Das "richtige" Outlook

Es ist 2024 und die ersten Privatanwender werden von Windows Mail auf das "neue Outlook" umgestellt und Firmenanwender können wechseln. Was ist nun das "neue" und was das "richtige" Outlook? Eine Versionsübersicht.

Aktuell wird das "neue Outlook" am 1. August 2024 zu "Outlook"
Das bisherige Outlook, welches wir seit Outlook 97 bis heute kennen, wird dann zum "klassischen Outlook"

Auslöser

Was machen Sie, wenn jemand aus der Familie sie tagsüber aufgelöst anruft und fast panisch um Hilfe bittet, weil sie ihre Mails nicht mehr lesen kann und sie nun ganz wichtig etwas für die Schule oder Ausbildung abgeben muss? Ihr Windows Mail wäre nicht mehr da und nun gibt es ein neues Outlook und damit habe Sie keinen Zugriff auf ihr Postfach und muss erst etwas einrichten und das geht alles gar nicht?

In dem Fall ging es um ein IMAP4-Postfach bei einem klassischen Internet-Provider und nicht um einen Exchange Server. Als schnelle Lösung habe ich dabei geholfen, sich per Webbrowser über das Portal des Providers am Postfach anzumelden und einen "Notbetrieb" zu erreichen. Damit war der erste Druck erst einmal wieder weg und da alle Mails sichtbar waren, konnte auch ein Verlust ausgeschlossen werden.

Wer schon immer auf privaten Windows PCs seine Mails mit Thunderbird oder per Browser gelesen hat, hat deutlich weniger Stress. Problematisch sind die Anwender, die früher mit Outlook Express, dann mit Windows Mail&News, später mit Windows Mail oder sogar dem vollwertigen Outlook gearbeitet haben. Aber ich befürchte, dass dies jedem "Nachbarschafts-Admin" sicher noch das ein oder andere Mail passieren wird. Die Kommunikation von Microsoft zur den zukünftigen Plänen mit Outlook ist sicherlich verbesserungswürdig und ich möchte mit dieser Seite einen Teil dazu beitragen.

Womit lesen Sie Mails?

"Microsoft Outlook kenne ich seit 1997, als es damals als Nachfolger für den "Exchange Mail Client" entwickelt wurde und seit dem ist Outlook der Inbegriff für den leistungsfähigen Desktopclient zur Nutzung eines Exchange Postfachs mit Mails, Kalender, Kontakten und Aufgaben. Outlook war anfangs sogar in der Exchange CAL enthalten und quasi "kostenfrei" aber wurde dann sehr schnell ein Teil der kommerziellen "Microsoft Office"-Produktlinie. Für Firmen war das solange kein Problem, Wenn Sie sowieso auch die Office Suite mit Word, Excel, PowerPoint, Access u.a. lizenziert haben.

Für die Privatanwender sieht die Story aber etwas anders aus. Sie hatten zumindest früher eher selten Zugriff auf eine lizenzierte Microsoft Office-Version aber ein Postfach per Browser zu lesen, war mit ISDN-Geschwindigkeit auch kein Vergnügen und Smartphone kamen erst später auf. Aber schon immer hat Microsoft ein Mailprogramm mit dem Windows Betriebssystem ausgeliefert, welches quasi "kostenfrei" und "eh da" war. Die Story ist schnell aufgeführt

Programm Windows Version Supportzeitraum Funktionen/Protokolle

 

Microsoft Internet Mail and News

3.x
95

 

Mail (POP/IMAP)
News (NNTP)

 

Outlook Express
https://de.wikipedia.org/wiki/Outlook_Express
3.x
95
2000
XP
2003

1997

Mail (POP/IMAP)
News (NNTP)
HTTPMail (Kycos,/Hotmail)

 

Windows Live Mail
https://de.wikipedia.org/wiki/Windows_Live_Mail
Visa
7
8

2006-2017

Mail (POP/IMAP)
Kalender
OneDrive
RSS

 

