COVID-19 und Homeoffice

Gibt es einen besseren Zeitpunkt zur Einführung von Microsoft Teams, wenn größere Menschenansammlungen oder Präsenz-Besprechungen abgesagt oder reduziert werden? In Abwandlung an den bekannten Spruch "Wenn nicht jetzt, wann dann" rufe ich ihnen zu:

"Wenn nicht Teams, wann dann?"

Teams kann sehr schnell "online" gehen. Ein Tenant mit Textversion gibt es kostenfrei. Schulen, Vereine etc. können sogar dauerhaft kostenfrei arbeiten.

Und ganz neu im März 2020:

New in March 2020, a free 6-month Office 365 E1 Trial, including Microsoft Teams, is now available. Microsoft is making this special E1 Trial license available in response to the increased need for employees to work from home (WFH) in response to the COVID-19 (coronavirus) outbreak.
Quelle: Manage the Office 365 E1 Trial https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/e1-trial-license

Einsatzbereiche

Überall, wo sich Menschen heute in Besprechungsräumen, Veranstaltungshallen, Klassenzimmern, Tischecken o.ä., zusammensetzen, könnte Teams eine sinnvolle Option sein um die Meetings effektiver, günstiger, schneller zu machen. Denken Sie mal an.

  • Schulen (free)
    Was hindert es einen Lehrer einfach ein Teams Meeting zu starten und den Schüler einen Link zuzusenden. Das kann auch für Schüler funktionieren, die In Quarantäne zu Hause sind.
  • Firmen
    Ein Team-Meeting kann vermutlich nicht die Arbeit am Fließband, im Lager oder der Werkbank ersetzen. Hier ist nicht nur der Mensch sondern auch das Werkzeug relevant. Aber sehr viele "Büro-Jobs" können schon mobilisiert werden, so dass Anwender zuhause arbeiten. Und dann braucht es eine geeignete Kommunikationsplattform.
  • Beratungen
    Vielleicht ist es nicht gleich die Hausbank, mit der Sie per Video eine Finanzierung durchsprechen. Aber überall, wo keine Regularien einen persönlichen Kontakt vorschreiben, kann ein Meeting eine Lösung sein.

Dazu gibt es viele Hinweise und Links:

Auslöser

Corona ist einer Influenza recht ähnlich auch wenn der Virus aus unterschiedliche Familien abstammt.

Gerade im Winter ist es für Viren leichter bei Menschen zu landen und so gibt es quasi jedes Jahr entsprechende Erkrankungen mit immer neuen oder bekannten Varianten und unterschiedlichen Ausprägungen. Zur Influenza/Gruppe gibt es schon länger Zahlen während Corona-Viren so noch nicht verbreitet waren.

Das höchste Risiko für schwere Verläufe und Todesfälle haben ältere Menschen. Die Zahl der Todesfälle kann bei den einzelnen Grippewellen stark schwanken, von mehreren hundert bis über 20.000.
Robert Koch Institut: Häufig gestellte Fragen und Antworten zur Grippe
https://www.rki.de/SharedDocs/FAQ/Influenza/FAQ_Liste.html

Insofern könnte man denken, dass Corona nicht viel mehr als eine weitere Viruserkrankung ist. Aber anscheinend ist Corona (COVID19) anders, da die Keime wohl länger auf Flächen überleben, die Inkubationszeit mit 14 Tage länger ist und die Komplikationen höher sind. Zudem gibt es (Feb 2020) kein Medikament zur Bekämpfung oder Impfung, so dass die körpereigene Abwehr gefordert ist. Das geht in sehr viele Fällen auch gut aber Personen mit geschwächtem Immunsystem können Probleme mit der Lunge bekommen, die auch tödlich verlaufen können.

Da das Gesundheitssystem immer nur eine gewissen Anzahl an Patienten versorgen kann, muss die Infektionsrate gedrückt werden. Daher werden Veranstaltungen abgesagt, bei denen Menschen den Virus weiter geben können. In meinem Wirkungskreis wurde z.B. der MVP-Summit in Redmond abgesagt und auch der ein oder andere Kunde hat bereits vereinbarte Termine ausgesetzt.

Andere Veranstaltungen wie Automesse in Genf, Buchmesser Leipzig u.a. sind noch viel größer und die Schweiz hat gleich alle Events über 1000 Teilnehmer abgesagt. Damit war auch die "Ignite on Tour" in Zürich betroffen. Komisch nur, dass Fußballspiele ungefährlicher sein sollen während Marathonläufe und Radklassiker abgesagt werden.

Firmen und Teams

Interessant fand ich, dass die ein oder andere Firma sich nun nach Alternativen umgeschaut hat und Teams plötzlich in der Liste hochgerutscht ist. Wer bislang weder Teams noch Skype for Business genutzt hat, musste auf externe Konferenz-Dienstleister ausweichen oder sich auf "Telefonkonferenzen" der bestehenden TK-Anlage beschränken. Das ist natürlich kein adäquater Ersatz für ein richtiges Meeting. Aber Teams kann die Lücke dazwischen super füllen, denn die meisten Notebooks haben heute schon eine Webcam und halbwegs brauchbare Mikrofone. Ansonsten sind Headsets oder Konferenz-Geräte noch keine Mangelware und daher schnell bestellt. Es reicht aber auch jedes halbwegs aktuelle Smartphone oder Notebook. Video muss ja nicht zwingend genutzt werden.

