Öffentliche Ordner - Replikation

Ich habe schon mehrfach von der Replikation gesprochen.

Achtung Änderungen mit Exchange 2010 SP1
Public Folder Replication Changes in Exchange 2010 Sp1
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2010/09/16/3411064.aspx

Das müssen Sie dazu wissen:

  • Synchrone Daten auf mehreren Servern
    Wenn sie mehrere Exchange Server haben, vielleicht auch an mehreren Standorten oder mobile Anwender, dann ist die Replikation von Ordner für Sie interessant. Sie erlaubt es den Inhalt von öffentlichen Ordnern an mehreren stellen synchron zu halten.
  • Die Replikation erfolgt ausschließlich über Mails
    d.h. die Server senden sich Änderungen ebenfalls per Mail zu. Es gibt keine direkte RPC Kommunikation zum Abgleich der Inhalte
  • Viel Datenverkehr und Transaktionsprotokolle
    Neue Replikate können daher ein hohes Mailvolumen auslösen und temporär auch die Transaktionsprotokolle und den Postfachspeicher wachsen lassen.

Beachten sie, dass das Exchange Verzeichnis immer die Information über alle Ordner an allen Standorten hält. Aber wenn ein Ordner in der Hierarchie sichtbar ist, bedeutet dies noch lange nicht, dass es auch eine Instanz auf ihrem Server gibt ist.

Exchange 2013 Replikation

Microsoft hat mit Exchange 2013 das Prinzip der öffentlichen Ordner aus Sicht der Clients beibehalten aber den Unterbau radikal geändert. Statt einer eigenen "Public Folder Datenbank" pro Server mit Replikation der Ordner zwischen den Servern gibt es nun ein oder mehrere Public Folder Mailboxen, die im Rahmen einer DAG wie eine normale Benutzer-Mailbox hochverfügbar gehalten wird. Jede dieser Mailbox enthält ein oder mehrere öffentliche Ordner. Der Inhalt wird aber nicht mehr außerhalb der DAG repliziert. Früher war die PF-Replikation zwischen Server hilfreich, um Daten an verschiedenen Standorten lokal vorzuhalten. Mit der heutigen Bandbreite ist ein Zugriff auf entfernte Server oft besser, weil damit die Replikation aufgrund der immer möglichen Konflikte wegfällt.

Bei Exchange 2013 und neuer wird nur noch die Hierarchie repliziert. Sie können also weiterhin auf geografisch verteilten Servern lokale Public Folder Postfächer anlegen und Ordner vor Ort vorhalten. Diese Ordner sind dann aber auch nur dort vorhanden.

Replikation innerhalb der Organisation

Der Administrator über den Ordner kann mit dem Programm Exchange Administrator je Ordner einstellen, auf welchen Server eine Kopie davon liegt.

Es gibt bei Exchange 5. noch einen zweiten Weg der über die Instanzen des Ordnerspeichers führt. Hier können Sie sich dann auch einen Ordner "heranziehen", der z.B. keinen Homeserver mehr hat.

Der Administrator des Zielservers kann sich demnach erst mal nicht dagegen wehren, auf seinem Server Platz für Ordner bereitzustellen. Danach werden alle Inhalte des Ordners auf alle anderen Instanzen verteilt. Alle Ordner sind entsprechend der Rechte der Anwender beschreibbar und replizieren sich bidirektional. Sollte es zu Konflikten bei der Replikation kommen, wird der Ordnerbesitzer mit einer Mail darauf hingewiesen, und muss manuell den Konflikt lösen.

  • Q185043 XADM: How to Re-home Public Folders using 5.5 Admin Program
  • Q185010 XADM: How to Rehome Public Folders
  • Q152433 XADM: How to Remove Orphaned Public Folders

In der Ansicht der Replikate finden Sie sehr einfach,  wie viele Server eine Kopie des fraglichen Ordner behalten.

Über die Ansicht der Replikate können Sie pro Server sehr einfach erkennen, welche Ordner auf diesem Server noch Inhalte haben. Ehe Sie einen Server abschalten, sollte diese Ansicht keine wichtigen Ordner mehr anzeigen.

