Archiv in Outlook

Der Vollständigkeit halber komme ich hier auch auf die "Outlook Autoarchivierung" zu sprechen, welche sicher bekannt aber deren Einsatzspektrum nicht jedem bewusst ist. Die Funktion gibt es seit Outlook 97 und erlaubt es Mitarbeitern auf dem Desktop alte Elemente in eine PST-Datei zu extrahieren. Nutzen die Mitarbeiter dabei schon den Outlook Cached Mode (Seit Outlook 2003), dann werden die fraglichen Dateien aus der OST-Datei in eine PST-Datei kopiert und dann gelöscht. Der Löschbefehl entfernt das Objekt aus der OST-Datei und über die Replikation aus dem Exchange Speicher. Die EDB-Datenbank wird aber nicht kleiner, sondern nur "leerer". OST-Datei werden die Elemente vom Server über die Leitung zum Client übertragen und dort in eine PST-Datei kopiert und dann auf dem Server gelöscht. Dies bedeutet also eine entsprechende Server und LAN-Last und ist langwierig, wenn es sich um mobile Anwender handelt. Ein echtes Archiv ist es aber nicht, da die PST-Datei natürlich zu sichern ist und nicht gegen nachträgliche Löschungen geschützt ist. Die PST-Datei sollte nicht auf dem LAN liegen. für Exchange Administratoren ist es also viel interessanter, serverseitig zu archivieren. Die Outlook Client Archivfunktion ist also eher mit einer lokalen HSM-Lösung zu vergleichen um die primäre PST-Datei eines Privatanwender mit POP3/IMAP4-Verbindung an sein Providerpostfach klein (und damit schnell) zu halten

Allerdings kann diese Archivfunktion durchaus interessant sein, um Postfächer zu reduzieren und für eine Migration vorzubereiten. Sind die Exchange Postfächer "klein", dann kann auch die Migration natürlich schneller erfolgen. Dies gilt insbesondere bei einer Migration "CrossOrg", bei der Postfächer einer Firma in eine andere Firma übertragen werden. Da kann es durchaus interessant sein, die Datenmenge der Quelle zu reduzieren um z.B.: nur die Mails der letzten 6 Monate zu migrieren und alle älteren Objekte später zeitunkritisch über eine PST-Datei wieder einzubinden oder direkt in das Archiv zu bringen.

  • 290847 Description of archiving and the AutoArchive feature in Outlook
  • 239652 Description of Archive and AutoArchive feature in Outlook 2000
  • 239702 OL98: An Overview of Archive and AutoArchive
  • 239704 OL97: An Overview of Archive and AutoArchive
  • 830119 Description of the AutoArchive feature in Outlook 2007 and in Outlook 2003
  • 260217 Calendar items are not archived as expected when you use the Archive or AutoArchive features in Outlook
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