Teams Townhall Meetings

Aus Live Events werden Townhall Meetings, zumindest wenn man dem Blog-Post vom 28 Sep 2023 auf https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/introducing-town-halls-in-microsoft-teams-and-retiring-microsoft/ba-p/3925739 glauben darf. Im gleichen Atemzug werden die LiveEvents zum 30 Sep 2024 abgekündigt. Ist das ein großer Change oder einfach nur eine Umbenennung und etwas Kosmetik?

Vorher/Nachher

Schon vor dem Sep 2023 durfte ich mich mit Teams Town Hall Meetings in diversen internen Meeting mit Microsoft beschäftigen und auch wenn das Marketing das natürlich anders formuliert ist der Wechsel von Live Events zu Town Hall Meetings eher ein kleiner Schritt im Unterbau. Die Übertragungstechnik ist im wesentlichen gleich:

  • Producer erzeugen Video und Upload per RTMP zum Media Server
    Hier ändert sich anscheinend auf technischer Ebene kaum etwas. Nur der Client wird etwas umgebaut, damit er nicht mehr so "anders" daher kommt.
  • Betrachter schauen per HTTPS mit eCDN-Option
    Auch hier ändert sich bezüglich der Protokolle nichts, denn die Client laden den Mediastream mit deutlicher Verzögerung aus dem Microsoft CDN herunter und geben die Daten ab. Aber auch scheint sich der Viewer etwas geändert zu haben.

Wir können auch einmal die Mengen und Funktionen vergleichen. Ich habe hier neben LiveEvents und Town Halls auch noch einmal die klassischen geplanten Teams Meetings und AdHoc Chat-Meetings addiert.

 

 Teams AdHoc Chatmeeting Teams Meeting Teams Meeting
(Teams Premium)

LiveEvents

Town halls

Town halls
(Teams Premium)

Capacity

20

1000 (Basic:300)
(10.000 Overflow)

1000#

(10.000 Overflow)

10.000

10.000

20.000

Concurrent events

unlimited?

unlimited?

unlimited?

15

15

50

Duration

30h (Free: 60Min)

30h (Free: 60Min)

30h (Free: 60Min)

4 hours

30 hours

30 hours

Attendee reporting

Externe Videoquellen

NDI

NDI

NDI

RTMP-in

RTMP-in

RTMP-in

Q&A

On-demand recording

Green room

Nein

Nein

Adv Webinar

Gerade der Vergleich zwischen LiveEvents und Town Hall zeigt eigentlich nur, dass nun die Dauer eines Town Hall Meetings mit 30h deutlich länger als ein LiveEvent (max. 4h) sein kann. Nicht aufgeführt habe ich die Webinare, die im Grunde normale Teams Meetings mit einer verbesserten Einladungsfunktion sind.

Wann Town Hall statt Meeting?

Damit stellt sich immer noch die Frage, wann denn nun ein Town Hall Meeting statt eines regulären Teams Meetings angesetzt werden sollte. Microsoft gibt dazu vier Kriterien als Hilfe an:

  • You’re hosting a large-scale event
    Ein klassisches interaktives Teams Meeting kann nur 1000 Benutzer und bis 10.000 Teilnehmer sind als "Overflow/Readonly"-Anwender möglich. Mit Teams Premium kann ein Townhall Meeting die Grenze auf 20.000 Teilnehmer erweitern. Ich kenne aber nur wenige Firmen, die solche Mengen erreichen und früher LiveEvents genutzt haben. Denken Sie aber auch daran, dass Sie heute auch einfache Teams Meetings z.B. zu LinkedIn oder YouTube streamen und damit auch große Teilnehmerzahlen bedienen können.
  • You need high-quality content sharing or streaming capabilities.
    Da ein "Producer" mit Town Hall Meetings oft auch besondere Kameras, Beleuchtung etc. nutzt, ist die Bildqualität natürlich besser als bei Teams Meetings mit einer PC-Webcam. Aber wenn Sie mit Teams Meetings den gleichen Aufwand für die Ton/Bild-Erzeugung treiben, sind auch Teams Meetings sehr gut. Allerdings bringt das CDN und sein Transcoding schon bessere Qualitäten für verschiedene Endgeräte mit sich.
  • The experience is mostly consumption-based for attendees.
    Durch das CDN und optionales eCDN kann der Datenverkehr optimiert werden. Zudem ist der Town Hall Client auf die Betrachtung optimiert. Viele Teilnehmer sind durch die erweiterten Möglichkeiten etc. in eine regulären Teams Meeting oft überfordert. Für eine 1:N-Präsentation ohne intensive Interaktion ist ein Town Hall Meeting besser
  • You’re providing extensive coverage of an event (up to 30 hours).
    Die 30 Stunden sind mittlerweile auch bei Teams Meetings möglich und eigentlich kein Kriterium.

Neben den vier Punkten von Microsoft sind aus meiner Sicht andere Faktoren maßgeblich für die Entscheidung zu einem Town Hall Meeting. Die Betrachter sind wirklich nur "Betrachter" und können maximal über eine Q&A-Funktion mit dem Sprecher und dessen Team interagieren. Durch den Zeitversatz ist dies aber nicht interaktiv, was aber auch ein Vorteil sein kann. Ich habe viele größere Teams Meetings erlebt, in denen ein Sprecher z.B. einen Teilnehmer "zugelassen" hat und der sich entwickelnde Dialog für viele andere Teilnehmer weniger interessant war.

Ein Town Hall Meeting ist ähnlich einem LiveEvent deutlich formaler und wird meist auch besser geplant und strukturiert.

