Personen und Kontakte

Menschen und damit deren Kontaktdaten sind ein wichtiger Baustein einer Lösung und mittlerweile sind es nicht nur Outlook Kontakte, die Mitarbeiter verwenden. Kontakte kommen überall vor und sie sollten sich überlegen, welche Kontakte Sie wie den Anwendern bereit stellen, damit diese damit effizient arbeiten können.

Der Scope: Meine Kontakte, unsere Kontakte, eure Kontakte

Eine wichtige Frage ist, welche Sichtbarkeit die Kontakte haben dürfen oder müssen. Sind es individuelle "persönliche" Kontakte des jeweiligen Mitarbeiters, dann sind diese in seinem Outlook Kontaktordner am besten aufgehoben. So sind diese gut geschützt, flexibel zu editieren und können auch auf dem Smartphone verwendet werden. Sie sind aber auch "autark" und ohne 3rd Party Tools muss jeder Mitarbeiter seine Kontakte auch selbst verwalten und insbesondere pflegen. Dazu zählt auch die Aktualisierung.

Der "Scope" kann aber auch anders verstanden werden, z.B. wo die Kontakte überall erreichbar sind. Natürlich möchten Sie eine E-Mail erfassen und die Empfänger dann auch aus ihren Kontakten auswählen. Aber auch in Skype for Business ist es interessant, z.B. die SIP-Adressen oder auch die Rufnummer ihrer Kontakte zu nutzen. Sobald Sie auch an Kunden und Lieferanten, d.h. ERP-Systeme und CRM-Systeme denken, werden die Kontakte besser zentral bereitgestellt, Ob diese dann aber auch in Outlook oder Skype for Business nutzbar sind, steht wieder auf einem anderen Blatt.

Überall Kontakte

Da Kontakte so wichtig sind, hat eigentlich jedes Program einen Platz um Kontakte zu speichern. Dum nur, dass die eben nicht alle den gleichen Speicher nutzen. Zwar nutzen die meisten Firmenkunden ein Exchange Postfach mit Outlook aber das interessiert Privatpersonen uns speziell jüngere Personen nicht, die viel mehr mit dem SmartPhone arbeiten.

Hier ein Versuch zur Gegenüberstellung der verschiedenen Kontaktspeicher und die Erreichbarkeit über verschiedenen Clients. (Stand Aug 2017).

Nur weil ein "Nein" in einer Spalte steht, bedeutet es nicht, das die Daten generell nicht erreichbar wären, sondern nur dass dieser Weg verbaut ist: Beispiel: Kontakte im AD können per Exchange GAL, Exchange OAB, LDAP und SfB WebQuery erreicht werden. Nur weil ein Weg nicht möglich ist, kann ein anderer Zugang gleichwertig oder besser sein.

• (1) Nicht alle Versionen erlauben einen Sync von Kontakten in an deren Ordnern
• (2) LDAP ist ein möglicher Addressbookprovider. In Verbindung mit dem AD aber selten genutzt.
• (3) Oft gibt es Add-on für Outlook, um diese Daten erreichbar zu machen oder App auf Smartphones, um die Daten zu bereit zu stellen.

Synchronisation

Wie Sie an der Tabelle gut sehen gibt es immer Konstellationen, bei denen Lücken auftreten. Dann kann es interessant sein, die Daten zu synchronisieren. Das führt natürlich dazu, dass Daten entsprechende dupliziert werden und Konflikte gelöst werden müssen. Das gilt insbesondere, wenn Anwender die replizierten Kontakte auch ändern könnten. Dennoch ist es gar nicht mal so selten, dass ausgewählte Kontakte z.B. aus einem ERP-System in den Kontaktordner des Vertriebsmitarbeiters übertragen werden. Bei der Synchronisation sine zwei Orte zu unterscheiden:

• Clientseitiger Abgleich
  Ein eigenständiges Programm, ein Add-on z.B. for Outlook oder andere Clienterweiterung liest die Kontakte aus einer Quelle und überträgt dies in das Zielsystem
• Serverseitiger Abgleich
  Ein zentraler Server mit entsprechenden Berechtigungen auf Quelle und Ziel synchronisiert die gewünschten Informationen unabhängig von der aktiven Mithilfe des Clients oder Anwenders.

Der Abgleich auf dem Server ist natürlich vorzuziehen, da dabei keine Mithilfe des Clients erforderlich ist. Es ist z.B. ungeschickt, wenn eine ERP-App auf dem Smartphone erst alle Kontakte aus dem ERP-System über die Mobilfunkverbindung auf das Smartphone kopiert, damit ActiveSync diese Daten dann wieder auf den Exchange Server zurück repliziert. Zudem ist die Funktion durch App-Updates als weniger statisch anzusehen, von der dezentral zu pflegenden App abhängig und eventuell auch vom Mobilbetriebssystem abhängig.

Eine serverseitiger Abgleich hat aber auch Vorteile gegenüber einen Client auf einem Windows/Outlook-Client. Solche lokalen Add-ons arbeiten nur, wenn auch Outlook gestartet ist. Auch das ist immer seltener der Fall, da viele Mails per SmartPhone, Tablet oder Browser bearbeitet werden.

Brücken und Proxies

Die Duplizierung von Kontaktinformationen über Export/Import ist nur ein Weg, Kontakte einem Client zur Verfügung zu stellen. Aus der Tabelle ist recht gut zu sehen, dass Informationen aus dem Active Directory auf dem ein oder anderen Weg bei jedem Client erreichbar sind. Damit stellt sich das AD als quasi universeller Kontaktspeicher dar. Allerdings ist das nicht wirklich ratsam, da diese Daten eben auch ungefiltert von jedem Anwender über verschiedene Zugänge gelesen werden können. Zudem wollen Sie sicher nicht alle Kunden und Lieferanten als AD-Kontakte anlegen. Ihr Outlook Adressbuch würde sehr unübersichtlich und selbst mit Address Book Policies (ABP) ist eine Segmentierung nicht wirklich effektiv zu realisieren.

Allerdings gibt es durchaus andere Schnittstellen, die eventuell nutzbar sind, wenn es seitens der Applikation selbst keine Lösung gibt. So kann ein Skype for Business Client über eine CSClientPolicy derart konfiguriert werden, dass die Funktion "SharePoint Skill Search" freigeschaltet wird. Originär nutzt der Client dann einen SharePoint WebService, um anhand von Fähigkeiten entsprechende Personen im SharePoint Directory zu finden. Die genutzt URL können Sie als Skype Administrator selbst bestimmen und wenn Sie das passende Backend bereit stellen, könnten Sie einfach eigene Quellen in Skype for Business einbinden.

Auch andere Dienste nutzen gerne mal WebServices. Wenn Sie den Zugriff über einen Loadbalancer oder ReverseProxy leiten, können Sie diese Zugriffe je nach angesprochener URL natürlich auch auf einen eigenen Dienst umleiten, der neben den originären Daten noch zusätzliche Daten addiert. Allerdings sind dies dann fast immer Eigenentwicklungen.

Weitere Links

• Alles zu Kontakten und Adressen
• Outlook PCS
• Kontaktrename
• FixContactAB
• Kontaktfelder - Programmieren mit Outlook VBA und Kontakten
• Dubletten
• Addressbuchprovider für MAPI