Migrationskosten oder warum kosten 3rd Party Tools gefühlt so viel ?

Diese Seite ist "nicht technisch" und soll Administratoren für das Thema "Kosten" sensibilisieren. Die hier genannten Preise und Annahmen sind Schätzungen.

Diese Seite versucht zu erläutern, warum Tagessätze für Consultants von 900-1400 Euro nicht "überteuert" sind und warum diverse Migrationswerkzeuge auf den ersten Blick "teuer" erscheinen.

Auf der Seite Org2Org Tools werden neben den Bordwerkzeugen auch ein paar kommerzielle Tools beschrieben, die für mehr oder weniger Geld eine Migration versprechen. Die Argumente hierfür sind:

  • Bequemer
    Gerade bei der Migration zwischen Systemen mit einer längeren Koexistenz-Phase ist ein Verzeichnisabgleich zwischen den Welten unersetzlich. MIIS und andere Tools sind auch aus der Kostenseite nicht zu unterschätzen. Auch unterstützen einige Tools die Umstellung des Clients, z.B. durch Anpassung der MAPI-Profile.
  • Bessere Qualität
    Die Bordmittel übertragen teilweise nicht alle Informationen in das Ziel, z.B. Berechtigungen von Stellvertretern oder Rechte auf öffentliche Ordner. Das können Tools eventuell besser.
  • Schneller
    Einige Tools migrieren einfach "pfiffiger", z.B. indem Inhalte vorab schon übertragen oder repliziert werden oder bei der umschaltung nur Mails der letzten Wochen übertragen werden und die älteren Mails "nachgeliefert" werden.
  • möglichmacher
    Wenn eine Migration von einer nicht oder nicht mehr unterstützten Quell/Ziel-Kombination ansteht, dann sind Dritttools meist der einzige Weg. Wobei es auch hier durchaus "kostenfreie" Tools gibt.

Nur lohnt es sich, ein Produkt für 10-40Euro pro Mailbox zu kaufen, nur um einmal die Inhalte zu übertragen und dann das Produkt quasi "wegzuwerfen". Damit tun sich viele Administratoren und Firmen schwer, speziell wenn Sie z.B.: bei 1000 usern schnell mal fünfstellige Beträge allein für die Migrationssoftware investieren müssen.

Für gewöhnlich haben sich Administratoren aber noch nie wirklich Gedanken um die Kosten eines Betriebs und einer Migration gemacht. Sicher können wir Techniker die Preise für Server, Switches, Festplatten etc. auswendig. Manche werden auch noch in etwa die Lizenzkosten abschätzen können. Die Serverlizenzen sind z.B. immer "billig" im Vergleich zu den erforderlichen CALs.

Eigenkosten

Aber auch der Admin in einer Firma, der ja gerne als "Eh da"-Kosten angesehen wird, kostet den Arbeitgeber Geld. Und eine Migration ist eine zusätzliche Aufgabe die Ressourcen bindet und entsprechend kalkuliert werden muss.

Beschreibung Betrag

Jahreseinkommen für einen "Admin" (Brutto vor Einkommensteuer)

52.800€

Kosten" für den Arbeitgeber
Der muss ja neben dem Lohn auch noch Büroraum, Technik, Telefon, Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung und die Verwaltung (Buchhaltung etc. anteilig mit ansetzen). Ich habe hier daher einfach mal den gleichen Betrag noch mal drauf geschlagen.

105.600€

Gehen wir mal von 220 Arbeitstagen im Jahr aus, dann ergibt sich folgender Kostenanteil pro Tag

480€/Tag

Oder umgerechnet auf die Minute (480€/Tag = 60€/Stunde = 1€/Min)

1€/h

Ihre individuellen Werte können natürlich abweichen aber für die weitere Betrachtung übernehmen wir mal den Minutenpreis von 1€.

Dienstleisterkosten

Auch die Kostenrechnung für Dienstleiter (wie z.B. mich) sind interessant. Gerade wenn es knifflige oder einmalige Migrationen sind und Know-how nicht erst aufgebaut werden soll, greifen Firmen gerne auf externe Personen zu. Dies gilt auch zum Abbau von Lastspitzen oder für Umstellung en im Ausland, um Überstunden in Grenzen zu halten. 

Für Dienstleister gibt es sehr unterschiedliche Profile angefangen von "Einzelselbständigen", deine über Portale wie GULP u.a. für mehrere Wochen oder Monate bei einem "Kunden" quasi "angestellt" wird bis zu Spezialisten, die wenige Tage bei Kunden beraten, planen, Fehler suchen und ansonsten die Arbeit vom Kunden oder billigeren Dienstleistern gemacht wird.

