Regeln

Ehe Sie über "Regeln" nachdenken, sollten Sie überlegen, welche der drei Wege für die der Richtige ist. Neben der Möglichkeit ein Skript für einen Ordner zu erstellen, können Sie auch mit Skripten und mit Eventsinks eine Lösung schaffen.

Es gibt eine eigene Seite zu Out of Office-Regeln und Weiterleitungen

Der Speicherplatz für Regeln auf dem Server ist bis Exchange 2003 auf "32k" begrenzt und kann nicht erweiterte werden. Abhängig von der Komplexität der Regeln ergibt dies nach meinen Erfahrungen eine Grenze von 80-200 Regeln.

Exchange 2007 erweitert die Regel auf 64k. Outlook 2007 speichert die Regeln zusätzlich "effektiver". Wenn das immer noch nicht reicht, kann bei Exchange 2007 der Administrator den Regelspeicher pro Benutzer noch einmal anheben ( set-mailbox -identity MyMailbox -RulesQuota 256KB). Allerdings sollte das nicht die Regel werden, da dies doch die Performance des Servers reduziert.

Mit Exchange 2010 können nun auch Regeln von Benutzern per PowerShell eingesehen und geändert werden.
Disable-InboxRule, Enable-InboxRule, Get-InboxRule, Remove-InboxRule, New-InboxRule, Set-InboxRule

Regeln sind der einfache Weg, eine automatische Weiterverarbeitung von Nachrichten zu erreichen.  Aber es gibt auch Grenzen. Bestimmte Vergleiche und Aktionen (z.B. automatische Drucken) lassen sich schwer oder gar nicht mittels einer Regel umsetzen. Hier kommt dann Exchange Skripte zum Einsatz.

Neben der Möglichkeit, Stellvertreter zu nutzen, können auch Regeln für die Verteilung und automatische Verarbeitung von Nachrichten genutzt werden. Beim Einsatz von Regeln hierbei wird meist eine Kopie der Nachricht erzeugt, so dass sie Nachrichten dann mehrfach im System haben. öffentliche Ordner und Stellvertreter haben am einigen Stellen eine bessere Eignung.

So sieht das Fenster der Regeln mit Outlook 2000 aus. Sie erkennen gut, welche Regeln kurzfristig deaktiviert sind bzw. welche nur auf dem Client ausgeführt werden können. Die Regeln liegen mit Exchange in einem versteckten Ordner noch oberhalb des Posteingangs. Anwender von Veritas BackupExec können diese Systemorder, die es auch für Ansichten und Formulare etc. gibt, z.B. bei der Backupauswahl sehen.

Outlook 2007 liefern noch weit mehr Details für die Regeln

Auch die Reihenfolge sollte bei der Einrichtung von Regeln bedacht werden.

Es gibt kein echtes Limit für die Anzahl von Regeln, allerdings dürfen alle Regeln eines Postfachs zusammen nicht mehr als 32 KB belegen, d.h. je nach Komplexität der Regel können Sie mehr oder weniger davon anlegen. Allerdings sei vor allzu vielen Regeln gewarnt, denn die Regeln benötigen Zeit bei der Abarbeitung und spätestens, wenn Sie "offline" oder per Modem oder ISDN eine langsame Verbindung zum Server nutzen, werden Sie schon bald die Regeln auf das notwendigste Beschränke.

Postfachregeln serverbasiert

Outlook und Exchange unterscheiden serverbasierte und Clientbasierte Regeln. In der Regel tun beide das gleiche, aber einige Funktionen lassen sich nur Clientregeln ausführen, z.B.: wenn die Nachricht verschlüsselt ist oder der Server keinen Zugriff auf die Anlagen etc. hat.

Serverbasierte Regeln haben aber den Vorteil, dass diese auch aktiv sind, wenn der Client abgeschaltet ist. Allerdings benötigen Sie Outlook, um diese Regeln zu erstellen und zu pflegen. Mit POP3 oder IMAP4 oder per Outlook Web Access können Sie keine serverbasierten Regeln pflegen. Outlook muss dazu im "Unternehmens oder Arbeitsgruppenmodus" laufen.

