Kategorien
Kategorien werden beim Versand entfernt
Die ist der Default bei Exchange 2007. Siehe auch "Set-transportconfig" und "ClearCategories" auf
http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb124151(EXCHG.80).aspx
Seit Outlook 2007 werden die Kategorien nicht mehr lokal in der Registrierung sondern im Postfach als verstecktes Item gespeichert.
Outlook erlaubt schon seit der ersten Version, zu jedem Element entsprechende Kategorien einzusetzen. Einfache Texte können damit eine Mail klassifizieren, nach der Sie dann filtern und sortieren können. Das ist sogar in öffentlichen Ordnern möglich. Aber auch bei Terminen können Sie mit Kategorien eine Gruppierung vornehmen und seit Outlook 2007 sogar jeder Kategorie eigene Farben zuordnen und Kurztasten hinterlegen.
Beispiele
Hier ein paar Beispiele, wie Sie Kategorien nutzen können.
- "Kunden"-Ordner mit dem Kundennamen als Kategorie
- Kategorien mit Farben im Kalender
Hier am Beispiel der Vorträge beim IT-Forum 2007
Neben dem Einsatz im eigenen Postfach bieten sich die öffentlichen Ordner natürlich dazu an, viele Nachrichten mit Kategorien zu versehen und so zu gruppieren oder zu filtern. Da Kategorien aber nur "Strings" sind, sollten dann alle Personen die gleichen Texte verwenden. Zudem gilt es bei aller Sortierung zu beachten, dass Exchange und Outlook immer langsamer arbeiten, wenn die Anzahl der Elemente (nicht die Größe) in einem Ordner zunimmt. Man spricht von 5000-10000 Elementen, ab denen die Performance merklich abnimmt, wobei Exchange 2007 mit viel Speicher weniger stark davon betroffen ist.
Wo liegen Kategorien ?
Hier gilt es zu unterscheiden zwischen den Einträgen an dem jeweiligen Objekten selbst und der Vorschlagsliste von Outlook
- Kategorie am Objekt
Wenn Sie einem Objekt eine oder mehrere Kategorien zuordnen, dann werden diese Daten beim Objekte als weiteres MAPI-Property gespeichert. Hier der Auszug mit MFCMAPI
Im MAPI-Property mit der Bezeichnung 0x8010101E liegt ein "Multi Value String", mit den Namen der Kategorien. Eine Verbindung zu den Kategorien in Outlook gibt es aber nicht. Es ist einfach nur ein Text - Kategorie in Outlook 97 bis 2003
Outlook selbst bezieht seine Daten, welche Kategorien er ihnen zur Auswahl anzeigt, aus einem lokalen Datenspeicher. Bis Outlook 2003 wurde dazu ein binärer Registrierungsschlüssel genutzt, welcher die Daten hatte. Als Administrator konnte man natürlich diesen Wert einfach "überschreiben", so dass alle Mitarbeiter immer die gleichen Kategorien zu Auswahl hatten, Damit wurden aber bestehende Kategorienlisten natürlich überschrieben:
HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook\Categories: REG_Binary HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Categories: REG_Binary HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Categories: REG_Binary HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Categories: REG_Binary
- Kategorien in Outlook
2007/2010 und neuer
Auch Microsoft hat gemerkt, dass es nicht sinnvoll ist die Kategorien lokal in der Registry zu speichern. Nicht alle Firmen arbeiten mit Roaming Profiles. Daher speichern Outlook 2007 und neuer die Kategorien in einem versteckten Eintrag im Postfach ab. Auch hier ist MFCMAPI wieder der Weg dieses Elemente zu sehen indem Sie das Postfach und dann den Kalender auswählen und über "Open associated contents table" dann das Property "PR_ROAMING_XMLSTREAM" anzeigen. Hier stehen die Kategorien als XML-Format.
Der Exchange Server hat also nichts damit zu tun, da für ihn die Werte erst mal Bestandteil der Mail oder des Termins sind. Wobei OWA2007/OWA2010 mittlerweile auch die servergespeicherten Kategorien nutzen
Zentrale Verwaltung
Von Hause aus bietet Outlook keine Möglichkeit der zentralen Verwaltung. Auch Gruppenrichtlinien helfen hier nicht wirklich weiter, da auch das Überschreiben von Kategorien nicht wirklich benutzerfreundlich ist.
Aber Dritthersteller haben hier passende Programme entwickelt, die sogar kostenfrei sind.
- Gangl: OLXCategory (Freeware)
https://www.gangl.de/product/cat.html - CodeTwo CatMan (Freeware)
http://www.codetwo.com/pages/freeware/catman.php - Category Manager 3.0 ($)
http://www.vboffice.net/product.html?pub=60&cmd=detail&id=2006063
Sicher gibt es weitere Programme. Links sind gerne willkommen.
Automatik für Kategorien
Je nach Einsatzzweck von Kategorien sind natürlich weitere Lösungen denkbar, die den Einsatz von Kategorien effektiver machen, z.B.
