WIKI - Was ist das ?

Erst waren es Webseiten, dann BLOGs und nun auch WIKIs. Was steht hinter einem Wiki, warum sind WIKIs so populär und wie kann ich als Administrator ein WIKI einsetzen ? Am Beispiel einer fiktiven Firma beschreibe ich eine Art "Verbesserungsvorschlag".

Beachten Sie dazu auch die Seite Dokumentation

Das Wiki in einem Teams-Kanal wird ab Feb 2023 durch OneNote ersetzt
MC496248 Wiki retirement and the future of note taking in Teams Channels
https://admin.microsoft.com/#/MessageCenter/:/messages/MC496248

Problemstellung

Wie jedes andere unternehmen auch, dokumentieren wir Veränderungen an Systemen und die Systeme selbst. Dies geschieht heute überwiegend in Word als einzelne Dateien, die teils auf lokalen Festplatten, ausgedruckt auf Papier oder auf einem Dateiserver abgelegt werden.

Das bedeutet aber, dass jeder für sich selbst dokumentiert und ablegt. Die Dokumente sind für andere Mitarbeiter meist sehr schwer wieder aufzufinden. Viel schwerwiegender ist aber, das das Lesen und ändern immer die passende Anwendung erfordert und beim ändern keine Versionierung möglich ist. Da wir alle kooperativ miteinander arbeiten, wäre es sehr hilfreich, wenn jemand beim Lesen einer Dokumentation oder Beschreibung diese auch gleich korrigieren kann, wenn ihm Fehler oder Aktualisierungen auffallen. Dabei muss aber sichergestellt sein, dass auch die vorherige Version einfach im Zugriff sein kann und die Veränderungen nachvollziehbar sind.

Natürlich ist dieser Ansatz selbst nicht neu und es gibt sehr viele Dokumenten Management Systeme und Verwaltungssysteme, die aber zum einen viel Geld kosten und zum anderen sehr oft umständlich zu bedienen sind. Der Erfolg und die Brauchbarkeit eines WIKI hat sich jedoch in den letzten Jahren im Internet bewiesen, wie ich etwas später noch ausführe.

Der Einsatz eines WIKI soll nicht eine Textverarbeitung und gedruckte Handbücher und Dokumentationen ersetzen und auch kein Ersatz für Portale sein, sondern ein Hilfsmittel für die Administratoren und Personen, die an der IT-Struktur Arbeiten ausführen, um diese zu dokumentieren.

Wie funktioniert ein WIKI ?

Wer im Internet nach Informationen sucht, findet diese Informationen sehr häufig nur mittels Suchmaschinen wie Google etc. Diese Suchmaschinen erstellen einen Index über viele Webseiten. Niemand würde aber nun auf den Gedanken kommen, in vielen Bibliotheken nach Büchern zu suchen, wenn es ein Nachschlagewerk gibt, in dem diese Information auch zu finden ist. Solche Nachschalgewerke (Enzyklopädien, Lexika etc.) benötigen aber Redaktionen und sind daher nicht kostenfrei. Was große Verlage (z.B. Bertelsmann, Duden etc.) mit Redaktionen erreichen, versuchen viele Freiwillige im Internet auf Gegenseitigkeit umzusetzen. Das beste Beispiel hierfür die "Wikipedia", ein Lexikon, in dem sehr viele Informationen verzeichnet sind. Allerdings mit sehr unterschiedlichem Qualitätslevel je Artikel.

Der Clou bei Projekten wie Wikipedia ist, dass jede Person ohne besondere Anmeldung über den ganz normalen Webbrowser Artikel nicht nur sehen, sondern auch verändern und erstellen kann. Der Zugang zu den Informationen und die Möglichkeit einer Aktualisierung oder Korrektur ist daher sehr einfach. Natürlich wäre es möglich, dass Quertreiber nun eben diesen offenen Zugang dazu missbrauchen, um unqualifizierte Inhalte zu hinterlegen oder bestehende Artikel zu korrumpieren. Allerdings hat dann wieder jemand anderes die Möglichkeit, nicht nur den aktuellen, sondern auch alle vorherigen Artikelversionen zu lesen und diese Veränderungen wieder Rückgängig zu machen. Solange sehr viel mehr Personen quasi "gutartig" solch ein Werk pflegen, stellt dies aber kein Problem dar.

