Profile Tools

Um MAPI Profile automatisch anzulegen und zu verändern gibt es viele verschiedene Hilfsprogramme, die sich im Laufe der Zeit gebildet haben. Lesen Sie zum besseren Verständnis der Zusammenhänge auch:

Autodiscover

Seit Outlook 2007 und Exchange 2007 ist es in den meisten Fällen gar nicht mehr erforderlich, mit PRF-Dateien, Tools o.ä. zu arbeiten. Zumindest wenn das Backend ein Exchange Server ist und die Funktion "Autodiscover" korrekt implementiert ist. Outlook prüft beim Start nämlich, ob es eine Verbindung zu einem Domain Controller aufbauen kann und lädt sich dann per LDAP sowohl die Mailadresse des aktuell angemeldeten Anwenders (MAIL) um dann über eine Suche nach einem "Service Connection Point" die Adressen der Exchange Autodiscover-Dienste zu finden. Ein HTTP-Request an einen der Server mit der Mailadresse und den Anmeldedaten liefert Outlook eine umfangreiche XML-Datei mit allen Einstellungen.

Aber auch mit Autodiscover gibt es noch Optimierungspotential, denn Outlook findet so zwar alles alleine heraus, aber nötigt den Anwender dennoch ein paar mal auf "Weiter" zu drücken, um den Assistenten beim ersten Start abzuschließen. Dies kann aber per Gruppenrichtlinie angepasst werden: Je nach Outlook-Version ist in der Registrierung oder über eine Gruppenrichtline der Wert "ZeroConfigExchange:DWORD = 1" zu setzen:

HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover
HKEY_CURRENT_User\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover
HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\AutoDiscover
HKEY_CURRENT_User\Software\Policies\Microsoft\Office\15.0\Outlook\AutoDiscover
HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\AutoDiscover
HKEY_CURRENT_User\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Outlook\AutoDiscover
HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\AutoDiscover
HKEY_CURRENT_User\Software\Policies\Microsoft\Office\12.0\Outlook\AutoDiscover

In der Regel kommt dann aber gar keine Abfrage mehr. Wer aber gerne mehrere Profile nutzt und beim Start gerne das Profil auswählen möchte, muss noch eine Einstellung vornehmen;

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Exchange\Client\Options]
"PickLogonProfile"="1"

Achtung, dies ist ein "STRING".

Wenn Sie aber nicht mit Autodiscover arbeiten wollen oder können, dann helfen ihnen doch die PRF-Dateien weiter. 

PRF-Datei

Sowohl die MAPI Schnittstelle als auch die im folgenden vorgestellten Programme benötigen Informationen zur Konfiguration. Dies erfolgt über zwei Dateien:

  • MAPISVC.INF
    Diese Datei enthält die Information, welche Dienste auf dem PC selbst installiert sind.
    Beispiel unter MAPISVC.INF.
  • PRF-Dateien
    Diese Datei enthält die Hinweise, welche Dienste wie zu konfigurieren sind
    Beispiel unter proftool.prf

Für uns hier sind PRF-Dateien wichtig, da die MAPISVC.INF sowieso auf dem PC vorliegt und durch die Installation von Outlook entsprechend der installierten Dienste erweitert wird. Diese Datei wird von NewProf und Modprof genutzt. Der Anfang der Datei enthält z.B.: folgende Zeilen:

[General]
Custom=1
ProfileName=MSXFAQ Profil
DefaultProfile=Yes
OverwriteProfile=Yes
DefaultStore=Service2

[Service List]
Service1=Microsoft Outlook Client
Service2=Microsoft Exchange Server
Service3=Outlook Address Book

[Service1]
EmptyWastebasket=FALSE
SelectEntireWord=TRUE
AfterMoveMessage=2
CloseOriginalMessage=FALSE
GenReadReceipt=FALSE
GenDeliveryReceipt=FALSE
DefaultSensitivity=0
DefaultPriority=1
SaveSentMail=TRUE

[Service2]
ConversionProhibited=TRUE
HomeServer=SRV01

[Service3]
Ben=TRUE

Die Einstellungen unter "General" bestimmen, dass ein Profil namens "MSXFAQ Profil" angelegt und zum Standardprofil gemacht wird. Ein bestehendes Profil wird überschrieben. Der Standardspeicher für Dokumente wird der später als "Service2" angegebene Dienst.

