Ressourcen mit Exchange und Outlook

Neue Funktionen kommen mit Exchange 2007/2010 mit. Siehe Ressourcen 2007/2010 und Shared Mailbox

Das Lync Room System nutzt z.B. einen Exchange Room

Exchange kennt von Hause aus Postfächer, Verteiler und öffentliche Ordner. Allerdings gibt es auch sonstige Objekte, die in Exchange eingerichtet werden können. Ein Beispiel sind hier Ressourcen. Was versteht man unter Ressourcen ?

  • Projektoren
    z.B.: wenn Sie diese besonderen Geräte für eine Besprechung brauchen könnten Sie diese doch einfach mit "einladen".
  • Fahrzeuge
    Firmenfahrzeuge stehen auf dem Parkplatz und wenn Sie morgens das Fahrzeug für eine Dienstreise abholen wollen, dann ist es doch wieder weg ?. Zukünftig sollten Sie die Nutzung einfach über einen Ressourcenkalender abstimmen
  • Konferenzräume
    Der ideale Platz mit mehreren Personen an einem Thema zusammen zu arbeiten. Allerdings muss der Raum frei sein. Outlook kann ihnen schon sagen, welcher Raum nutzbar ist und gleich buchen
  • virtuelle Konferenzräume
    Der Exchange Konferenz Server nutzt selbst entsprechende Postfächer, um diese Besprechungsräume und damit verbundene Bandbreiten zu koordinieren.

Abbildung in Exchange

Ressourcen sind in Exchange typischerweise Postfächer. Und da jedes Postfach in Exchange 2000/2003 auch genau einem Active Directory Konto entspricht, müssen sie hierfür einen Benutzer anlegen.

Ein Benutzerkonto, das aber keiner Person gehört und mit dem sich auch niemand anmeldet, darf nicht zu einem Sicherheitsrisiko werden. Sie sollten daher ein komplexes Kennwort setzen. Sie können das Konto auch deaktivieren, aber dazu müssen Sie die Besonderheiten von deaktivierten Konten in Verbindung mit Exchange 2000/2003 können. (Exchange 2000 mit Windows NT4 und Exchange 2000 Denial of Service) Exchange 2000/2003 interpretiert ein deaktiviertes Konto als einen Eintrag im Active Directory für ein Postfach, dem ein Anmeldekonto einer anderen vertrauten Domäne zugeordnet ist.

Nachdem Sie dann ein normales Konto angelegt und deaktiviert haben, müssen Sie jedoch den Anwendern die erforderlichen Berechtigungen auf das Postfach erteilen.

  • Normale Anwender
    Diese laden die Ressource einfach in ihre Besprechungen mit ein. Dazu benötigen Sie keine weiteren Berechtigungen
  • Verwalter
    Wer jedoch die Ressource verwalten soll, muss auf das Postfach entsprechenden Berechtigungen erhalten.

Siehe auch Mailboxrechte

Verwendung mit Outlook

Die Einbindung von Ressourcen in Outlook ist vergleichbar zur Einladung von anderen Personen zu einer Besprechung. Allerdings sollte im Adressbuch die Ressource auch als solches gekennzeichnet werden.

In der Terminplanung können Sie als Anwender gleich erkennen, ob die Ressource frei oder belegt ist. Mit dem Absenden des Termins erhält auch die Ressource eine Einladung, die nun aber automatisch bestätigt oder abgelehnt werden muss

Szenarien der Terminvereinbarung und Berechtigungen.

Bei der Verarbeitung von Terminen spielen mehrere Komponenten zusammen, die sich in verschiedenen Szenarien abbilden

  • Sie tragen einen Terminkalender bei sich ein.
    Outlook trägt aber nicht nur den Termin lokal ein, sondern aktualisiert auch die "Frei/Belegt-Zeiten" für ihr Postfach
  • Sie tragen einen Kalender bei jemand anderem ein
    Hier stellt sicih aber die Fragen, Outlook trägt aber nicht nur den Termin lokal ein, sondern aktualisiert auch die "Frei/Belegt-Zeiten" für ihr Postfach
  • Sie laden jemand zu einem Termin ein
  • Sie laden eine Ressource zu einem Termin ein.

Bei den beiden letzten Punkten wird eine Einladungsmail an das andere Postfach gesendet, welche dort natürlich "verarbeitet" werden muss. Nun kann man in Outlook pro Postfach diese Verarbeitung automatisieren, indem man in den Extras - Optionen - Kalenderoptionen die Ressourcenplanung aufruft. Hier kann man Outlook steuern, wie er eingehende Terminanfragen anderer Personen verarbeitet.

Outlook Termeinverarbeitung

Die Betonung liegt auf "Outlook", denn Exchange kennt bis 2003 diese Bedeutung nicht und verarbeitet auch keine eingehenden Anfragen. Um Exchange 2000/2003 dazu zu bringen, Terminanfragen automatisch für Ressourcenpostfächer zu verarbeiten, muss man ihm mit dem AutoAcceptAgent helfen, welcher als E200x Storesink auf den fraglichen Postfächern zu installieren ist.

Ohne diesen AutAcceptAgent muss man eben ein Outlook auf einem PC mitlaufen lassen, welches die Ressourcenpostfächer eingebunden hat, überwacht und die Anfragen verarbeitet. Dazu muss dieser Hilfsprogramm allerdings mehr als "nur" Leserechte auf den Kalender der Ressource haben.

Outlook Stellvertreter

Erst dann kann Outlook auch in Ressourcenpostfächern arbeiten.

Wer schreibt was ?

  Eigener Termin Stellvertretertermin Einladung an Postfach Einladung an Ressource
Termin Outlook des Benutzers Outlook des Benutzers Outlook des Empfängers beim Verarbeiten der Anfrage
(Eventuell Exchange unter Vorbehalt?)
geöffnetes Outlook eines Stellvertreters, bei dem die Resource eingebunden ist
Free/Busy Outlook des Benutzers Outlook des Benutzers Outlook des Benutzers (Direct booking, wenn Rechte), sonst der Outlook Sniffer. TerminFAQ.
Ressourcenpostfächer sollten den AutoAccept Agent einsetzen
Der AutoAcceptAgent.

Hinweis: Exchange 2010 bietet für Ressourcen hier auch serverseitig schon eine Unterstützung, so dass der "AutoAccept-Agent" nicht mehr erforderlich ist

Terminverarbeitung

Nun ist es aber so, dass bei einer Ressource kein Outlook gestartet ist oder ein Anwender dort hinein schaut. Daher muss der Exchange Server bzw. ein Skript die Aufgabe übernehmen, diese Terminanfragen zu beantworten. Eine sehr schöne "Schritt für Schritt" Anleitung finden Sie hierzu bei Folke Kieseler auf www.outlook-net.de/MSX_Ressource.htm.

Seit Exchange 2000 können auch mit einem EventSink entsprechende Lösungen geschaffen werden:

Exchange 2007/2010

Mit Exchange 2007 wird einiges anders. Zwar kann auch Exchange 2007 weiterhin den öffentlichen Systemordner anbieten, damit Outlook Clients vor 2007 weiterhin Termine planen können. Allerdings nutzt Outlook 2007 dann schon den WebService des Exchange 2007 CAS-Servers um direkt aus den Mailboxen einen aktuellen Status zu erhalten. Auch die Funktion des "AutoAcceptAgent" ist in Exchange 2007 direkt integriert, so dass eine weitere Einrichtung des Storesinks nicht mehr erforderlich. Allerdings muss man Exchange dann auch mitteilen, welches Postfach eine Ressource Darstellt

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