Mailstore - Archivlösung für kleines Geld

  • Quelle: www.mailstore.de
    Betriebssystem: Windows
  • MailStore Home: Kostenfrei
  • Mailstore Server: ab 295 Euro (5 user), 2295 Euro (100 user)

Achtung:
Diese Beschreibung bezieht sich auf die Version 4.0 aus dem Jahre 2009 und ist nicht mehr aktuell.

Die Version 6 unterstützt Exchange 2010 als auch Office 365 und greift per HTTPS auf die Postfächer zu.
Siehe auch http://de.help.mailstore.com/E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_Exchange_2010

Weitere Neuerungen der Version 6 (und hier nicht weiter beschrieben sind:

  • Neues user-Interface
  • Compliance Features: Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold, Auditor-Zugriff, Protokollierung (Audit Logging), Beschränkung der E-Mail-Vorschau durch Administratoren
  • Neue Verzeichnisdienst-Unterstützung
  • Zugriff auf das Archiv über integrierten IMAP-Server
  • MDaemon Messaging Server Support
  • Neues Dateigruppenformat: Hiermit wird eine deutlich bessere Performance und Skalierbarkeit erreicht. Automatische Erstellung von neuen Dateigruppen auf Jahres-, Quartals- oder Monatsbasis oder bei Erreichung bestimmter Grenzwerte (Nachrichtenanzahl, Dateigruppengröße in GB)

Nicht immer muss es ein "großes" Paket zum Archivieren von Mails sein. Sicher findet eine Lösung mit WORM-Laufwerken oder einem EMC Centera Archiv mehr gefallen bei Vertrieb und es gibt Umgebungen, die hochverfügbare Anforderungen und mehrere Quellen (Exchange, Dateiserver, Sharepoint, SAP, ERP etc.) abdecken müssen. Aber wenn sie einfach nur ihren Exchange Server etwas "entrümpeln" wollen und eine geordnete Ablage ihres Journalpostfach suchen, dann könnte MailStore das passende Produkt sein.

Mailstore gibt es nicht nur in einer "Firmenversion", sondern auch als kleine Einzelplatzversion, um private Postfächer verschiedener Clients in die Mailstore Ablage zu übertragen. Wenn Sie also nicht nur ein Postfach haben, sondern diverse GMX.DE, Web.DE, T-Online MSN-Postfächer verwenden oder auch nur mit unterschiedlichen Programmen (Outlook Express, Windows Mail, Thunderbird, AVM KEN) oder den Protokollen POP3, IMAP4, GoogleMail etc. arbeiten, dann könnte die besondere Archivfunktion der Einzelplatzversion durchaus interessant sein. Sie können damit nämlich auch die Mails aus einem Programm in das Archiv übertragen und in das andere "neue" Programm oder Postfach wieder importieren. So gelingt der Wechsel von KEN zu Thunderbird oder Google Mail zum Exchange Postfach sehr einfach über eine Migration auf dem Client. Interessant wäre das natürlich, wenn der Migrationsprozess z.B. auch Notes lesen könnte und per Kommandozeile automatisierbar wäre.

Systemgrundlagen

Die "Ablage" des Archivs ist dabei einfach das Dateisystem, in der die Mails in Containerdateien komprimiert und verschlüsselt abgelegt werden. Die Verschlüsselung verhindert zwar, dass ein Virenscanner hinein schaut aber schützt damit vor allem die Archive vor "fremden" Zugriffen. Die Verwaltung erfolgt in einer kleinen eingebetteten Firebird-Datenbank.

Die Basiskonfiguration ist über den Link im Startmenü schnell abgeschlossen:

Sie geben einen Pfad für die Archivablage an und können die IP-Adressen und Ports hinterlegen, über die Anwender auf das Archiv zugreifen können und die Archivprozesse selbst die Elemente in das Archiv ablegen. Die Nutzung einer einfachen Dateiablage erlaubt natürlich auch die Ablage auf Netzwerklaufwerken, NAS-Storage und alles, was für Windows wie ein Laufwerk aussieht und für den Dienst zu erreichen ist. Dies könnte also auch "Webdrive" im Internet sein, wobei hier zu prüfen ist, wie effektiv so ein System mit dateibasierter Datenbank im gleichen Verzeichnis noch arbeitet. Eine "Sicherung" kann einfach als "Dateibackup" erfolgen, wenn die Datenbank kurzfristig beendet wird.

