Profilanpassung beim Move

Die meisten Anwender nutzen für den Zugriff auf den Exchange Server Outlook oder ein anderes auf MAPI basierendes Programm. Der Zugriff erfolgt dabei über das MAPI-Profil auf die konfigurierten Server.

Im Rahmen von Migrationen von Exchange 5.5 nach Exchange 2000/2003 oder auch bei der Migration von einem Exchange Server zum anderen Server stellt sich das MAPI Profil beim ersten automatisch um. Das geschieht wie folgt.

Was passiert ?

Wenn die Mailbox von einem Server auf einen anderen Server in der gleichen Site/Admingroup) verschoben wurde, dann erhält der Client beim ersten Connect zu seinem alten HomeMDB-Server die Rückmeldung 'falscher Server' und einen Verweis auf den neuen HomeMDB-Server. Der Client schreibt dann diese Information in das Profil. Allerdings werden dabei nur folgende Informationen aktualisiert (Outlook XP und höher):

  • HomeMDBServer
  • Public Folder Server
  • Server Transport Information

Allerdings steht in einem Profil noch mehr drin, z.B. die Information woher das Offline Adressbuch bezogen wird, wo die "Frei/Belegt-Zeiten" abgelegt werden und einiges mehr. Leider werden diese Informationen nicht aktualisiert. Und genau diese Informationen zu Systemordnern werden nicht automatisch umgestellt.

Problem OAB

Das führt dazu, das im Profil zwar ein Zugriff auf den neuen öffentlichen Ordner erfolgt, aber von dort immer noch versucht wird, das alle Exchange 5.5 Offline Adressbuch zu laden. Das funktioniert natürlich nicht mehr. Das Profil wird nicht automatisch angepasst.

Zudem hat sich der Speicherplatz und die Generation des Adressbuchs geändert. Outlook kann also gar kein "Differenzupdate" durchführen und die Änderungen seit dem letzten Update herunter laden. Outlook muss zwingend ein komplettes Offline Adressbuch herunter laden. Das ist bei einer Migration speziell bei mobilen Anwendern mit geringerer Bandbreite und großen Adressbüchern zu berücksichtigen.

Der Anwender muss zur Lösung manuell in Outlook einmalig "Extras - Senden und Empfangen - Adressbuch Downloaden" ausführen und dabei ein komplettes Adressbuch herunter laden. Dabei wird die geänderte Information dann auch in das Profil übernommen, so dass nachfolgende Downloads wie gewohnt funktionieren. Dieses Verhalten scheint erst mit Outlook XP und später zu gelten. Frühere Versionen lösen vermutlich das Problem alleine. Es scheint so, als hätte Microsoft nützliche Elemente im Code gestrichen.

Erst ab Outlook 2003 SP1 und einen im November 2004 noch nicht öffentlichem HotFix wird das neue Offline Adressbuch alleine herunter geladen.

Zusätzliche Postfächer und Ordner

Wenn Sie zusätzliche Mailboxen einbinden (z.B. Stellvertreter etc.) dann sollten Sie wissen, dass diese anhand des LegacyExchangeDN und des Servernamens mit eingebunden werden. Wird diese Mailbox verschoben, dann wird ihr Client immer noch auf den alten Server zugreifen. Auch dieser Servername wird (warum auch immer) nicht im Profil korrigiert. Sobald Sie daher den alten Server abschalten, werden diese Zugriffe nicht mehr umgelenkt werden können.

Die Lösung hierfür ist, dass der Anwender manuell die Mailbox entfernt und neu hinzu fügt. Schade, dass Outlook oder MAPI dies nicht alleine korrigiert.

Die in gleiche Kategorie fallen zusätzlich Ordner, die Sie in Outlook einfach mit "Datei - öffnen - Ordner eines anderen Benutzers" erreichen können. Outlook speichert sich diese zuletzt genutzten Ordner in einer Liste ab (MRU = Most Recently used). Auch diese Einträge werden nicht aktualisiert, wenn die Mailbox verschoben wurde. Nach der Abschaltung des Servers werden diese Zugriffe genauso ins Leere laufen, wie die Ablage in den Favoriten. Diese fremden Ordner werden über die GUID des Informationsspeichers und den Ordners referenziert. Diese sind aber nur auf dem Exchange 5.5. Server gültig.

Frei/Belegt Zeiten

Auch der Verweis auf den Systemordner für die Frei/Belegt-Zeiten sind im Profil hinterlegt. Während einer Migration wird natürlich auch dieser Ordner auf andere Server repliziert. Leider scheint es auch hier bestimmte Versionen zu geben, die nach einem Move diese Einstellungen nicht entsprechend anpassen und der Client weiterhin den alten Server nimmt, so lange dieser noch erreichbar ist und danach auf einen Fehler läuft.

Hier hilft eventuell ein "Reset" der Sitefolder, so dass diese Systemordner eine neue GUID bekommen und dann Outlook frisch die Informationen generiert. Nur bedeutet dies, dass einige Zeit lang nicht alle Frei/Belegt-Zeiten veröffentlicht sind.

Bye bye Exchange 5.5

Viele der Probleme werden bei der Migration noch kaschiert, so lange die Exchange 5.5 Umgebung vorhanden ist. Solange können die meisten Funktionen nicht genutzt werden. Aber spätestens wenn Sie Exchange 5.5 dann aus der Organisation entfernen, kommen die letzten Probleme auf.

Lösung

Der einzig sichere Weg ist ein Neuaufbau des Profils nach der Migration des Benutzerpostfachs. Zum Glück gibt es dazu einige Hilfsprogramme (Siehe Profile Tools), aber unangenehm ist dies trotzdem. Die Tools "ExPROFRe" könnte eine Lösung sein, allerdings wird dabei die OST-Datei entfernt, so dass überflüssigerweise eine volle Neusynchronisation erfolgen würde. Das gleiche gilt für Outlook 2003 im Cached Mode. Hier ist sicher das Gespann NEWPROF/PROFGEN/MODPROF vorzuziehen, auch denn der Anwender einige Einstellungen selbst wieder nachtragen muss

Technisch würde es ja reichen, in einem bestehenden Profil einfach den Exchange Dienst zurück zu setzen. Ein einfaches entfernen und neu hinzufügen hilft nur bedingt weiter, da dabei auch der Postfachspeicher dadurch geändert wird. Auch der Versuch, einzelne Registrierungsschlüssel oder die OAB-Dateien zu löschen ist nicht von Erfolg gekrönt. Eine bessere Lösung steht also noch aus.

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