Audio Conferencing Policies

Unbemerkt von den Einträgen auf der Microsoft 365 Roadmap gibt es im Teams Admin Center eine neue Funktion, die eine flexible Zuweisung von Richtlinien Audio Conferencing Policies erlauben. Aber warum ist das so?

Standardverhalten

Wenn ein Anwender eine "Audio Konferenz Lizenz zugewiesen bekommt, dann bekommt er anhand seiner "UsageLocation" (Office 365 Region) auch gleich eine Einwahlnummer aus seinem Land zugewiesen. Die UsageLocation wird bei der ersten Zuweisung einer Lizenz angefordert.

For a new user, the default conferencing toll numbers is assigned based on the Usage Location set in the Microsoft 365 administration center of the user when the user is enabled for the Audio Conferencing service. If there's a toll number in the conference bridge that matches the country of the user, that number will be automatically assigned as the default toll number of the user. If there isn't one, the number that's defined as the default toll number of the conference bridge will be assigned as the default toll number of the user.
Quelle: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/set-the-phone-numbers-included-on-invites-in-teams

Ich habe noch nicht herausgefunden, welche Konferenz-Bridge genommen wird, wenn in einem Land wie USA (Los Angeles, Chicago, Dallas, New York) oder Deutschland (Frankfurt, München) mehrere Einwahlpunkte angeboten werden.

Location ändern

Das Verhalten scheitert aber, wenn Sie die Lizenzen über Azure Gruppen (Office 365 Lizenzen mit Azure Groups) zuweisen. Wenn der Benutzer keine Usage Location hat, dann kommt die "Default Usage Location" des Tenant zum Einsatz. Wenn eine Firma daher Standorte in mehreren Ländern hat, dann sollten Sie für eine korrekte Konfiguration der UsageLocation bei jedem Benutzer sorgen. Die größte Aufgabe ist hier vermutlich im Unternehmen eine verlässliche Quelle für diese Information zu finden. Kommt das Land nun aus der Personalabteilung oder setzt das der Administrator im lokalen Active Directory und wie kommt die Information dann ins AzureAD? Schon im lokalen AD gibt es mit den Feldern "c", "co", "msExchUsageLocation" etc. durchaus mehrere Stellen, an denen Sie die Information hinterlegen können.

Eigentlich ist das Feld "c" optional, das es über die MMC eingesehen und anhand einer Länderliste auch der ISO-Code gesetzt werden kann. Leider repliziert ADSync seit ca. 2019 das AD-Feld "msexchusagelocation" in die Cloud.

Beachten Sie dazu die Seite UsageLocation

Diese eigene ADSync-Regel müssen Sie aber manuell einrichten. Vielleicht nutzen Sie aber auch ihr Provisioning, um direkt mit der AzureAD-PowerShell oder MSGraph die Werte an ADSync vorbei in der Cloud zu ändern.

Direkte Zuweisung

Zuletzt können Sie auch beim Benutzer selbst noch die Audiokonferenz-Nummer setzen:

Diese Einstellung können Sie natürlich auch per PowerShell vornehmen:

Set-CsOnlineDialInConferencingUser ´
   -Identity  user@mxfaq.de `
   -ServiceNumber 4969677765841

Sie können hier auch andere Rufnummern hinterlegen, solange ein Anrufer dann auf der Microsoft Teams Einwahl landet. So sind Konfigurationen denkbar, dass eine Firmenrufnummer zu Microsoft weiter geleitet wird. Die Änderung bewirkt aber auch, dass zumindest zukünftige Meetings mit der neuen Nummer arbeiten sollten und der Mitarbeiter die Meetings entsprechend aktualisieren sollte:

When you change a user's audio conferencing settings, recurring and future Microsoft Teams meetings must be updated and sent to attendees.
Quelle: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/set-the-phone-numbers-included-on-invites-in-teams

 

Policy-Verwaltung

Die Konfiguration der Einwahlrufnummer pro Benutzer ist eine direkte Steuerung, die Teams auch anhand der UsageLocation vornimmt. Nun hat Microsoft natürlich viele Einwahlnummern und nicht immer ist die "UsageLocation" auch passend zu den Teilnehmern. Wenn ein Vertriebsperson für Spanien und Portugal aus dem Standort in Deutschland arbeitet, dann wäre es nett, bei einer Meeting-Einladung auch die Rufnummern aus diesen beiden Ländern direkt anzubieten. Für diesen Zweck gibt es nun auch eine Lösung.

Im Teams Admin Center (https://admin.teams.microsoft.com) können Sie neben der immer vorhandenen "Global"-Richtlinie auch eigene Richtlinien anlegen

Interessant ist dabei, dass Sie nicht nur eine sondern mehrere Einwahlrufnummern aus der Liste aller verfügbaren Zugängen addieren können. Ich habe hier exemplarisch einmal eine Richtlinie für US-Standorte konfiguriert, in der alle Einwahlnummern der USA enthalten sind.

Diese Richtlinie kann ich nun direkt einem Benutzer zuweisen.

Nachdem die Änderung dann im Backend repliziert wurde und der Outlook Client diese Information auch abgerufen hat, sehe ich in neuen Meetings dann die Einwahlrufnummern aus der Richtlinie.

Policy-Zuweisung über Gruppen

Interessant ist aber auch die Funktion eine Richtlinie anhand einer Gruppenmitgliedschaft zuzuweisen. Dies eröffnet neue Wege, denn Gruppen können entweder über das lokale AD und ADSync oder als dynamische AzureAD-Gruppen bereitgestellt werden.

Ich kann nur genau eine Gruppe aus dem AzureAD mit einer Richtlinie verbinden. Für eine weitere Gruppe addiere ich einfach eine neue Zuordnung und über die Reihenfolge (Rank) wird bestimmt, welches Richtlinie für Benutzer wirkt, die in mehreren Gruppen enthalten sind.

Meeting Update

Wenn ich einem Benutzer direkt eine neue Einwahlnummer oder über die Policy direkt oder per Gruppenzuweisung eine neue Einwahlnummernliste zuweise, dann stellt sich auch die Frage, wie Teams und Exchange Online damit umgehen.

Standardmäßig werden die Besprechungen erst einmal nicht aktualisiert. Die alte Einwahlrufnummer wird durch die Änderung ja nicht ungültig. Es würde vielleicht nicht gut ankommen, wenn durch diese Änderung für alle zukünftigen Termine und Serientermine ein Update per Mail an alle Teilnehmer versendet wird.

Sie können das aber durchaus pro Exchange Online Postfach mit dem Teams Meeting Migration Service (MMS) erzwingen. Die Funktion ist nicht für On-Premises Postfächer nutzbar.

# Terminupdate antriggern
Start-CsExMeetingMigration user@contoso.com

# Status pruefen
Get-CsMeetingMigrationStatus -SummaryOnly

Ich habe noch nicht geprüft, ob diese Funktion sich auch bei einer Tenant2Tenant-Migration zum Update der Meetings eignet. Ich könnte mir das aber gut vorstellen.

Übrigens: Wer beim dem Benutzer die AudioKonferenz-Lizenz entfernt und wieder neu zuweist, triggert wohl auch ein Meetingupdate.

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