OLXDisclaimerAgents

Unterstützung durch Net at Work:
Aufgrund der aktuellen Änderung zum 01. Jan 2007 bieten wir ihnen eine schlüsselfertige Lösung an:

OLXDisclaimer ist ein SMTP Eventsink von Gangl, welcher besonders durch seine einfache Bedienung überzeugt ohne dass notwendige Funktionen fehlen würden. Da dieses Programm nicht noch als Virenscanner, Spamschutz oder und andere Funktionen aufgebläht ist, die sie meist eh schon anderweitig realisiert haben, ist die Konfiguration und Installation schnell und geradlinig. Das macht das Programm besonders sympathisch für Firmen, deren Administrator kein Vollzeitfachmann ist.

OLX auf Exchange 2007
Die Version 2.0 ist ein Transport Agent, welcher analog zum Journalagent und Rule Agent alle Nachrichten bei der Übertragung verarbeiten kann.

OLX Disclaimer Konfigurationsschritte
Das können Sie alles einstellen olxdisclaimer.wmv (4MB)

Download

Bitte nutzen Sie die Seite des Herstellers, um die aktuelle Version anzufordern. http://www.gangl.de/URL/OLXDisclaimer.html

Installation (Bilder zeigen die Version 1.4)

Die eigentliche Installation habe ich nicht mit Bildern dokumentiert. Wie ein InstallShield die Dateien auf den Server kopiert, können Sie sicher alle. Bei der Installation sind folgende Daten einzugeben.

  • Lizenzvertrag bestätigen
  • Zielpfad eingeben
    Standardmäßig installiert sich das Programm nach C:\Programme\OLXAgents\OLXDisclaimer Agent

Wenn Sie keinen Test oder Produktschlüssel eingeben, dann gilt folgende Einschränkung, die am Ende des Setups auch deutlich angezeigt wird:

OLX Disclaier Warnung 

Die Deinstallation erfolgt, wie bei Windows Programmen üblich, über die Systemsteuerung. Danach muss aber der Server neu gestartet werden, damit die DLLs freigegeben und gelöscht werden. Leider blockiert der INETINFO-Prozess die OLXDisclaimer.dll, so dass diese Datei und die Verzeichnisse erst nach einem Neustart automatisch gelöscht werden. Wenn Sie selbst nur den INETINFO durchstarten, dann können Sie die Dateien auch ohne Serverneustart löschen.

Konfiguration

Schon während der Installation startet automatisch die Konfigurationsoberfläche. Die Liste ist zuerst leer und enthält nach dem Hinzufügen einer Disclaimer-Regel einen Eintrag.

OLX Regeln 

Über den "Hinzufügen"-Button startet ein Assistent, der ihnen sehr viel Freiheit in der Definition der verschiedenen Optionen lässt. Schauen Sie sich hier einfach eine Musterregel an:

Wählen Sie eine aussagekräftige Beschreibung und dann die entsprechenden Textdateien, welche die Vorlage für ihren Disclaimer erhalten. Sie können Sowohl VOR als auch HINTER die Nachricht eine entsprechende Meldung setzen.

Wenn ihre Anwender sowohl TEXT als auch HTML-Nachrichten senden, dann er werden Sie mehrere Versionen des Disclaimers pflegen müssen. Leider ist in OLXDisclaimer kein Editor eingebaut. Den Textdisclaimer können Sie natürlich einfach mit Notepad editieren. Hier ein Muster eines Disclaimer mit  Feldern aus dem Active Directory:

Die HTML-Version können Sie mit einem HTML-Editor ihrer Wahl anpassen. Eine entsprechende Musterdatei liegt ebenfalls bei.

Achten Sie darauf, dass die HTML-Datei "sauber" ist. Besonders wenn Sie einen Disclaimer mit Word erstellen und als HTML speichern, sollten Sie den HTML-Code "optimieren". So macht Word aus dem "%%"-Zeichen natürlich eine HTML-Darstellung.

Zudem können Sie an jede Mail auch noch entsprechende Dateien anfügen, z.B. Zertifikate, Bilder etc.

Im ersten Moment scheint das etwas überflüssig zu sein, da eine Firma sicher nicht an jede Mail eine Datei anfügen will, aber wenn Sie etwas weiter denken, dann kann es durchaus nützlich sein. So könnte der Disclaimer z.B. eine Datei einbinden, die von einem anderen System regelmäßig erzeugt wird, z.B.: ein Börsenticker. Als Dateianlagen wären z.B.: eine Wegbeschreibung oder die AGBs denkbar, wenn der Absender aus dem Vertrieb kommt.

Interessant wird nun natürlich die Filterung entsprechend von Absendern und Empfängern. Über diesen Weg kann man z.B. pro OU (also z.B. Firmengruppe oder Abteilung) unterschiedliche Disclaimer anlegen.

