Softalk Maildisclaimer

Auch der "MailDisclaimer" von Softalk kann an jede ausgehende Mail einen Disclaimer addieren. Auf der Webseite können Sie eine 30  Tage Testversion ( ca. 3,3MB) herunter laden, welche sie auf dem Exchange Server installieren.

Setup

Die Installation ist einfach und muss auf dem Server erfolgen, auf dem die Funktion in den SMTP-Server integriert werden soll. Es reicht also auch hier die Installation auf den Connector Servern.

Auch hier ist die Installation einfach, so dass ich nur die wesentlichen Fenster mitgeschnitten habe. Natürlich müssen Sie auch hier einen Lizenzvertrag bestätigen und dann das Zielverzeichnis auswählen.

Weiterhin ist die Eingabe der Organisation, des Namens und der eigenen Mailadresse erforderlich. Das Setup generiert dann eine Mail an den Hersteller mit diesen Daten. Das Setup weist darauf explizit noch mal hin.l

Der Assistent schreibt mehrdeutig, dass die richtige Adresse für die Konfiguration wichtig wäre. Aber auch wenn ich hier eine falsche Adresse eintrage, liest das Setup doch irgendwo anders die "Local Domain" aus. Ich denke er nimmt einfach den AD-Domänenamen.

Danach ist das Setup schon abgeschlossen und fordert Sie auf, den virtuellen SMTP-Server neu zu starten. Leider kann man beim Setup nicht den virtuellen SMTP-Server auswählen, sondern erst später bei der Konfiguration ändern.

Der Neustart ist nach meiner Erfahrung übrigens nicht wirklich erforderlich.

Konfiguration

Per Default werden erst einmal keine Disclaimer angehängt aber jede Mail durch den SMTP-Service muss natürlich durch den EventSink verarbeitet werden. Die Konfiguration wird über eine eigene Oberfläche durchgeführt. Kontrollieren Sie zu erst die "Local recipients". Diese Domains werden als "Local" angesehen und sind später für  die Entscheidung bei den Regeln wichtig.

Über den Eintrag unter "Rules" können Sie manuell eine Regel anlegen. Sie können Aber auch unter Scenarios direkt eine Vorlage nutzen.

Eine neue Regel fragt zuerst nach, welche Mails generell berücksichtig werden sollen. Ein Disclaimer muss eigentlich nur an ausgehende Mails angehängt werden.

Im nächsten Schritt ist zu definieren, wie der Disclaimer aussehen soll. Der Disclaimer wird hier im Fenster direkt editiert. Die Buttons sind alle mit Tooltipps ausgestattet, so dass Sie einfach deren Funktion erkennen können. Hier können Sie auch zwischen dem grafischen Text und der Quellcode (HTML) umschalten als auch die gewünschten Felder aus dem AD einbinden.

Gerade bei der Umstellung kann es zweckmäßig sein, nicht an jede Mail einen Disclaier anzuhängen. Vielleicht senden heute schon verschiedene Personen einen eigenen Disclaimer mit. Wenn Sie z.B. anhand der Postleitzahl einen bestehenden Disclaimer zuverlässig genug erkennen können, dann können Sie so die Doppelung verhindern.

Dann ist nur noch anzugeben, ob diese Regel für alle Benutzer oder nur ausgewählte Benutzer und Gruppen zutrifft.

Wenn Sie user und Gruppen auswählen, dann müssen Sie diese natürlich im folgenden Dialog auch addieren. Wenn Sie allerdings mehrere Domains haben, dann ist diese Auswahl etwas unglücklich, da man nicht wirklich sehen kann, aus welcher Domäne eine Gruppe kommt.

Maildisclaimer User addieren

Mehrere Domains unterstützt Maildisclaimer, allerdings muss man dazu diese Domains als Suchbasis erst definieren. Von Hause aus nutzt Maildisclaimer nur die eigene Domain.

Normalerweise wird ein Disclaimer an jede Mail rund um die uhr addiert.

Damit ist der erste Schritt eines Disclaimer schon erledigt.

Regeln anpassen

Sie müssen aber nicht den Assistenten nehmen, sondern können auch manuell Regeln anlegen. Und hier sehen Sie dann sehr viel mehr Optionen, als der "Szenario-Assistent" ihnen offeriert.

Der  erste Blick auf die Konfiguration einer Regel ist mit vier Karteikarten überschaubar, aber der Anscheint trügt. ähnlich wie in Exchange 2007 oder Outlook können Sie im unteren Teil die blau hinterlegten Links anklicken und weitere Einstellungen vornehmen.

Sie können hier also fast alle Konstellationen abbilden.