Windows Mail
https://en.wikipedia.org/wiki/Mail_(Windows)
Windows Calendar
https://en.wikipedia.org/wiki/Calendar_(Windows)
8 (Kachel App)
10
11

2012 - 2024

Mail (POP/IMAP)
Kalender

 

Classic Outlook
Beginnend mit Outlook 97 bis 2022/365
Fakten: Outlook Client
3,11,95- Windows 11
Seit ca. 1996

2029

Exchange
Mail (POP/IMAP)
3rd-Party-AddOns

 

Outlook for Windows (The New Outlook)
https://en.wikipedia.org/wiki/Outlook_for_Windows
Auch bekannt als "Monarch, One Outlook, Modern Outlook
10
11 (ab 2024 Default)

Juni 2024 (GA)

Exchange
Mail (POP/IMAP)

 

Losgelöst von diesen "installierbaren" Programmen, wird der Name Outlook auch für die Webversion "https://outlook.com", als "Outlook Mobile" für Smartphones genutzt. Zudem gibt es auch "Outlook for Mac" in unterschiedlichen Versionen. Ich beschränke mich hier auf die Windows-Versionen, die durch den Wechsel auf Windows 11 von Microsoft aktiv umgestellt werden.

Was ist "neu" am neuen Outlook?

Dazu müssen wir uns erst einmal fragen, warum Microsoft ein "Neues Outlook" entwickelt und warum das bisherige Outlook von Version 97 bis 2019/365, also 28+ Jahre, nicht mehr genügt. Alle bisherigen Versionen von Outlook wurden Programmiert und für die Zielplattform Windows 16bit/32bit/64bit kompiliert und dann als Installationsquelle ausgeliefert. Auf dem Endgeräte wurde Outlook dann durch Administratoren und Softwareverteilung, seltener durch den Anwender selbst, installiert. Windows Update oder Office Updates haben für die Aktualisierung gesorgt. Soweit hat dies über Jahrzehnte mit lokalen Windows Clients funktioniert.

Aber Plattformen ändern sich und in Zeiten von Internet, Cloud, Webdiensten, Browsern und JavaScript gibt es eine neue und für viele Hersteller interessante Plattform: Der Browser mit HTML, CSS  und JavaScript. Anstatt einer kompilierten "EXE", die Pixel per "Windows GDI" auf den Bildschirm zaubert, verändern nun "Modern Apps" eine HTML-Seite im Browser und sind bei passender Umsetzung über mehrere Plattformen (Windows/Mac/Linux/Smarthone/Tablet) mit dem gleichen Code nutzbar und können direkt von Anwender ohne explizite Installation genutzt und vom Hersteller kontinuierlich und automatisch aktualisiert werden. Der Fachbegriff dafür ist "Progressive Web App (PWA)".

Microsoft Teams ist schon lange so eine App und wenn Sie heute Dokumente im Browser bearbeiten, dann erfolgt die auch mit der "Web-Version" von Word, Excel und PowerPoint. Da auf Dauer ein Hersteller nicht zwei Produktlinien mit dem gleichen Funktionsumfang am Leben erhalten kann, liegt es nahe, dass Microsoft hier reduziert. Mit Microsoft Teams stellte sich diese Frage nicht aber bei Outlook, quasi der "Personal Information Manager" par Excellence muss Microsoft mit etwas mehr Fingerspitzengefühl vorgehen, denn die neue Plattform hat auch Einschränkungen. Ein Chromium-Host mit JavaScript und HTML kann nicht alles, was eine native Applikation tun kann, z.B. gibt es keine COM-AddOns mehr. Entsprechende 3rd Party Produkte müssen anderen Wege finden, was gerade in Firmenumfeldern mit lange und sehr individueller Outlook-Nutzung eine Herausforderung sein dürfte.

