PocketPC und Pocket Outlook

Siehe dazu auch Outlook Mobile Access, ActiveSync Desktop, ActiveSync über Server, MDA3 und Always up-to-date

Anfangs wurde Microsoft belächelt, was es ein Windows für mobile Geräte oder sogar für Mobiltelefone und Automobile entwickeln wollte. Aus dem Windows CE der ersten Tage ist mittlerweile ein Pocke Windows geworden, welches auf den Geräten der unterschiedlichsten Hersteller bis zu mehrere Tage läuft, ohne an die Steckdose zu müssen. Auch das "Ausschalten" und "Einschalten" mit sofortiger Verfügbarkeit ist problemlos. ein langes Herunterfahren und Hochfahren gibt es nicht mehr.

Wer also schon al einen IPAQ in der Hand gehalten hat, wird schnell feststellen, dass diese Lösung sehr effektiv und schnell funktionieren kann. Aber solch ein Gerät ist natürlich nicht mit einem vollwertigen PC zu vergleichen. Die unterschiede sind bedingt durch die Größe des Displays, des Speichers und der Tribut an die fehlende Tastatur immens, so dass sich die Frage nach dem Einsatzbereich stellt.

Was kann ein PocketPC ?

Als ich im Jahr 2000 den ersten IPaq in Händen hielt, sind viele Bekannte schon länger mit Palm Systemen in der Tasche herum gelaufen. Ich konnte mich für beide Systeme nicht recht begeistern, da sie eigentlich nur sehr begrenzt einsetzbar sind. Sie sind sehr weit weg von einem multifunktionalen Endgerät wie einen PC und durch den geringen Speicher und kleinen Abmessungen nur für wenige Aufgaben einsetzbar. Aber diese Aufgaben haben es in sich. Ich sehe derer eigentlich nur zwei:

  • Personal Information Manager (PIM)
    Diese System erlauben besser als ein Handy oder ein Papierkalender einen Zugriff auf die wichtigsten Informationen, die jemand unterwegs braucht: Kontakte, Termine, Nachrichten.
  • Spezialanwendungen
    Für alle mobilen Systeme gibt es EntwicklungsUmgebungen, um eigene Anwendungen zu schreiben und einzusetzen. So kann ein IPAQ z.B. auf einer Messe den Standplan und eine Ausstellerdatenbank mit sich führen, auf der TechEd ist so ein Zugriff auf die Vorträge und deren Planung möglich, In Firmen könnte so ein Staplerfahrer oder Stationsarzt direkt vor Ort Daten erhalten und eingeben, ein LKW-Fahrer könnte mobil die nächsten Daten vom Disponenten empfangen.
    Aber für all die reicht es nicht, einen IPAQ zu kaufen, sondern auch dafür zu programmieren und das Backend (z.B. SQL-Server oder Webserver) bereit zu stellen.

Der Zugriff auf das Internet per Browser, das Schreiben von Texten in Pocket Word etc, oder das lesen einen eBook sehe ich persönlich als nette Funktionen an, die aber nach meiner Einschätzung nur sehr wenige Personen benutzen

Die Zielgruppe

Auf Grund der Leistungen und der Funktionalität werden die meisten PocketPC bei folgenden Situationen eingesetzt, bzw. wurden dort von mir gesehen.

