Kontaktfelder

Wer mit Outlook VBA, CDO oder anderen APIs auf Outlook Kontakte zugreift, möchte sicher gerne wissen, welche Felder per Default zur Verfügung stehen, wie diese heißen, welcher Inhalt sich darin wieder findet und wie diese Felder über verschiedene Schnittstellen erreichbar sind. Ich habe hier versucht, mit Outlook 2007 und anderen Clients eine Übersicht der häufigen Kontaktfelder zu erstellen. Zusätzliche benutzerdefinierte Felder habe ich nicht aufgeführt.

Der Basiskontakt

Dazu habe ich mit Outlook 2007 erst mal einen Kontakt angelegt, welcher möglichst alle Fehler "sprechend" gefüllt hat:

Auch die zweite Karteikarte enthält Informationen

Alle Felder kann ich hier in einem Bild wiedergeben, da z.B. bei den Telefonnummern noch viel mehr Felder gepflegt werden können.

Outlook Ansicht als Liste

Outlook selbst bietet schon eine Möglichkeit an, die Felder eines Objekts als Liste anzuzeigen:

Aber auch hier scheitert man allein an der Menge und der Beschränkung auf die Fenstergröße. Besser geht es, wenn man per VBA sich den Kontakt holt und über eine kleine Schleife die Properties ausgibt:

Sub dumpproperties(obitem As ContactItem)
    Dim property As ItemProperty für Each property In obitem.ItemProperties
        If VarType(property.Value) = vbString Then
            Debug.Print property.Name & ";" & property.Value
        Else
            Debug.Print property.Name & ";EMPTY"
        End If
    Next
End Sub

Damit lässt sich leicht einer Liste der Felder und Inhalte generieren. Ich habe mich zur Einfachheit auf "Strings" beschränkt.

Musterkontakt
kontaktfelder-muster.msg Als MSG Datei zum ablegen in Outlook
kontaktfelder.vcf Export als VCF-Datei

Liste der Felder

Hier eine Tabelle alle Stringfelder, ihres Property Namens, das Feld in Outlook und, soweit bekannt, die Ansicht in OWA, Mobilegeräten und anderen Protokollen. Feedback und Ergänzungen sind gerne willkommen.

Die genauen Zuordnungen der verschiedenen Mobilgeräte werde ich später nachreichen.

Interessant ist hierbei, dass einige Telefonfelder, die Outlook als "Telefon 5 Ausgewählt" etc. bezeichnet, als englische Bezeichnungen ganz andere Namen haben (RadioTelephoneNumber).

Einfaches VBA-Makro zum Kopieren.

Sehr oft ergibt sich nun die Anforderung, Kontakte aus einem Ordner in einen anderen Ordner zu kopieren. Das kann man mit Outlook per "Drag and Drop" natürlich machen, was aber zu mehrfachen Kontakten führt. Habe ich die Kontakte im Ziel mit eigenen Daten erweitert, dann möchte ich aber nicht die Kontakte im Ziel löschen und neu kopieren. Ein "Merge" wäre sehr schön. Ein kleines VBA-Makro erlaubt diese Funktion relativ einfach, allerdings manuell, durchzuführen. Basierend auf dem Code wäre es aber sicher auch möglich, diese Funktion per VBScript und CDO auf einem Server ablaufen zu lassen.

Sub ContactCopy()

    ' get source Folder
    Dim SourceFolder As MAPIFolder
    Dim TargetFolder As MAPIFolder
    
    MsgBox "Bitte Quelle auswaehlen"
    Set SourceFolder = Outlook.GetNamespace("MAPI").PickFolder
    If SourceFolder.DefaultItemType <> olContactItem Then
        MsgBox "Abbruch: Ausgewählter Ordner ist kein Kontakt", vbCritical
        Exit Sub
    End If
    
    MsgBox "Bitte Ziel auswaehlen"
    Set TargetFolder = Outlook.GetNamespace("MAPI").PickFolder
    If TargetFolder.DefaultItemType <> olContactItem Then
        MsgBox "Abbruch: Ausgewählter Ordner ist kein Kontakt", vbCritical
        Exit Sub
    End If
    
    Debug.Print "Source Folder: " & SourceFolder.FolderPath
    Debug.Print "Target Folder: " & TargetFolder.FolderPath
    Dim sourceitem As ContactItem  'in einem Kontakt können auch DLs liegen !
    Dim targetitem As ContactItem
    Dim Updatecount As Integer für Each sourceitem In SourceFolder.Items.Restrict("[MessageClass]='IPM.Contact'")
        Debug.Print "  Contact: " & sourceitem.subject
        Set targetitem = TargetFolder.Items.Find("[FileAs] = '" & sourceitem.FileAs & "'")
        If targetitem Is Nothing Then
            Debug.Print "  Copy NEW Contact"
            Set targetitem = sourceitem.Copy
            targetitem.Move TargetFolder
        Else
            Debug.Print " Update Existing Contact" Updatecount = 0
            If sourceitem.Email1Address <> targetitem.Email1Address Then
                targetitem.Email1Address = sourceitem.Email1Address Updatecount = Updatecount + 1
            End If
            
            If sourceitem.BusinessTelephoneNumber <> targetitem.BusinessTelephoneNumber Then
                targetitem.BusinessTelephoneNumber = sourceitem.BusinessTelephoneNumber Updatecount = Updatecount + 1
            End If
            If Updatecount > 0 Then targetitem.Save
        End If
    Next
End Sub

Das Skript kopiert neue Kontakte komplett, während es bei bestehenden Kontakten einfach nur die Mailadresse und geschäftliche Telefonnummer von der Quelle im Ziel überschreibt.

Outlook Security Sicherung

Da es immer noch Viren gibt, die mit Vorliebe ihre Kontakte ausspähen möchten, verhindert Outlook zuverlässig jeden direkten Zugriff auf diese Daten und fordert von ihnen eine Bestätigung ein. Das gilt für jeden LESE-Zugriff auf die folgenden Felder

Email1Address , Email1AddressType , Email1DisplayName , Email1EntryID , Email2Address , Email2AddressType , Email2DisplayName , Email2EntryID , Email3Address , Email3AddressType , Email3DisplayName , Email3EntryID , NetMeetingAlias , ReferredBy , IMAddress , Body

Das Gilt natürlich nur beim Zugriff über Outlook. Wenn sie die CDO-Schnittstelle nutzen, unterbleibt diese Meldung.

Weitere Links

• Alles zu Kontakten und Adressen
• Outlook VBA
• Outlook PCS
• Kontaktrename
• FixContactAB
• Dubletten
• You receive the confirmation dialog box when a solution tries to programmatically access the following properties of the ContactItem object
  http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa210907(office.11).aspx
• Programming Applications für Microsoft Office Outlook 2007 : Chapter 7: Address Books and Recipients
  http://msdn.microsoft.com/en-us/library/cc513843.aspx