Die Grenzen sind fließend aber die Spezialisten sind zum einen teurer, weil ihr Wissen gefragt und knapp ist aber auch, weil Sie für die eigene Weiterbildung Zeit benötigen und damit weniger Tage im Jahr beim Kunden sein können. Zudem sind Hotel und Reisekosten höher, als wenn jemand als externer über Monate beim gleichen Kunden arbeitet. Nehmen wir einen imaginären "Senior Consultant" an, der im Jahr vielleicht 76.800 Euro verdient aber nicht viel mehr als 160 Tag beim Kunden ist.

Beschreibung Betrag

Jahreseinkommen für einen "Senior Consultant" (Brutto vor Einkommensteuer)

76.800€

Kosten" für den Arbeitgeber
Die meisten guten Consultants arbeiten nicht als Einzelperson sondern im Team mit anderen Personen bei einer Firma. Dies ist effektiver bezüglich Auslastung, Verwaltung aber auch gegenseitige Weiterbildung und ganzheitliches herangehen. Die Firma bezahlt dem Consultant den Arbeitslohn, aber muss ähnlich hoch Kosten für Büro, Technik, Telefon, Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung und die Verwaltung etc. mit ansetzen).
Oft kommen hier Kosten für Schulungen und erforderliche Zertifikate (MCSE etc.) und die Reisekosten dazu, so dass ich auch hier den gleichen Betrag noch mal drauf geschlagen.

153.600€

Bei einer durchschnittlichen Tätigkeit von 160 Arbeitstagen beim Kunden pro Jahr ermittelt sich ein Kostensatz:

960€/Tag

Oder umgerechnet auf die Minute (960€/Tag = 120€/Stunde = 2€/Min)

2€/h

So kommen wir auf einen Minutensatz, bei dem ein externer Dienstleister doppelt so teuer ist, wie ein interner Mitarbeiter. Es ist verständlich, dass eine Firme keinen "Consultant" anheuert, um Postfächer zu migrieren oder Outlook zu installieren. Zumindest solange der interne Mitarbeiter in der gesamten Arbeitszeit was tun kann.

Die Rechnungen sind natürlich sehr stark pauschaliert, aber wichtiger ist mir, dass Sie einmal ein "Gefühl" für die Kosten der Arbeitszeit erhalten.

Direkte Migrationskosten

Mit diesem Wissen, können wir uns nun an eine "einfache Migration" machen. Damit meine ich nicht die Migration von einer alten Exchange Version auf eine neuere Version, die direkt durch Microsoft unterstützt wird. Hier ist natürlich der Aufwand für die Installation der Server und die Migration der Daten vorhanden, aber kaum jemand setzt dazu Drittprodukte ein und die Kosten für die neue Umgebung (Windows, Exchange, Backup, Antivirus, Monitoring, Administratorschulung) sind nicht der Fokus dieser Seite.

Interessant wird es, wenn Sie über ein Einsatz von Drittprodukten nachdenken, um z.B. Exchange zu migrieren, weil es mit Bordmitteln nicht möglich ist (z.B. Exchange 5.5 nach 2010, GroupWise nach Exchange 2010 o.ä.) oder die Bordmittel einer "Cross Organisation"-Migration ihnen nicht ausreichen. Sicher können Sie viele Funktionen, die Microsoft nicht mitliefert auch manuell umsetzen, z.B. die Migration mit den Umweg über PST-Dateien, aber das ist auch nicht immer elegant, viel Handarbeit.

Aber kommen wir mal zu den Kosten. Am Beispiel einer Org2Org Migration (Siehe auch Org2Org Basics) können Sie ja mal überlegen, wie viel Zeit in die Migration eines Benutzers oder Postfachs anzusetzen ist.(Die Werte sind einfache Schätzungen. Feedback ist erwünscht

Tätigkeit Aufwand
(nicht Dauer)
Ihre Schätzung

Benutzer per ADMT mit PC und Profil migrieren

10 Min/Anwender bzw. PC

 

Mailrouting und Verzeichnisabgleich zwischen zwei Systemen einrichten (z.B. MiniSync, IIFP, Premare-MoveRequest.ps1 o.ä.) und Herstellen der Zuordnungen

1-2 Tage

 

Mailbox migrieren und Outlook Profil umstellen, Support für fehlgeschlagene Einrichtungen.