  • Privatpersonen ohne Server
    Hier ist zum Teil Hobby, Technikbegeisterung oder Neugierde der Grund, einen PocketPC oder Palm zu kaufen und zu nutzen. Meist beschränkt sich die Nutzung auf die Funktionen Kontakte, Termine und Nachrichten. Die Synchronisation erfolgt meist am Desktop über ein Kabel. Der Zugriff auf einen Server von unterwegs findet nicht statt. Oftmals ist es aber auch einfach nur eine Modeerscheinung und ich möchte nicht wissen, wie viele Palms mittlerweile in der Ecke verstauben. Die Leistungssprünge sind von Generation zu Generation sehr hoch, so dass ein Gerät nach einen Jahr schon veraltet sein kann.
  • Reisende einer Firma
    Hier ist wie beim Privatnutzer die Funktion des PIM vorrangig, aber hinzu kommt, dass die Daten z.B.: auf einem Exchange Server liegen und auch ein Zugriff von unterwegs gewünscht wird.
    Einige Reisende nutzen auch unterwegs eine eigene Anwendung, die Firmeninformationen bereitstellen, z.B. Umsatzzahlen.
    Hier sind besonders Systeme mit eingebautem Mobiltelefon oder Schnittstelle zum Handy gefragt.
    Wenn keine eigenen Anwendungen gefragt sind, dann sind hier aber auch sehr oft Systeme von Blackberry im Einsatz.
  • Administratoren
    Da mit IPAQs begrenzt auch eine Serverüberwachung und Steuerung (Terminal Services) und damit quasi von überall ein Zugriff möglich ist, sind hier oft IPAQs zu finden.
  • Mitarbeiter in einer Firma
    Mit der Verfügbarkeit von WiFi und entsprechend ausgestatteten Systemen wird auch der Einsatz eines IPAQ innerhalb des Firmengebäude interessant. Zwar dominieren hier immer noch klassische Notebooks, die dank WiFi ebenso verbunden sein können, aber die kleine Baugröße und Robustheit erlaubt so auch den Einsatz an schwierigeren Bedingungen wie Produktionshallen oder z.B. bei der Visite in Krankenhäusern.

Letztlich liegt es am Einzelfall, das die relativ hohen Anschaffungskosten sich schnell amortisieren.

Wie funktioniert Pocket Outlook

Pocket Outlook ist nun eine sehr wandelbare Applikation, aber sicher die wichtigste und praktischste Anwendung auf einem PocketPC. Mit Pocket Outlook kann wie mit jedem anderen Personal Information Manager (PIM) eine Verwaltung der Adresse, Nachrichten und Termine erfolgen. Pocket Outlook kann auch Postfächer per POP3 abholen und ist damit mit nahezu jedem Mailserver kompatibel.

Aber erst mit Exchange und dem Mobile Information Server bzw. Outlook Mobile Access (Ab Exchange 2003) spielt Pocket Outlook seine Stärke aus. Mit diesem Gespann ist eine echte Replikation von Elementen möglich.

Dies bedeutet, dass keine Informationen vom Server herunter geladen und gelöscht werden, sondern ein Abgleich der Daten vorgenommen wird. Wird demnach eine Nachricht auf dem Server gelöscht, so verschwindet diese auch auf dem PocketPC bei der nächsten Replikation. Wenn Sie eine Nachricht auf dem PocketPC lesen, dann wird diese auch auf dem Server und damit im Outlook ihres Desktop als gelesen markiert und angezeigt. Sie ersparen sich demnach doppelte Tätigkeiten. Das gleiche gilt für das Löschen von Nachrichten. Auch für Terminal und Kontakte funktioniert dieses Verfahren.

Über diese Funktion bleiben die Daten immer auf dem Server und sind auch abrufbar, wenn der PocketPC gerade mal keinen Strom hat oder verloren gegangen ist.

Die komplette Kommunikation erfolgt dabei zwischen Pocket Outlook und dem Exchange Server zwingend per HTTPS. Dies bedeutet, dass der Administrator nur den Port 443 öffnen muss, der für OWA meist sowieso geöffnet ist und alle Daten verschlüsselt werden.

Die Verbindung

Pocket Outlook kann sich über einen "Craddle" an ihrem PC mit ihrem Outlook auf dem PC synchronisieren.

Das Programm "ActiveSync" gleicht dabei folgende Informationen zwischen dem PDA und Outlook ab.

  • Ausgaben
  • Kalender
  • Kontakte
    Um mehrere Kontakte zu replizieren müssen Sie diese entsprechend alle in diesen Ordner bringen. Dabei hilft z.B.  Outlook PCS.
  • Favoriten
  • Posteingang
    Allerdings kann man Filter etc. einstellen und im Posteingang auch unterordner replizieren

Wenn Sie aber nun unterwegs sind, dann besteht keine direkte Verbindung zwischen ihrem PDA und dem Desktop. PocketOutlook kann in diesem Fall über eine IP-Verbindung direkt mit dem Exchange Server in Verbindung treten.