Auch die Bandbreiten im Internet sind für die meisten Teams Konferenzen ausreichend und selbst mit der kostenfreien Teams-Version können sie innerhalb von wenigen Stunden starten.

Wer schon einen Tenant hat, hat die Teams Lizenz schon im Office 365 E1/E3/E5-Plan enthalten oder kann zumindest eine Teams Test-Version schnell freischalten. Viele Firmen machen "Heimarbeit" sogra schon zur Empfehlung. Vor einigen Monaten war das eher ein seltenes Thema.

Ich habe einige Kunden, die schon "Home-Office" propagieren, wenn es für den Mitarbeiter möglich ist.

Teams konfigurieren

Die Standardkonfiguration ist schon so konfiguriert, dass alle Mitarbeiter mit Teams arbeiten können. Der Teams Island-Mode erlaubt einen Parallelbetrieb mit Skype for Business. Aber wenn sie Teams noch nicht nutzen, dann sollten Sie vielleicht die Funktion auf Konferenzen beschränken. Wir möchten vielleicht verhindern, dass Anwender damit experimentieren, neue Teams anzulegen und darin dann zu chatten, Dateien abzulegen u.a. Eine "ungeplante" Teams-Einführung unter der Not mit Corona umzugehen, wollen wir nicht. Wer es noch nicht gemacht hat, sollte die Seite Teams und Groups Provisioning lesen. Weitere Einstellungen des Tenants können Sie auf  lesen.

Der nächste Schritt ist die Einrichtung der Benutzer auf "Meeting First", damit andere Funktionen wie Chat, Teams etc. nicht genutzt werden. Die Funktion "Meeting First" ist aber gar kein eigener Teams Mode, sondern eigentlich nur "SfBWithTeamsCollabAndMeetings" und einer Einstell über die "App Permission policy" zur Blockade von Teams und Channel.

Details siehe Teams Meeting First

User Adoption

Dann fehlt nur noch die Nutzung durch die Teilnehmer. Informieren Sie ihre Mitarbeiter, denn Teams muss nicht erst aufwändig verteilt werden. Die Mitarbeiter surfen einfach auf teams.microsoft.com ,wenn Sie ein Office 365 Konto haben und nutzen Teams im Browser oder installieren sich die entsprechende Applikation (Windows, IOS, Android, Linux).

Ohne eigenes Konto können Sie aber dennoch einfach in ein Teams-Meeting als Gast eingeladen werden. Der Konferenzleiter versendet einfach den Link.

Ich nutze in der Beschreibung immer nur die maskuline Form, da ich das "/in, /innern" oder wechselnde Formen schwerer zu lesen sind. Frauen und Diverse dürfen sich genauso angesprochen fühlen.

Allerdings sind das alles nur technische Hinweise. Als IT-ler vergessen sehr oft, dass die Mitarbeiter in Produktion, Vertrieb, Verwaltung, Marketing u.a. andere Schwerpunkte und Interesse haben. Wenn diese Personen Spaß an IT hätten, dann wären Sie ihre Abteilungskollegen, Dienstleister oder Mitbewerber und nicht "nur" Angestellte im gleichen Unternehmen. Ich wünsche jedem den Beruf, zu dem er sich berufen fühlt und nicht eine Arbeit, die er als Mühsal empfindet. In Realität sind aber vielleicht nur 30% an IT-interessiert. Als IT-Mitarbeiter müssen Sie die Sichtweise der 70% einnehmen und daher die Veränderungen erklären, die Vorteile beschreiben und sie allgemein mitnehmen.

Bei Net at Work haben wir das eigens ein "Change Management Team", welches diese Prozesse durch Handouts, Videos, Podcast, Präsenzveranstaltungen, Schulungen u.a. begleitet.

Für eine Teams-Einführung kann man z.B. einen Teams Führerschein vorsehen.

https://www.datenschutzzentrum.de/uploads/it/uld-ploetzlich-homeoffice.pdf

Backend

Irgendwie war es natürlich vorhersehbar, dass viel mehr Anwender auf Teams auch viel mehr Bandbreite und Ressourcen brauchen. Als Hoster wird Microsoft ja auch auf die Kosten schauen und nicht wahllos VMs und Server, Router und Bandbreite bereithalten. Dumm nur, wenn die Vorhersehbarkeit sich auf Tage oder wenige Wochen beschränkt, und Ressourcen eben dennoch erst aufgebaut werden müssen. Das Problem betrifft aber nicht nur Microsoft sondern auch andere Dienste, die mehr oder minder unter der zusätzlichen Last ächzen. Daher reduzieren nicht nur YouTube und Netflix ihre Bandbreite sondern auch Teams und Office 365 reduziert einige weniger wichtige Funktionen, um Luft für essentielle Aufgaben zu schaffen.

Weitere Links