Ansonsten könnte es sein, dass Sie einen Server entfernen und dabei Daten verlieren. Dies ist besonders ärgerlich, wenn Systemordner (Offline Addressbuch, Free/Busy-Zeiten etc.) betroffen sind.

Replikationszeitplan

Alle Replikationsnachrichten sind auch nichts anderes als Emails zwischen den Servern. Sie werden daher über die ganz normalen Mechanismen und Steuerungen der übrigen Nachrichten geleitet. Zeit und Größenbeschränkungen auf den Connectoren gelten daher auch für diese Nachrichten. Weiterhin können Sie je Ordner als auch global für den Informationsspeicher auf dem Server einen Zeitplan einstellen, wann der Speiche nach Änderungen sucht und diese dann bereitstellt. Es gilt daher etwas Feingefühl zu entwickeln, was die Zeitpläne betrifft. Nicht zu unterschätzen ist dabei auch das Verkehrsaufkommen. Eine Replikation ist schnell eingerichtet und gerne genutzt, aber sehr stark veränderliche Ordner  mit großen Inhalten bringen Verkehr. Kontrolle und Planung sollte hier vor der Realisierung stehen.

Troubleshooting mit Exchange 2003

Mit Exchange 2000/2003 wurden die Replikationen von Exchange weiter optimiert, so dass sehr viel weniger Replikationsnachrichten übertragen werden.  Exchange 5.5 hat z.B.: bei jedem Start des Store eine Statusmeldung versendet. Aber wichtiger sind die Verbesserungen in der GUI um den Status der Replikation zu kontrollieren und bei Bedarf sogar manuell anzustoßen. Diese Funktionen sind leider erst ab Exchange 2003 verfügbar! Im Exchange System Manager gibt es an mehreren Stellen die Möglichkeit, die Replikation zu beschleunigen.

  • Hierarchie
    Auf dem öffentlichen Ordner selbst knnen Sie diesen Server anweisen, seine Hierarchie JETZT zu senden. So können Sie einen neuen Ordner auf dem Server mit dem Sie verbunden sind, schnell bekannt machen
  • Inhalte Selektiv senden'
    Diese Funktion unter den Eigenschaften des Ordners ist sicher die leistungsfähigste Erweiterung seit Exchange 2003, da es damit möglich ist, gezielt Daten von bestimmten Servern auf andere Server zu übertragen. Dabei wird eine "BackFill"-Message erstellt, die den anderen Server anweist, die Informationen der letzen X Tage erneut zu senden.
  • Inhalte global senden
    Auf der Karteikarte "Status" sehen Sie für den aktuell Ordner die aktuellen Replikate, die Größe und Anzahl der Elemente, sofern Sie auf Exchange 2000/2003 liegen. Der Exchange System Manager liest dazu von allen Instanzen diese Informationen aus. Das dauert etwas. Die Anzeige ist daher eine gute Kontrolle der Replikation. Zudem kann auch hier von Hand auf einem Server eine Synchronisation des Inhalts angestoßen werden.
  • Alles replizieren
    Das geht leider nicht. Sie müssen jeden Ordner von Hand anstoßen. Alternativ könnten Sie in jedem Ordner eine Änderung des Inhalts verursachen oder mit einem Registrierungsschlüssel und einem Neustart des Store die Replikation anstoßen. Das ist aber nur in Ausnahmefällen erforderlich und löst keine Probleme, wenn die Ursache noch nicht beseitigt ist

Aber bei all den Funktionen, eine Replikation manuell zu beschleunigen muss immer wieder davor gewarnt werden, damit einen Fehler zu verbergen. Die Replikation von Exchange hat eine sehr solide Funktion und ist sehr Ausfallsicher. Immer wenn ein neues Element in einen Ordner kommt, wird eine Replikationsnachricht an alle anderen Replikate gesendet. Spätestens dann erkennt die Gegenstelle, dass vielleicht eine Meldung verloren gegangen ist und die Daten werden wieder angefordert. Das einzig wirkliche Problem der Replikation sind massenhaft nicht zugestellte Nachrichten. Und das ist eher ein Hinweis auf falsche Connectoren, fehlerhafte AD-Replikation in Zusammenhang mit dem RUS und dem ADC.

Replikation und Datenmengen

Die Replikation von Inhalten erfolge per Mail und bedeutet damit eine Belastung für das System. Wenige Replikate sind besser, es sei denn die Anwender müssten dann über langsame WAN-Leitungen auf einen entfernten Server zugreifen.