Die "Service List" legt fest, dass die folgenden Dienste eingerichtet werden

  • Outlook Client
    Damit können einige (aber leider nicht alle) Optionen von Outlook definiert werden.
  • Exchange Server
    Damit wird der Exchange Dienst als Transport, Address und Storageprovider eingerichtet
  • Outlook Kontakte
    Der Adressbuchdienst erlaubt die Nutzung der Kontaktordner als Adressbuch

In der Folge werden die einzelnen Dienste konfiguriert

  • [Service1]
    bestimmt in diesem Beispiel die Optionen für Outlook.
  • [Service2]
    Damit werden die wenigen verfügbaren Optionen für die Verbindung zum Exchange Server definiert. Es ist zwingend, einen Exchange Server in der Organisation anzugeben. Es muss nicht der Postfach Server des Anwenders sein. Bei der ersten Verbindung wird der Client automatisch auf den richtigen Server verbunden. Allerdings muss der angegebene Server erreichbar sein.
  • [Service3]
    Dies ist nur ein Dummyeintrag, da der Outlook Adressbuchdienst nicht über eine PRF-Datei zu konfigurieren ist. Er muss aber bestehen.

Tipp: Sie können als Exchange Server in der PRF-Datei auch einen oder mehrere DNS-Aliasse (CNAME oder A) hinterlegen. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn der Exchange Server später deinstalliert wird und die Profilerstellung dann nicht mehr funktionieren würde.

Die Beispieldatei proftool.prf enthält die weiteren Definitionen, die benötigt werden. Allerdings sollten Sie beachten, dass Microsoft das Format der PRF-Datei mit Outlook 2002/XP umfangreich erweitert hat. Die PRF-Datei muss dann folgende Sektionen enthalten:

  • Section 1
    Standardeinstellungen für das Profil (wie bisher)
  • Section 2
    Liste der MAPI-Dienste, die in das Profil hinzugefügt werden sollen
  • Section 3
    Liste der anzulegenden Internetkonten
  • Section 4
    Standardwerte für jede Sektion
  • Section 5
    Einstellungen für jeden Internet Account
  • Section 6
    Zuordnungstabelle der Profileigenschaften
  • Section 7
    Zuordnungstabelle für Interneteigenschaften
  • Section 8
    Liste der zu entfernenden Dienste

Für die Nutzung dieser PRF-Datei muss das Programm MODPROF statt NEWPROF genutzt werden.

Vielleicht vermissen Sie hier die Information, welches Postfach das Profil bedienen soll. Ohne Angabe wird der Windows NT Anmeldename als Mailboxname verwendet. Solange das Postfach als Alias den gleichen Namen hat und der Name eindeutig ist, verbindet sich Outlook automatisch. Ist das Postfach nicht zu erkennen, dann fragt Outlook beim Anwender nach. Sie können aber auch problemlos den Benutzernamen aus anderen Quellen generieren und in die PRF-Datei einbinden.

[Service2]
ConversionProhibited=TRUE
HomeServer=SRV01
MailBoxName=hier den Usernamen eintragen

Sie können hier auch den "Fullname" des Postfachs eintragen, damit MAPI das Postfach ohne Rückfrage verbinden kann. Suchen Sie einfach nach *.PRF auf ihrem PC. Sie sollten eine Datei "OUTLOOK.PRF" finden.

ACHTUNG: Die Endung "PRF" ist als Standardverknüpfung auf neueren Systemen mit eine PICS-Regel (Internet Explorer Einstellungen) verbunden. Ein Doppelklick bringt dann nicht das gewünschte Ergebnis.

Die Einstellungen werden dann in der Registrierung des Anwenders gespeichert.

  • Outlook Programmeinstellungen
    HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Preferences
  • MAPI Profileinstellungen
    HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging SubSystem\Profiles\<profilname>

PRF-Dateien können Sie auch mit dem Custom Installation Wizard aus dem Office Resource Kit mit einer grafischen Oberfläche erstellen

NewProf und Profgen

Seit Outlook XP und höher ist die Funktion in Outlook aufgegangen.
Outlook.exe /ImportPRF:<prfdatei>

Nach all diesen notwendigen Vorworten kommen wir zu ersten Gespann für die Profilerstellung. Das urprogramm aller Profilerstellungen ist "NEWPROF.EXE". Das Programm wurde früher mit jeder Exchange Client und Outlook Installation auf ihren PC gebracht.

