Öffentliche Ordner - Hierarchie

Jeder nutzt die öffentlichen Ordner und wie selbstverständlich legen wir Ordner, unterordner und andere Strukturen an. für machen stellt sich dann die Frage, wo Exchange denn diese Information speichert. Diese Information liegt weder lokal in der Registrierung noch einer INI-Datei aber entgegen der Meinung vieler Administratoren auch nicht im Active Directory. Das was sie im Active Directory sehen sind nur Einträge, damit die Mailrouter (MTA) wissen, welcher Ordner welche Mailadresse hat. Aber Exchange benötigt noch viele weitere Informationen, z.B.:

• Die Hierarchie und logische Struktur
• Die Berechtigungen
• Die Liste der Replikate
• Die Größenbeschränkungen und Verfallszeiten

Eben alles, was Sie im Exchange Administrator so pro Ordner administrieren können. Diese Informationen speichert Exchange ebenfalls mit in dem Informationsspeicher für öffentliche Ordner. Dazu gibt es innerhalb von Exchange einen Ordner "HIERARCHY", der manchmal auch als "1-1" bezeichnet wird. Dieser Ordner wird automatisch auf jedem Exchange Server mit einem öffentlichen Informationsspeicher angelegt und auch automatisch zwischen ALLEN Servern der  Organisation repliziert. Damit die anderen Exchange Server schnell herausfinden können, welche Server denn einen öffentlichen Informationsspeicher betreiben, stehen alle Speicher in einer Liste im Active Directory.

Die Replikation des Inhalts der Hierarchie erfolgt ebenfalls über Mails, wie die Replikation jedes anderen öffentlichen Ordners. Damit die Funktioniert, bekommt auch der Informationsspeicher eine Mailadresse (Meist in der Form PUB-IS@servername.firma.tld) die ebenfalls im AD Repliziert werden muss. Erst dann kommen die Mails an.

Wenn Sie einen neuen Exchange Server einrichten, dann muss dieser Server erst die Hierarchie erhalten. Bis dahin sehen Sie auf dem Server selbst dann meist keine oder nur eine Teilmenge der in der Organisation enthaltenen Ordner und können bis dahin auch nur bedingt die Replikation einstellen. Diese Verzögerung ist besonders bei der Migration von Servern bremsend. Diese erste Replikation kann durchaus einige Stunden oder gar Tage dauern. Wie groß die Hierarchie ist, kann leider nicht einfach ermittelt werden,  da der Ordner nicht direkt zugreifbar ist. Zur Abschätzung können Sie aber die Größe der PUB1.EDB/STM-Datenbank herziehen, wenn die Hierarchie repliziert ist aber sonst noch keine anderen Ordnerinhalte auf diesem Speicher abgelegt wurden.

Auch Anwender sollten den Informationsspeicher erst dann nutzen,  wenn die Hierarchie und die erforderlichen Ordner komplett repliziert sind, da die Anwender ansonsten nur eine Teilmenge an Ordnern oder Inhalten sehen. Aus dem gleichen Grund nutzt Exchange selbst den Informationsspeicher für das eigene Mailrouting erst zwei Tage nach der Installation. Microsoft geht davon aus, dass die  Hierarchie nach zwei Tagen repliziert ist. Der neue Exchange Server sammelt sich von allen anderen Servern den aktuellen Status ein und wählt dann einen "guten" Server aus. Dabei sucht er erst nach Exchange 2000/2003 Servern in der gleichen Routing Group und dann Admin Groups unter Berücksichtigung der Kosten. Leider wird Exchange 2000/2003 bevorzugt, so dass bei einer Migration ein eventuell lokal vorhandener Exchange 5.5 Server ignoriert wird und nur zum Zuge kommt, wenn die Exchange 2000x Server nicht vorhanden oder erreichbar sind.

Es kann allerdings nur eine MAPI-Hierarchie geben. Weitere Strukturen sind seit Exchange 2000 möglich aber von Outlook nicht zu nutzen. Die Hierarchie ist auch genau einer Administrativen Gruppe zugeordnet. Sie können diese dort mit dem Exchange System Manager anzeigen.