Angenommen ein  öffentlicher Ordner ist auf zwei Server repliziert und auf einem Server werden 100 MByte Inhalte eingestellt oder geändert. Dann passiert folgendes (vereinfacht):

  • Der Quellserver erstellt Replikationsmails
    Temporär werden dabei 100 Megabyte als Mail versendet, die entsprechend die Transaktionsprotokolle für den Mailboxstore (SystemPostfach) erzeugen.
  • Diese Mails landen in der SMTP-Queue zum entfernten Server. Das sind aber in der Regel nur sehr kurzfristige Daten, wenn die Gegenseite erreichbar ist.
  • Der Zielserver nimmt die Mails an
    Temporär werden einige Megabyte in der eingehenden SMTP-Queue belegt, ehe die Daten an den Store weiter gegeben werden.
  • Der Mailboxstore mit dem Systempostfach nimmt die Mails an
    Auch hier nehmen die Transaktionsprotokolle für den Mailboxstore zu. 100Mbyte sind da ebenfalls zu erwarten
  • Der Store übernimmt die Daten in den öffentlichen Ordner
    Nun werden die Transaktionsprotokolle für den öffentlichen Informationsspeicher entsprechend belegt.

Wenn Sie also größere Migrationen planen, dann sollten Sie ihre freie Festplattenkapazität überwachen, ab und an ein Backup dazwischen einlegen oder ausnahmsweise die Umlaufprotokollierung aktivieren.

InDepth Infos zur Replikation

Normalerweise funktioniert die Replikation der öffentlichen Ordner problemlos. Solange Sie zwischen Server EMails austauschen können und der RUS funktioniert, werden auch die Ordner in einiger Zeit "in sync" sein. Aber manchmal klappt es doch nicht, wenn z.B. Mails nicht ankommen oder unerkannt verloren gehen. Mitarbeiter informieren Sie darüber, aber die Server eher nicht.

Mit Exchange 5.5 war das Problem weniger auffällig, da Exchange 5.x einmal am Tag  eine "Statusmeldung" der Hierarchie versendet hat. Damit sind verlorene Replikationsnachrichten sehr schnell aufgefallen und über einen so genannten Backfill Request wieder aufgefüllt worden. Diese Mails kosten aber auch Zeit und Geld. Daher sendet Exchange 2000/2003 diese Meldungen nicht  mehr täglich. Verlorene Replikationsmails fallen daher erst auf, wenn die nächste Mail eine zu hohe Sequence Nummer hat und dadurch der Store erkennt, dass Mails fehlen, die er nachfordern muss. Aber da dauert und Zeit ist bekanntlich knapp, wenn die Anwender sich beschweren. Daher kann der Administrator diese Verhalten ändern.

Alle Einstellungen erfolgen mit REGEDIT auf dem Server:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\MsExchangeIS\
<ServerName>\Public-(guid)

Unter diesem Schlüssel können mehrere Werte gesetzt werden:

  • "Enable Replication Messages At Startup": DWORD
    Einstellung, ob beim Start des Informationsspeichers/Speichergruppe eine Statusmeldung gesendet wird.
    0 (default): Keine Statusmeldungen beim Start des Stores
    1 : Bei jedem Start wird eine Statusmeldung gesendet
    Ist der Wert nicht vorhanden, dann ist der Defaultwert aktiv
  • Replication: DWORD
    Einstellung, ob die Replikation global ein oder abgeschaltet ist
    0: Replikation ist "DEAKTIVIERT"
    1: (default) Replikation ist aktiv
    2: Replikation ist immer aktiv (überschreibt individuelle Einstellungen)
    Ist der Wert nicht vorhanden, dann ist der Defaultwert aktiv
  • Replication Flags: DWORD
    0: (Default)
    1: Statusmeldung wird einmalig beim Start des Store gesendet. Der Store setzt den Wert wieder auf 0 zurück. Exchange 2000 SP3 + September Hotfix erforderlich
  • Replication Folder Count Limit: DWORD
    Min = 1 Default = 20 Max = 1000
    Anzahl der Ordner, die bei einer Hierarchiereplikationsnachricht auf einmal übertragen werden. Größere Werte bedeuten weniger aber größere Mails. Organisationen mit sehr vielen Ordnern fahren gerade bei der Erstreplikation mit größeren Werten besser, wenn die Bandbreite im WAN eine sichere Übermittlung von großen Nachrichten zulässt.
  • Replication Message Size Limit: DWORD
    Min = 1 Kb Default = 300 Kb Max = 2097151 Kb (0x7FFFFFFF bytes)
    Die maximale Größe einer Replikationsnachricht kann auch durch den Exchange System Manager eingestellt werden. Auch hier sind größere Mails nur dann brauchbar, wenn diese zuverlässig übertragen werden. Bei schwachen Bandbreiten sind kleinere Nachrichten vorzuziehen.
  • Replication Message Count Limit: DWORD
    Min = 1 Default = 100 Max = 1000
    Anzahl der Replikationsnachrichten, die in einer Mail zusammengefasst werden.
  • Replication Outstanding Backfill Limit: DWORD
    Min = 1 Default = 50 Max = 5000
    Max count of outstanding backfill entries we allow