Wenn ältere Versionen von Outlook beim ersten Start feststellen, dass noch kein Profil vorhanden ist, dann ruft Outlook seinerseits "NEWPROF" auf. NEWPROF nutzt dann die vorhandene OUTLOOK.PRF und schon ist ein Profil angelegt. Das ist aber nicht mehr bei neuen Outlook Versionen so.

Aber das Programm NEWPROF.EXE ist auf vielen PCs noch vorhanden und kann nun von Administrator eigenständig aufgerufen werden. Sie können z.B. die PRF-Datei und NEWPROF.EXE in die NETLOGON-Freigabe ihres Server kopieren und z.B.: über das Anmeldeskript mit folgender Zeile aufrufen.

newprof -P \\%logonserver%\NETLOGON\outlook.prf

Wenn Sie dann noch in der PRF-Datei ihren Exchange Server eintragen und vielleicht die Option "OverWriteProfile=No" in der PRF-Datei setzen, dann können Sie sicher sein, dass alle neuen Anwender ein korrektes Profil erhalten und bestehende Profile nicht verändert werden.

NEWPROF [-P <Path to .PRF file>] [-S] [-X] [-Z]
Where:
-P <Path to .PRF file> is the .PRF file with the complete path.
-S Causes the Newprof.exe to program to bring up a window, allows the User
   to choose a .PRF file, and displays status and error messages in this window.
-X Causes Newprof.exe to start execution automatically when the -S option is used,
   without waiting für a .PRF file to be selected. Requires the -P option to be used
   or the Default.prf file to be present in the windows directory.
-Z Causes Newprof.exe to display MAPI error codes in case any errors are encountered.
   This option requires the -S option.
  • 145905 XCLN: Newprof.exe Command-Line Options
  • 148198 XADM: Where Newprof.exe Gets the Username
  • 149852 XCLN: Newprof Can Tell New Profiles to Deliver Mail to PST
  • 147352 XCLN: Creating Default User Profiles
  • 159504 XCLN: Profgen.exe Fails to Replace MailBoxName
  • 159978 XCLN: Troubleshooting Profgen.exe Problems
  • 164346 XCLN: Newprof.Exe Requires a Value für HomeServer
  • 271584 XCLN: Cannot Download Outlook Address Book After Creating a Profile with Newprof and Profgen
  • 307755 HOW TO Add and Customize Outlook 2002 User Profile Account Info
  • 308300 HOW TO- Create a PRF File für Configuring MAPI Profiles During a Customized Outlook 2002 Installation
  • 308997 HOW TO- Specify Exchange Server Settings für Outlook 2002 User Profiles in the Custom Installation Wizard
  • 312438 XCLN: Older Versions of Profgen.exe and Newprof.exe Cannot Create Profiles on Windows 2000 Desktops
  • Creating a Profile with NEWPROF
    http://msdn.Microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/en-us/mapi/html/3240685a-f8a8-48a1-8ec5-8dac8869877f.asp
  • http://office.Microsoft.com/en-us/assistance/HA011384161033.aspx

Das Programm PROFGEN kann vorgeschaltet werden, da es den Benutzernamen aus der NetzwerkUmgebung auslesen kann und in die PRF-Datei einbinden kann.

Outlook Kommandozeile

Mit Outlook 2000 wurde das eigenständige Programm "NEWPROF" aufgegeben und in Outlook integriert. Die Optionen sind unverändert geblieben. Der Aufruf erfolgt mit folgender Zeile:

<Programmpfad>\OUTLOOK.EXE" /ImportPRF \\%logonserver%\NETLOGON\outlook.prf

Oder optional mit Rückfrage

<Programmpfad>\OUTLOOK.EXE" promptimportprf  \\%logonserver%\NETLOGON\outlook.prf

Outlook 2003 hat mittlerweile auch eine Option "/CleanProfile", deren Funktion ich aber noch nicht erschlossen haben.