OLXFilter 

Die Beschränkung auf OUs bindet den Admin doch auch hinsichtlich des OU-Konzepts. für die meisten Administratoren ist aber genau die OU auch die gewünschte Filterung. Ansonsten sind natürlich auch LDAP-Filter möglich.

Über Regeln kann man die Disclaimer-Verarbeitung komplett außer Kraft setzen. So kann man Ausnahmen definieren, wenn bestimmte "Codeworte" in der Nachricht oder im Betreff stehen.

OLX Einfügung 

Die Ersetzung von Sonderzeichen ist vermutlich aus der Not entstanden, dass nicht alle Mailsysteme sauber HTML-Codieren. Und wenn ein Produkt wie der OLKDisclaimerAgent die Mail sowieso verändert, kann es diese Korrektur auch gleich durchführen.

Die Steuerung eines "Endzeitpunkts" ist sehr nützlich, wenn der Disclaimer z.B. eine Ankündigung für eine Messe oder Veranstaltung enthält. Es wäre ja peinlich, wenn nach dem Zeitpunkt immer noch dafür Werbung gemacht würde.

Damit wäre die Einrichtung einer Disclaimer-Regel erledigt. Natürlich können Sie mehrere Regeln einrichten. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht konkurrierende Regel einsetzen.

Hinter den Kulissen

Eine reine Produktbeschreibung könnten Sie auch auf der Webseite des Herstellers finden. Wenn man etwas hinter die Kulissen schaut, dann findet man im Programmverzeichnis folgende Dateien:

Der Produktumfang ist zum Glück einfach überschaubar. Interessant sind aber z.B. die beiden Logdateien:

  • OLXDisclaimer.log
    Hier protokolliert das Programm seine Aktivitäten.
  • OLXRegistrar.log
    Hier finden Sie Hinweise zur Registrierung. Sicher ist diese Datei eher für die Fehlersuche für den Hersteller interessant, aber auch als Admin können Sie hier genau sehen, wie und wo sich der OLXDisclaimerAgent registriert.

Der Agent ist nämlich kein SMTP-"OnArrival"-TransportSink, wie ich ihn auf EventDisclaimer einfügen verwende, sondern ein "OnPostCategorize"-Sink.

 ---------
| Binding |
---------
        Event: SMTP Transport OnPostCategorize
        ID: {BD172EB0-8292-4667-B17F-D934C3ACA7DC}
        Name: OLXDisclaimer Agent
        SinkClass: OLXDisclaimerSMTPSink.SMTPEventSink
        Priority: 24575
        Enabled: -1

Damit umgeht das Programm natürlich schön die Beschränkungen, dass ein "OnArrival"-Sink MAPI-Mails nicht direkt verarbeiten kann. Leider kann diese Schnittstelle nicht mit CDO und damit nicht per VBScript oder Visual Basic genutzt werden. Hier ist C++ Programmierung erforderlich.

Die Konfiguration selbst liegt in der Datei "OLXDisclaimer.dat". Diese Datei kann man problemlos auf andere Server kopieren, wenn man z.B.: mehrere Connectorserver betreibt. Entsprechend einfach erfolgt die Lizenzierung. Der Lizenzschlüssel wird einfach in das Verzeichnis kopiert.

Beim ersten Start des Sinks sendet OLXDisclaimer eine Mail mit der Lizenzinformation an die Adresse "olxdisclaimeragent@exchange-addons.com". Es ist eigentlich traurig, dass Personen Lizenzschlüssel weitergeben und damit die Weiterentwicklung des Produkts letztlich erschweren. Dieses Verhalten ist in den Lizenzbestimmungen deutlich erklärt und erfolgt daher nicht heimlich.

Wenn Sie denn OLXDisclaimer "kaufen", dann erhalten Sie nur eine Lizenzdatei (olkdisclaimer.lf). Diese müssen Sie in dem Windows Verzeichnis (C:\WINDOWS) ablegen und nicht im Programmverzeichnis.

Disclaimer und Exchange 5.5, 2007, Notes, GroupWise und andere SMTP-Systeme

Wer noch Exchange 5.5 einsetzt und nicht die Microsoft DLL im SMTP-Connector einbinden will oder wer Exchange 2007 nutzt und die einfache Lösung von Exchange 2007 (Siehe E2K7 Disclaimer) nicht zusagt, oder wer einen ganz anderen Mailserver einsetzt, der kann OLXDisclaimer auch mit diesen Systemen einsetzen. Der Trick besteht einfach darin, die Mails über einen Windows 200x SMTP-Server zu leiten:

  • Betriebssystem des Servers muss Windows 2000/2003 sein
    Ohne diese Basis kann der nächste Punkt nicht erfüllt werden.
  • Windows SMTP-Dienst muss installiert werden
    Der wird für den OLXDisclaimer immer gebraucht
  • Der Server muss in der Domäne Mitglied sein
    OLXDisclaimer nutzt OUs oder LDAP-Felder und kann sonst keinen Disclaimer zuweisen. Aktuell gibt es keinen "Default Disclaimer", wenn der Absender nicht im AD gefunden wird.

