Teams Meeting Recording

Microsoft Teams kann Besprechungen aufzeichnen. Während Skype for Business dies noch auf dem Client gemacht hat, erfolgt die Aufzeichnung in Teams auf dem Backend und ist damit auch bei der Nutzung per Smartphone oder Browser verfügbar. Ende 2020 hat Microsoft das Backend zur Ablage verändert und speichert die Aufzeichnungen in SharePoint bzw. OneDrive.

Version 1

Aber nicht sofort. Zuerst hat Microsoft die Plattform umgebaut und die Funktion wird über alle Tenants erst einmal bereit gestellt aber noch nicht sofort aktiviert. Es gibt dann drei Phasen, wie Tenants umgestellt werden. Microsoft hat das sehr früh veröffentlicht:


Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/tmr-meeting-recording-change (Stand 28. Okt 2020)

Sie können in den ersten Tagen also selbst bestimmen, ob die Aufzeichnungen in Streams oder OneDrive/SharePoint landen. Irgendwann wird Microsoft aber den Default von "Streams" auf "OneDrive/SharePoint" umstellen, wenn Sie nicht explizit sich dagegen entschieden haben. Diese Zeit wird aber nicht allzu lange sein bis Microsoft die Ablage für alle Mandanten umstellt.

Bis dahin können Sie als Teams Administrator per PowerShell die Vorgaben steuern:

# Teams Powershell verbinden
Import-Module SkypeOnlineConnector 
$sfbSession = New-CsOnlineSession 
Import-PSSession $sfbSession

# Globale Defaulteintellung auf OneDrive umstellen
Set-CsTeamsMeetingPolicy `
   -Identity Global `
   -RecordingStorageMode "OneDriveForBusiness"

# oder
# Globale Defaulteintellung auf Stream einstellen
Set-CsTeamsMeetingPolicy `
   -Identity Global `
   -RecordingStorageMode "Stream"

Sie sehen, dass die Einstellung über eine "CsTeamsMeetingPolicy" konfiguriert wird. Sie können die Konfiguration daher auch über weitere Policies auf Benutzergruppen einstellen. Wenn Sie heute schon mehrere CsTeamsMeetingPolicy-Einträge haben, dann müssen sie die Einstellung natürlich auch bei jeder Policy entsprechend pflegen:

Update 2021: OneDrive statt Stream

Die Ablage der Aufzeichnungen landen nicht mehr in Microsoft Streams sondern im OneDrive der Person, die die Aufzeichnung gestartet hat. Das ist gut, weil diese damit über OneDrive auch einfach die MP4-Datei an externe Personen freigeben kann und der Anwender nicht erst in Stream "suchen" muss. Mittlerweile hat ja auch OneDrive bei der Medienwiedergabe dazu gelernt.

Update 2021: 60/30 Tage Haltezeit

Allerdings hat Microsoft auch mittlerweile eingeführt, dass Aufzeichnungen im eigenen OneDrive per Default nach 60 (30 Tage bei F1) gelöscht werden. Diese Einstellung kann aber geändert werden

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -MeetingRecordingExpirationDays <tage>

# Gültige Werte sind 1-99.999 Tage oder -1 für Never

Ein Stück weit kann ich das verstehen, wenn eine Aufzeichnung mit Video sind ca. 400 Megabyte/h und letztlich schauen sich die wenigsten Menschen die Aufzeichnung wieder an. Auf der anderen Seite muss die auszeichnende Person sich rechtzeitig Gedanken machen, wo wichtige Aufzeichnungen langfristig abgelegt werden. Das persönliche OneDrive ist aber eher der falsche Platz dafür.

Update 2021: 1:1 Recording

Die erste Version der Aufzeichnung erlaubte nur den Mitschnitt von Besprechungen, die über die Konferenz-MCU bei Microsoft gehostet wurden. Mittlerweile können auch 1:1 Teams-Gesprächen aufgezeichnet werden.

Die Aufzeichnung von 1:1 Gesprächen mit Benutzern aus anderen Firmen (Federation zu Skype) oder mit Telefonanschlüssen ist noch nicht mögich.

 

Update: Meeting Auto Recording

 

Roadmap: Microsoft Teams: Teams Meetings Auto Recording
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?featureid=83054

Gut oder schlecht?

Wo die Aufzeichnungen letztlich liegen, kann ihnen als Anwender eigentlich egal sein, solange Sie diese finden und anzeigen können. Bisher waren sie in Streams ganz gut aufgehoben und wurden in Teams auch verlinkt. Aber so genau wusste man dann doch nicht, wo die Aufzeichnungen letztlich lagen, denn ein Zugriff war über das Streams-Portal oder den Link in Teams möglich. Wo die Videos dann herkommen, war nicht einfach zu erkennen.