  • Q156982 OL97: Additional Command-Line Switches
  • Q182112 OL98: Additional Command-Line Switches
  • Q197180 OL2000: Additional Command-Line Switches
  • Q296192 OL2002: Additional Command-Line Switches
  • Beschreibung zur Outlook 2003 Kommandozeile
    http://www.outlook-tips.net/howto/commandlines.htm

Für den Einsatz im Netzwerk kann man drei Wege verwenden, um Outlook mit dem Profil

  • Outlook importiert "outlook.prf"
    Wenn Outlook startet und noch kein Profile hat und "FirstRun" nicht gesetzt ist, dann sucht Outlook eine outlook.prf (früher default.prf) im Windows Systemverzeichnis bzw. Verzeichnis des Benutzers und importiert diese einmalig.
  • "ImportPRF" Key
    Alternativ kann man Outlook XP und höher über einen Registrierungsschlüssel den Pfad zur PRF Datei angeben. Dieser wird aber nur einmal importiert und dann gelöscht. Insofern für eine wiederholte Konfiguration nur per Gruppenrichtlinie sinnvoll nutzbar. Diesen Key nutzt auch der Customization Wizard, um eine PRF-Datei mit einzubinden.

HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Setup
ImportPRF: Reg_SZ ="\\server1\share\outlook.prf"

  • Kommandozeile
    Sie können Outlook über die Kommandozeile mit "/ImportPRF" starten und so sicherstellen, dass Outlook immer die PRF-Datei verarbeitet. Das ist ideal für zentral verwaltete Programmverknüpfungen (Shortcuts) oder auch veröffentlichte Anwendungen mit Citrix o.ä.
  • PRF-Datei starten
    Seit Outlook XP können Sie natürlich auch einfach einen Doppelklick auf eine PRF-Datei machen bzw. diese über einen Shortcut aufrufen. Wenn kein anderes Programm mittlerweile die Zuordnung von PRF geändert hat, dann funktioniert dies problemlos.

Drei Stufen der PRF-Nutzung

Wenn man aber nun immer eine PRF-Datei beim Start mit anzieht sollte man die verschiedenen Optionen sinnvoll einsetzen, damit die Anwender auch ihr Profil anpassen können. Zuerst sollte man dem "Firmenprofil" natürlich mal einen eindeutigen Namen geben, damit man sicher nicht in Konflikt mit bestehenden "Outlook" oder "Microsoft Outlook"-Namen kommt.

DefaultProfile OverwriteProfile Aktion Einsatzbereich

Yes

Yes

Profil wird immer neu angelegt

Ideal für die Anfangszeit eines Exchange /Outlook Rollouts. Die Anwender können quasi nichts permanent ändern. Wenn er Outlook neu startet, wird alles frisch gemacht.
Damit schränkt man Anwender sehr stark ein aber gerade am Anfand reduziert das Supportcalls, weil neue Outlook Anwender am Profil "rumspielen" und dann die Schuld gerne beim Migrationsteam suchen.

Yes

No

Profil wird bei Bedarf neu angelegt, nicht geändert und immer Default gesetzt.

Diese Einstellung erlaubt den Anwendern nun, das Profil selbst zu verändern aber sind auf dem einen Profil festgelegt.
Machen Sie ihre Profil kaputt, können Sie es einfach löschen, damit es beim nächsten Start wieder automatisch angelegt wird.

No

Yes

Firmenprofil wird immer zurückgesetzt aber nicht erzwungen.

Eventuell sinnvoll, wenn Mitarbeiter aktiv mit zwei oder mehr Profilen Arbeiten. für den Helpdesk hilfreich, weil der Anwender bei Fehlern Outlook mit dem Firmenprofil starten kann. Sind die Fehler dann weg, ist das Problem nicht beim Server zu suchen.

No

No

Firmenprofil wird nur einmalig angelegt

Kaum in Gebrauch.

Ein "Backup" eines Profils sollten Sie aber nur in Ausnahmefällen machen, da sonst bei jedem PRF-Durchlauf ein Backup angelegt wird und letztlich sehr viele Profile sich beim Anwender ansammeln. Auch die Einstellung "ModifyDefaultProfileIfPresent" ist mit Vorsicht zu genießen, aber kann effektiv eingesetzt werden, wenn man die Einstellungen nicht überschreiben will

ModProf

Microsoft hat im Rahmen des Office 2000 Ressource Kit eine Weiterentwicklung des Programms 'NEWPROF' bereitgestellt. MODPROF fügt Services einem bereits existierenden Profil hinzu ohne Einstellungen bestehender Dienste zu ändern die und ist somit der ideale Partner, wenn in einem Netzwerk zu einem bestehenden Internet E-Mail Profil z.B. ein Exchange Server hinzukommt oder ein altes Profil zu entfernen muss.