Im privaten Umfeld ist es eher die Nutzung von POP3 oder IMAP4 zum Abruf von Mails und der Versand per SMTP. Moderne WebApps sprechen viel lieber HTTP und Websockets und keine TCP-Connections. Da stehen auch Sicherheitsüberlegungen dahinter: Stellen Sie sich einmal vor, eine Webseite könnte per JavaScript direkte TCP-Verbindungen aufbauen und z.B. ohne Wissen des Benutzers im Hintergrund dann Schwachstellen suchen. Wenn das nicht geht, dann muss Microsoft natürlich einen anderen Weg zur Kommunikation finden und genau das kann auch ein Problem sein:

Das neue Outlook spricht IMMER mit einem Cloud-Service von Microsoft, dem es die Zugangsdaten und Konfiguration übergibt und der dann im Auftrag des Anwenders die Mails von z.B. einem IMAP4-Konto abruft. Der Umweg über Microsoft kostet Microsoft natürlich Bandbreite und Rechenleistung. Windows 11 und "das neue Outlook" kosten aber nichts. Da darf dann schon mal die Frage nach dem Geschäftsmodell gefragt werden. Microsoft hat durch diese Konstruktion kompletten Zugriff auf alle Mails und könnte sogar "im Auftrag des Anwenders" agieren während ihr eigentlicher Mailprovider nur Zugriffe von Microsoft sieht. Wenn Sie z.B. ein IMAP4-Konto addieren, dann wird dies auch nicht verheimlich:

Das muss nicht schlecht sein, wenn z.B. Microsoft so noch einmal einen Spamfilter/Phishing-Filter integriert oder z.B. DMARC und DKIM-Prüfungen oder BIMI - Brand Indicators for Message Identification addiert. Denkbar wären auch erweiterte Regeln, Priorisierungen, Suchfunktionen und Konvertierungen, die weit über das Angebot von IMAP4 hinausgehen. Aber natürlich könnte Microsoft ebenfalls diesen Datenschatz z.B. für KI-Trainings nutzen oder als Durchsetzungsgehilfe von staatlichen Interessen zu Aktionen gezwungen werden.

Und letztlich gibt es immer noch den Hacker, der illegal Zugang erhalten hat und damit ganz neue Angriffsszenarien möglich sind, angefangen beim Mitlesen der Mails bis zum Abgreifen von "Kennwort Rücksetz-Links" oder MFA-Anfragen anderer Dienste und die komplette Übernahme ihrer Identität. Die Nutzung solch eines "Proxy in the Middle" als Übersetzers zwischen z.B. POP3/IMAP4 auf der einen Seite auf das proprietäre HTTP-basierte Protokoll des neuen Outlook-Clients ist mit Risiken verbunden.

New Outlook kostet Geld oder Werbung

Allerdings hängt Microsoft es nicht an die große Glocke, dass "New Outlook" mitnichten kostenfrei ist. Eine Anmeldung mit einem Microsoft Konto ist Pflicht, was natürlich auch die Nutzung von "Oulook.com" fördert und sie benötigen eine Microsoft 365 Lizenz, da ansonsten sich Outlook mit Werbung finanziert.

As is the case for all Outlook experiences today, paid customers won’t receive ads when signed into Outlook. These include customers using Outlook with a Microsoft 365 account provided by their company, school, or organization, or those who have a Microsoft 365 Basic, Personal, or Family subscription.
The new Outlook for Windows also provides a free, ad-supported version for customers who don’t have a paid subscription. If you use a free email service such as Outlook.com, Hotmail, or Gmail without a Microsoft 365 subscription, you’ll see ads in the new Outlook for Windows.
If you prefer not to see ads, you may purchase a Microsoft 365 subscription to remove any advertising served by Microsoft.
If you have a free account, you’ll see ads in your inbox, clearly marked with an ad label to distinguish them from other emails
Quelle https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/outlook/outlook-for-windows

"Kostenfrei" ist also eher eine Frage der Definition und die billigste "werbefreie Version" beginnt bei 20 US$S/Jahr, also ca. 2€/Monat.