Konfiguration

Wie viele andere Funktionen kann die Verwendung von Town Hall Meetings durch den Teams Administrator über Richtlinien (Policies) gesteuert werden. Unter https://admin.teams.microsoft.com/policies/events-policies finden Sie im Teams Admin Center die globale Richtlinie, die für alle Benutzer gilt, für die keine weitere individuelle Richtline konfiguriert wurde.


https://admin.teams.microsoft.com/policies/events-policies

Hier sehen Sie die Standardeinstellungen vom Okt 2023, bei denen Town Hall per Default eingeschaltet sind und der Zugriff auf Aufzeichnungen für "Public" konfiguriert ist.

Town Hall Producer

Am einfachsten Planen sie ein Town Hall Meeting im Kalender des Teams Client. Hier sehen Sie auch noch den "Liveereignis/Live Event", der aber zukünftig verschwindet.

In den nächsten Dialogen vergeben Sie dann einen Namen, den Zeitraum, Personen, Designs u.a. Einstellungen. Sogar der Link für den späteren Beitritt ist von einem früheren Live-Event Link kaum zu unterscheiden. Neu ist aber die Ansicht, wenn Sie als Producer dann das Town Hall Meeting gestartet haben. Es sieht fast wie ein klassisches Teams Meeting aus, nur dass Sie als Producer entscheiden können, welche Quelle Sie "Streamen"

Town Hall Teilnehmer

Die Teilnehmer bekommen Öffnen des Link ggfls. die Rückfrage, ob Sie mit einem installierten Teams Client oder im Browser teilnehmen wollen und der "Join-Screen" unterscheidet sich quasi nicht von normalen Teams Meeting. Mir wurde sogar angeboten, Audio/Video zu aktivieren, was natürlich keinen Sinn macht. Im Hauptfenster sehe ich dann aber immer nur genau den einen Audio/Video-Stream und ggfls. den Q&A-Bereich und kann Untertitel aktivieren.

Ich bin aber sicher, dass auch dieses Bild schnell veraltet sein wird, wenn Microsoft weitere Funktionen in Town Hall Meetings integriert.

Netzwerk

Town Hall Meetings unterscheiden sich grundlegend von klassischen Teams Meetings und sind eher mit LiveEvents zu vergleichen. Bei einem Teams Meeting senden und empfangen alle Teilnehmer die Audio/Video/Sharing-Pakete über UDP zur Teams MCU. Bei Live Events und Town Hall Meetings senden die Sprecher ihre Audio/Video/Sharing-Daten zum "Producer", der dann daraus einen RTMP-Stream mit einer festen Auflösung und Bitrate zum Microsoft CDN senden. Das CDN konvertiert dann diesen Bild/Ton-Stream in verschiedene Auflösungen, verteilt diese weltweit im Content Delivery Netzwerk und die Client landen sich die Blöcke per HTTPS (Websockets) herunter.

Die Übertragungen habe ich natürlich mittels Fiddler, Chromium Debugger und WireShark kontrolliert. Der Producer hat seinen Audio/Video/Sharing-Datenstrom an die bekannten IP-Bereiche per UDP gesendet.


Wireshark Mitschnitt beim Producer

Der Teilnehmer hat den Audio/Video-Stream wie bei Live Events per HTTPS vom CDN bei Microsoft geladen.

Laut meiner Analysen wird Audio in 16kB Teile und Video in 84kB Blöcke aufgeteilt und per HTTP-GET heruntergeladen.

Für Firewall-Admins ist hier der Hostname oder die URL interessant, die "https://<instanzname>.cdn.office.net" ist. Wenn ich nach dem Namen suche, dann finde ich den aber auf der IP-Liste von 21Vianet:


URLs and IP address ranges for Office 365 operated by 21Vianet - Microsoft 365 Common and Office Online : ID 16
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/urls-and-ip-address-ranges-21vianet?view=o365-worldwide#microsoft-365-common-and-office-online

Aber nicht auf den regulären "Worldwide"-Adressliste.

Wenn Sie ein eCDN von Microsoft oder einem 3rd Party Anbieter einsetzen, dann können andere URLs und IP-Ranges und Protokolle genutzt werden.

„Ensure *.ecdn.teams.microsoft.com is allowed. Conduct a quick test using our tester page and look for red Xs under the networking section.”
Quelle: https://learn.microsoft.com/en-us/ecdn/troubleshooting/troubleshoot-ecdn-performance-issues#firewallnetwork-settings-may-be-blocking-websocket-connections

Hier ist noch etwas Recherche notwendig.

Microsoft betreibt ja auch weitere CDNs und zu Azure Media findet sich in der Dokumentation einen Hinweis, wie die CDN-Endpunkte pro Kunden generiert werden.

Es kann also sein, dass auch die Teams Town Hall Meeting Endpunkte je nach Tenant, Region und Kunde einen anderen Namen haben.

Einschätzung

Bislang (Sand Okt 2023) würde ich Town Hall Meetings eher als "Live Event 2.0" bezeichnen, bei denen sich das Aussehen des Producer und des Teilnehmer verändert hat aber die grundlegenden Funktionen gleich geblieben sind. Die Kommunikation auf dem Kabel ist unverändert und auch die Verzögerung von 20-40 Sekunden durch das CDN ändern sich nicht.

Sie sollten aber prüfen, welche Mitarbeiter überhaupt die Funktion Town Hall Meetings nutzen sollen. Ich gehe davon aus, dass es eher ausgewählte Benutzer sind, die mit den speziellen Vorteilen des CDN aber auch den Einschränkungen reduzierter "Interaktion" mit den Teilnehmern im Gegensatz zu einem Teams XXL Meeting umgehen können.

Daher würde ich die Nutzung von Live Events in der globalen Event-Policy abschalten und nur für entsprechend geschulte Mitarbeiter zulassen.

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