MAPILABS Rules

  • Quelle: http://www.mapilab.com/exchange/rules/
  • Betriebssystem: Windows
  • Kommerziell, Preis: (Nov 2005)
    249 US-$ Small Business
    499 US-$ Standard Server
    699 US-$ Enterprise Server
    2499 US-$ Site License

Alle Bilder wurden mit einer Evaluierungsversion generiert.

Achtung
Exchange Rules legt seine Konfiguration im Active Directory ab, damit alle Exchange Server die gleichen Regeln verwenden. Dazu ist aber eine Schemaerweiterung erforderlich, die das Setup durchführt.

Wem das Schreiben eigener Exchange 2000/2003 Event Sinks oder Exchange Skripts zu aufwändig und Fehleranfällig ist, kann sich von Mapilabs das Programm "Exchange Rules" anschauen. Wie Sie aus Regeln schon wissen, funktionieren viele Regeln von Outlook auf dem Server aber sehr viele interessantere Funktionen sind nur als Client Regel oder umständlich als Outlook VBA Code umzusetzen. Eine Lösung für eine serverbasierte Funktion ist hiermit nicht möglich. In diese Lücke springt Exchange Rules und bietet servergestützte Regeln an.

Technische Umsetzung

MAPILabs installiert dabei einen globalen Store Eventsink (siehe Exchange 2000/2003 Event Sinks), der von Exchange alle Nachrichten vorgelegt bekommt. Dieser Eventsink führt nun nicht selbst die Regeln aus, sondern startet eine COM-Anwendung von MAPILABs, welche die eigentlichen Regeln ausführt und eine Rückmeldung an den Eventsink liefert. So kann jede Mail noch vor der Zustellung an den Empfänger verarbeitet werden. Diese vielleicht umständliche Konfiguration stellt aber sicher, dass die Regeln nicht automatisch mit den Rechten und im Prozessbereich des Exchange Information Store ausgeführt werden.

Zur Konfiguration der Regeln dient eine Windowsanwendung, die ihnen die Einstellung der Regeln und der verbundenen Aktionen erlaubt. Diese Einstellungen werden im Active Directory hinterlegt, so dass auch in einer verteilten Umgebung alle Exchange Server die gleichen Informationen nutzen können. So ist eine Sicherung durch das normale Backup des Active Directory möglich. Leider erweitert MAPILABS dazu das Schema, was sicher eine Hürde für einige Firmen sein wird. Eine Schemaerweiterung ist prinzipiell nicht schwer, aber hat einigen Einfluss auf den Betrieb, z.B.: dass bei Windows 2000 die globalen Kataloge neu aufgebaut werden und, dass Konflikte mit zukünftigen Versionen nicht ausgeschlossen werden können und auch sonst häufig Vorbehalte bestehen.

Einsatzzweck

Nun könnten Sie sich frage, warum ein Produkt erforderlich ist, wenn doch Outlook schon umfangreiche Regeln unterstützt und ein Teil der Regeln auch auf dem Exchange Server ausgeführt werden. Fakt ist aber auch, dass eben nicht alle Regeln von Exchange ausgeführt werden. So können Sie zwar eine Regel in Outlook einrichten, dass z.B.: eine Mail mit einem bestimmten Betreff in einen Ordner verschoben wird, aber diese Regel ist eben leider nur eine Clientregel. Auch der automatische Ausdruck oder das Abspeichern einer Mail in einen Ordner ist mit Exchange und Outlook ohne fremde Hilfsmittel oder eigene Scripte nicht wirklich möglich. Insofern könnte ihnen Exchange Rules helfen wenn Sie z.B.:

  • Eingehende Mails automatische Drucken wollen
  • Eingehende Mails global mit einer Mitteilung beantworten
  • Nachrichten abhängig von Kriterien in ein Verzeichnis ablegen
  • Und vieles mehr

Genau genommen hat MAPILabs einfach die Lücke zwischen den beschränkten Serverregeln von Exchange und Outlook und einer Eigenentwicklung mit Exchange 2000/2003 Event Sinks gesehen und einen "global Event Sink" mit einer COM-Bibliothek und einer Konfigurationsoberfläche entwickelt, die jedem Exchange Administrator eine einfache Möglichkeit für eine automatische serverbasierte Verarbeitung von Nachrichten erlaubt.

Installation

Nach dem Download von www.mapilabs.com können Sie das Setup auf dem Exchange Server direkt ausführen.

Als nächstes ist der Lizenzvertrag zu bestätigen und danach den Installationsumfang auszuwählen. Wenn Sie hier eine benutzerdefinierte Installation wählen, können Sie die Schemaerweiterung und Programminstallation voneinander trennen. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn in größeren Firmen die Funktion des "Schema Administrators" abgetrennt ist.

Die Installation dauert einige Minuten und installiert einen globalen Eventsink, welcher seinerseits eine COM-Komponente aufruft

Konfiguration

Ist "Exchange Rules" aber dann mal installiert, ist die Konfiguration recht einfach: Die MMC erlaubt ihnen ähnlich zu Outlook die Konfiguration von Regeln über einen grafischen Assistenten. Die Regeln selbst werden über die MMC für Exchange unter den Tools konfiguriert. Sie können mehrere Regeln anlegen.

 Der Assistent unterstützt Sie dabei bei der Eingabe der Bedingungen. Die Kriterien dabei sind:

  • Auswahl des Ziels
    Sie können die Regel auf alle Nachrichten, nur auf alle Mailboxen oder nur für öffentliche Ordner oder sogar für bestimmte Empfänger anwenden
  • Auswahl einer zweiten Bedingungen
    Im folgenden ┬┤Fenster können Sie die Bedingungen noch weiter einschränken. Die Optionen sind sehr umfangreich

Wenn Sie die Regel wirklich auf ALLE Mails Mails anwenden sollen, dann können Sie hier z.B.: mit "Size > 0 Byte" diese zweite Bedingung quasi außer Kraft setzen. Bedenken Sie aber auf jeden Fall die Belastung ihres Systems. Tipp: Schon mal MOM2005 angeschaut ?

  • Aktion vorgeben
    Für all diese Nachrichten können Sie dann Aktionen vorgeben. Natürlich kann das Programm die Nachrichten in Ordner verschieben aber viel interessanter sind all die Optionen, welche mit Exchange nicht ohne weiteres möglich sind, z.B. Drucken, als Datei speichern etc

Bedenken Sie bitte, dass der globale EventSink alle Meldungen immer an das COM-Objekt zur Prüfung vorlegt und diese dann letztlich entscheidet, was mit der Mail passieren soll.

Hintergründe

Die Funktion des Dienstes lässt sich über die Eigenschaften von "MAPILab Rules für Exchange" konfigurieren. So können Sie hier sehr einfach die Diagnosefunktion aktivieren, um Probleme einzukreisen. Zudem können Sie Eventsinks entfernen, wenn Sie diese hier nicht benötigen.

Die Konfiguration selbst wird innerhalb der Exchange Konfiguration im Active Directory gespeichert. Hier ein Auszug meiner Konfiguration :

Sie sehen sehr gut, dass die oben angelegte Regel hier als Eintrag unter dem folgenden Pfad auftaucht:

CN=MRE, CN=Global Settings, CN=MSXFAQ, CN=Microsoft Exchange, CN=Services, CN=Configuration, DC=msxfaq, DC=local

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