Outlook 2003 mit Exchange 2010

Achtung mit Exchange 2010
Auch wenn Microsoft offiziell Outlook 2003 als Client für Exchange 2010 unterstützt, so gibt es doch die ein oder anderen Fallstricke, mit denen ich bislang zu kämpfen hatte und nicht immer gibt es eine Lösung dafür.
Es wird aber immer besser, So bringt Exchange 2010 SP1 RU3 wieder die UDP-Benachrichtigung mit.
E2010 Updates
2009942 Folders take a long time to Update when an Exchange Server 2010 user uses Outlook 2003 in online mode

Hier eine Sammlung meiner persönlichen Stolpersteine und teilweise ungelösten Probleme.
Feedback und Korrekturen werden gerne angenommen.

Common Client Access Considerations für Outlook 2003 and Exchange 2010
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2010/04/23/454711.aspx
Concern: Is Having Outlook 2003 Clients Going to Prevent Me from Deploying Exchange 2010?
http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/concern-is-having-outlook-2003-clients-going-to-prevent-me-from-deploying-exchange-2010.aspx
Exchange Server Supportability Matrix
http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff728623.aspx

Public Folder

Wer bei einer frischen Installation von Exchange 2010 oder auch Exchange 2007 vergisst anzugeben, dass auch noch "Legacy Clients" mit dem Server arbeiten werden, dem fehlen die öffentlichen Ordner. Sicher kann man die reicht einfach Nachinstallieren, aber die erste Fehlermeldung von Outlook hat man schon mal gewonnen.

OAB

Outlook 2003 benutzt im Outlook Cached Mode natürlich ein "Offline Adressbuch", welches vom Exchange Server bereit gestellt werden muss. Auch dieses stelle Exchange erst einmal nur per HTTP für Outlook 2007 und neuer bereit. Outlook 2003 braucht dieses Adressbuch aber in einem öffentlichen Ordner. Die weiteren Details sind auf den Seiten E2K7:OABGen und Exchange Offline Adressbuch anlegen beschrieben.

Zugriff auf mehrere Kalender

Eventuell können Outlook 2003 Anwender keine zusätzlichen Postfächer öffnen, die auf Exchange 2010 liegen. Ursache ist, dass die vom Exchange Server ermittelten "LegacyExchangeDN"-Werte und den Verweis für Outlook. Exchange 2010 unterstützt diesen NSPI-referral nicht mehr. Ein Hotfix vom Jan 2010 für den Exchange 2003 SP2 löst das Problem:

  • 979690 An error occurs when an Exchange server 2003 user tries to open more than one delegate mailbox of Exchange Server 2010 in Outlook 2003

RPC Encryption

Exchange 2010 fordert eine RPC Verschlüsselung, die Outlook 2003 noch nicht kann. Sie haben zwei Optionen zur Lösung:

  • RPC Verschlüsselung auf dem Exchange 2010 CAS deaktivieren

Set-RpcClientAccess -Server Exchange_server_name -EncryptionRequired $False

Achtung:
Wenn sie "öffentliche Ordner" verwenden, dann müssen Sie die Encryption auch auf dem Postfachserver zulassen, da Outlook solche Zugriffe nicht über den CAS durchführt sondern direkt gegen den Mailboxserver, auf dem die öffentlichen Ordner liegen.

  • Das MAPI-Profil anpassen, dass verschlüsselt wird
    Die kann manuell passieren

    Alternativ können Sie die Einstellung per Gruppenrichtlinie durchführen.

Windows Registry Editor Version 5.00 [HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook\RPC]
"EnableRPCEncryption"=1

Während die erste Einstellung auf dem Server sofort wirkt, können sie die Einstellungen auf dem Client manuell oder per Gruppenrichtlinien verteilen

Langsamer Update von Ordnern

Mit Exchange 2010 SP1 RU3 wird Microsoft wieder UDP-Benachrichtigen addieren, do dass dieses Problem damit gelöst sein sollte.
"UDP Notification Support Re-added to Exchange 2010 http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2011/01/28/457845.aspx"

Die meisten Anwender werden vermutlich Outlook 2003 im "Cached Mode" nutzt und daher das folgende Problem noch gar nicht bemerkt haben. All die Anwender aber, die z.B. mit Outlook 2003 auf Terminal Server zwingend "online" arbeiten müssen, werden sich schon darüber beschwert haben, dass gelöschte Elemente nicht sofort aus der Ordneransicht verschwinden oder gerade versendete Elemente noch einige Zeit im Postausgang sichtbar sind.