Leider kann MODPROF nicht bestehende Einstellungen eines bestehenden Profils ändern.

ExPROFRE

Neu mit Exchange 2003 SP1 ist das Programm ExPROFRe entstanden, welches ebenfalls Profile anpasst. Der primäre Einsatzzweck ist hierbei die Umstellung eines Profils nach dem umzug eines Benutzers in eine andere Organisation oder Administrative Gruppe. Solche Fälle kann MAPI nicht automatisch auflösen. Eine Neuanlage des Profils würde aber auch die sonstigen Outlook Einstellungen verwerfen.

ExPROFRe kann hierbei helfen, indem das bestehende Profil umgestellt werden. Eine eventuell vorhandene OST-Datei wir aber unbrauchbar. EXPROFRE ist komplett als Kommandozeile zu steuern. Ein Aufruf mit "/?" zeigt folgende Hilfe an:

Exchange Profile Update Tool 1.0
Usage:
        exprofre.exe [/?] [/targetgc=<global catalog server>] [/logfile=<path\filename>] [/v] [/f] [/a] [/r] [/o] [/n] [/p=<RPC over HTTP Proxy server>] [/s] [/q]
        /?              Displays help
        /targetgc       Specifies the target global catalog server (required)
        /logfile        Specifies the path and filename für the log file
        /v              Turns on verbose output
        /f              Keeps the Favorites
        /a              Keeps the Offline Address Book
        /r              Specifies read only mode
        /p              Specifies an RPC over HTTP Proxy server
        /o              Deletes the OST file.  (If not used, the OST will remain unchanged für Outlook 2003 and be renamed für previous versions of Outlook.)
        /n              Clear Outlook Nickname Cache
        /s              Updates profiles based on a change in server name rather than a change in legacyExchangeDN
        /q              Suppress popup notifications

Mit 260 Kilobyte lässt sich EXPROFRE und ohne weitere Installation lässt sich EXPROFRE auch problemlos in einem Anmeldeskript oder eine Gruppenrichtlinie aufrufen.

After you move a mailbox across an administrative group, any Microsoft Outlook profiles that were in use für this mailbox no longer function correctly. Mailbox servers can refer Outlook to the correct server after mailboxes have been moved within an administrative group, but this process does not work correctly für mailboxes that are moved across an administrative group. Security settings für e-mail mesages, calendaring, free and busy information, public folder moderation, and delegation may not work. You must Update the profile für 100 percent functionality after such a move. A profile redirector tool has been created to address this situation.
Quelle: 873214 The Exchange Profile Update tool

PROFMAN

Ein interaktives Tool von Microsoft heißt PROFMAN und erlaubt die Einrichtung von MAPI-Profilen auch ohne installiertem Outlook, z.B. auf einem Exchange Server

Registrierung

Sie können natürlich versuchen, direkt in der Registrierung an den Profilen Änderungen vorzunehmen. Davon ist aber mit wenigen Ausnahmen abzuraten. Weitere Details finden Sie auf MAPI mit RegEdit.

Programmierung

Für die Entwicklung eigener Programme werden in der Regel folgende Schnittstellen genutzt:

Alle Schnittstellen sind Teil der MAPI SDK Dokumentation, die Sie unter http://msdn.Microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/en-us/exchanchor/htms/msexchsvr_mapi.asp einsehen können

Beachten Sie aber, dass diese Schnittstellen nicht per VBScript erreichbar sind. Zudem werden damit MAPI-Profil Einstellungen konfiguriert aber nicht unbedingt Outlook Einstellungen. Welche Favoriten Outlook nutzt, oder welche Optionen in Outlook aktiviert werden steht nicht unbedingt im Profil, sondern teilweise in Outlook eigenen Registrierungsschlüsseln.

Kommerzielle Tools

Neben den kostenfreien Microsoft Tool und den in Outlook eingebauten Funktionen gibt es auch Dritthersteller, die mehr leisten wollen. Hier eine kurze Auswahl.

Weitere Links