Für private Anwender wird die Nutzung auf dem Windows Desktop in Zeiten von Smartphones eher weiter abnehmen und ansonsten gibt es ja massenhaft alternativen.
Sie z.B. Thunderbird, PegasusMail, etc. https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_email_clients

Das mag anders sein, wenn Sie zahlender Kunden von Microsoft 365 sind, ihr Postfach sowieso in Exchange Online in einem Tenant liegt und Sie entsprechende Verträge mit dem Anbieter haben. Dann ist der "Datensammelservice" eh Bestandteil von Exchange Online

Outlook und Classic Outlook

Auch wenn Microsoft den neuen Outlook Client mit dem "General Available"-Status versieht und damit auch oder erst recht für den Einsatz in Firmenumgebungen freigibt, sind Sie noch nicht gezwungen, umzustellen. Es gibt noch viele Gründe, warum Sie dies verzögern sollten, denn noch sind nicht alle Funktionen des bisherigen Clients im neuen Outlook vorhanden. Einige Funktionen werden auch nie dazu kommen. Schon aus technischer Sicht wird es wohl unmöglich, die alten COM-Extensions bereitzustellen und auch die MAPI-Funktion, die von vielen 3rd-Party-Produkten genutzt wurde, wird es nur noch stark abgespeckt geben. Für all diese Lösungen läuft nun der Countdown, neue alternative APIs zu verwenden, z.B. Microsoft Graph in der Cloud oder weiter EWS mit einem OnPremises Server.

Microsoft pflegt selbst eine Liste der Funktionen und deren Umsetzung. Sie ist nicht komplett aber vermutlich aktueller, als ich sie hier aufführen könnte:

Rollout Plan

Microsoft bietet das "neue Outlook" sowohl für alle Privatanwender als auch Firmenanwendern mit "richtigem Outlook" an. Allerdings gibt es unterschiedliche Zeitlinien zum Rollout. Zuerst werden die Privatanwender beglückt, die anfangs noch eine Wahl haben, dann forciert umstellen müssen aber wieder zurück können und spätestens nach dem 1. Jan 2025 sind "Mail und Kalender" nicht mehr verfügbar.

Ab 2024 werden neue Windows 11 Geräte mit dem neuen Outlook für Windows als standardmäßige Postfachanwendung ausgeliefert, die von allen kostenlos verwendet werden kann. Die Anwendungen Mail und Kalender sind bis zum 31. Dezember 2024 weiterhin als Download im Microsoft Store verfügbar
Quelle: Outlook für Windows: Die Zukunft von Mail, Kalender und Personen auf Windows 11
https://support.microsoft.com/de-de/office/outlook-f%C3%BCr-windows-die-zukunft-von-mail-kalender-und-personen-auf-windows-11-715fc27c-e0f4-4652-9174-47faa751b199

Das gilt aber nur für "Privatanwender".

Anscheinend gibt es auch kein "Opt out" mehr für private Anwender die per POP/IMAP mit 3rd Party Mailservern arbeiten und einen Bogen um Microsoft 365 oder Outlook.com machen und das hat wohl auch den Hilfeschrei ausgelöst denn der Wechsel auf das neue Outlook funktioniert nicht immer, zumal der Anwender sein Kennwort neu eingeben muss, welches er auf dem PC schon lange im "Kennwortspeicher" hinterlegt hatte.

Für Firmen gelten allerdings andere Schritte, wie Microsoft selbst beschreibt:


Quelle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/outlook-blog/new-outlook-for-windows-a-guide-to-product-availability/ba-p/4078895

Hier sind wir aktuell wohl schon einige Zeit im "Opt In"-Rahmen, d.h. Anwender können freiwillig ins "Neue Outlook" wechseln, aber auch wieder zurück. Voraussetzung ist aber, dass der Administrator das nicht abgeschaltet hat.

Tipp: Als Administrator würde ich heute (Sommer 2024) das OptIn noch verbergen, damit Anwender nicht ohne Abstimmung mit Schulung und Datenschutz das neue Outlook nutzen. Auch wenn die beiden Programme sich ähnlich sehen, sind sie nicht gleich.