Ursache ist hier beim dass Exchange 2010 nicht mehr die UDP-Registrierung unterstützt, d.h. dass der Client dem Server sagt, er möge ihm per UDP Bescheid sagen, wenn sich etwas tut. In der Folge erkennt Outlook 2003 Änderungen bei einem Ordner im "Online-Mode" nur, wenn er nach 1 Minute (default) wieder nachfragt.

The basic issue is that Outlook 2003 support UDP and polling notifications. Exchange 2007 supports UDP, polling and Async notifications. Exchange 2010 only supports polling and Async notifications. This means when Outlook 2003 move from Exchange 2007 to Exchange 2010, Outlook clients will fall back to polling which by default only gets notifications every 30secs-1min. This means any change won’t show up immediately.
UDP notification support was removed from Exchange 2010. As a result, Outlook 2003 can only use polling notifications in online mode, which are still supported by RPC Client Access. This will result in a slight delay in Updates to item status (30 seconds on average up to a 1 minute delay) when changes are made to items in a mailbox accessed by Outlook 2003.
Quelle: http://social.technet.microsoft.com/Forums/en/exchange2010/thread/d5a610d5-b3cd-40a5-8653-634f3b174f4e

Es hat über 1 Jahr gedauert, bis Microsoft die Notwendigkeit dann auch in ein Stück Code umgesetzt hat. Mit dem Exchange 2010 SP1 Rollup3 wurde wieder die Option geschaffen, UDP-Notifications zu aktivieren. Leider hatte genau dieses RollupFix 3 ein Problem, so dass es schnell zurückgezogen und dann wieder released worden ist. Prüfen Sie unbedingt, dass Sie die aktuelle Version (V3) habem

Nach der Installation des Rollup Fix ist noch ein Registry-Key auf den CAS-Servern zu setzen, die den RPC-ClientDienst bereitstellen.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\services\MSExchangeRPC\ParametersSystem]
"EnablePushNotifications"=dword:1

Beachten Sie, dass auch Desktop Firewalls solche UDP-Pakete gerne mal unterdrücken.

Wer auf dem Server das Update nicht installieren kann, kann alternativ die Zeit auf bis zu 10 Sekunden herab setzen, so dass Outlook alle 10Sek den Server fragt.

Achtung: Diese Einstellung greift nur, wenn Exchange 2010 Rollup 1 oder höher installiert ist.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\services\MSExchangeRPC\ParametersSystem]
"Maximum Polling Frequency"=dword:00002710

Dies ist natürlich eine zusätzliche Belastung für den Server. Outlook 2003 im Cached Mode nutzt eine andere Funktion um Änderungen zu erkennen. Das Problem betrifft also nur Client mit Outlook 2003 im "Online Mode", z.B. auf Terminal Server und ohne den Einsatz von RPC/HTTP.

Geisterordner

Bei einer Migration von Notes nach Exchange sind in Outlook plötzlich auf der Wurzel Ordner erschienen, die dort definitiv nicht vorhanden sind. Sowohl per OWA also auch per IMAP4 und sogar per MFCMAPI von diesem Client aus waren die Ordner nicht sichtbar. Nur wer mit Outlook 2003 (aktuellste Updates Stand im April 2010) sich mit dem Postfach "Online" verbunden hat, konnte die Ordner sehen und auch nur wenn die Ordnerstruktur mehr als zwei Ebenen enthalten hat.

Der Effekt tritt nur auf, wenn die Ordner selbst in der zweiten Ebene liegen, also hier unter "Postfach\Ablage\Ablage I\Ablage IE" und es erscheinen auch nicht alle Ordner. Schaut man sich die Details des Ordners an, dann wird sogar der richtige Pfad ausgegeben. Wenn ich dann im Postfach den korrekten Pfad öffne und den Basisordner (hier "Ablage I") anklicke, dann verschwinden die Geisterordner bis zum nächsten Neustart. 

