Outlook im Wiederherstellungsmodus

Vielleicht werden Sie als Benutzer auch einmal mit der folgenden Meldung beim Start von Outlook konfroniert:

"Exchange is currently in recovery mode. You can either connect to your Exchange server using the network, work offline, or cancel this logon."

Exchange befindet sich zurzeit in Wiederherstellungsmodus.

Leider gibt die Outlook Hilfe hier keine umfassende Antwort und viele Exchange Administratoren wissen auch nicht, wo diese Meldung herkommt. Sie haben Sie aber nur in Verbindung mit einer OST-Datei, welche bei Outlook 2003/2007 beim Cached Mode sehr gerne zum Einsatz kommt.

Als Benutzer können Sie diese Meldung einfach nur bestätigen, "online" arbeiten und darauf warten, dass der Administrator eine Lösung bereit stellt. Sie können natürlich einfach ihr Outlook Profil neu machen, damit das Problem verschwindet, aber es wird hoffentlich in ein paar Stunden wieder kommen.

Was ist passiert ?

Die Meldung kommt immer dann, wenn ihre OST-Datei auf dem PC nicht mehr mit dem Postfach auf Exchange übereinstimmt: Outlook verschlüsselt die lokale OST-Datei, in der die Mails vorgehalten werden. Dieser "Key" ist auch im Postfach gespeichert. Beim Start von Outlook mit einer Verbindung wird überprüft, ob der Key "passt". Wenn der Schlüssel für doe OST-Datei mit dem Schlüssel im Postfach nicht überein stimmt, dann meldet Outlook, dass Exchange im "Wiederherstellungsmodus" ist.

mögliche Ursachen

Wenn wir mal Softwarefehler und Festplattendefekte ausschließen, dann gibt es genau genommen nur eine Situation, bei der dieses Problem auftritt: Der Exchange Server hat das Postfach oder die Datenbank verloren

  • Postfach verloren
    Das kann schon passieren, dass ein Administrator aus Versehen ein "remove mailbox" macht statt ein "Move Mailbox". Auch AD-Konten werden immer mal wieder gerne irrtümlich gelöscht. Irren ist menschlich
  • Datenbank verloren
    Der gleiche Effekt ist durch einen Datenbankverlust möglich. Wird hier die Datenbank nicht erst wieder hergestellt, sondern eine leere Datenbank gestartet, dann fehlt im Postfach auch das Gegenstück für die OST-Datei.
  • Postfach wird verschoben
    Wird ihre Mailbox bei einer Migration auf einen anderen Server verschoben, kann Outlook ebenfalls nicht mehr den Schlüssel auf dem Server lesen und zeigt ihnen diese Meldung an. Warten Sie dann einfach das Ende des Prozesses ab und starten Sie dann Outlook erneut. Nur wenn ihr Postfach in eine andere Exchange Organisation verschoben wird (z.B. größere umstrukturierung der Firmen), dann müssen Sie manuell ihr Profil anpassen.

Das absichtliche Löschen einer Datenbank oder eines Postfachs kann bei Migrationen durchaus geplant sei, um die Daten noch einmal neu von der Quelle zu migrieren. Oft wird dann einfach vergessen, dass bestehende Outlook Profile und deren OST-Dateien aber auch Blackberry Server und ActiveSync-Verbindungen ebenfalls neu eingerichtet werden müssen. Beschränken wir uns auf den Verlust der Datenbank und warum dann die Meldung kommen kann.

Hintergrund

Exchange kennt eine "DialTone"-Restore Funktion. Fällt eine Datenbank aus "(Defekt o.ä.) dann kann der Administrator sehr schnell eine neue "leere" Datenbank wieder anlegen, so dass neue Mails bearbeitet werden können. Diese darf aber nicht mit der bestehenden OST-Datei repliziert wird und enthält auch nicht den Verschlüsselungskey. Outlook meldet, dass Exchange im "Wiederherstellungsmode" ist. Im Normalfall kann der Administrator nun die richtige Datenbank vom Band zurück holen und gegen die temporäre Datenbank austauschen. Die Inhalte der temporären Datenbank kann der Administrator dann wieder in die restaurierte Datenbank zusammenführen. Durch den Restore passt auch wieder der Schlüssel und die Cached-Funktion ist wieder bereitgestellt.

Lösung/Abhilfe

Sie wissen nun, dass die OST-Datei und das fehlende Gegenstück auf dem Exchange Server die Ursache dieser Meldung sind. Wenn es sich um ein produktives Postfach handelt, uns sie ihre eventuell schon vorbereiten Mails, geänderten Kontakte und Termine weiter behalten wollen, dann sollten Sie NICHTS tun und einfach online weiter arbeiten, oder per Outlook Web Access das leere Postfach auf dem Server nutzen, um neu eingegangene Nachrichten zu bearbeiten. Halten Sie dann Rücksprache mit ihrem Exchange Dienstleister, wann die originale Datenbank wieder bereit gestellt wird und wann die zwischenzeitlich aufgelaufenen Nachrichten eingebunden werden.

Sollte die Datenbank tatsächlich komplett verloren sein, dann können Sie ihre Daten der lokalen OST-Datei durchaus noch "retten", indem Sie Outlook "offline" starten und alle Elemente einfach in eine PST-Datei exportieren. Solche ein PST-Datei können Sie problemlos auch später wieder öffnen und sogar in ihr neues Postfach wieder importieren.

Nach dem Export können Sie dann ein neues Profil anlegen, den CachedMode deaktivieren und wieder aktivieren  oder die vorhandene OST-Datei entfernen. Outlook wird in beiden Fällen wieder eine neue leere OST-Datei anlegen und das Postfach im Hintergrund replizieren. Sofern ihr Administrator ganze Arbeit geleitet hat, sollte der Datenverlust minimiert sein.

Sonstige Gründe.

Neben den bislang genannten Gründen kann es auch sein, dass ihr Postfach gerade auf einen anderen Exchange Server umgezogen wird oder der Administrator gerade den Server "bearbeitet".

Die Ursache ist in einer kleinen Option in den Servereigenschaften zu finden, mit der der Administrator die Exchange eigene Überwachung (Überwachung von Exchange) deaktivieren kann.

  • 934876 Message when a client tries to connect to Exchange Server 2003 in Outlook: "Exchange is currently in recovery mode

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