Öffentliche Ordner - Offline Adressbuch

Das Offline Adressbuch eines Exchange Server ist vergleichbar zu den Frei/Belegt Zeiten ein Systemordner, indem Exchange regelmäßig die Adressbücher zum Download für die Anwender bereit stellt. Der Prozess, wie Exchange diese Adressbücher erstellt ist auf Exchange Offline Adressbuch anlegen beschrieben. Diese Seite behandelt die Konzeption, wie Sie Offline Adressbücher effektiv einsetzen. Wie Sie ein Offline Adressbuch anlegen oder die Erstellung desselben kontrollieren ist auf Exchange Offline Adressbuch anlegen beschrieben.

Fragen über Fragen

Zuerst stellt sich die Frage, was ein Adressbuch mit öffentlichen Ordnern zu tun hat. Normalerweise ist ein Adressbuch eine Angelegenheit der entsprechenden Verzeichnisdienstes. Bei Exchange 5.5 ist der Verzeichnisdienst mit der Datenbank DIR.EDB und bei Exchange 2000/2003 das Active Directory dafür zuständig, dass die Anwender ihre Empfänger auswählen und der Router auflösen kann. Aber das funktioniert natürlich nur, solange der Client eine Verbindung aufbauen kann.

Für die Nutzung eines Adressbuchs von unterwegs muss diese Information aber in ein Format und an eine Speicherstelle gebracht werden, die von Clients mitgenommen werden kann. Dafür sind die öffentlichen Ordner im Bereich der Systemordner vorgesehen.

Für jedes Adressbuch wird ein eigener Systemordner angelegt. Die Exchange Systemaufsicht erstellt dann ausgehend von den Definitionen die Einträge in diesem Ordner. (Siehe auch Exchange Offline Adressbuch anlegen). Damit stehen die Adressen den Anwendern zum Download zur Verfügung. Damit beginnen aber erst die Fragen eines Administrators:

• Wie viele Adressbücher brauche ich
  Welchen Sinn hat es denn, mehrere Adressbücher anzulegen ?
• Reicht ein Adressbuch pro Administrativer Gruppe
  Exchange 5.5 legt je Standort ein eigenes Adressbuch
• Was ist mit Replikaten ?
  Muss oder soll ich die Inhalte auch in andere Standorte replizieren ?

Wie viele Adressbücher ?

Exchange 5.5 hat für jeden Standort ein eigenes Adressbuch erstellt. Als Administrator konnten Sie steuern, welche Empfängerkontainer in diesem Adressbuch aufgenommen wurden. Sie konnten zwar verschiedene weitere Adressbücher anhand von bestimmten Kriterien der Empfänger (z.B. Firmenname, Adresse etc.) aber daraus wurden erst mal keine Offline Adressbücher sondern nur Ansichten für den Online Betrieb.

In Exchange 2000/2003 können Sie hingegen sehr viele Adressbücher und Offline Adressbücher angelegt werden. Die Inhalte eines Adressbuchs werden dabei durch LDAP-Filter spezifiziert. Der Einsatz mehrerer Adressbücher erlaubt es mit einer entsprechenden Berechtigung und Filterung der Adressen individuelle Ansichten für bestimmte Teilnehmer der Exchange Organisation zu erstellen.

In sehr großen Firmen oder wenn Exchange als Dienstleistung (Hosting) betrieben wird, ist es nicht gewünscht, dass alle Postfachinhaber über das globale Adressbuch alle anderen Empfänger sehen können. Die unterschiede im Einzelnen:

Auch bei der Nutzung mehrere OABs bleibt die Globale Adressliste als solche weiter vorhanden, aber kann über Berechtigungen gegen eine Benutzung durch normale Anwender verborgen werden.

Beachten Sie aber, dass ein normaler Client wie Outlook immer nur "GENAU EIN" Offline Adressbuch herunterladen und nutzen kann. Ein Client kann zwar aus mehreren Adressbüchern eines auswählen, aber offline verfügbar ist immer nur ein Adressbuch.

Replizieren oder Erstellen

Eine generelle Frage stellt sich bei der Konfiguration der Offline Adressbücher natürlich jedem Administrator: "Ist es günstiger, ein OAB zentral zu erstellen oder zu replizieren"

Mit Exchange 2000/2003 ist es möglich, mehrere Adressbücher mit dem gleichen Inhalt anzulegen. Somit ist es in einer verteilten Umgebung denkbar, dass es z.B. eine globale Adressliste gibt, die aber von fünf Servern in fünf eigenständige Offline Adressbücher umgesetzt wird. Jeder der Server steht auf einem eigenen Kontinent. Damit würde jeder Kontinent unabhängig ein OAB erhalten. Die Vorteile wären:

• Unabhängigkeit
  Es gibt keinen "Single Point of failure", da jeder Server unabhängig sein Adressbuch erzeugt. Es gibt aber weiterhin den Single Point of Failure pro OAB..
• keine Replikation
  Die Inhalte sind dank der AD-Replikation schon vor Ort und müssen daher nicht mehr als Inhalt eines öffentlichen Ordners repliziert werden

Nachteile sind aber:

• mögliche Inkonsistenzen
• Mehraufwand für die Überwachung
• Ineffektiver Clientzugriff
  Beim Postfachspeichers des Benutzers ist hinterlegt, welches Adressbuch der Anwender verwendet. Personen die aber reisen greifen dann unter umständen über ein WAN auf das Offline Adressbuch auf einem entfernten Server zu.

