Meeting Anmoderation

Wie gestalten Sie den Anfang eines Meetings, wenn es nicht nur ein Team-Meeting innerhalb der Firma ist, sondern externe Teilnehmer erwartet werden oder sogar ein großer Teilnehmerkreis extern ist?. Es gibt einmal "gestalterische" Empfehlungen als auch juristische Anmerkungen, Sie die am Anfang kommunizieren sollten oder sogar müssen. Das gilt in abgeschwächter Form aber auch für interne Meetings, speziell wenn diese aufgezeichnet und bereitgestellt werden.

Worauf achten?

Ich möchte hier nur ein paar Stichpunkte aufführen, wobei die Liste nicht vollständig ist und an ihre individuelle Anforderungen angepasst werden sollte:

  • Titel, Thema, Zeit und Sprecher
    Eine Willkommensseite mit Informationen zum Event ist für interne Meeting optional aber für Webcasts und viele externe Teilnehmer ein Hinweis, ob sie im richtigen Meeting sind und dass das Meeting auch stattfindet. Bei "NDA-Meetings" sollte hier natürlich nicht zu viel verraten werden.
  • Aufzeichnung und Protokollierung (Transcription)
    Wenn sie die Besprechung aufzeichnen oder die Sprache zu Text umsetzen, dann müssen Sie die Teilnehmer vor dem Start der Aufzeichnung darauf hinweisen und
  • Vertraulichkeit
    Wenn es schützenswerte Informationen gibt, dann sollten Sie dies gleich am Anfang deutlich sagen.
  • Audio und Stummschaltung
    Nicht alle Teams Teilnehmer sind "Profils", daher sollten Sie vorgeben, wie der Rückkanal genutzt wird, z.B. dass die Mikrofone "stumm" geschaltet werden.
  • Fragen, Handheben und Chat
    Bei Präsentationen und Webcasts ist ein Sprecher lange im Präsentationsmode. Geben Sie am besten vor, wie die Teilnehmer sich beteiligen können.
  • Pausen
    In längeren Besprechungen sind Pausen ratsam. Wenn ich einen ganzen Tag mit einem Kunden arbeite, dann zeige ich in den Pausen z.B. einen Timer. Das ist einfach, als wenn die Teilnehmer auflegen und sich dann wieder neu verbinden. Eine Pause ist auch ein guter Anlass, die Aufzeichnung temporär zu pausieren.
  • Closing
    Auch das Ende eines Meetings sollte definiert sein. Auch wenn Sie als Sprecher danach sich vielleicht Zeit nehmen können und einige Teilnehmer noch mit ihnen weiter diskutieren, ist es gegenüber den anderen Teilnehmern unhöflich, die einen Folgetermin haben. Sie sollten als Sprecher daher rechtzeitig das Ende des Meetings einleiten, die Themen bzw. Ergebnisse einmal kurz zusammenfassen, Kontaktinformationen für weitere Fragen, die Verfügbarkeit der Aufzeichnung.

Für die ersten Punkte sollten Sie entsprechende Folien zeigen.

Tipp: Wenn Sie in der Firma z.B. PowerPoint nutzen, dann bietet sich eine "Vorlage" an, die diese Themen zeigt und in den Sprechernotes auch den Text zum Vorlesen enthält.

Womit wir zum "Sprechertext" kommen. In größeren Events kann es sinnvoll sein einen eigenen Moderator einzusetzen, der die Einleitung samt "Hausordnung" spricht, sich um die Aufzeichnung kümmert, ggfls. Fragen und Probleme im Chat beantwortet oder den Sprecher unterbricht und die Fragen stellvertretend stellt. Nebenbei fördert dies eine sauber und kompakte Formulierung der Frage und der Sprecher muss nicht daran denken, die Frage zu wiederholen.

Deutsche Version

Ein Mustertext in Deutsch könnte wie folgt lauten:

Guten Morgen/Tag/Abend

Willkommen zum Vortrag mit Microsoft Teams. Mein Name ist <Moderatorname> und ich moderiere diese Session mit Hilfe von <Name eines Zeitmoderators>

Diese Sitzung wird im Auftrag von <Firmenname> aufgezeichnet. Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dann verlassen Sie bitte die Besprechung

Betrachten die im folgenden bereitgestellten Informationen als vertraulich, es sei denn der Sprecher gibt die Information frei. Bitte teilen Sie keine Informationen in Blogs, Tweets oder anderen Medien mit der Öffentlichkeit. Im Zweifel fragen Sie bitte den Sprecher, ob die Information geteilt werden kann.

Bitte nutzen Sie jederzeit den Besprechungschat für Fragen, Probleme, Kommentare zum Vortrag und schalten Sie ihr Mikrofon stumm. Wir werden die Fragen dann entweder direkt während des Vortrags oder im Anschluss beantworten.

Am Ende der Besprechung führen wir eine Umfrage durch. Ihr Feedback ist sehr wichtig, um die Qualität des Vortrags zu bewerten.

Wir wünschen uns für diesen und andere Events einen fairen, respektvollen, inklusiven und freundlichen Umgang

Nach dieser Einführung übergebe ich an den <Name des Sprechers>

So oder so ähnlich könnte die "Anmoderation" einer Besprechung oder eines Webcasts aussehen.

Englische Version

Ich bin nun kein "native english speaker" aber in anderen Webcasts habe ich einige Sätze aufgeschnappt und mir eine entsprechende Ansage zusammengestellt.

Good Morning/Evening

Welcome to this Session on Microsoft Teams. My name is <Moderatorname> and i am moderating that session with <name of second moderator>

his session is bein recorded on behalf of <companyname> and if you did not consent to be a part of the recorded session then please disconnect your line now.

Please note, that all content here today is considered under NDA unless otherwise stated by the presenters. Please to not blog, tweet, or share any content publicly. If you have any questions as to whether content can be shared, please ask the presenters.

We encourage you use the meeting chat at any time to ask questions regarding the content or to request report. Just a note will propably hold the vocal questions toward the end but feel free to add questions to the chat and if there is time thoughout, we will pause and get the questions.
At the end of the session. don't forget to respond to the session survey. Your Feedback ist appreciated and is used to improve future events.

At this and other events we want to remind everyone to celebrate out diversity, be inclusive with everyone attending by being aware, friendly, respectful, patient and welcoming to all during this meeting. For your convenience you can visit <url> for more information.

With that i'm going to hand off the speaker ...

Auch diesen Text sollten Sie natürlich auf ihre Belange entsprechend anpassen.

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