Nach dem ändern der Einstellungen ist ein Neustart des Store erforderlich

Weiterführende Informationen finden sie in der TechNet unter:

Replikation zwischen Organisationen

Nun kommt aber der Moment, an dem zwei Exchange Organisationen sich Informationen austauschen wollen. Aber unterschiedliche Organisationen sind in Exchange erst mal nicht zusammen zu bekommen.  

Aber auch für diesen Fall gibt es von Microsoft ein Tool für die Replikation öffentlicher Ordner zwischen Organisationen. Es besteht aus zwei Anwendungen, einer Anwendung zum Konfigurieren der Replikation (Exscfg.exe) und einer zur Verwendung mit Exchange (Exssrv.exe). Diese Tools werden auf der Microsoft Exchange 2000 Server-CD im Verzeichnis /support/Exchsync bereitgestellt. Sie sind auch für Exchange 5.5. zu erhalten. Weitere Infos siehe IOREPL - InterOrg Replication Tool

Die beiden Anwendungen, aus denen das Tool für die Replikation öffentlicher Ordner zwischen Organisationen besteht, funktionieren nur für die Standardstruktur öffentlicher MAPI-Ordner. Sie finden das Tool auf der E2K CD unter dem Verzeichnis Support\Exchsync.

Replikation per NNTP

Was nicht vergessen werden darf, ist eine weitere Möglichkeit Ordner zu replizieren. Mit der passenden Einrichtung ist jeder Ordner per NNTP lesbar und beschreibbar. Und NNTP ist das Protokoll des Internets, um Inhalte in Diskussionsforen zu replizieren. Das gesamte uSENET ist quasi eine riesige verteilte Struktur öffentlicher Ordner. Hier kann Exchange mitspielen, indem es in die Replikation eingebunden wird. 

Allerdings ist dieser Weg beschwerlich, weil der NNTP Connector nur über den Befehlt "NEWNEWS" oder eine explizite Push/Pull Konfiguration funktioniert. Weiterhin kennt NNTP natürlich nichts von den Inhalten, Formularen, Ansichten oder Rechten eines Ordnern. Diese werden daher nicht repliziert, bzw. die Formatinformation geht verloren. 

Es ist daher im Einzelfall zu prüfen, wie weit sich zwei Systeme über diesen Weg sinnvoll zusammenschalten lassen.

Replikation auf Arbeitsplätze

Zuletzt noch ein kleiner aber wichtiger Aspekt der Replikation. Wir können auch öffentliche Ordner in unserer Replikation auf dem Notebook einschließen. Dazu müssen wir nur die Ordner in unserer Favoriten ziehen, damit wir die Replikation einstellen können. Danach ist es möglich, auch unterwegs auf die Inhalte von Ordnern zuzugreifen. Sogar Änderungen unterwegs sind möglich. Sie werden bei der nächsten Verbindung wieder mit dem Server synchronisiert.

