Meeting Feedback

Als Präsenter in einem größeren Teams-Meeting fehlt ihnen in der Regel das direkte Feedback der Teilnehmer. Sie teilen ihre PowerPoint oder Bildschirm und sprechen. Da bleibt wenig Zeit sich auch noch um den Chat und "Hand heben" zu kümmern. Bei kleinen Abteilung-Meeting kann ein Teilnehmer ja noch schnell per Sprache sich melden aber das skaliert nicht. Wie können Sie diese Herausforderung besser lösen?

Dreimal Feedback

Wenn ich an meine größeren Meetings der Vergangenheit denke, dann sehe ich drei Stellen, an denen mir der Rückkanal fehlt:

  • Umfrage pro Themenblock
    Jeder Vortrag besteht aus mehrere Abschnitten, oft als einzelne PowerPoint-Slides oder andere Abschnitte. Hier bietet es sich an direkt während oder zum Ende des Blocks ein Feedback einzuholen. Es kann ja auch eine offene Frage sein, bei der eine Abstimmung ein Meinungsbild liefern kann.
  • Allgemeiner Status einzelner Teilnehmer
    Früher gab es bei "Livemeeting" einen "Classroom-View" und jeder Teilnehmer konnte seinen Status "Ok, Vortrag zu langsam, Zu Schnell, Habe eine Frage" signalisieren. Ob der Sprecher/Lehrer das dann mitbekommen hat, ist eine andere Sache
  • Erfolgskontrolle am Ende
    Im schulischen Einsatz wäre auch eine kurze Erfolgskontrolle am Ende einer Einheit interessant, d.h. eine kurze Liste von Multiple Choice Fragen.
  • Feedback am Ende
    Wenn Sie einen Webcast halten oder der Vertrieb einen Vortrag hält, dann wird meist ein "allgemeines" Feedback erwünscht. Im Gegensatz zur Schule sind die Fragen aber eher formal und bei vielen Webcasts die gleichen.

Solche Feedbacks gelten natürlich nicht nur für virtuelle Echtzeit-Vorträge. Es gibt ja auch Vorträge in Räumen oder Aufzeichnungen, z. B.

  • Aufzeichnungen (z.B. YouTube)
    Wenn Aufzeichnungen nachträglich betrachtet werden, dann gibt es z.B. in YouTube die Möglichkeit einen Kommentar zu hinterlassen, der sogar zu einer Diskussion führen kann. Aber auch "Likes" und "Dislikes" sind aktive Möglichkeiten ein recht allgemeines Feedback zu hinterlassen

    Sie sehen aber auch die Feedbackrate. Sollten wirklich 894741 Benutzer das Video angeschaut haben, dann sind 33.526 +277 Feedbacks nicht viel. Vielleich sollte YouTube auch ein "Neutral" addieren, um auch diesen Betrachtern eine Option anzubieten.
  • Präsenzvorträge
    Nun stellen Sie sich vor, sie stehen auf einer Bühne oder einem Pult und halten einen Vortrag vor 10,20,50 oder noch viel mehr Teilnehmer. Natürlich kann "Handheben" funktionieren aber wie wäre eine App oder Webseite, über die diese Teilnehmer direkt ein Feedback geben können, sei es als "virtueller Applaus" o.ä.

Damit stellt sich natürlich die Frage, welche Hilfsmittel zur Verfügung stehen

Teams Bordmittel

Lang hat Microsoft hier keine optimierte Lösung angeboten. Infolge dessen haben sich Sprecher unterschiedlicher Hilfsmittel bedient:

  • 3rd Party Produkte
    Es ist natürlich kein Problem, z.B. im Chat einen Link auf einen anderen Service zu posten oder auf der PowerPoint-Folie einen Kurzlink oder sogar einen QR-Code anzugeben, den ein Teilnehmer aufrufen konnte. Aber "schön" ist das nicht und die Daten landen dann außerhalb des Teams
  • Microsoft Forms
    Natürlich konnten Sie als Office 365-Nutzer auch einfach vorab ein "Form" anlegen und den Link dazu in den Chat posten. Dazu hat Teams sogar einen eigenen Button im Chat-Fenster zu Forms:
  • Like auf Chat-Messages
    Sie könnten im Chat einfach eine Frage oder Aussage stellen und die Teilnehmer bitte, darauf mit den "Likes" zu reagieren

    Wir sind aber uns alle einige, dass eine Frage "Bitte im Chat schreiben" her dazu führt, dass viele Leute per Text antworten.
  • "Hand heben"
    Seit dem Frühjahr 2020 hat Microsoft eine weitere Optionen bereitgestellt, mit der eigentlich ein Teilnehmer um Aufmerksamkeit bitten kann. Sie können das natürlich auch dazu missbrauchen, die Teilnehmer zum "Hand heben" aufzufordern, wenn sie mit der Aussage übereinstimmen. Das geht aber nur für ganz wenige Fragen, denn sie wissen ja nicht, wie viele Teilnehmer gar nicht reagieren.
  • Polly (Beachten Sie Polly und Datenschutz)
    Diese Lösung hatte Microsoft sehr früh eingebunden und beschreibe Sie weiter unten auch. Allerdings ist der Einsatz mittlerweile beschränkt, da dies ein externer Anbieter ist und nur noch 25 Antworten pro Konferenzleiter und Monat kostenfrei sind und die Ablage der Daten in der USA auch ein Problem darstellen könnte.
  • Microsoft Form
    Interessanter ist da die Nutzung von Microsoft Forms für Umfragen, deren Integration Teams zumindest etwas verbessert hat.