Bis Exchange 2000 musste dazu der Mobile Mobile Information Server installiert werden. Seit Exchange 2003 ist diese Funktion als "Outlook Mobile Access (OMA)" im Standard enthalten. Der PocketPC baut dazu eine IP-Verbindung zum Server auf (RAS über Modem, Funktelefon oder WirelessLan) und repliziert direkt mit dem Postfach. Hierbei können aber nur folgende Informationen abgeglichen werden.

  • Kalender
  • Kontakte
  • Posteingang

Bei entsprechender Vorrichtung mit GRPS etc. kann dies auch permanent erfolgen (Volumenabrechnung) oder der Server kann ihren PocketPC über neue Nachrichten informieren, worauf dieser dann eine Replikation startet.

Sonstige Informationen abgleichen ?

Leider unterstützt ActiveSync keine Synchronisation mit öffentlichen Ordnern oder sonstiger Informationen. Dese Lücke füllen verschiedene Dritthersteller, z.B.

Push mit Phone Edition 2003

Beim Einsatz von Exchange 2003 in Verbindung mit einem Pocket Windows Phone Edition ist eine aktive Benachrichtigung des mobilen Systems durch den Server möglich. Ohne diesen Rückkanal müssten Sie regelmäßig (z.B. jede Stunde) auf Verdacht replizieren. nach der entsprechenden Einrichtung sendet der Exchange Server eine SMS als SMTP-Mail an den Client, damit dieser eine Replikation anstößt. Siehe auch

Wer verwaltet diese Systeme

Für den Einsatz in einer Firma stellt sich natürlich nun gleich die Frage, welche Abteilung diese Geräte verwaltet. Schließlich müssen auch diese Geräte gepflegt, aktualisiert und unterstützt werden.

  • User HelpDesk/Clientmanagement
    Eigentlich ist auch dieses Gerät ein Clients und könnte damit von dem Personenkreis verwaltet werden der heute schon die Desktop Systeme verwaltet.
    Dies kann aber problematisch werden, das die IPAQ's und andere nur bedingt mit SMS und anderen Tools verwaltet werden können und die Kundschaft ganz andere Anforderungen stellt, als ein Office Anwender. Hinzu kommt die nicht ganz einfache Thematik der Kommunikation, GSM, GRPS, HCSCD, WiFI. Entsprechende Fragen von Reisenden auf dem Flughafen sollten auch beantwortet werden können.
  • Exchange Administratoren
    Eine der Hauptanwendungen eines PocketPC ist sicherlich der mobile Zugriff auf Daten in der Mailbox, den Kontakten und der Kalender. Und all diese Funktionen sind bei Exchange konzentriert. Auch der Zugriff über MIS/OMA sind Bereiche, die von den Exchangeadministratoren koordiniert und installiert werden.
  • Infrastrukturabteilung
    Gerade die Komplexität der Kommunikation, der Zugriff auf Wireless Access Points (WiFi), die Verbindung über VPNs und die gesamte mobile Kommunikation über GSM und UMTS sind Faktoren, die heute weder vom Client Support noch vom Exchange Support übernommen werden, sondern in der Hand der Gruppe liegen, die heute schon Router, Switches, Firewalls und andere Techniken installiert und supportet.

Wer letztlich den Support und die Verwaltung übernimmt ist nicht leicht zu entscheiden. Auf jeden Fall sollten das Personal in allen Bereichen (Client, Kommunikation, Exchange Server) Kenntnisse und Ansprechpartner haben.

Solange auf dem PocketPC keine eigene Anwendungen entwickelt und installiert werden, dürfte aber der mobile Zugriff auf das Exchange Postfach die Hauptanwendung für diese Geräte und damit eine Nähe zu den Exchange Administratoren wünschenswert sein.

Systems Management Server 2003 Device Management Feature Pack
Managment von Windows Mobile Devices
http://www.Microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=767A918C-361C-4BBE-A1C5-E8D7EFF5EBA6&displaylang=en

Weitere Links

Emulatoren und Tools zur Entwicklung

Tools und AddOns für den PDA

Folgende Tools find ich als unersetzbar auf einem PocketPC:

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