Nun kann man dem bisherigen Mailserver mitteile, dass er ausgehendes Mails per Smarthost zu dem Windows SMTP-Server sendet und von dort dann den normalen Weg ins Internet finden. So kann man also auch bei diesen Systemen einen "Disclaimer" anhängen. Je nach System kann es sogar möglich sein, diese Verkettung auf einem System zu realisieren.

Cluster und mehrere SMTP-Server

OLXDisclaimer registriert sich immer nur auf den ersten virtuellen SMTP-Server. Beim Einsatz auf einem Cluster oder einem Server mit mehreren SMTP-Instanzen kann es natürlich passieren, dass dies der falsche SMTP-Server ist oder OLXDisclaimer an mehrere SMTP-Server gebunden werden muss. Auch das ist möglich. Allerdings müssen Sie dazu die Bindung von Hand ausführen.

cscript smtpreg.vbs /add 2 OnPostCategorize "OLXDisclaimer Agent" OLXDisclaimerSMTPSink.SMTPEventSink ""

cscript smtpreg.vbs /remove 2 OnPostCategorize "OLXDisclaimer Agent"

Zudem benötigen Sie eine aktueller Version von SMTPREG.VBS. Die von Microsoft anfangs verteilte Version konnte nur OnArrival-Sinks registrieren.

smtpreg.vbs.txt
Bitte Textdatei mit der Endung VBS speichern

Weitere Informationen zum SMTP-Sink und der Registrierung finden Sie auch auf SMTP-EventSink.

Disclaimer und S/MIME

Seit der Version 1.5 erkennt OLXDisclaimer digital signierte Mails. Bei solchen Mails kann ein Disclaimertools keinen Disclaimer anfügen ohne die Signatur zu zerstören. Das ist ja das Prinzip einer digitalen Signatur, dass Veränderungen einer Mail erkannt werden. OLXDisclaimer hängt an solche Mails keinen Disclaimer an, um die Signatur nicht zu brechen. Dies wird im Logfile aber auch protokolliert.

26.03.2007 13:27:29 : Info: New message detected. Sender: frank.carius@msxfaq.tld,
                            Subject: RE: Disclaimer an RTF
26.03.2007 13:27:29 : Info: Recipient: user@example.com
26.03.2007 13:27:29 : Info: Skipping e-mail because it is digitally signed or encrypted

Disclaimer und "SendAs"

Eine knifflige Frage bei "Disclaimern" ist das Verhalten bei der Nutzung von Stellvertretern. Hier speziell, wenn eine Person "im  Auftrag" einer anderen Person sendet. Welcher Disclaimer wird in diesem Fall an die Mail angehängt ?

OLXDisclaimer hängt beim Versand "im Auftrag von" den Disclaimer des eigentlichen Absenders dran. Wird aber mittels "Senden Als" versendet, dann die Mail mit der Signatur des "VON-Postfach" verschickt.

Disclaimer und BIlder

Seit der Version 1.6 kann man auch "Inline-Bilder" mit dem Disclaimer versenden-. Dazu legt man das Bild in das gleiche Verzeichnis wie der Disclaimer (z.B. C:\Programme\OLXAgents\OLXDisclaimer Agent\Templates\) und bindet es über ein IMG-Tag ein.

<img border="1"alt="Firmenlogo" src="logo.jpg" width="369" height="72">

Beachten Sie aber, dass nicht alle Empfänger mit Inline-Images arbeiten können und dieses Image nur bei HTML und RTF-Nachrichten eingefügt werden kann.

Zusammenfassung

Für einen Listenpreis von unter 1000 Euro erhält man viele Funktionen, so dass sich eine Eigenentwicklung einfach nicht mehr lohnt. OLXDisclaimer kann mittlerweile auch Weiterleitungen, automatische Antworten etc. verarbeiten und geht damit über die Basisfunktion eines einfachen Disclaimers schon weit hinaus.

Für die meisten Firmen dürfte eine kommerzielle Lösung daher die beste Wahl für die zentrale Implementierung von Disclaimern sein.

Wer einen serverseitigen Disclaimer nicht mag, weil damit signierte Mails brechen oder der Anwender letztlich nicht sieht, welcher Disclaimer angefügt wird, der kann z.B. OLXCorporate (http://www.gangl.de/URL/olxcorporate.html) anschauen, welches als Outlook AddOn arbeitet. Auch in Kombination können die Produkte arbeiten, so dass der Serverprozess nur einen Disclaimer anhängt, wenn dies seitens des Anwenders vergessen, unterbunden oder mittels ActiveSync nicht möglich ist.

Weitere Links