Raumbuchung

Outlook kennt schon lange die Funktion, bei einem Termin auch Ressourcen wie Besprechungsräumen, Beamer und andere Dinge, mit einzuladen. Outlook hat dann eine Einladung an alle Teilnehmer, also auch die Ressourcen gesendet. Da stellt sich natürlich die frage, wie so eine Ressource diese Terminanfrage eigenständig bearbeiten soll, wo ja kein Anwender dieses Postfach liest: Microsoft hat dazu mehrere Wege vorgesehen:

  • Direct Booking
    Outlook versucht selbst im entsprechenden Raum die Termine einzutragen, wenn der Organisator die Berechtigungen hat.
  • Outlook als Dienst
    Einige Firmen habe schon in den Exchange 5.5 Zeiten auf einem PC einfach permanent ein Outlook geöffnet gelassen, welches die verschiedenen Räume "gelesen" und automatisch beantwortet hat.
  • Outlook eines Stellvertreters
    Auch über die Stellvertreterfunktion kann jedes Outlook welches zusätzlich auch eine Ressource als weiteres Postfach mit geöffnet hat, diese Verarbeitung übernehmen.
  • Exchange Auto Accept Agent
    Für Exchange 2000/2003 gibt es einen Server Agent, welcher aber gesondert zu installieren und konfigurieren ist, welcher dann die Terminanfragen beantwortet.
  • Exchange 2007
    Hier ist die Funktion des Agenten in den Store gewändert und muss nur aktiviert werden.

Das schöne dabei ist, das alle Verfahren parallel in der gleichen Organisation arbeiten können. Allerdings gibt es schon immer mal wieder ein paar Besonderheiten, die ich auf TerminFAQ erläutert habe. Auf dieser Seite möchte ich drei Optionen vorstellen, wie sie Besprechungsräume konfigurieren könnten:

  • Der gemanagte Raum
    z.B. der Präsentationsraum für Kunden und Vorstand, der vom Empfang oder Chef-Sekretariat verwaltet wird
  • Der Gruppenraum
    Der Teamarbeitsraum, den sich Produktgruppen teilen und nur von diesen ohne weitere Koordination gebucht werden darf
  • Der freizügige Raum
    Räume und Dinge zur freien Verwendung, die erst mal jeder Buchen darf.

Über Berechtigungen werden die Zugriffe auf die Räume verwaltet. Über entsprechende Namenskonzepte sollten Sie sich vorab Gedanken machen.

Der gemanagte Raum

Dieser Raum kann zwar von allen Personen gebucht werden, aber es erfolgt keine automatische Zusage. Ein Sekretariat (z.B.: über eine Raum-Gruppe gesteuert) muss die Einladungen aktiv zusagen. Oft ist dies gewünscht, wenn damit auch Vorbereitungstätigkeiten (Getränke, Flipchart, Bestuhlung, Kekse) erforderlich sind.

  • Raum darf nur durch das Sekretariat gebucht werden
  • Der Raum "Name-des-Raums" ist eine Mailbox in Exchange
  • Sicherheitsgruppe "Gruppe-Name-des-Raums" mit Verteilerfunktion " bekommt Stellvertreterrechte (Lesen, Schreiben)
  • Sicherheitsgruppe "Gruppe-Name-des-Raums" mit Verteilerfunktion " bekommt Kopie der Einladungen
  • Exchange 2007 sagt nicht automatisch zu.
  • Teilnehmer können "Free/Busy" sehen (default)
  • Mitglieder der Sicherheitsgruppe "Gruppe-Name-des-Raums" mit Verteilerfunktion "  können in den Kalender schauen
  • Andere Personen können nicht in den Kalender schauen (nur Frei/Belegt-Zeiten)
  • Jeder Benutzer kann den Raum mit einladen (default)
  • Ein Mitglied der Raumgruppe muss explizit "zusagen"
    Dieser Personenkreis kann auch absagen oder einen Alternativtermin vorschlagen. Dann muss aber der Organisator wieder aktiv werden.
  • Bestätigte Termin muss der Organisator verlegen.

Ist das Sekretariat ein Funktionspostfach (z.B. der Empfang), dann kann man auch dieses Postfach als Stellvertreter eintragen und spart sich die Probleme einer Einladung an mehrere Damen und Herren über eine Gruppe.

Der Gruppenraum

Anders ist es bei Teamarbeitsräumen. Hier gibt es meist keine Zwang ein Sekretariat oder eine koordinierende Stelle einzuschalten, so dass der Raum umgehend gebucht werden kann. Allerdings sollten hier die Nutzer auch einen Einblick in den Raum erhalten um bei Konflikten auch die Ursache zu sehen. So kann dieser Kalender auch als Teamkalender genutzt werden.

  • Gruppe "Raum xxx Bucher" wird eingerichtet
  • Gruppe "Raum xxx Bucher" bekommt Stellvertreter Rechte (Lesen, Schreiben, keine Private)
  • Gruppe "Raum xxx Bucher" bekommt KEINE Kopie der Einladungen. (buchen direkt)
  • Mitglieder der Gruppe "Raum xxx Bucher" dürfen direkt buchen.
  • Postfach "Empfang" bekommt Stellvertreter Rechte (Lesen, Schreiben, keine Private)
  • Postfach "Empfang" bekommt Kopie der Einladungen
    kann absagen oder Alternativtermin vorschlagen
  • Exchange 2007 sagt nicht automatisch zu

Der freizügige Raum

Der letzte Raum stellt einen generischen Raum dar, den jeder Nutzer buchen kann, der Mitglied in der entsprechenden Gruppe ist.

  • Raum sagt jeder Einladung zu, wenn kein Konflikt vorhanden ist.
  • Jeder kann die "Free/Busy"-Zeiten ohne Details ansehen
  • Gruppe "Raumname" bekommt Stellvertreter Rechte (Lesen, Schreiben, keine Private)
  • Gruppe "Raumname" bekommt KEINE Kopie der Einladungen. (buchen direkt/Exchange)

Damit Exchange 2007 solche Räume sofort verarbeitet, müssen Sie mit der PowerShell die entsprechenden Konfigurationen vornehmen:

Set-MailboxCalendarSettings
  -Identity RaumKlasse3
  -AutomateProcessing AutoAccept
  -DeleteAttachments $true

Weitere Parameter finden Sie in der Exchange Online Hilfe.

Eine normale Mailbox können Sie mit Set-Mailbox einfach konvertieren

Set-Mailbox Raumname -Type Room

Zeiten und Buchungen

Beachten Sie, dass auch Räume "Zeiten" haben, in denen sie gebucht werden können. Versucht jemand einen Termin außerhalb dieser Zeit einzutragen, kann der Raum nicht gebucht werden. Ein kurzer Überblick liefert folgendes Commandlet:

[PS] C:\>Get-Mailbox -RecipientTypeDetails roommailbox | Get-MailboxCalendarConfiguration  |ft identity,working* -AutoSize

Identity                                WorkingHoursStartTime WorkingHoursEndTime WorkingHoursTimeZone
--------                                --------------------- ------------------- --------------------
msxfaq.de/Abteilung/Room3SG5         06:00:00              22:00:00            W. Europe Standard Time
msxfaq.de/Abteilung/Besprechungsecke 06:00:00              22:00:00            W. Europe Standard Time

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