Zudem sollten Sie sich Gedanken über die Änderungen machen. Wenn 100 Anwender von ihrem Server die Änderungen seit dem letzten Download herunter laden, dann ist das eine ungleich höhere Belastung für LAN und WAN, als wenn die Änderungen von einem zentralen Server über eine Replikationsmail an den öffentlichen Systemordner vor Ort gehen. Sie können anhand der Beschreibung auf Exchange Offline Adressbuch anlegen in den Systemordner schauen und die Größe der Änderungen ermitteln. Sie werden erstaunt sein, wie klein diese Daten sind im Vergleich zu den Mails der Anwender untereinander.

Best Practice

Ich stelle drei Beispielszenarien vor, um eine mögliche Konfiguration von Offline Adressbüchern aufzuzeigen. Bei der Betrachtung werden folgende drei Kriterien genauer beleuchte:

• Anzahl
  Mehrere Adressbücher machen meist dann Sinn, wenn ein großes globales Adressbuch  mit allen Personen der Organisation nicht erwünscht ist.
• OAB-Server
  Genau ein Server ist für die Generierung eines Adressbuchs zuständig. Ein Adressbuch kann nicht von mehreren Servern unabhängig generiert werden.
• Replikate
  Clients sollten das Adressbuch und dessen Änderungen von ihrem Postfachserver oder einen nahe stehenden Server für öffentliche Ordner erhalten. Wird daher ein Adressbuch über mehrere Standorte benötigt, sind entsprechende Replikate einzutragen

Daraus ergeben sich folgende Beispiele:

Kleine Firma

Wir gehen von einer kleinen Firma aus, die einen Exchange Server hat. Hier sind keine Besonderheiten zu berücksichtigen und die Standardinstallation von Exchange hat schon alle Einstellungen korrekt gesetzt hat.

• Ein Offline Adressbuch basierend auf der Globalen Adressliste
• Wird vom Server erstellt
• Liegt im öffentlichen Ordnerspeicher dieses Servers

Hier können Sie auch nicht viel mehr optimieren.

Mittlere Firma

Interessanter wird es, wenn die Firma mehrere Standorte hat und damit auch mehrere Exchange Server installiert sind.

• Ein Offline Adressbuch basierend auf der Globalen Adressliste
  Es gibt in diesem Beispiel keinen Grund, mehrere Adresslisten zu generieren, da eine Einschränkung der Sichtbarkeit nach Abteilungen nicht erforderlich ist.
• Repliziert auf die Server
  Wenn mehrere Exchange Server vorhanden sind, sollten Sie diesen Systemordner auf alle Informationsspeicher für öffentlichen Ordner replizieren. Dies ist von Hand einzustellen !!
• Zentraler Server erstellt
  Sie sollten einen Server als OAB-Server definieren, der möglichst zentral steht. Dieser Server erstellt das OAB jede Nacht und der Informationsspeicher senden entsprechende Replikationsnachrichten an alle Replikation. Eine Überwachung des OAB-Erstellungsprozesses ist ratsam.

Die Kosten für die Replikation sind vernachlässigbar, da die Inhalte und Änderungen eher klein sind. Über den einen Server zur Erstellung und die Replikation ist aber sicher gestellt, dass alle Kopien auf dem gleichen Stand sind.

Großunternehmen/Hosting

Hier ist nun die große Änderung die Anforderung der begrenzten Sichtbarkeit und

• Ein OAB-Adressbuch je "Kunde"
  Für jeden Kunden wird es ein eigenes Adressbuch geben, in dem die gewünschten Empfänger aufgelistet sind. Dieses Adressbuch wird dann als Offline Adressbuch zur Verfügung gestellt und mit Berechtigungen abgesichert.
• Generiert auf dem Homeserver
  In der Regel wird der Server für die Erstellung des OAB genutzt, der einen öffentlichen Informationsspeicher betreibt und in der Nähe der Clients steht. Oft ist das auch zugleich der Postfachserver für diesen Kunden. Ein Server kann problemlos mehrere OABs erstellen.
• Replikate auf die Homeserver der Kundenpostfächer
  Wenn die Umgebung mehrere Server für den jeweiligen Kunden vorsieht oder der Kunde geografisch verteilt sitzt, dann müssen Sie als Administrator dafür sorgen, dass jeder Client in der Nähe seines Postfachservers auch ein Replikat auf einem öffentlichen Informationsspeicher in der Nähe hat.

Weitere Links

• Exchange Offline Adressbuch anlegen
• 273364 XADM: unable to Create or Rebuild Default Offline Address List