zudem sollte es mehrere Presenter geben,, damit auch Fragen im Chat zeitnah beantwortet werden können. Denken Sie einfach an eine Nachrichtensendung: Auch hier gibt es einen Hauptsprecher aber einzelne Beiträge werden von anderen Personen beigesteuert. Oft können diese ihr Thema einfach besser vorstellen. Aber die Abwechslung der Stimme verhindert eine Eintönigkeit und zeigt, dass ein Team präsentiert.

Teilnehmer

Authentifizierte Teilnehmer  aus dem gleichen Tenant als auch anonyme Teilnehmer können der Übertragung folgen und über den Q&A Bereich ihre Fragen einstellen.

Tenant Admin

Während des Meetings hat der Tenant Admin natürlich keine aktive Rolle. Er ist aber für die Konfiguration vorab natürlich erforderlich.

Mit den verschiedenen Rollen und den Komponenten lässt sich dann ein nettes Übersichtsbild mit den Rollen erstellen:


Quelle: Ignite 2018 BRK2169 - Reaching broader audiences with Microsoft Teams live events, Seite 23

Es spricht natürlich nichts dagegen, ein Live Event auch alleine abzuhalten. Aber wenn Sie wirklich z.B. mehr als 30 Teilnehmer erwarte, dann würde ich immer weitere Adjutanten einplanen, die bei Problemen unterstützen, Feedback sammeln, Fragen im Chat beantworten u.a. Bei einem Live Event, der ja eher für noch größere Teilnehmerzahlen prädestiniert ist, macht das auf jeden Fall Sinn. Tasten Sie sich einfach langsam an die Aufgabe heran.

Die Einladung

Wenn keine Firmenrichtlinie ihnen die Nutzung von "Liveereignissen" verhindert, dann können Sie z.B. einfach im Teams Kalender ein "Liveereignis" planen.

Im ersten Dialog geben Sie den Namen und optional einen Raum an

Im nächten Dialog steuern Sie die Zielgruppe und wie Sie die Daten bereitstellen.

Teams sendet dann eine Einladung von dem Organisator an die Teilnehmer. Als Organisator sehen Sie dies auch in ihrem Kalender mit einem besonderen Symbol:

Allerdings sollten Sie den Termin hier nicht weiterleiten, wenn Sie neue Teilnehmer addieren sondern entweder ein "Update senden" oder über Teams das Ergebnis ändern.

In Teams kann ich jederzeit auch das LiveEvent wieder bearbeiten.

Teilnehmer

Die eingeladenen Teilnehmer bekommen eine klassische Einladung per Mail mit dem Link.

Einschätzung

Ich habe mittlerweile an mehreren dieser "Live Events" teilgenommen und sie sind immer eine Option, wenn Sie mehr als 300 Teilnehmer erwarten. Klar, dass diverse Events von Microsoft schnell mal die 300er Grenze überschreiten und daher LiveEvents einfach logisch sind. Der Präsenter muss dazu nicht einmal seine bekannte Umgebung verlassen, sondern liefert die Daten einfach per Teams ein. Auch die Teilnehmer haben ein sehr ähnliches Layout im Browser, wenngleich aufgrund der Technik der Rückkanal nur per Chat möglich ist. Auch de Präsentation selbst ist 30-50 Sekunden "unterwegs". Das muss sich der Vortragende immer wieder in Erinnerung rufen. Es gibt keinen echten Dialog, sondern er produziert einen Livestream und die Teilnehmer können erst verzögert reagieren.

Das können Sie aber auch als gestalterische Komponente einbeziehen und ihren Vortrag in mehrere Abschnitte teilen. Die Teilnehmer können ihre Fragen und Feedbacks während des Vortrags im Chat schreiben und ein Assistent kann diese privat oder für alle Teilnehmer beantworten und ausgewählte Fragen im Anschluss an den Abschnitt dem Präsenter stellen.

300 Teilnehmer sind aber auch in Firmen und insbesondere Schulen interessant.

  • In Firmen ...
    eignen Sie sich z.B. für ein größeres wöchentliches "Standup Meeting", was in der Regel die Ergebnisse und Aktionen der Woche für viele Mitarbeiter zugänglich macht.
  • Schulen ...
    haben mindestens einmal im Jahr die "Vorstellung" für die Einschulung der nächsten Eingangsklassen. Viele Eltern kommen dazu klassisch in die Aula, wenn die Schulleitung die eigene Schule, die Konzepte, die Räumlichkeiten etc. vorstellt. Das dürfte zumindest für das Jahr 2021 nun auch virtuell stattfinden.

Der klassische Verein wird die 300 vermutlich nicht so schnell erreichen aber eine Gemeinde, ein Bürgermeister oder auch eine Kirchengemeinde kann hier schon mal an die Grenzen kommen. Bei diesen Veranstaltungen ist eine Rückkanal in "Echtzeit" oft nicht gewünscht und sogar kontraproduktiv. Da kann die Beschränkung auf Chat durchaus regulierende Aufgaben einnehmen. Wer schon einmal in einem 300er Meeting war, bei denen immer wieder die gleichen Personen sich per Video/Sprache zurückgemeldet haben und damit das Gesamtergebnis für die anderen 399 Teilnehmer schlechter wurde, weiß wovon ich spreche.

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