Archivieren - Rechte und Gesetze

Achtung:
Diese Seite stellt keine Rechtberatung dar, sondern ist eine Sammlung von Links zum Thema Archivierung. Welche Aspekte für Sie und ihre Firmen relevant sind, sollten Sie mit ihrem Steuerberater, Finanzamt und Vertragsanwalt klären. Ich darf, will und kann keine verbindliche Auskunft erteilen.

Whitepaper der PRW Rechtsanwälte München
http://www.prw.de/prw/gallery/Whitepaper/MSExchangeServer2010.pdf.

Zum Whitepaper der PRW Rechtsanwälte München:
Hier erhalten Administratoren, Consultants und Geschäftsführer einen Überblick über die rechtlichen Aspekte einer Archivierung vom Fachmann. Zudem wird klar Stellung zu Funktion der Exchange 2010 Archivierung bezogen. Eigentlich hätte ich solche Aussagen zur Exchange 2010 Archivierung von Microsoft erwartet. Durch einen unabhängigen Rechtsanwalt ist es noch wertvoller. Es fehlen zwar noch die Veränderungen von Exchange 2010 SP1 auf Betrieb (Stichwort eigene Datenbank/Server für das Archiv) aber dies mindert nicht die Aussagekraft des Dokuments. Mein Ratschlag: Jeder Administrator und IT-Leiter sollte den Inhalt können und sich zu gegebener Zeit mit der Thematik beschäftigen, ehe das Finanzamt einen Strick draus drehen kann.

Ihre Aufgabe ist die Führung des Betriebs unter Einhaltung gesetzlicher Vorschiften. Schon aus der Haftungsfrage dürfen Sie das Thema Archiv nicht ignorieren. Diverse Gesetze (nicht erst seit neuester Zeit) fordern die Sicherung bestimmter Informationen für eine bestimmte Zeit. Ohne Archivsoftware können Sie diese Anforderungen nicht erfüllen.

Daher sind natürlich rechtliche Randbedingungen für sie primär von Interesse:

  • Postgeheimnis
    Ein Archivsystem "liest" die Nachrichten der Benutzer und kopiert oder verlagert diese auf ein anderen System. Wie auch für Mailserver ist für das Archivsystem klar die Zuständigkeit zu Regeln. Dies betrifft auch den Fall, dass ein Mitarbeiter ausscheidet. Aber auch "private" Mails im Postfach könnten hier von belang sein
  • Aufbewahrungspflichten
    Die Zunahme der Übertragung von wichtigen Daten bringt auch den Gesetzgeber auf den Plan. Bestimmte Vorgänge sind dokumentationspflichtig. Das ist z.B.: die Reisekostenabrechnung, Bestellungen aber auch Vereinbarungen zu Verträgen.

In den letzten Jahren hat sich einiges geändert. Hier einige Anhaltspunkte zur Thematik. Aber jeder Verantwortliche sollte sich selbst ein Bild machen. Die hier gemachten Angaben sind ohne Gewähr:

Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den Datenzugriff bereit gehalten werden?

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.

"10. Auf welchen Speichermedien darf archiviert werden?

Für den Datenzugriff sind die neuen Archivierungsvorschriften in Abschnitt III der „GDPdU“ zu beachten. Daneben gelten die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung. § 147 Abs. 2 der Abgabenordnung enthält Bestimmungen zur Form der Aufbewahrung. Die Regelung ist bewusst so gefasst worden, dass sie keine bestimmte Technologie oder Speichermedien vorschreibt. Empfangene Handels-oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege dürfen nur auf solchen DV-Systemen aufbewahrt werden, die es technisch ermöglichen, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist. Bei den anderen unterlagen genügt eine inhaltliche Übereinstimmung. Nähere Regelungen zur Datensicherheit (z.B. Schutz vor unberechtigter Veränderung, Verlust, Vernichtung der Datenträger) enthält Tz. 5 der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS -(Bundessteuerblatt 1995 Teil I S. 738 ff.)."

  • Nachrichten mit veränderbaren Anlagen müssen im Original unverändert archiviert werden, selbst wenn die Dateien anderweitig gedruckt oder abgelegt sind.
  • CD-RW Ablagen gelten aufgrund der Veränderbarkeit nicht als Archivmedium. Wobei auch ein CD-R bei den heutigen Preise auch einfach "neu" gebrannt werden kann und die alte CD im Schredder verschwindet. Insofern ist aus technischer Sicht kein Medium "sicher", außer die einmal angefertigte Ausgabe im Safe des Finanzamts.
  • So genannte "Handelsbriefe" (Bestellungen, Zusagen etc.) müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bilanzrelevante Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Übrigens gibt es heute schon PCs, in denen auf das Floppy Laufwerk verzichtet wird. Und wer kann heute noch Daten auf 5,25" Disketten lesen ?
  • Das neue Schuldrecht bringt auch eine Beweislastumkehr. Wenn Sie einen Vertrag senden, dann muss der Empfänger als Quittung diesen komplett zurücksenden. Und diese Antwort sollten Sie schon aus eigenem Interesse archivieren.
  • Wenn sie per Mail "Rechnungen" versenden, dann dürfen diese nicht mehr änderbar sein. Auch hier reicht eine CD-RW nicht aus.
  • Aber selbst dann sollten Sie die Rechnungen mit einer gültigen digitalen Signatur ausstatten (§14 Abs. 4, S.2 ust.G), da ansonsten der Vorsteuerabzug nicht erlaubt ist und das Finanzamt diesen nicht anerkennen muss.
  • Diese Vorgaben gelten genau genommen auch für elektronische Tickets für Bahn, Flug, Konzert etc. Wenn eine Rechnung hier die Forderungen nach "§ 34 Fahrausweise als Rechnungen" (http://www.jusline.de/index.php?cpid=f92f99b766343e040d46fcd6b03d3ee8&lawid=137&paid=34) erfüllt, dann ist keine Signatur erforderlich.
  • Fristen:
    Allgemein müssen Sie daher davon ausgehen, dass geschäftsrelevante Mails 6 Jahre und Mails mit Bezug auf die Buchführung 10 Jahre aufgehoben werden müssen. Dabei muss es sich um die original Mail handeln. Ein Ausdruck oder Speicherung in veränderter Form ist nicht zulässig.
  • http://www.unternehmerwiki.net/index.php/Aufbewahrungsfristen
    10 Jahre für Buchungsbelege, Buchführungsaufzeichnungen, Jahresabschlüsse etc.
    6 Jahre für Handelsbriefe (Angebote, Lieferscheine etc.)

Wie sie sehen bringt die neue elektronische Welt nicht nur Vorteile, sondern auch handfeste Pflichten, die ebenso erfüllt werden müssen, aber bei der Planung oft nicht berücksichtigt werden.