Regeln werden konvertiert von Exchange 2000 nach 2003
Beachten Sie  bitte bei einer Migration von Benutzern von Exchange 2000 nach 2003 folgenden Artikel:

899328 The synchronization of mailbox rules may be delayed when you move mailboxes from an Exchange 2000 Server server to an Exchange Server 2003 server
886616 Some rules are disabled, and you receive an error message when you try to enable them after you upgrade to Outlook 2007 or to Outlook 2003

Die Verarbeitung von Regeln kann bis Exchange 200 SP2 nach der Migration eines Postfachs auf Exchange 2003 verzögert einsetzen. Die durch den Store erforderlichen Konvertierung startet nicht immer sofort nach der Migration. Es gibt einen Hotfix

32k und mehr
By Default kann der Exchange Server bis zu 32kByte für Regeln speichern. Abhängig von der Komplexität sind damit 80-120 Regeln möglich. Erst mit Exchange 2007 können bis zu 256k pro Benutzer konfiguriert werden

Postfachregeln Clientbasiert

Clientbasierte Regeln bietet ihnen Outlook in jeder Betriebsart. Allerdings werden die Regeln eben von dem laufenden Outlook durchgeführt. Ist Outlook nicht gestartet, dann werden die Regeln nicht ausgeführt. Als Weiterleitungen im Falle einer Abwesenheit eignet sich diese Regel dann nicht.

Man kann sogar per VBA-Code verschiedene Regelfunktionen abbilden, die nicht über die GUI zu konfigurieren sind

  • 292063 How to create a custom rule using Visual Basic für Applications (VBA) in Outlook 2002

Regel auf öffentlichen Ordnern

Genauso wie Regeln auf Postfächer möglich sind, können Sie Regeln auf Ordner einstellen. Sie müssen dazu die Eigenschaften des Ordners bearbeiten und unter Ordnerverwaltung können Sie dann auch hier einfache Regeln einstellen

Weiterleitung ins Internet

Es liegt nun nahe, eine Regel zu bauen, die jede Nachricht an ein Postfach z.B. an ein zweites Postfach im Internet zustellt. Dies ist generell möglich aber mit aktuelleren Service Packs von Microsoft standardmäßig deaktiviert. Dies ist auch dringend notwendig, da es hierbei mehrere Punkte zu bedenken gibt, ehe Sie diese Möglichkeit als Administrator aktivieren:

  • Sicherheit
    Nachrichten innerhalb von Exchange sind relativ sicher. Wenn Sie als Mitarbeiter eine vertrauliche Nachricht an ihren Kollegen in der Firma senden, können Sie als Absender nicht erkennen, ob die Mail nach extern geht. Eine Nachricht über da Internet z.B.: in ein Postfach bei einem freien Provider ist per Default unverschlüsselt und liegt oftmals auf einem Unix-System als "Textdatei" vor. Dies sollte bekannt sein.
  • Schleifen
    Es besteht die Gefahr von Schleifen, wenn eine Nachricht weitergeleitet wird und die Gegenseite ebenso antwortet (z.B. Quittungen) und Exchange nicht erkennen kann, dass es keine "echte" Nachricht, sondern nur eine Statusinformation ist. Klassischer Fall: Sie senden eine Nachricht an ein Postfach bei T-Online, welches aber schon zu 2 MByte gefüllt ist. T-Online sendet ihnen nun eine "neue" Nachricht, mit den Informationen. Exchange wird diese Mail sofort wieder an....  den Rest können Sie sich denken.
  • Datenschutz
    Sie sperren IMMER ihren PC, wenn Sie den Platz verlassen ?. Was wäre, wenn eine andere Personen ihnen eine "Regel" einbauen würde, die jede Mail nach draußen senden würde. Es würde vermutlich sehr lange dauern, bis Sie dies bemerken dürften. Aber die internen Informationen wären dann schon in fremden Händen.

Das sind nur drei der Beispiele, warum sie eine automatische Weiterleitung an das Internet nicht aktivieren sollten oder nur für ausgewählte Domänen. Im Internet Mail Dienst können Sie diese Beschränkung global oder je Zieldomäne aufheben, aber sie sollten wissen, was dies bedeutet. Anwender, die "zwei" Arbeitsplätze haben, sollten eher über den "Offlinebetrieb" informiert werden, als jede Mail doppelt in zwei Postfächer zu übertragen und zu lesen.

Exchange 5.5

Wenn Sie es aber trotzdem aktivieren wollen: Im Exchange 5.5. Administrator unter Verbindungen im Internet Mail Dienst die Registerkarte "Internet Mail" "Weitere Optionen" anwählen.

Hier die Haken entfernen bei [ ] Automatisches Antworten an das Internet deaktivieren. Achtung: Entferne Haken bedeutet "frei geschaltet" !!!.

Exchange 2000/2003

Mit Exchange 2000 finden Sie die Einstellungen im Exchange Systemmanager unter "Global Settings" auf Deinem Exchange 2000 Server.