Mit ADSIEDIT können Sie die Werte anzeigen und bearbeiten. Der Pfad im Active Directory lautet:

CN=Services,CN=Microsoft Exchange,CN=ORGANIZATION,CN=Administrative Groups,CN=administrative_group,CN=Folder Hierarchies,CN=Public Folders

Dieses Objekt hat mehrere Attribute, die interessant sein können:

Beachten Sie aber, dass ein Public Folder Store immer nur genau einen Public Folder Tree bedienen kann, Sie aber mehrer Public Folder Stores pro Server haben können, wenn jeder eine andere TLH bedient.

Da diese Hierarchie auf allen Server mit einem Public Folder Store repliziert wird, können Sie folgende Regel aufstellen:

• So viele Public Folder wie nötig
  Wichtig ist, dass in einer Routinggruppe ein Public Folder Server steht, wenn dort eine bestimmte Menge von Anwendern auch entsprechende Zugriffe durchführen
• So wenig wie möglich
  Eventuell installieren Sie einen zweiter Server für die Redundanz in größeren Standorten. Ein Server, der keine öffentlichen Ordner trägt, sollte auch keinen Speicher für öffentliche Ordner haben um die Anzahl der Replikationsnachrichten zu reduzieren.

Versuchen Sie mit wenigen Public Folder Servern auszukommen.

• Optional mit Referrals und Outlook 2003 Cached Mode arbeiten
  Hier gilt die Bandbreite der Leitung zu berücksichtigen
• Vorsicht mit Replikaten
  Sie können pro Ordner die Replikation steuern. Replizieren Sie wirklich nur die Ordner in die Standorte, wo die Benutzer entsprechend drauf zugreifen. für seltene Zugriffe ist ein Zugriff über WAN eventuell günstiger.

Jeder Exchange Server lädt alle 15 Minuten diese Hierarchie wieder aus der Datenbank in den Speicher.  Wenn Sie also einen neuen öffentlichen Ordner anlegen, Replikate ändern etc. kann es einige  Zeit dauern, bis der Store diese neuen Werte auch übernimmt. Wenn Sie einen neuen Ordner auf einem Server anlegt, dann sendet dieser Server eine "Update Replica Message" an alle anderen Server (eine Mail mit vielen Empfängern). Seit Exchange 2003 können Sie dies auch über den Exchange System Manager (Kontextmenü auf Public Folders) gesondert anstoßen. Folgende Artikel geben einen etwas tieferen Einblick.

• E2K7 OrgForm
  How-To zur Einrichtung von organisationsübergreifenden Formularen in Exchange 2007
• Introduction to Public Folder Hierarchy Sync
  https://techcommunity.microsoft.com/t5/Exchange-Team-Blog/Introduction-to-Public-Folder-Hierarchy-Sync/ba-p/609344
• Q169639 XADM: Public Folder Hierarchy Comes From Pub.edb
• 241689 XADM: Only the Default "All Public Folders" Public Folder Tree Is Available für MAPI Clients
• 246743 XADM: The Public Folder Tree
• 255077 HOW TO: Create a New Public Folder Tree and Store in Exchange 2000 Server
• 258509 XADM: Public Folder Tree Types in Exchange 2000 Server
• Q260330 XADM: Public Folder Hierarchy and Content Is Not Being Replicated Across Routing Groups
• 270869 XADM: You Must Create an Additional Folders Container to Create an Additional Public Folders Tree
• 313113 XADM: Rules to Create Multiple Public Stores in Exchange 2000
• 316349 XCCC: "HTTP 500 - Internal Server Error" Error Message Occurs When You use Outlook Web Access to Access a Front-End Server
• 321082 XADM: How to Send Replication Status Request Messages in Exchange 2000 Server
• 328869 XADM: The Public Information Store Does Not Mount with Error c1041724
• Q328870 Public folder routing is enabled before the hierarchy is replicated
• 321082 XADM: How to Send Replication Status Request Messages in Exchange 2000 Server
• 813629 XADM: Update to Send Status Request Messages in Exchange 2000 Server
• 316760 XADM: Public Folder Hierarchy and Contents Do Not Replicate from Exchange Server 5.5 to Exchange 2000 or Exchange 2003
• 926207 Error message when you try to mount the public folder store in Exchange 2000: "An internal processing error has occurred. ID no: c1041724"
• MSExchangeIS 9519 0x972: Public Folders Container Deleted, or Missing Required Attributes
  http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb727370(EXCHG.80).aspx
• Preferred Public Folder backfill source has been enabled
  http://technet.microsoft.com/en-us/library/aa998688.aspx