Öffentliche Ordner -  Einsatzmöglichkeiten

Hinweis: Mittlerweile gibt es viele bessere Alternativen wie "Group Mailbox", Shared Mailbox, SharePoint Libraries oder Microsoft Teams-Kanäle. Bitte prüfen Sie genau, ob Sie die Funktion der öffentlichen Ordner noch erweitern möchten. Es gibt schon einen starken Trend zur Abschaffung der Ordner.

Abgesehen von dem Einsatz der Ordner als zentrale Ablage von Mails gibt es nahezu unbegrenzt Möglichkeiten. Hier einige Beispiele. Einige Anwendungen sind ohne besondere Voraussetzungen umzusetzen, einige bedürfen etwas Programmieraufwand. Denke Sie auch immer an die Möglichkeiten der Replikation.

Ehe Sie nun die Einsatzbereiche durchstöbern ein Hinweis zum effektiven umgang mit den Ordnern: öffentliche Ordner kann ich mir als Anwender in meine Favoriten ziehen. Dies hat gleich drei Vorteile:

• Ich kann diese mit einem Offline Ordner replizieren
• Ich habe nur eine kleine Auswahl anzuzeigen und nicht den gesamten Baum
• Ich sehe neue Elemente sofort mit Angabe der Anzahl. Der Ordner wird fett

Damit behalten Sie dann den Überblick über die Aktivitäten in den Ordnern.

Firmenkontakte

Die einfachste Form ist ein gemeinsamer Ordner mit Kontakten um die Informationen zu Adressen allen oder ausgewählten Personen zur Verfügung zu stellen. Interessant hier ist vor allem die Replikation auf Notebook und natürlich dass der Kontaktordner im Postfach des Benutzers wirklich "privat" ist. So halten wir es bei uns. Alle Firmeninformationen sind in öffentlichen Ordnern oder Freigaben. Damit sparen wir uns die Arbeit der Stellvertreter etc.

Systemmeldungen

Ein weiteres Beispiel ist die Nutzung der Mailadresse eines Ordners. Jeder Ordner hat automatisch eine Mailadresse. Wir können dem Konto "anonym" das Recht "erstellen" geben, und dann ist dieser Ordner problemlos auch per SMTP erreichbar. Damit ist das eine gute Möglichkeit für kleines Geld alle Systemmeldungen in solche einen Ordner zu senden. Absender sind bei mir z.B. der Virenscanner (Trend Micro), das Backup (Veritas), Proxyserver, Firewall aber auch diverse Batchfiles und Überwachungsroutinen, die per BLAT oder WSH eine Mail senden können.

 usammen mit verschiedenen Ansichten, Regeln und Skripten können sie hier schon einfache Eskalationsroutinen aufbauen oder einfach nur über das Flag "Kennzeichnen" einen Status nachfolgen (erledigt oder in Bearbeitung). Die ist allemal besser als eine Mail an einen Verteiler, bei dem Empfänger nicht wissen, wer schon wie reagiert hat oder ein Postfach, das niemand liest.

Newsgroup

Sie können mit dem NNTP Connector nahezu jede Newsgroup aus dem Internet in ihre öffentlichen Ordner übernehmen. Damit ersparen Sie ihren Anwendern den umgang mit einem Newsreader, dem Protokoll NNTP und andere Stolpersteine.

Allerdings gibt es auch hier einige Defizite, so dass sie dies genau prüfen sollten.

• Q291840 Anonymous Client Permissions on Exchange 2000 Newsgroup Folders

Faxeingang

Wir haben unseren Exchange Server mit einem Fax Connector (FACSys) ausgestattet, welcher nicht nur eingehende Faxe an Personen weiterleiten kann, sondern auch Ordner adressieren kann. Nun hat nicht nur jeder Anwender eine eigene Faxnummer, sondern auch ein Ordner und damit die Firma ein Sammelfax. Faxe kommen dort als Anlage herein und können von jedermann gesichtet werden. Mit passenden Ansichten und Filtern aber auch Regeln auf Betreff und Absender können wir damit einen großen Teil automatisch verarbeiten. Die automatische Verfallszeit tut ihr übriges, dass der Ordner nicht zu voll wird.

Supportordner

Was glauben Sie, wo eine Mail an "support@netatwork.de" landet ?. Natürlich in einen öffentlichen Ordner. Hier haben alle Systemingenieure direkten Zugriff auf den Ordner und können sich die Arbeit effizient Aufteilen. Über diverse Felder lassen sich problemlos komplett Vorgänge mit Antwortzeiten kombinieren. Allerdings hat auch diese Lösung Grenzen, so dass ab einer bestimmten Komplexität und Anforderung ein eigenes Helpdesk-System zu überlegen ist. Aber für den Anfang ist dieser Supportordner ideal und hat fast nur Vorteile im Vergleich zu einem "Supportverteiler" oder eigenem Postfach. Wir haben natürlich noch weitere Ordner mit Mailadressen z.B.: als Empfänger für diverse Produktinformationen, Sicherheitsinformationen, Virenwarnungen etc

• Q152113 XADM: How to Send as a Public Folder

Projektplanung

Was hindert und, einen Aufgabenordner zur Verwaltung von Aufträgen zu verwenden ?. Natürlich ist das kein Ersatz für ein ausgewachsenes Projektmanagementtool und eine Arbeitszeitabrechnung. Aber der Vertrieb kann hier ein Projekt mit den notwendigen Hinweisen und Arbeitsanweisungen (Angebote, Lieferscheine etc.) ablegen. Die Systemingenieure haben dank Replikation damit immer die aktuellen Projekte auf ihrem Notebook und können ein StatusÄnderung oder den Abschluss ebenso zurückmelden.

Raumplanung, Ressourcenplanung

Zuletzt möchte ich noch die Ressourcenplanung eingehen. Legen Sie einfach für ihre Projektoren, Firmenfahrzeuge, Onlinekonferenzen (Exchange Conference Server) oder Besprechungsräume je einen Ordner vom Typ "Terminelemente" (Kalender) an. So können alle Personen auf einen Blick sehen, wer gerade welche Ressource benutzt. So ein gemeinsamer Terminplan eignet sich auch als Urlaubsübersicht, wenn jeder Mitarbeiter seinen Urlaub mit Namen einträgt. Allerdings gibt es für Ressourcen auch noch den Weg über ein Postfach. Dann können auch Einladungen verschickt und angenommen werden. Hier hilft ihnen z.B. folgende Anleitung weiter: http://www.outlook-net.de/MSX_Ressource.htm

Exchange 2000/2003

Die EinsatzMöglichkeiten von öffentlichen Ordnern sind mit Exchange 2000/2003 erheblich ausgedehnt worden. Sie haben viele neue ZugriffsMöglichkeiten und insgesamt mehr Funktionen um auf Ereignisse zu reagieren. So können nun synchrone Events programmiert werden, d.h. Skripte laufen ab, ehe die Nachricht im Ordner landet. Mit Exchange 5.5 wurde ein Skript immer erst "irgendwann" gestartet, nachdem das Element schon im Ordner abgelegt wurde. Siehe auch Web Storage System und Programmieren mit Exchange