Sie können den "Effekt" gerne mal nachstellen. Importieren Sie einfach die PST-Datei in ein Postfach und öffnen Sie dieses mit Outlook 2003 gegen Exchange 2010.-

outlook2003e2010-ghostfolder.zip

Ich werde den Verdacht nicht los, dass der Exchange dem Client eine lineare Ordnerliste sendet und dieser dann die Struktur aufbaut und vielleicht auch aufgrund der fehlenden UDP-Notification das Bild nicht aktualisiert. Allerdings bessert sich das Verhalten nicht nach Ablauf der 60 Sekunden, die Outlook dann normal pollen würde. Daraus ergab sich eine interessante Matrix:

Outlook VersionExchange Server Verbindung Ergebnis

2003

2007

Online

Keine Geisterordner

2003

2007

Cached Mode

Keine Geisterordner

2003

2010 RU2

Online

Geisterordner !!

2003

2010 RU2

Online/HTTP

Geisterordner !!

2003

2010 RU2

Cached Mode

Keine Geisterordner

Das Problem tritt also nur "Online" auf, was in dem Fall aber nicht zu ändern war, da Outlook auf einem Terminal Server betrieben wurde. Der Fehler war weder mit einer Exchange 2010 Beta noch mit einer Exchange 2010 SP1 Beta nachvollziehbar. Ein Support-Case dazu hatte ich natürlich eröffnet und Microsoft konnte den Bug auch nachstellen. Das Ergebnis war:

Resolution:
Microsoft analyzed this symptom and admitted it to be problem in the product. Already with Exchange 2010 SP1 (build 14.1.115.3) this cannot be reprodUCEd anymore. Final release of Exchange 2010 SP1 will also contain the fix für this issue.

Ob ein Rollup-Fix für Exchange 2010 RTM schon eine Besserung erbracht hat, konnte ich noch nicht nachprüfen.

Throttling

Ein anderes Problem kann eine Funktion von Exchange 2010 sein, die vom Outlook 2003 Client nicht "verstanden" wird. Exchange 2010 "schützt" sich gegen Überlastung von bestimmten Clients, Während also mit Exchange 2007 und älter ein Client durch sehr viele Anfragen den Server in der Performance so stark beeinträchtigen kann, dass auch andere Clients und kritische Prozess darunter leiden, überwacht ein Exchange 2010 Server die Belastung durch jeden einzelnen Clients und verzögert oder bricht notfalls Anfragen ab. Moderne Clients wie Outlook 2007/2010 "verstehen" diesen Wink und können mit der Fehlerbedingung umgehen.

Alte Outlook Clients hingegen tun sich da schon schwerer und reagieren empfindlicher. Schließlich können Sie nicht den Fall, dass sie einen ganz normalen Zugriff auf den Server durchführen und einen Fehler erhalten. Die Effekte sind sehr unterschiedlich, weil die Ablehnung durch den Exchange Server ja an jeder Stelle passieren kann.

Delegate Access und mehrere Kalender

Immer wieder kommt es zu "Problemen", wenn ein Outlook 2003 Client auf Kalender anderer Personen zugreifen will. Die Meldungen sind wechseln wie "Server steht nicht bereit", "Keine Rechte" o.ä. Anscheinend gibt es sporadisch Probleme, wenn ein Outlook mit Exchange 2010 eine RPC-Verbindung aufmachen will.

Das kann auch am vorher beschriebenen RPC-Throtting liegen aber eine definitive Problemerklärung habe ich auch noch nicht. Mit Outlook 2007/2010 gibt es diese Probleme nicht mehr.

Free/Busy Zeiten

Anscheinend ändert Exchange 2010 SP1 die Funktion bezüglich der Bereitstellung von Frei/Belegt-Zeiten, die letztlich dazu führt, dass Outlook2003 Clients nur noch die nächsten 30 Tage einsehen können. Das Problem tritt nicht auf, wenn sie noch Exchange 2010 RTM einsetzen oder Outlook 207/2010 über die Webservices mit Exchange 2010 über die Webservices die Daten abfragen

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