Die gewünschte Einstellung gibt es in den Eigenschaften von "Internet Message Formats" - "Default":

Aber bedenken Sie, was sie damit eventuell anrichten können im Bezug auf die Unsicherheit vertraulicher Informationen und die Gefahr von Schleifen in ihrem Mailsystem mit den verbundenen Kosten. Ich rate explizit davon ab. Besser ist es, den Anwendern mit erhöhter Mobilität die Wege eines remote Zugangs per VPN oder RAS oder der Zugriff per Outlook Webzugriff oder Terminal Server zu ermöglichen.

Exchange 2007/2010

Auch hier kann man per Remote Domain" steuern, an welche Domänen solche automatisch generierten Mails überhaupt erst erstellt werden. Die Einstellungen finden Sie in den globalen Optionen zur Hub/Transport-Rolle als "Remote Domain"

Per Default sind auch hier automatische Antworten und Weiterleitungen unterbunden.

Offline

Regeln funktionieren auch Offline. Während der Server die serverbasierten Regeln einfach so abarbeitet, kommen die Clientregeln vor der Replikation zum tragen. Dadurch kann sich die Replikation merklich verzögern. Interessant sind hier serverbasierte Regeln, die z.B.: besonders große Nachrichten aus dem Posteingang in einen anderen nicht replizierten Ordner verschieben. Andererseits können Sie auch bei der Replikation selbst Grenzen je Element und Ordner eingeben, welche Sie auch nutzen sollten.

Deaktivierte Regeln

Wenn Sie OWA2007 verwenden und eine Regel erstellen wollten, dann könnten Sie folgende Meldung sehen:

OWA Regeln

Sie können Regeln deaktivieren, aber dann können Sie diese nicht per OWA bearbeiten.

Regeln per PowerShell

Es gibt verschiedene Skripte und Tools, um Regeln automatisch zu bearbeiten, so dass der Anwender nicht immer per Interaktion mit Outlook hier aktiv werden muss. Es gibt viele Gründe, solche Regeln z.B. nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters zentral zu steuern ohne gleiche Postfachbesitzer zu werden. Exchange 2010 erlaubt dies sogar per PowerShell:

Blick hinter die Kulissen

Outlook legt Regeln an und speicher diese im Postfach als versteckte Nachrichten. Mit MFCMAPI und anderen Tools können Sie diese Regeln sehr einfach einsehen. MFC-MAPI hat dafür sogar eigenes einen Menüpunkt:

Die Regeltabelle zeigt dann alle vorhandenen Regeln an

Die Regeln können aber auch pro Ordner konfiguriert werden. Dann liegen die Regeln dort in einer versteckten Info. Der Exchange Server versucht die Regeln auszuführen, aber das kann er nur für bestimmte Bedingungen. So ist der Betreff für den Exchange Server erreichbar aber für den Body einer Mail muss dies nicht zustimmen (Codierung, Verschlüsselung etc), so dass einige Regeln eben nur auf dem Client ausgeführt werden.

Solche Regeln werden dann in einem verstecken Ordner "Deferred Action"  (DAF = Deferred Action Folder) als DAM = Deferred Action Message angelegt und später durch den Client verarbeitet.

Journaling

Nun könnten Sie ja auf den Gedanken kommen, über eine Regel in jedem Postfach quasi eine Archiv und Journalfunktion zu installieren. D.h. jede Mail an ein Postfach wird so in ein "Supervisor-Postfach" kopiert. Hierzu eigenen sich Regeln aber definitiv nicht. Zum einen kann ein Anwender diese Regeln ja ändern und außer Kraft setzen und zum anderen ist es nicht einfach möglich, zentral auf allen Postfächern gleiche Regeln einzuführen. Hierzu gibt es andere Ansätze:

  • Exchange 5.5
    Ab dem Service Pack 3 gibt es eine "Message Journaling" Funktion. Einfach im README des Service Packs nachlesen
  • Exchange 2000/2003
    Hier kann direkt auf dem Informationsspeicher der Postfächer ein "Archivpostfach" angegeben werden.

Wobei auch diese Dinge nur der Anfang einer Archivlösung und Dokumentationspflicht sind. Siehe auch Nachrichten Archivieren mit Exchange.

Events und Skripte

Regeln sind die einfachste Form der Automatisierung von Nachrichten von Exchange. Allerdings stoßen Sie mit Regeln auch schnell an die Grenzen der Möglichkeiten, so dass sie einen Schritt Richtung Programmierung gehen wollen. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Events und Skripte.

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