Verwaltungskonsole

Alle weiter Einstellungen erfolgen dann in der Konsole. Auf der linken Seite sehen Sie die verschiedenen Postfächer. Die beiden Papageien sollten sie nicht irritieren. Das Bild können Sie z.B. durch ihr Firmenlogo austauschen. Auf der rechten Seite erhalten Sie einen Überblick über die aktuelle Archivgröße. In der Mitte sind die Punkte der Administration:

Archivieren

Eine Archivlösung würde ihren Namen nicht verdienen, wenn Sie nicht auch archivieren könnte. Über die Archivfunktion wird eingerichtet, welche Postfächer in welchen Topf archiviert werden können. Interessant ist hier die stattliche Anzahl möglicher Quellen. Die Archiveinstellungen werden dann in "Profilen" abgelegt, welche natürlich auch "geplant" werden können.

Interessant ist der Ansatz, dass MailStore auch die Nachrichten bei der Übertragung einsammeln kann. Das kann eine klassische Exchange Journalmailbox sein oder über den Mailstore Proxy (SMTP und POP3) auch zwischen Client und Server abgegriffen werden. Die so erhaltenen Mails werden aber nicht in einem großen Journalarchiv abgelegt, sondern dem Benutzer zugeordnet. Allerdings werden keine "STUB-Mails" im Postfach angelegt. Das spart Platz und reduziert die Anzahl der Elemente im Store aber verhindert leider den einfachen Zugriff für den Anwender. Eine WebGUI ist ja für den Zugriff vorhanden, so dass ein Stub in Form einer Mail mit Hyperlink schon eine erste Lösung für beliebige Mailsysteme darstellen könnte, ehe z.B. für Outlook ein Formular mehr Funktionen bereitstellen könnte.

Export

Im Gegensatz zu Wettbewerbern, die sich primär auf die Archivierung und möglichst automatische erneute Bereitstellung von archivierten Elementen konzentrieren, kann eine in dem MailStore archivierten Mail nicht mehr vom Client direkt erreicht werden. Der Anwender muss also schon selbst in dem Archiv danach suchen und sich die Mails bei Bedarf wieder herstellen.

Diese Export-Funktion ist natürlich auch eine interessante Option für Migrationen, um z.B. alte Mails des bisherigen Mailsystems in das Archiv zu extrahieren um nach erfolgter Postfachmigration mit anderen Hilfsmitteln wie z.B. der TransporterSuite oder MailMig wieder in das neue System einzuspielen.

Ein Zugriff auf das Archiv ist natürlich auch per Webbrowser, Clientanwendung, Outlook Addin und sogar ein iPhone möglich. (Siehe auch http://www.mailstore.com/de/e-mail-archivierung/von-anderen-rechnern-auf-archivierte-emails-zugreifen.aspx)

Management per Shell

Eher ungewöhnlich ist, dass eine Verwaltung auch per Shell möglich ist. Diese kann sowohl direkt im Programm selbst, als auch losgelöst als MailStoreCmd.exe gestartet werden. (Siehe auch http://www.mailstore.com/de/e-mail-archivierung/mailstore-server-kommandozeile-client.aspx). Auch wenn es auf den ersten Blick so wirkt, so verbirgt sich dahinter leider (noch) keine PowerShell, sondern es ist ein eigener Skriptinterpreter.

Ich weiß nicht, ob zukünftig die Bereitstellung der Befehle als PowerShell Commandlets gedacht ist. Reizvoll wäre es schon.

Zusammenfassung

Ich kann nicht beerten, ob MailStore mit den Schwergewichten der Brache wie exchange@PAM, KVS und anderen Produkten mithalten kann. Auch Exchange 2010 bietet ja mittlerweile ein "PersonalArchiv. Aber dafür kostet es ja auch nur Bruchteil davon und leistet doch deutlich mehr als die in Exchange 2010 eingebaute Archivfunktion. MailStore kann nämlich z.B. alte Elemente in einen anderen Store verlagern, über das Archiv Mails vor einem Löschvorgang des Benutzers schon ins Archiv kopieren und nebenbei ist es eine Hilfe für eine eventuell einmal anstehende Migration. Da kann man auch mit der ein oder anderen Einschränkung problemlos leben.

Wünschenswert wäre natürlich auch noch die Integration von Notes als Quelle, speziell da in Exchange 2010 die Transporter Suite entfallen wird. Wobei die Aufgabe sicher nicht so einfach ist, da außer Mails hier auch noch Kontakte, Termine etc. zu berücksichtigen sind. Und als Windows Anwendung würde ich mir wünschen, dass Fehler z.B. in einem eigenen Eventlog hinterlegt werden. Aber vielleicht hatte ich einfach noch keine nennenswerten Fehler.

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