Visio

Womit dokumentieren Sie Zusammenhänge, Netzwerke, Server etc.? Mein Lieblingswerkzeug ist Microsoft Visio. Ich kenne Visio noch aus der Zeit, da es noch nicht von Microsoft eingekauft wurde aber natürlich hat es mich gefreut, dass Visio nun als Bestandteil von Office für mich einfacher lizenziert werden kann.

Arbeiten mit ...

Das Problem bei Visio ist aber wie bei vielen anderen Programme, dass man deren Leistungsfähigkeit erst erlernen muss. Sicher, viele Dinge gehen von Anfang an leicht von der Hand, aber es dauert ein wenig, bis man sich auch ein Schema entwickelt hat, nach dem man z.B. Netzwerkdiagramme und Zusammenhänge dokumentiert.

Mit etwas Übung und den passenden Icons in einer Bibliothek ist es natürlich sehr einfach, sogar Live mit einer Projektion oder Livemeeting mit Kunden die gerade diskutierten Optionen aufzuzeigen. Allerdings sollten Sie so etwas nur machen, wenn sie wirklich sattelfest in der Steuerung sind. Mit einem Tablett-PC würde das sicher noch mehr Eindruck erwecken, aber so liegt am Ende der Besprechung schon ein fertiges Dokument vor.

Sehr interessant ist auch die Option, einer Seite eine andere Seite als "Hintergrund" vorzugeben. Dann muss man nur einmal das Bild mit den Servern und den Netzwerkverbindungen aufzeichnen und kann dann für jede Lösung (OWA, SMTP-Routing, Fax, UM, Backup, RDP etc.) einfach nur weitere Seiten anlegen, die alle den gleichen Hintergrund verwenden. Damit der Hintergrund nicht dominant ist, lege ich auf das Hintergrundbild einfach ein großes Rechteck ohne Rahmen mit grauer Füllen und einer Transparenz von 50%. Damit ist der Hintergrund kräftig genug, auch beim Ausdruck sichtbar zu sein aber die Detailseite kommt gut zur Geltung. Dieses Verfahren finde ich zudem besser geeignet als das Arbeiten mit "Layern".

Vorlagen

Dreh- und Angelpunkt sind hier natürlich die Bibliotheken, die Visio mitbringt oder von Herstellern bereit gehalten werden. Neben den Vorlagen, die wir uns bei Net at Work erstellt haben, sind natürlich die Microsoft Vorlagen schon Pflicht.

New Office Visio Stencil
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=35772
Stand Jul 2016

Microsoft Azure, Cloud and Enterprise Symbol / Icon Set - Visio stencil, PowerPoint, PNG, SVG
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=41937 

Daher habe ich hier eine Liste von Links, von denen Sie ein paar zusätzliche Vorlagen herunter laden können.

Es ist natürlich kein Problem, eigene Vorlagen zu erstellen. Diese Funktion nutzen ich selbst sehr intensiv, wie sie an den verschiedenen Bildern auf der MSXFAQ erkennen können. Nicht alle von mir verwendete Symbole werden sie in den offiziellen Baukästen finden. Wenn Sie selbst eine Vorlage erstellen, dann sollten Sie folgende Schritte durchführen

  1. Bild als GIF frei stellen
    Visio kann mit transparenten Bildern umgehen, aber sie nicht selbst erstellen. Wer daher ein Bild einer Quelle einfach über die Zwischenablage importiert, wird nicht das beste Ergebnis erzielen.
  2. GIF Transparent machen
    Dann sollten Sie die Hintergrundfarbe "transparent" machen. Dies ist natürlich nicht erforderlich, wenn es keinen Hintergrund im klassischen Sinne gibt.
  3. Bild in Visio importieren
    Über die "Einfügen - Bild aus Datei" kann das Bild dann in die aktuelle Zeichnung eingefügt werden. Wenn das Bild soweit dann auch i.O. ist, kann dieses in eine bereitstehende Vorlage einfach verschoben werden.

Über diesen Weg habe ich mir eine ganze Menge an VSS-Dateien für die unterschiedlichsten Zwecke erstellt.

Ich möchte meine eigenen Stencils nicht zum Download bereit stellen, da ich Copyright-Frage der verwendeten Bilder nicht beantworten kann. Bilder und Icons von Produkten finden sich zwar massenhaft im Weg aber deswegen darf man sie dennoch nicht ungefragt verbreiten.

AddOns

Visio ist wie viele andere Microsoft Programme sowohl von extern per COM-API als auch intern per VBA zu automatisieren. So ist es keine Überraschung, dass es eine ganze Menge von Zusatzprogrammen gibt, die Visio als Ausgabemedium nutzen. Vorneweg sind die kostenfreie Tools ADMAP und EXMAP zu nennen, die schon länger genutzt werden können, um Active Directory und Exchange Strukturen grafisch zu erfassen und zu dokumentieren.

Auch Dritthersteller nutzen die Fähigkeiten von Visio. Ich habe schon AddOns gesehen, mit denen ich auf einem Netzwerkplan an jedes System Prüfprogramme anhängen kann, die den Status des Servers im Bild visualisieren.

Weitere Links