Konkurrierende mehrere Regeln

Das Programm arbeitet die Regeln in der Reihenfolge der Definition ab. Dabei werden alle Regeln, die Zutreffen abgearbeitet. Es kann also sein, dass eine Mail sogar mehrfach geändert wird, z.B. indem je Abteilungsgruppe ein Disclaimer angewendet wird und Sie als letzte Regel einen globalen Disclaimer (z.B.  Messeauftritt) für einen bestimmten Zeitraum einrichten.

Sie können bei einer Regel natürlich auch einstellen, dass bei deren Zutreffen alle oder eine bestimmte Anzahl nachfolgender Regeln nicht  mehr ausgeführt wird. Hier ist also entsprechende Sorgfalt und Planung erforderlich.

Erweiterte Einstellungen

Außerhalb der verschiedenen Regeln können weitere Parameter eingestellt werden, die global wirken.

DC vorgeben 

So können Sie einen dedizierten Server für die Abfrage gegen das AD samt Anmeldedaten konfigurieren. Normalerweise nutzt die Software das lokale Computerkonto.

Ich könnte mir vorstelle, dass man damit die Software z.B.: auf einem System in der DMZ einsetzen kann, der nicht Mitglied der Domäne ist. Getestet habe ich es aber nicht.

Wichtig an diesem Fenster ist die Option, weitere "Search Bases" zu addieren. Über diesen Weg können bzw. müssen sie auch weitere Domänen registrieren, wenn deren Benutzer und Gruppen in der Auswahlbox erscheinen müssen.

Dynamische AD-Felder

Das zweite interessante Menü ist die Anfrage eines Benutzers anhand der Mailadresse. Sie können im Disclaimer ja auch dynamisch Felder verbinden, die dann beim Versand eingebaut werden. Über dieses Menü können Sie sehen, welche Inhalte für eine bestimmte Mailadresse addiert werden. 

Dies ist eine einfache Möglichkeit um die Basisfunktion des ADs zu prüfen.

virtueller SMTP-Server

Man kann im Produkt den virtuellen SMTP-Server einstellen, an welches sich der Disclaimer anbindet. Hier sollten Sie aber aufpassen, da das Programm nicht prüft, ob es diesen virtuellen SMTP-Server auch gibt.

Windows Service und DLL

Weiter oben haben Sie schon gelesen, dass auch Maildisclaimer als "OnPostCategorize"-Sink implementiert ist. Allerdings macht hier die DLL nicht die komplette Arbeit, sondern fängt die Mail ab und legt diese als EML-Datei im TMP-Verzeichnis der Anwendung ab. Allerdings hat ein Filemon (Sysinternals) gezeigt, dass der Dienst selbst nicht auf diese Datei zugreift. Welche Arbeitsteilung daher stattfindet, kann ich damit nicht sagen.

Durch diesen Trick kann die eigentliche DLL klein und schlank bleiben, da Sie ja im Prozessraum des IIS läuft während der Dienst z.B. AD-Zugriffe cachen könnte. Ob dies aber so funktioniert, kann ich nicht bestätigen, da ich keinen Zugriff auf Sourcen habe.

Lizenz

Das Programm "zählt" alle Benutzer im Active Directory um die erforderliche Lizenz zu ermitteln.

Haben Sie weniger Benutzer lizenziert, wird KEIN Disclaimer mehr angehängt. Leider gibt es dazu keine Alarmmeldung an den Admin oder einen Eventlogeintrag sondern nur eine Info im Logfile.  Ich bin mit dem Herstellerim Gespräch, dass er doch bitte weiterhin die Disclaimer anhängt und einen Eintrag im Eventlog erzeugt.

Aus der Dokumentation:
At startup and periodically while running, MailDisclaimer counts the number of mail enabled user accounts in the Active Directory and checks this against the number of users in the license. If the number of mail enabled user accounts is greater than the number of licenses purchased then the MailDisclaimer service fails to start or stops running

Wenn man nun aber ein "großes" Active Directory hat und nur auf eine Teilmenge von Anwendern einen Disclaimer anwenden will, dann kann man die Suchbereiche einschränken. Idealerweise natürlich über OUs.

Nach der Installation läuft das Programm als "30 Tage Trial" ohne jede Einschränkung. Die Eingabe der Lizenz erfolgt direkt im Programm.

Die Software wir nach usern und Servern lizenziert. Es zählt jeder Server, auf dem Sie das Produkt installieren, d.h. eine Firme mit 5000 usern auf 8 Servern und 2 Connector Servern könnt mit einer Lizenz von 2x 5000 user (entsprich 2x unlimited) hinkommen, da für den Disclaimer an das Internet nur die Connectorserver das Programm benötigen. Wenn Sie aber auch intern Disclaimer anbinden wollen, dann müssen Sie natürlich weitere Lizenzen kaufen.

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