Outlook Speicherorte

Wenn Sie einen neuen PC bekommen und Outlook Einrichten, dann erhoffen Sie sich, dass alle Einstellungen möglichst übernommen werden. Das ist aber leider nicht immer so, denn die Einstellungen liegen an ganz verschiedenen Orten. Diese Seite beschreibt die verschiedenen Daten und deren Ablage, so dass Sie erkennen können, welche Einstellungen wann und wie übernommen oder zwischen mehreren Clients abgeglichen werden

Speicherplatz nach Komponente

Folgende Speicherorte habe ich bislang identifiziert.

Speicherort Beschreibung Übernahme

Postfachrechte (SendAs/Full Access)

Die Berechtigungen auf ein Postfach stehen im Exchange bzw. im AD
Die sind vom Umzug des Clients unabhängig und bleiben erhalten
Das betrifft „SendAs“ (Steht im AD), oder FullAccess (Steht auch im AD) und Impersonation ist eine RBAC Rolle im AD

Entfällt

Berechtigungen auf Ordner

Diese liegen in der Postfachdatenbank beim Ordner und sind daher auch unabhängig vom Client

Entfällt

Regeln

Die Regeln liegen mittlerweile auf dem Server aber werden auch von Outlook lokal vorgehalten. Es gibt eine Replikation durch Outlook. Diese „sollten“ also korrekt mit übernommen werden
Es gab aber schon fälle, dass Regeln von einer Version zur anderen Version nicht „verstanden“ und ggfls. korrumpiert wurden.

Entfällt

Signaturen

Die Textbausteine, die unter neue Mails angehängt werden, liegen ebenfalls als Datei im Profil unter %AppData%\Roaming\Microsoft\Signatures

Roaming Profil

VBA-Makros in Outlook

Wenn jemand Makros in Outlook verwenden, dann finden sich diese in einer lokalen Datei %appdata%\Microsoft\Outlook\VbaProject.otm.
Sie liegen unter „Roaming“ und werden über das Windows Profil bei geeigneter Einstellung mit genommen.

Roaming Profil

Outlook COM-AddOns

Outlook kann durch AddOns erweitert werden. Diese sind natürlich nur lokal installiert sind und auf jedem Client gesondert bereitzustellen sind.

Neuinstallation

Outlook AddIns

Etwas anders sieht es dann wieder mit „Apps“ aus, das sind genau genommen HTML-Seiten mit CSS und JavaScript, die in einer Browser-Sandbox ausgeführt und z.B. durch den Server bereitstellt werden.
Die sind vom Ansatz her auf allen Clients, Windows aber auch Mobil und Tablet verfügbar

Server

MAPI-Profileinstellungen

Die Informationen, welches Postfach Outlook öffnet, sind Bestandteil des MAPI-Profile und das liegt in der Registry
Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles\<profilname>
Hier steht ziemlich viel „verschlüsselt“ drin, z.B. die Verbindungen zu Servern aber auch PST/OST-Dateien, Adressbuchdiensten etc.

Roaming Profil

Diverse Outlook Optionen

Weitere Einstellungen, die in Outlook unter Optionen möglich sind, landen überwiegend in der Registrierung unter „Current User“ und werden bei einem Roaming Profile mitgenommen

Roaming Profil

Outlook OST-Dateien

Hier liegen die Nachrichten des Postfachs als Replikat vor. Dies entlastet die Leitung und den Server und ist wichtig, um Mails aufgrund der höheren Latenzzeit in der Cloud zügig zu öffnen. Der Inhalt ist unkritisch, da im Postfach immer noch alle Informationen vorhanden sind und entsprechend wieder hergestellt werden können. Die OST-Datei sollte daher auch von jeglicher Synchronisation oder Kopieraktion ausgenommen werden. Eine Ausnahme ist der Umzug eines Anwenders auf einen neuen Client, wenn Sie eine volle Neusynchronisation dem Netzwerk ersparen möchten.

Manuell

Outlook PST-Dateien

Ich empfehle meinen Kunden die Nutzung von PST-Dateien per Gruppenrichtlinien zu verbieten. Für die Übertragung auf einen anderen Client gibt es keine Automatismus und im Roaming-Profil sollten Sie diese Dateien ausschließen.

Manuell

So finden Sie nun schon einmal die Stellen, an denen Sie nachschauen können.

Herausforderung Windows Profil

Einstellungen auf dem Server sind im allgemeinen unkritisch, da diese maximal durch den Client mal gesetzt oder verändert werden, wenn der Anwender das will, z.B. Stellvertreter einrichtet oder Kalender frei gibt. Andere Einstellungen wie Postfach-Vollzugriff oder SendAs werden durch den Administrator im Active Directory gesteuert.

Knifflig sind dann die Einstellungen, welche entweder von der Outlook und Betriebssystem-Version abhängen (z.B. Windows oder Mobil) und die lokal auf dem Client gespeichert werden. Das sind bei Outlook alle Komponenten, die ich mit "Roaming Profil" gelb in der Tabelle markiert habe. Hier komme es nämlich auf die Handhabung des Profils und der Einstellungen ein. Das Profil ist erst mal eine Sammlung von Dateien auf dem lokalen Speicher, die dem Benutzer zugeordnet sind. Auch die Einstellung in der Windows Registrierung liegen technisch in einer Datei im Benutzerprofil.

Über die Funktion "Roaming Profiles"; kann ein Administrator dafür sorgen, dass das individuelle Profil beim Anmelden am Computer von einem Server heruntergeladen und beim Abmelden die Änderungen wieder hochgeladen werden. Das Prinzip funktioniert meist recht gut, wenn der Anwender immer nur an genau einem Windows-Arbeitsplatz arbeitet. Probleme gibt es aber immer, wenn diese Übertragungen gestört werden, z.B. wenn sich der Anwender auf mehreren Clients parallel anmeldet, angemeldet bleibt und der Client nur in den Schlafmode geht u.a. oder er sich "offline" abmeldet und daher die letzten Änderungen nicht auf den zentralen Speicher zurück geschrieben werden können. Bei größeren Änderungen dauert das Anmelden aber auch das Abmelden vielleicht etwas länger und wenn der Anwender keine Geduld aufbringt und den PC hart abschaltet oder vom Netzwerk trennt, sind die Folgen kaum vorhersehbar.

Es ist nur gut, dass die Kerndaten von Exchange und Outlook, d.h. die Mails, Termine, Kontakte und Einstellungen wie Stellvertretungen, Berechtigungen, Regeln davon unberührt bleiben.

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