Diese Replikation stellt der Anwender komplett selbständig je OST-Datei ein. Auch mit mehreren Notebooks kommt hier keine Verwirrung auf. Jede OST-Datei speichert sich die Replikationseinstellungen. Diese sind nicht abhängig von dein Einstellungen auf den Servern. Der Anwender kann nicht nur die einzelnen Ordner auswählen, sondern je Ordner auch noch Filterkriterien (z.B.: die Größe) setzen Zusätzlich gibt es noch mehrere Profile (Outlook 2000), so dass ich die Verbindungen über ISDN, über VPN (mit DSL) oder Funktelefon unterschiedlich handhaben kann. 

Wer diese Optionen aber alle nutzt, sollte schon mehr als normaler Anwender sein, um die Vielfalt der Einstellungen zusammen zu bekommen.

In der Hinsicht sind wir alle gespannt, ab wann das "Local Web Storage System" mit Outlook 10 oder später verfügbar sein wird. Es scheint aber aktuell nicht so, dass dies 2001 noch was wird. Leider.

Die Favoriten unter Outlook haben noch einen weiteren Vorteil, der nicht verschwiegen werden soll. Wenn ihre Ordnerstruktur sehr umfangreich ist, und sie vor lauter Ordnern ihre interessanten Ordner nicht mehr sehen, dann sollten Sie die Favoriten nutzen. Nebenbei führt Outlook dabei auch mit, welche Nachrichten Sie schon gelesen haben und welche nicht, bzw. zeigt ihnen in den Favoriten den Ordner fett an, wenn Sich dort eine nicht gelesene Mail befindet.

  • 163589 XCLN: Restoring from an OST after Deleting the Mailbox
  • 286038 OL2002: What Are Offline Folders and How Do You use Them
  • 287831 OL2002: Offline Address Book May Return a Network Problems Error if the Network Connection Is Terminated

Exchange 2000/2003/2007/2010 Replikation

Mit Exchange 2000 gibt es noch eine andere Replikation, die aber nichts mit Inhalten zu tun hat. Zwischen dem Active Directory und dem Exchange 5.5 Directory muss ein Abgleich der Verzeichnisdaten erfolgen. Dazu dient der Active Directory Connector (ADC). Diesen brauchen Sie nicht, wenn Sie "nur" Exchange 5.5. betreiben oder ein reines Exchange 2000 Netzwerk. Nur beim Mischbetrieb ist der ADC notwendig, damit beide Server wissen, welche Ordner per Mail erreichbar sein sollen. Nur dafür ist der ADC für öffentliche Ordner notwendig. Die Replikation der Ordnerinhalte als auch die Konfiguration ist unabhängig vom Active Directory und dem ADC.

Weitere Hinweise zur Replikation sind im White Paper "Exchange 2000 Internals: Public Folder Replication v2.0 (December 2000)" zu lesen. DIES IST EIN SEHR WICHTIGES DOKUMENT und sehr lesenswert im Bezug auf öffentliche Ordner, Rechte, Replikation etc. Ich dann diese Dokument jedem nur ans Herz legen auch wenn 130 Seiten technisches Englisch nicht leicht zu lesen sind. Leider ist die Webseite "EXINTERNALS" von Paul Bowden nicht mehr erreichbar. Alternativ könnt ihr das Dokument aktuell hier finden. Mittlerweile gibt es das White Paper "Working with the Exchange 2003 Store" unter http://www.Microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=9d438545-7697-4384-bd24-87e0cd3378cd&displaylang=en, welches weitere Details beschreibt.

Weitere Links

  • PFReplCheck
    PowerShell -Skript zum prüfen der Replikation von öffentlichen Ordner Instanzen von zwei Servern
  • 842273 How to troubleshoot public folder replication problems in Exchange 2000 Server and in Exchange Server 2003
  • 321082 How to send replication status request messages in Exchange 2000 Server
  • 813629 Update to send status request messages in Exchange 2000 Server
  • 828420 Public folder replication does not occur, and event ID 3020 is logged on a computer that is running Exchange 2000 or Exchange 2003
  • 843106 How to troubleshoot the "504 need to authenticate first" SMTP protocol error
  • 246856 How to enable message tracking in Exchange 2000 Server
  • 262162 using the Message Tracking Center to track a message
  • Introduction to Public Folder Hierarchy Sync
    https://techcommunity.microsoft.com/t5/Exchange-Team-Blog/Introduction-to-Public-Folder-Hierarchy-Sync/ba-p/609344