15 Min/Mailbox

 

Helpdesk für user während der Umstellung

15 Min/Anwender

 

Für die Betrachtung von Migrationstools für Exchange ist fast nur der zweite und dritte Schritt relevant. Kosten für die Installation und Konfiguration der Server etc. sind dahingehend gleich dass es bei der Wahl des Migrationshilfsmittel nichts verändert. für verschiedene Firmengrößen ergibt sich dann z.B.:

Firmengröße Aufwand Verzeichnis Aufwand Mailmigration Summe in Minuten
Summe in Euro

100 Postfächer

400 Min

1500 Min

1900

500 Postfächer

600 Min

7500 Min

8100

1000 Postfächer

800 Min

15000 Min

15800

5000 Postfächer

1000 Min

75000 Min

76000

Interpretieren Sie das Ergebnis nicht als absolute Zahl. Niemand kann ihnen 100 Postfächer in 1900 Minuten = 1900-3800€ migrieren. Die reinen Migrationskosten sind nur ein Teil der Gesamtkosten. Aber die Zahlen helfen zu verstehen, warum Anbieter von Drittprodukten meist erst bei 100 Postfächern relativ teuer anfangen und nach oben sehr schnell günstig werden. Je mehr Postfächer sie haben, desto dominanter wird der dynamische Anteil über die "Minuten Aufwand pro Mailbox". Wenn dann die Anbieter alternativer Programme z.B. 20.000-35.000 Euro für 2000 Postfächer haben wollen, klingt dies erst einmal erschreckend viel, für ein Produkt, welches nach der Migration weggeworfen wird.

Indirekte Migrationskosten

Neben den direkten Kosten gibt es ja noch funktionale Gewinne, die ansonsten vielleicht verloren gehen. Was ist es ihnen bzw. dem Kunden wert, wenn folgende Informationen mit übertragen werden

  • Stellvertreter
    d.h. wenn Benutzer 1 auf Postfach 2 in der Quelle berechtigt war, könnte dies auch im Ziel wieder eingerichtet werden. Die Microsoft Tools wie MailMig, TransporterSuite, Move-Mailbox oder MoveRequest bilden dies nicht ab.
  • Regeln und OOF
    Vielleicht haben sie ja eine Regel, die bestimmte Mails intern an andere Personen weiter leitet. Nach der Migration mi Bordmitteln kann es sein, dass die in der Regel hinterlegten Adressen (z.B. LegacyExchangeDN o.ä.) nicht mehr im Zielsystem gültig sind. Kommerzielle Tools könnten die Regel in der Quelle "verstehen" und im Ziel neu einrichten.
  • Konvertierungen
    Gerade bei der Umstellung von Drittsystemen werden Daten unterschiedlichen Formats übertragen. Die TransporterSuite Notes hat da durchaus ihre Probleme, weswegen ich hier mit Skripten wie FixNotesItems und GetTransporterError mir helfe. kommerzielle Tools, die schon viele Jahre aktiv sind, haben sicher mehr Fehler entdeckt und behandelt.
  • Umfang der Nutzdaten
    Die TransporterSuite kann nur Postfächer übertragen, aber keine öffentlichen Ordner. Zwar kann man mit dem InterOrg Replication Tool hier einen Übergang erreichen, aber Berechtigungen kommen dennoch nicht mit. Auch hier bieten Drittprodukte oft mehr
  • Nacharbeiten
    Und letztlich haben einige Programme einige nützliche Werkzeuge um z.B. MAPI-Profile umzustellen oder über Reports einen aktuellen Migrationsstatus auszugeben.

Es gibt also schon eine Menge Argument für alternative Migrationsprogramme, die sowohl im Hinblick auf den Funktionsumfang als auch auf die Zeit und Kostenersparnis eine interessante Option darstellen. Sie können sicher sein, dass die Vertriebsstellen von Quest, Priasoft, NetIQ etc. ebenfalls mit entsprechenden Berechnungsmodellen aufwarten können.

Der "richtige Consultant"
Man hört ja immer wieder, dass er billig kauft letztlich draufzahlt, weil er später noch mal kauft. Es passiert und ziemlich oft, dass wir mitten zu einem Projekt hinzu gerufen werden, weil es den bisher ausführenden Dienstleistern über den Kopf wächst oder nicht der für die Aufgabestellung optionale Weg gewählt wurde. Sie wissen nun um die Kosten und es ist ja nicht getan, einen günstigen Dienstleister zu finden, sondern ihre eigene Kosten dürfen Sie auch nicht vergessen. Daher sollten Sie zumindest in der Planungsphase aus Qualität achten.
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