Outlook Signatur

Verwechseln Sie diese Funktion nicht mit einer "digitalen Signatur", die die Integrität ihrer Mail bis zum Empfänger sicherstellt. Dies hier ist eher ein "Disclaimer", der an jede Mal angehängt werden kann.

Natürlich kann nun jeder Mitarbeiter in seinem Outlook einfach eine Signatur einstellen. Aber das hilft ihnen als Firmeninhaber nicht wirklich weiter, da Sie zum einen nicht zentral sicherstellen können, dass wirklich jeder Anwender solch eine formal korrekte Signatur einstellt. Zum anderen gibt es Zugangswege zu Exchange (z.B. OWA, ActiveSync, WAP etc.), die eine automatische Signatur nicht einfach unterstützen.

Die einzig zuverlässige Lösung ist eine servergestützte Signatur. In Verbindung mit Exchange kann dies nur über einen Transport EventSink oder ein Gateway zwischen Exchange und Internet erreicht werden.

Oft kommt aber eine Kombination beider Optionen zum Einsatz. Die Firma hängt dann die rechtlich erforderlichen Angaben dran während die Signatur des Anwenders in der Regel dann "davor" ist.

Einsatz in Outlook

Die Einstellung ist ganz einfach im Dialog für eine neue Mail zu finden:

Über den Punkt "Signaturen" kommen Sie dann an die erweiterten Einstellungen:

Ablageort

Interessant ist vielleicht auch, dass zumindest mit Outlook 2010 diese Disclaimer im Dateisystem gespeichert werden.

Sie sehen hier, dass jeder Disclaimer in allen drei Formaten (RTF, TXT, HTML) erstellt wird. Zudem gibt es für jeden Disclaimer noch ein unterverzeichnis mit Steuerdateien, welches ebenfalls nicht fehlen darf.

Sie können aber problemlos die Dateien, die zum gleichen Disclaimer gehören als Gruppe entfernen oder hinein kopieren. Outlook "bemerkt" den neuen Disclaimer ohne Neustart. Dies ist also eine einfache Möglichkeit als Firma den Disclaimer entsprechend zentral zu verteilen.

Konfiguration

Ob der Anwender ihn aber nutzt, bleibt ihm überlassen. Die Einstellung, welcher Disclaimer per Default angezogen wird, ist nämlich pro Mailkonto individuell und ist leider im MAPI-Profil hinterlegt.

Ein einfacher Import von Registrierungsschlüsseln ist damit nicht möglich.

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