Nun haben Videos aber immer einen Bezug zu einem Projekt oder einer Besprechung. Insofern erscheint es mir logisch, dass das Video am besten auch dort abgelegt wird, wo alle anderen Daten zu dem Projekt, Teams oder Meeting liegen. Früher was das vielleicht ein Dateiserver aber mittlerweile bin ich überzeugt, dass sich das alles in Teams abspielt und Teams seinerseits als Backend auf SharePoint bzw. OneDrive for Business zugreift.

Gastzugriff

Ein Problem bei Besprechungsaufzeichnungen in Streams war bislang, das Gäste des Teams nicht darauf zugreifen konnten. Viele Monate haben Kunden und wir MVPs immer wieder nachgefragt, wann diese Funktion ermöglicht wird. Bislang habe ich solche Besprechungen dann erst als Video-Datei aus Streams heruntergeladen und dann dem Kunden als Datei in meinem OneDrive oder als privaten Link in YouTube bereitgestellt. Das macht natürlich keinen Sinn solche größeren Datenmengen dann auch noch zu duplizieren. Zumal der Kunde sich die Datei natürlich auch irgendwo lokal ablegt.

Mit der Ablage in OneDrive ist die Freigabe schon eingebaut. Es ist einfach wie ein Link auf eine andere Datei in meinem OneDrive und wird z.B. auch von der Funktion in Outlook genutzt, um große Anlagen bereitzustellen anstatt per Mail zu senden.

Editieren

Einfach nur eine MP4-Datei auf einem OneDrive abzulegen, ist natürlich nicht ausreichend. Natürlich kann ein Browser die Datei herunterladen und wiedergeben aber heute ist ein "Streaming" mit Steuerungsfunktionen gefordert, wie Sie es auch von YouTube und anderen Plattformen kennen. Untertitel, aktiver Sprecher, vielleicht noch Suche im gesprochenen Text aber zumindest Vor/Zurückspulen werden schon erwartet.

Für den Konferenzleiter, der die Aufzeichnung gestartet hat, wäre auch eine Nachbearbeitung des Videos wünschenswert, z.B. Anfang und Ende zurechtschneiden oder das Video nach Themen aufteilen oder schützenswerte Informationen ausmaskieren. Es gibt erst Anzeichen, dass Microsoft mit OneDrive und SharePoint einen Video-Editor im Browser bereitstellen will. Da bin ich dann mal gespannt.

Lifecycle

Videos brauchen Platz und in der Regel werden sie sehr schnell obsolet. Spätestens dann, wenn die Ergebnisse schriftlich fixiert oder das Teilprojekt abgeschlossen wurde. Auf der anderen kann es aber Videos geben, die wiederrum länger aufbewahrt werden sollten, z.B. Schulungsvideos sind meist ein paar Jahre interessant. Eine aufgezeichnete Präsentation bei einer Produkteinführung möchten Sie vermutlich noch länger aufheben. Sie könnte ja in einen Jahrzehnt einmal im Archiv landen.

Das ist also auf jeden Fall ein Thema für Compliance und Retention, denn der Platz geht natürlich auf Kosten von OneDrive. Wer also ganz viele Meetings aufzeichnet, sollte überlegen, wo diese Aufzeichnungen wie lange vorgehalten werden.

Recording Policy

Natürlich können Sie über Richtlinien steuern, welche Benutzer eine Aufzeichnung anfertigen dürfen.  Wie bei Teams üblich ist die Einstellung Teil einer Richtlinie, die Sie unter https://admin.teams.microsoft.com/policies/meetings/ per Browser bearbeiten können:

Bei den Einstellungen zu Live Events können sogar eine Aufzeichnung erzwingen.

Das sind aber nur die technischen Aspekte. Vergessen Sie insbesondere in Deutschland nicht die Aspekte des Datenschutz, insbesondere den Hinweise an die Teilnehmer, wenn aufgezeichnet wird. Auch habe ich die Erfahrung gemacht, dass Teilnehmer bei aktiver Aufzeichnung nicht immer offen sprechen.

3rd Party Tools

Natürlich können Anwender schon immer auf ihrem PC eine Aufzeichnung anfertigen. Das geht mit Video und Ton durch viele Produkte, die auch für Videodokumentationen und Anleitungen benutzt werden. Selbst die "Windows Game Bar", die Sie mit "Windows-G" starten können, zeichnet nicht nur Spiele samt Ton auf, sondern auch Meetings.

Auch für reine Audio-Aufzeichnungen gibt es verschiedene Produkte wie:

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