Auto Accept Agent

Der Auto Accept Agent ist ein Store Event Sink von Microsoft, um Terminanfragen bei Ressourcenpostfächer automatisch zu verbuchen.

Exchange 2007 hat diese Funktion im Store eingebaut, so dass der Auto Accept Agent hier nicht mehr erforderlich ist. Statt dessen können Sie pro Postfach per PowerShell und dem Befehl "Set-MailboxCalendarSettings" konfigurieren.
Calendar Concierge
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2006/07/24/428390.aspx

Ein Problem bis Exchange 2003 ist die mangelnde Kennzeichnung von Ressourcen. Outlook erlaubt schon lange bei der Terminplanung die Einladung von Ressourcen.

Ressourcen sind aber aus der Sicht eines Exchange Administrators einfach nur Postfächer. Waren bei Exchange 5.5 auch wirklich nur Postfächer anzulegen, so muss bei Exchange 2000/2003 zumindest auch ein Active Directory Konto vorhanden sein, welches aber nicht zur interaktiven Anmeldung verwendet werden darf.

Sie sollten Sich ein ordentliches Namenskonzept einfallen lassen, damit Ressourcen auch sofort als solche erkannt werden. Zudem sollten die prüfen, ob Nachrichten an diese Postfächer gesendet werden oder dies mittels Empfangsbeschränkungen (Siehe Limits, oder wie kann ich Grenzen setzen) verhindern.

Einladen und Buchen

Wenn Sie nun mehrere Personen und einen Besprechungsraum zu einem Termin einladen, dann sendet Outlook an die Teilnehmer entsprechende Einladungen. Bei der Ressource hingegen gibt es ja keinen Mensch und kein Outlook, welches eine solche Einladung akzeptieren und in die den Kalender der Ressource übernehmen könnte. Daher versucht Outlook 2000 und neuer direkt in den Kalender der Ressource den Termin einzutragen (Direct Booking). Wenn dies aber mangels Berechtigungen oder Erreichbarkeit nicht möglich ist, dann sendet Outlook eine Einladung an dieses Postfach.

Nun muss ein Prozess dafür sorgen, dass eben diese Termineinladungen auch verarbeitet werden. Wenn Sie nun kein Outlook auf einem Prozessrechner rund um die uhr mit diesem Postfach laufen lassen wollen, dann ist der Auto Accept Agent ihr Freund.

Dieses Programm ist als COM-DLL realisiert, die auf dem Exchange Server installiert werden muss, auf dem das Ressourcenpostfach liegt. Danach muss ein Eventsink für jedes Ressourcenpostfach eingerichtet werden, damit der Exchange Informationsspeicher beim Eintreffen einer neuen Nachricht diese an das COM-Objekt übergibt. Was sich schlimm anhört, ist eigentlich ganz einfach zu bewerkstelligen.

Der Auto Accept Agent wird durch eine neue Mail im Posteingang der vorher konfigurierten Postfächer angetriggert, um die Einladungen zu verarbeiten. Er übernimmt die entsprechenden Anfragen und sagt diese bei Konflikten auch ab. All das ist über eine Konfigurationsdatei einstellbar. eine grafische Konfigurationshilfe gibt es aber nicht.

Der Auto Accept Agent sorgt dann auch dafür. dass die Frei/Belegt Zeiten aktualisiert werden. Hier nutzt er aber per Default nur 2 Monate. Will man hier mehr Vorlauf veröffentlichen, muss man auf dem Server, auf dem der Auto Accept Agent installiert ist, einen Registrierungsschlüssel setzen. für vier Monate könnten Sie folgende Datei als REG-Datei speichern und importieren.

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Excdo\Parameters
Name: FBPublishMonth
Value type: DWORD

Download

Zuerst benötigen Sie den aktuellen Agenten, den Sie von Microsoft herunterladen können.

Microsoft Exchange Server Auto Accept Agent 06.05.7618 Englisch
http://www.Microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=3d0884e6-c603-491d-bf57-acf03e046bfe&DisplayLang=en

Microsoft Exchange Server Auto Accept Agent 06.05.7618 Deutsch
http://www.Microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=3d0884e6-c603-491d-bf57-acf03e046bfe

Sie sollten zusätzlich zu den Informationen auf dieser Webseite natürlich die Dokumentation zum Agenten lesen.

Installation

Der Installationsprogramm müssen Sie auf dem Exchange Server aufrufen. Es installiert das COM-Addon, welches Sie auch mit der Konsole (DCOMCNFG) sehen können.

Bild fehlt noch

Damit allein ist es aber nicht getan, da Sie nun mittels VBScript auf allen Ressourcen Postfächern einen Eventsink (siehe auch Exchange 2000/2003 Event Sinks) installieren müssen, so dass bei jeder neuen Mail an solch ein Postfach die Businesslogik des das COM-Objekts gestartet wird. Die eigentliche Verarbeitung der Mail macht daher die kompilierte Komponente.

Nutzen

Danach können Sie weiterhin wie gehabt die Ressourcen bei Terminen mit einfügen und das Script sorgt da für, dass Termine zu freien Zeiten automatisch angenommen werden und bei Konflikten der Termin abgelehnt wird. Das entbindet Sie als Organisator eines Termins natürlich nicht, vorab über die Frei/Belegt-Zeiten die Verfügbarkeit zu prüfen. Es kann sonst schon sehr peinlich sein, wenn Sie zu einem Termin einladen und dieser dann aufgrund der Ressource doch wieder verschoben werden muss. Die Ressource und das dazu gehörende AutoAccept-Skript dort aber dafür, dass konfliktfreie Termine auch wirklich im Kalender der Ressource eingetragen werden

Auto Accept Internals

Auf der Seite "Exchange Server 2003 - understanding Auto Accept Agent http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb124617(EXCHG.65).aspx" hat Microsoft sehr gut die Funktionsweise als Flussdiagramm dokumentiert.

Weitere Links