Outlook Favoriten

Wenn Sie viele Ordner und umfangreiche Strukturen in ihrem Outlook Postfach haben oder sogar noch öffentliche Ordner benutzen, dann kommen ihnen die "Favoriten" zugute, mit denen Sie wichtige Ordner aus der Struktur in ihrem Outlook "anheften" können. Neben dem direkten schnellen Zugriff erhalten Sie z.B. bei öffentlichen Ordnern.

Favoriten in Outlook

Wenn ich im Januar 2017 meine Outlook 2013 Favoriten und meine OWA 2016 Favoriten ansehe, dann ergibt sich folgendes Bild: Sie sehen gut, dass per OWA nicht alle Favoriten sichtbar sind. Das liegt daran, dass ich in Outlook neben meinem Exchange Postfach noch per IMAP ein zweites Postfach abhole und zumindest den Posteingang und Entwürfe als Favoriten eingebunden habe.

Die Favoriten in OWA sind aber noch für eine andere Aufgabe sinnvoll. Der Zugriff auf Öffentliche Ordner ist je nach Exchange Version mal mehr mal weniger gut möglich. In OWA2016 kann ich aber z.B. öffentlichen Ordner über die rechte Maustaste in Favoriten addieren und damit diese Daten erreichen.

Das funktioniert (Stand Jan2017) aber nur mit Ordnern vom Typ "Termin", Kontakt", und "E-Mail". Aufgaben und Notizen sind aktuell nicht erreichbar. Wenn ein Order bereits in den Favoriten ist, kann er natürlich nicht noch einmal addiert werden. Terminordner erscheinen dann natürlich auch nur in der Kalenderansicht unter "Weitere Kalender". Auch hier sehen Sie wieder, dass nur ein Teil der Outlook Favoriten in OWA sichtbar wird. Mit Kalendern, die aufgrund einer Zugehörigkeit zu einem Team oder als "Internet Kalender" in Outlook eingebunden sind, kann der Exchange Server per OWA noch nichts anfangen.

Outlook "/ResetNavPane"

Wenn Sie probleme mit den Favoriten haben, dann kann in Outlook der Start mit dem Parameter "/ResetNavPane" eine Lösung sein. Dieser Schalter setzt den kompletten Navigationsbereich zurück, zu dem auch die Favoriten gehören.

Favoriten im System

Änderungen der Favoriten in Outlook sind auch in OWA sichtbar und umgekehrt. Die Favoriten funktionieren aber auch mit Outlook ohne Verbindung zum Exchange Server und wer ein Outlook komplett ohne Exchange Server betreibt, kann ebenfalls die Favoriten nutzen. Damit ist klar, dass die Favoriten sowohl lokal auf dem PC irgendwo hinterlegt sind und natürlich auch auf dem Exchange Server für OWA erreichbar sein müssen. Eine entsprechende Synchronisation dazu ist erforderlich. Mit etwas Suchen im lokalen Dateisystem und per EWSExplorer im Postfach des Exchange Servers zeigt sehr schnell, wo die Daten liegen:

  • Lokale Ablage in %APPDATA%\Microsoft\Outlook\OUTLOOK.XML"
    Hier gibt es eine XML-Datei mit dem Root-Knoten "<wundbar>", was wohl die Abkürzung der "Wunderbar" ist
  • Exchange Postfach: "Common Views" für Favoriten im Postfach
    Die Suche mit EWSEditor war etwas kniffliger, da die Favoriten weder im Ordner "Shortcuts" noch in "Favorites" liegen, sondern als "Associated Items" im Ordner "Common Views" angesiedelt sind

    Und zumindest bei mir haben sich hier sehr viel mehr Einträge mit der Classe "IPM.Microsoft.WunderBar.Link" angesiedelt als Outlook anzeigt. Ich habe bislang noch keinen Schlüssel finden können, wie ich hier einfach die Einträge erhalten, die aktuell aktiv sind. In den Daten wird sehr umfangreicht mit Base64-Codierten Werten und FolderIDs gewerkelt. Angeblich soll ein Filter auf eine "Folder ENTRYID" in dem MAPI-Property "PR_WLINK _ENTRYID" (0x684C0102) helfen. Hier mal der Auszug eines Eintrags:
  • Exchange Postfach "Root Container\Shortcuts" für öffentliche Ordner
    Laut diverse Quellen (Siehe Weitere Links) sollen hier die Favoriten für Verweise auf öffentliche Ordner liegen. Das war zumindest in meinem Postfach zumindest teilweise der Fall.

    Allerdings sind das aus meiner Sicht eher die "Verknüpfungen", die in Outlook immer noch da aber wohl nur noch selten genutzt werden.

Die Bedeutung der Daten erschließt sich zumindest nicht auf den ersten Blick, so dass ich die weitere Untersuchen zurückgestellt habe.

In meinem Postfach gibt es sogar einen Ordner "Favoriten", der aber weder als direkte noch als assoziierte Elemente irgendwelche Einträge enthält.

Interessanterweise gibt es auch per EWS nach meiner Recherche keine Möglichkeit die Favoriten über eine API zu verändern. Anscheinend gibt es hier noch eine Lücke in der API und eine Veränderung ist nur per Outlook über (MAPI/TCP) oder OWA möglich.

Probleme mit Favoriten

Aber selbst man nur Outlook und OWA diese Einträge verwalten, gibt es durchaus Probleme. Gerade bei Migrationen von Postfächern zwischen Organisationen oder der Umstellung von öffentlichen Ordnern kann es passieren, dass Links ins leere laufen. Wenn ein Anwender z.B. einen öffentlichen Ordner löscht, dann verschwindet damit nicht automatisch der Verweis in den verschiedenen Postfächern mit diesem Ordner als Favorit. Die Problemstellung ähnelt den NT-ACLs im Dateisystem, bei denen nur ein "S-1-5-*"-Eintrag zurück bleibt, wenn das entsprechende AD-Konto gelöscht wurde.

In meinem Fall war es ein öffentlicher Ordner, der in den OWA-Favoriten noch sichtbar ist, aber dort nicht gelöscht werden kann.

In Outlook war der Ordner aber nicht sichtbar. Da ich nur einen Ordner mit dem Namen hatte, habe ich dann doch mit EWSEditor die "Wunderlist"-Einträge mit dem Namen nach und nach entsorgt und damit ist auch der Ordner hier verschwunden. Zum Regelfall möchte ich dies aber nicht werden lassen.

Weitere Links