Aber es ist natürlich noch Luft nach oben.

Microsoft Forms

Microsoft hat natürlich auch Werkzeuge für "Umfragen" im Office 365 Paket. Mit "Microsoft Forms" können Sie als Office 365 Anwender natürlich auch sehr schnell Fragebögen bauen, die sie dann für die Teilnehmer erreichbar machen können.

Microsoft integriert die Funktion sogar direkt in Teams. Sie können beim Meeting ein Formular starten.

Im Chat-Fenster oder Meeting-Fenster können Sie direkt Forms starten und ihre Frage eingeben

Allerdings ist die grafische Aufbereitung im Chatfenster begrenzt.

So eine "Ad Hoc-Frage" geht speziell bei größeren Events nicht Der Referent kann nicht auch noch beim Sprechen die Fragen formulieren, einstellen und das Feedback auswerten. Sie können die Fragen natürlich auch vorher vorbereiten und dann einfach den Link einbinden. Bei Google gibt es sowas natürlich auch unter https://docs.google.com/forms.

Wenn die "Forms" als eigenständiges vorbereitetes Formular mit mehreren Antworten nutzen, dann ist das größte Problem der Zugriff auf die Ergebnisse in "Echtzeit". Wenn Sie mehrere Fragen in einem Form zusammenfassen, dann sehen Sie als Referent die Ergebnisse erst nach dem Absenden durch den Teilnehmer. Wenn Sie z.B. einen Vortrag mit mehreren Folien halten und nach jeder Folie eine Frage stellen, dann sind das viele einzelne Forms. Interaktion geht anders.

Teams Polls

Ich würde mir natürlich wünschen, wen ich z.B. in Powerpoint vorbereitete Fragen einbinden könnte, die dann in der Präsentation durch die Teilnehmer anklickbar sind. das ist aber wohl eine Hoffnung. Allerdings scheint auch Microsoft nicht ganz damit zufrieden zu sein, denn anders kann ich mit den neuen Eintrag auf der Teams Roadmap gegen Ende Oktober 2020 nicht erklären.:

Aber die Beschreibung referenziert natürlich wieder Forms. Wie die Lösung letztlich aussieht, wird man abwarten müssen. Anfang Nov 2020 ist damit weder in meinem produktiven noch den verschiedenen Demo-Tenants etwas zu sehen.

Wird fortgesetzt.

Polly

Schon lange dabei ist die App "Polly", welche Sie in eine Besprechung aber auch einfach in einem Kanal addieren können. Polly ist nicht nur für Meetings interessant, sondern generelle Umfragen.

Achtung:
Polly ist nur kostenfrei, wenn pro Konferenzleiter nicht mehr als 25 Antworten/Monat eingehen. Das ist für eine ernsthafte Nutzung deutlich zu wenig.
Aktuell gehen verschiedene Links in den Dialogen zu Polly.io und dem "Upgrade"-Preis, der nicht mit Office 365 zu tun hat.
https://www.polly.ai/microsoft-teams-pricing
Sie versteckt sich im folgenden Dialog unter "Lern more" oder "Upgrade". Die "FreeVersion" kann (Stand Nov 2020) max. 25 Antworten/Konferenzleiter/Monat einsammeln.

Aktuell würde ich Polly daher nicht mehr per Default aktivieren und mir vielleicht Forms oder andere Lösungen anschauen. So verhindern Sie, das Benutzer mit Polly "spielen" und später der Weg zu wechseln aufwändiger ist. Mit Forms steht schon heute eine ähnliche Funktion bereit

3rd Party Feedback

Daher haben einige Sprecher ihre bekannten Hilfsmitteln aus Präsenzvorträgen auch zu Teams übertragen. Die meisten Vorträgen nutzen ja auch bisher PowerPoint und was sollte mich dran hindern auf der PowerPoint eine URL zu posten über die an Teams Vorbei dann eine Kommunikation zwischen Referent und Teilnehmern möglich ist. Ich kann ja in PowerPoint einfach einen Browser einbinden oder über die aktuelle Präsentation schieben. Hier eine nicht repräsentative Liste solcher Dienste.

Es gibt sicher noch weitere Dienste. Der Nachteil dabei ist ,dass die Fragen außerhalb von Teams vorbereitet werden müssen und die Ergebnisse nur in der Teams-Aufzeichnung landen, wenn diese auch gezeigt wurde. Sie können aber die auf den Portalen vorbereiteten Fragen sehr einfach in PowerPoint einbinden:

Weitere Links