Das richtige Teams Meeting

Nicht erst seit Corona und Homeoffice ist klar, dass Teams auch eine leistungsstarke Konferenzplattform ist. Microsoft entwickelt die Meetingfunktionen auch immer weiter und mittlerweile gibt es verschiedene Ausprägungen, die auf dieser Seite beschrieben werden.

Größe und Funktion

In den Anfangstagen von Teams konnte ein Meeting bis zu 250 Benutzer haben und hatte einen definierten und zugleich überschaubaren Funktionsumfang. Für größere Events konnten Anwender auf "LiveEvents" umsteigen, die aber eher eine Streaming-Technik war. Mittlerweile hat Microsoft aber nicht nur die Größe von Meetings auf 1000 und darüber gesteigert sondern auch die Funktionen erweitert. Sie können nu Townhall-Meetings und Webinare planen.

Damit wird es Zeit für einen Einordnung nach Größe und Funktion. Mit Ausnahme der LiveEvents, die zukünftig als Townhall-Meeting weitergeführt werden, sind alle anderen Meetings im Grund klassische Teams Meetings mit unterschiedlichen Funktionen. Einige Funktionen erfordern eine Teams Premium SKU.

Typ Aktive Teilnehmer Passive Teilnehmer Beschreibung

AdHoc-Meetings

20

0

Diese Besprechungen können aus einer 1:1 Konversation oder einem Gruppenchat starten und sind nicht geplant. Damit haben Sie z.B. eine kürzere Haltbarkeit, d.h. nach Verlassen des Meetings ist der Link, so ihn jemand gespeichert hat, nur noch kurz gültig.

Geplante Meetings

1000

0

Die frühere Grenze von 300 Teilnehmern wurde im Frühjahr 2021 ohne Mehrkosten oder Änderungen auf dem Client auf bis zu 1000 Teilnehmer erweitert.

Die Herausforderungen sind dabei aber die Eventorganisation und Steuerungsmöglichkeiten, damit solche XXL Meeting (Siehe XXL-Meetingguide) strukturiert und produktiv ablaufen. Solche Meetings sind aber offen für jegliche Interaktion aber Sie können bei der Planung mit einer Lobby und der Unterscheidung nach Organisator, Präsenter und Teilnehmer unterscheiden und so z.B. steuern, wer präsentieren kann. Es gibt weitere Steuerungsmöglichkeiten um z.B. alle Teilnehmer stumm zu schalten und dabei zu belassen.

Damit können Sie mit diesen Meetings und etwas Vorbereitung für den Organisator schon die meisten Anwendungsfälle abbilden.

Webinar

1000

?

Seit April 2021 können Sie mit Teams auch Webinare planen. Am Ende ist es zwar auch ein Meeting aber Sie haben einen Prozess zur Anmeldung von Teilnehmern. Hier macht es dann auch Sinn, dass sich die Teilnehmer gegenseitig z.B. nicht sehen.

Overflow Meeting

1000

 10.000
(20.000  bis Ende 2021)

Wenn Sie die Grenze von 1000 Teilnehmern erreichen, dann bekommen die zusätzlichen Teilnehmer kein "Meeting Full" sondern können eintreten, das Bild sehen und den Ton hören, aber sie sehen keinen Status, keine Teilnehmerliste und können nicht chatten.

NDI-out

wenige

viele externe

Sie können ein Teams Meeting parallel zu lokalen Servern oder anderen Plattformen wie YouTube, Linkedin und andere Dienste streamen. Dies eröffnet den Weg eine ganz andere externe Teilnehmergruppe zu erreichen oder interne XXL-Präsentationen (Mitarbeiterversammlung etc.) ohne Umweg über das Internet zu erreichen.
OBSStudio
ATEM Mini

wenige

Viele

Auf der Seite XXL-Meetingguide habe ich auch ein Setup beschrieben, wie Sie z.B. mit einem ATEM Mini eine Teams Konferenz über mehrere Clients und HDMI-Kabel erfassen und wieder weiterverteilen. Teilwese geht so etwas auch allein per Software mit Programmen wie OBS-Studio u.a.

LiveEvent/Townhall

wenige

10.000

20.00

Bis jetzt haben wir nur über klassische Teams Meetings gesprochen. Townhall-Meetings, früher LiveEvent unterscheiden sich in der Funktion und Technik fundamental. Wenige Sprecher liefern Daten, die von eier Regie quasi "live" geschaltet und per RTP zu Microsoft gestreamt werden. Microsoft bereitet die Daten für unterschiedliche Endgeräte (Formate, Auflösung etc.) auf und verteilt sie weltweit über das Azure Media Netzwerk.

Die Teilnehmer betrachten Audio und Video per HTTPS/Websockets mit einer Zeitverzögerung von 20-40 Sekunden. Einen Rückkanal gibt es nur in Form einer "Q&A"-Applikation.

Mit einer gesonderten Lizenz ist sogar ein P2P-Betrieb möglich, so dass große Standorte Bandbreite sparen, wenn wenige System die Daten laden und dann intern verteilen.

Mit den neuen Funktionen hatte Microsoft ursprünglich eine Teams Pro Lizenz vorgesehen, die aber keine Rolle mehr spielt, da Sie in dem Microsoft 365 Paket aufgegangen ist. Stattdessen gibt es aber eine Teams Premium SKU als Addon, die einige Zusatzfunktionen aktiviert.

Ursprünglich hatte Microsoft wohl geplant, bestimmte erweiterte Funkt

1000 User Limit

Mittlerweile ist die Obergrenze eines vollwertigen Meetings auf 1000 Benutzer angehoben worden und darüber hinaus gehende Teilnehmer sind in einem "reduced Mode". Die hier abgebildeten Warnungen sollten Sie also nicht mehr sehen.

Wenn Sie dann doch mal in einem Meeting mit 1000 Personen waren, dann sah es in Teams dennoch "unspektakulär" aus.

Solche Meetings stellen aber nicht nur an die Technik entsprechende Herausforderungen. Wenn 1000 Personen einen Videostream von ca. 1 Megabit empfangen und einige auch Video senden, dann muss die Plattform dahinter 1 Gigabit qualitätsgesichert dauerhaft bereitstellen können. Ich vermute, dass auch hier genau ein Server dann der Sternmittelpunkt ist. Vielleicht kann Microsoft noch Audio/Video/Desktop-Sharing auf unterschiedliche Systeme verteilen aber die Video-MCU lässt sich schlecht teilen.

Das ist bei LiveEvents oder Overflow-Meetings dann was anderes. Da wird dann nur ein Signal als Bild und Ton an die Teilnehmer verteilt. Das können dann auch wieder mehrere "Multiplexer" übernehmen. Wenn Microsoft nicht ganz ungeschickt ist, dann verbinden sich die Client mit dem geografisch/netztechnisch naheliegenden Multiplexer, so dass im WAN die Daten nur einmal übertragen werden.

Vielleicht gibt es bei einer zukünftigen TechEd/Ignite ja mal einen Vortrag über die Funktion im Hintergrund.

Alle Technik kann den aktiv handelnden Teilnehmern natürlich nicht abnehmen, dass Sie eine ordentliche Besprechungsplanung und Betreuung vorsehen sollte. Auf XXL-Meeting-Guide habe ich ja schon zu "Live Event"-Zeiten eine Handreichung veröffentlicht.

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