Viel eher ist es so, dass durch die gemeinschaftliche Pflege die Qualität immer höher und der umfang immer größer wird. Wikipedia ist das beste Beispiel, dass dies funktioniert.

Vorteile im Firmeneinsatz

Für den Einsatz innerhalb einer Firma sind folgende Dinge wichtig, was wir von WIKI lernen können:

  • Einfache Pflege über Browser
    Jeder kann überall Dokumente erfassen, korrigieren, erweitern
  • Versionierung
    Alle Veränderungen sind mit Datum und Benutzername nachvollziehbar
  • stabil und skalierbar
    Projekte wie Wikipedia zeigen, dass das Prinzip tragfähig ist.
  • jederzeit abrufbar
    Solange eine IP-Verbindung und ein Browser zur Verfügung steht, können die Informationen gelesen und durchsucht werden
  • frei durchsuchbar
    Durch die Volltextsuche und Verknüpfung zu Schlagworten ist ein schnelles Auffinden von Informationen möglich
  • Optional Zugriffschutz über Authentifizierung
    Im Internet wird vieles "anonym" gepflegt und auf die Masse vertraut Bei uns sollte jedoch eine Autorisierung erfolgen um Bereiche
    zu schützen.

Durch die offene Architektur (Die meisten WIKI-Programme sind als Quelltext verfügbar, kostenfrei und können einfach an eigene Bedürfnisse angepasst werden.) sind fachspezifische Erweiterungen möglich. So könnten z.B. bisherige Dokumente importiert werden. Dies könnte sogar per Script erfolgen, z.B. die Ergebnisse eines ExBPA könnten so abgelegt werden.

EinsatzMöglichkeiten

Die primären Einsatzzwecke eines Wiki sehe ich in:

  • Dokumentation der eigenen IT-Landschaft
    Siehe auch Dokumentation
  • Dokumentation von FAQs, KB-Artikeln, Best Practice
    So könnte die Anleitung für Mitarbeiter auch im Wiki gepflegt werden. Oftmals ist das einfacher als ein Intranet zu pflegen. Mitarbeiter könnten sogar direkt Fehler verbessern oder Anleitungen erweitern.
  • Eigene "Ansichten"
    Ein Wiki kann sehr viele und sehr unterschiedliche Informationen enthalten.
  • Firmenweite "Knowledgebase" mit Linksammlungen

Weitere sind natürlich denkbar. Ein Wiki eignet sich auch sehr gut zur Erweiterung einer statischen Informationsseite um Bereiche, die die Besucher selbst ergänzen können.

Kriterien zur Auswahl

Ich kann und will ihnen keine Empfehlung für eine bestimmte Software geben. Die meisten Wiki-Programme sind kostenfrei und sogar im Source verfügbar, aber die wenigsten werden dies für eigene Anpassungen nutzen. Daher sollten Sie Kriterien für eine Bewertung aufstellen. Solche könnten sein:

  • Plattform: PHP, .NET, Perl o.ä.
    Die meisten Wiki's basieren auf PHP als Programmiersprache und nutzen meist Apache als Webserver. Allerdings gibt es auch Wiki's, die problemlos auf Windows mit dem IIS funktionieren und auf .NET basieren oder in Java geschrieben sind. Überlegen Sie, womit Sie am besten umgehen können.
  • Ablage: Dateien, mySQL, Microsoft SQL, XML andere
    Die Daten des Wiki werden natürlich irgendwie gespeichert. So gibt es Programme, die jede Seite einfach als XML-Datei ablegen, was natürlich auch eine spätere Umstellung erleichtern kann. Andere nutzen verschiedene SQL-Server als Ablage, was meist besser skaliert aber einen späteren Wechsel erschwert. Trotzdem ist eine echte Datenbank für Firmen sinnvoll.
  • Eingabe und Formatierung
    Der wichtigste Funktion ist natürlich die Unterstützung der Eingabe. Da Wiki's meist nur mit einem Browser bedient werden, sind Änderungen in der Regel ein Formular mit einem großen Textfeld, in dem der Inhalt eingepflegt wird. Es haben Sie hier einige Textkürzel zur Formatierung eingebürgert, die Überschriften, Aufzählungen etc. kennzeichnen. Einige Wiki's unterstützen dies mit Schaltflächen zum Einfügen der Steuerzeichen, andere erlauben sogar beinahe WYSIWYG-Bearbeitung. Anhand des Outlook Webzugriff 2003 ist gut zu erkennen, was heute mit modernen Browsern auch ohne ActiveX und Java möglich ist. Einige Wiki's bilden anhand der Zwischenüberschriften automatisch ein kleines Inhaltsverzeichnis oder erstellen automatisch Links für Worte, die auf eine gleichnamige Seite verweisen.
  • Berechtigungen und Benutzerverwaltung
    Während Wikipedia und andere vom Mitmachen leben und daher bis auf wenige Seiten keinen Schutz aktiviert haben, ist für ein internes Wiki für eine Dokumentation schon wichtig, die Gruppe der Betrachter und der Editoren zu bestimmen. Ideal ist natürlich, wenn das Wiki hierbei auf das Active Directory zugreift und keine eigene Verwaltung benötigt. Oft werden die Rechte auf Gruppen von Seiten angewendet, die häufig als "Collection" bezeichnet werden.
  • Versionsvergleich
    Wiki's haben den großen Vorteil, dass Sie auch eine Versionsverwaltung haben, d.h. jede Version Bestand hat. Nicht alle Wiki's erlauben aber auch einen einfachen Vergleich der Versionen mit der Anzeige der unterschiede und Rollback Funktionen. Hier ist sicher Wikipedia die Messlatte. Allerdings sind diese Funktionen bei einem internen Wiki mit bekannten Benutzern nicht so wichtig.
  • Suche, Kategorien, Schlagwort
    Ein Wiki hat eigentlich keine fixe Struktur. Jede Seite kann auf andere Seiten verweisen. So können ganz eigene Strukturen aufgebaut werden. Trotzdem ist natürlich eine Volltextsuche wünschenswert. Einige Wiki's erlauben zusätzliche Kategorien, die als Schlagworte genutzt werden können. Auch Stichwortverzeichnisse und Inhaltsverzeichnisse können nützliche Hilfsmittel darstellen.

Eine Gewichtung und Bewertung müssen Sie natürlich selbst vornehmen. Verschiedene Vergleiche finden selbst auf verschiedenen Wiki's

MSXFAQ als Wiki ?

Ich habe lange überlegt, ob ich die MSXFAQ vielleicht in ein Content Management System oder sogar in ein Wiki überführen sollte. Technisch wäre es kein Problem aber ich habe mich am Ende doch dagegen entschieden und nutze weiterhin Frontpage und statische Webseiten. (Details siehe Backstage) Meine Leser sind Administratoren und suchen Informationen. Ich gehe nicht davon aus, dass viele andere Personen Inhalte erstellen oder anpassen würden. Aufgrund der Popularität hätte ich wohl eher das Problem, dass Neider und Störer mehr kaputt machen würden.

Sharepoint als Wiki

Wenn Sie nun auch glauben, dass ein WIKI in ihrer Umgebung von Vorteil wäre, dann möchten Windows Administratoren natürlich gerne in ihrer Umgebung bleiben und wünschen Sich z.B. auch eine Berechtigung über das Active Directory. Vielleicht haben Sie ja heute schon die Windows Sharepoint Services 3 (Sharepoint) oder neuer installiert. Auch hier gibt es ein Wiki, was aber etwas anders funktioniert, als die im Internet gebräuchlichen Wikis. Gerade der (kaum vorhandene) Editor stört mich hier. Zwar verteilt Microsoft mittlerweile das Programm Sharepoint Designer kostenfrei, aber als echter WIKI Editor ist er (noch) nicht zu gebrauchen.

Siehe auch Sharepoint
Mit vielen Links zum Einsatz von Sharepoint als Wiki

Links

Wiki-Software gibt es für nahezu jedes Betriebssystem (Windows oder Unix) mit unterschiedlichen Datenbanken (mySQL, MSSQL etc.) und Sprachen (ASP, PHP, PERL, ASP.NET) so dass die Technologie gewählt werden kann, die Sie selbst am besten pflegen können. Als Einstieg kann z.B.: ein Stöbern in bestehenden Wiki's sein um den Einsatz aber auch die Produkte dahinter etwas können zu lernen. Einige Wiki's erlauben nicht nur den klassischen Artikelbereich, sondern Foren, Dateiarchive etc.

Das ur-Wiki:

Artikel über WIKIs

Einige bekannte Wiki's

WIKI Produkte (nicht repräsentativ):

Und es gibt sicher noch viele andere Implementierungen.