Wenn Sie also Firmenadministrator verhindern wollen, dass Anwender selbst mit "New Outlook" (aka Monarch, aka Outlook for Windows) arbeiten, dann können Sie folgende Schlüssel setzen.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
"HideNewOutlookToggle"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences]
"UseNewOutlook"=dword:00000000

Die Werte können Sie auch per Gruppenrichtlinie setzen.

Das Bild hat keine Zeit oder Jahresangaben, aber aus verschiedenen Quellen habe ich folgendes zusammengesetzt. (Stand Jun 2024)

  • 28 Sep 2022: Erste Version von "new Outlook" für "Windows for Office Insider"
    Jeder Anwender im Insider-Rung kann das neue Outlook testen. Rastam war das zu dem Zeitpunkt aber nur für neugierige Benutzer mit Exchange Online Postfach, denn die Funktion war noch sehr stark eingeschränkt.
  • 4. Apr 2023: "New Outlook" als Public Preview verfügbar
    Ein halbes Jahr später hat sich Microsoft aber schon aus der Deckung gewagt, und "New Outlook" für alle interessierten Benutzer
  • 1.1.2025 New Outlook ist der neue Default für Privatanwender
    Ab dem Zeitpunkt können Anwender nicht mehr die bisherige "Windows Mail-App" aus dem Appstore herunterladen und statt dem neuen Outlook nutzen. Dies ist zumindest der Zeitpunkt, wann die alte "Windows Mail-App" enthällt und Anwender entweder das "neue Outlook" oder weiterhin Classic Outlook oder ein gänzlich anderes Programm verwenden müssen.
  • nach dem 30.6 2025 Früherster Zeitpunkt für "Firmen Out Out"
    Microsoft hat versprochen, dass es nach dem GA (Jun 2024) mindestens 12 Monate vergehen, ehe Microsoft das neue Outlook zum Standard macht und Clients ohne Vorkehrungen entsprechend nach und nach umstellt. Für Administratoren bedeutet dies, dass Sie spätestens bis dahin eine OptOut-Einstellung (Regedit) vornehmen sollten.
  • 30.6.2026 oder noch später: CutOver
    Nach der OptOut-Aktivierung werden wieder mindestens 12 Monate versprochen, die Firmen und deren Anwender weiterhin mit dem alten Outlook arbeiten können, ehe der Cutover erfolgt. Allerdings denke ich auch hier, dass es mehr als die zugesicherten 12 Monate werden.
  • Vielleicht 2029 Ende das bisherigen Outlook?
    Das passt dann auch mit den an verschiedenen Stellen schon kolportierten Aussagen, dass das bisherige "Classic Outlook" vermutlich erst 2029 oder noch später wirklich entfallen wird.

Der komplette Prozess kann sich also durchaus über weitere vier Jahre hinstrecken aber wie wissen alle, wie schnell die Zeit quasi fliegt und ehe wir uns versehen, ist das bekannte "kompilierte" und als Win32-Applikation bereitgestellte Outlook nicht mehr in der Wartung.

Bewertung

Auch wenn zum Zeitpunkt des Artikels noch einige Jahre ins Land gehen werden, sollten sich private Anwender sehr kurzfristig Gedanken machen und Firmen den Umstellungsprozess aktiv begleiten und es nicht den Anwendern oder Microsoft überlassen, wann welche Clients welche Outlook-Version nutzen. Firmen mit Microsoft 365 Lizenz können per Richtlinie noch mehrere Jahre das bisherige Outlook als Standardprogramm einsetzen. Aber auch hier könnte es zumindest für Firmen mit Exchange Online schon Gründe geben, erste Arbeitsplätze auf das neue Outlook umzustellen.

Für Privatanwender kann ich nur sagen: Wenn Sie das bisherige Outlook nicht mehr nutzen können aber mit dem "neuen Outlook" und dessen Kennwortabgabe zu Microsoft ein Problem haben, dann sollten Sie sich über alternative Mailclients wie z.B. Thunderbird, PegasusMail o.ä. Gedanken machen.

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