- Automatische Kategorien
Wenn Sie z.B. den Kundennamen als Kategorie verwenden, dann könnte ein Skript dafür sorgen, abhängig von der Ziel und Absenderdomäne die Kategorie schon mal zu addieren. - Kategorien zum Steuern von Serverprozessen
Ebenso könnte man überlegen, dass Kategorien wie "Wichtig, 6 Monate, 12 Monate, 3 Jahre" einen Hintergrundprozess steuern, welcher Elemente nach dieser Zeit einfach archiviert oder löscht. So könnten in einem Ordner mehrere unterschiedliche Vorgänge thematisch zusammen liegen und dennoch unterschiedliche "Alterungen" angewendet werden. - Firmen einsortieren
Basierend auf dem "Problem" der 10.000 Elemente in einem Ordner könnte ein Prozess entwickelt werden, der die Mails anhand der Kategorien automatisch in unterordner verteilt. - Regeln auf dem Transport
Kategorien werden sogar beibehalten, wenn Sie eine so gekennzeichnete Mails an einen Kollegen in der gleichen Exchange Organisation weiterleiten. Es wäre also auch denkbar auf der Ebene des "Transports" hier diese Information für weitergehende Verarbeitungen zu nutzen
Es gibt also viel Spielraum für den Einsatz von Kategorien. Allerdings sind es eben keine Standardfelder und als Administrator können Sie kaum steuern, welche Inhalte Anwender in diese Freitextfelder hinterlegen. Es bleibt bei den meisten Firmen daher dabei, dass Anwender sich damit selbst organisieren können.
Kategorien auf dem Transportweg
Eigentlich können Sie eine Mail oder Termin mit Kategorien einfach an einen Kollegen senden. Früher hat das auch problemlos funktioniert. Mit Outlook 2007 und Exchange 2007 werden Sie erst mal feststellen, dass das leider gar nicht mehr der Fall ist. Hier kommen mehrere Dinge zum Tragen.
- HubTransport schneidet Kategorien weg
Die Exchange 2007 HT-Rolle entfernt ungefragt etwaige Kategorien. Das können Sie natürlich wieder abstellen, aber per Default ist diese Funktion erst einmal eingeschaltet.
Siehe auch Message Categories Are Lost When You Send Messages from an Exchange 2007 Mailbox http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc308574.aspx
Set-TransportConfig -ClearCategories $false
- Outlook Kategorienversand
Aber auch Outlook muss erst mal davon überzeugt werden, dass es auch die Kategorien mit versendet.
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences]"SendPersonalCategories"=dword:1
Datenschutz und Vertraulichkeit ist wichtig und wenn man sich überlegt, wie viele Office Dokumente versendet werden, in denen längst gelöscht geglaubte Informationen enthalten sind, dann ist dieser Ansatz nur logisch und konsequent. Eine Warnung auf dem Client mit der Option, diese zukünftig nicht mehr anzuzeigen, hätte es sich auch getan.
Dieses Verhalten kann auch Nachteile haben: Wenn Benutzer A eine Aufgabe mit Kategorien an Benutzer B delegiert, dann kommt bei Benutzer B die Aufgabenanfrage ohne Kategorien an. ändert Benutzer B an der übernommenen Aufgabe etwas, dann sendet B an A im Hintergrund ein Update der Aufgabe. Wenn A dieses Update (ebenfalls mit auf dem Transport entfernten Kategorien) nun annimmt, dann wird seine alte Version durch die aktualisierte Version ersetzt. Die eigenen Kategorien an dem Objekt gehen mit verloren.
Outlook2007 Kategorien
Mit Outlook 2007 hat sich einiges geändert. So gibt es nun auch eine Farbcodierung für die Kategorien, die der Anwender auf den Eigenschaften seines Postfachs nach einem Update "Hochrüsten" kann.
Weitere Links
- FixCategories
- Message Categories Are Lost When You Send Messages from an
Exchange 2007 Mailbox
http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc308574.aspx - Gangl: OLXCategory (Freeware)
http://www.gangl.de/Produkte/!!!TEMPLATE!!!/product.asp?prod=OLXCategory - CodeTwo CatMan
http://www.codetwo.com/pages/freeware/catman.php - Category Manager 3.0 ($)
http://www.vboffice.net/product.html?pub=60&cmd=detail&id=2006063 - Slipstick: Microsoft Outlook Categories
http://www.slipstick.com/outlook/olcat.asp - Organizing with Outlook Categories
http://www.timeatlas.com/mos/Email/Outlook/Organizing_with_Outlook_Categories/ - http://www.outlook-tips.net/howto/categories.htm
- http://www.cdolive.com/customcategories.htm
- Microsoft Outlook Categories
http://www.slipstick.com/outlook/olcat.asp - Category management in Outlook 2003 and 2007
http://www.markwilson.co.uk/blog/2008/03/management-of-categories-in-outlook-2003-and-2007.htm - How categories and calendar labels from earlier versions are Updated für Office Outlook 2007
http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HA100777281033.aspx - Restore the default color categories - watch and learn
http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HA102178891033.aspx
"c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategories - 164625 OL97: ow to Migrate Custom Categories to Other Users
- 303937 Custom ategories are not transferred from Outlook 2000 to Outlook 2002
- 912726 An e-mail message that you selected before you changed to Categories view is no longer selected in Outlook 2007
- 935440 Support WebCast: Working with Microsoft Office Outlook 2007 categories and flags
- 276061 ENT2001: How to use Categories in Entourage
- Outlook Categories
http://uwadmnweb.uwyo.edu/cessupport/Microsoft/Outlook/categories.asp - Microsoft Outlook Categories
http://www.slipstick.com/outlook/olcat.asp - Microsoft Outlook categories | Outlook categories tutorial
http://www.timeatlas.com/mos/Email/Outlook/Organizing_with_Outlook_Categories/ - Outlook® 2007: Kategorien exportieren und importieren
http://www.outlook-stuff.com/lang-de/tipps-und-tricks/programmierung/572-outlookr-2007-kategorien-exportierenimportieren.html
VBA Makros zum Importieren und Exportieren von Kategorien