How-To: SBS POP3 Connector

Like its predecessors, the POP3 connector in SBS 2008 is meant to be a migration solution to allow companies to transition from hosting their email at the ISP to hosting their email in-house on Exchange server. It is highly recommended to retire the POP3 Connector once your migration is complete and allow Exchange 2007 to directly host email für your domain.
Quelle: Introducing the POP3 Connector
http://blogs.technet.com/sbs/archive/2009/07/01/sbs-2008-introducing-the-pop3-connector.aspx

Exchange 2003 Small Business bringt eine kleine Komponente mit, die es ihnen erlaubt, zentral auf dem Server per POP3 mehrere Postfächer von einem Provider abzuholen und an Exchange intern zuzustellen. Diese "Connector" erlaubt es einfach und günstig, dass eine kleine Firma intern mit einem Exchange Server arbeiten kann, ohne dass eingehende Mails z.B.: per SMTP direkt zugestellt werden müssten.

Der Normalfall sieht dabei so aus, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes POP3 Konto mit Kennwort bei einem Provider hat und diese Konten nun zentral abgeholt werden. Die Mitarbeiter müssen dann nicht mehr selbst per POP3 sich regelmäßig verbinden. Diese Aufgabe übernimmt der Small Business Server

Diese Funktion bedeutet aber auch auch:

  • Traffic und Zeitverzögerung
    Der POP3Connector muss natürlich alle Postfächer nacheinander abfragen. Dazu verbindet er sich zu den eingestellten Zeiten mit den Postfächern. Dieses Intervall darf nicht zu lange sein, damit ein Mitarbeiter nicht lange auf eine Mail wartet. Sie darf aber auch nicht  zu kurz sein, da einige Provider es nicht zulassen, dass ihre Kunden z.B.: jede Minute nach neuer Mails schauen. Es bleibt also immer eine Zeitverzögerung.
  • Manuelle Pflege der Benutzer
    Wenn Sie diese 1:1 Beziehung nutzen, dann müssen Sie für jeden neuen Anwender auf ihrem Server auch beim Provider ein Postfach anlegen und im POP3 Connector die Abfragedaten eintragen
  • Kennwortsicherheit
    Damit ist natürlich auch klar, dass der POP3Connector alle Zugangsdaten und Kennwort für die Postfächer hat. ändert ein Benutzer diese Daten ohne dem Administrator bescheid zu sagen, dann kommen keine Mails mehr an, ohne das dies besonders sichtbar würde. (Wer schaut schon in das Eventlog bei einem Small Business Server)
  • Spamschutz beim Provider
    Da die Mails nicht per SMTP an Exchange zugesendet werden, können Sie auch nicht due Funktionen von IMF,  RBL-Listen etc. nutzen. Maximal ein Virenscanner auf der Exchange Datenbank kann Sie vor Viren schützen. So sollten daher unbedingt einen Provider wählen, der alle eingehenden Mails schon vorab auf Viren prüft und Spam möglichst filtert.

Dennoch kann diese Anbindung hilfreich sein, da so die Mails auf dem Server liegen und alle andere Funktionen wie Regeln, Stellvertreter, Weiterleitungen, Zugriff per OWA oder ActiveSync weiterhin möglich sind und die Daten nach kurzer Zeit auf dem Firmenserver liegen

Der POP3 Connector arbeitet auch mit Sammelaccount. Lesen Sie aber dazu unbedingt die Bemerkungen weiter unten

Die Eigenschaften

Der POP3-Connector wird mit dem Exchange System Manager konfiguriert. Sie finden Ihn unter den Connectoren. Über die Eigenschaften wird der Connector konfiguriert. Ich beginne mit der Karteikarte "Problembehandlung". Sie zeigt den Status und erlaubt die Einstellung des Sammelkontos für unzustellbare Mails. Dies kann z.B.: passieren, wenn der POP3Connector noch Postfächer abholt, sie aber den Benutzer in Exchange schon gelöscht haben.

SBS Pop3 Karteikarte 1

Die zweite Karteikarte widmet sich dem Zeitplan, wann der Connector die Daten aus den Postfächern beim Provider abholt. Hier ist nur eine globale Einstellung möglich. Ein Zeitplan "pro Postfach" ist nicht vorgesehen. 

SBS POP3 Karteikarte 2

Das kleinste Intervall ist übrigens 15 Minuten. Man kann aber das Programm, welches die Abrufe durchführt, auch manuell oder mit dem Taskplaner häufiger starten, wenn ihr Provider kürzere Intervalle zulässt. Das aufgerufene Programm liegt in folgendem Pfad.

c:\programme\microsoft small business server\networking\pop3\imbdownl.exe

Interessant wird die eigentlich erste Karteikarte. Hier müssen Sie jedes POP3-Postfach konfigurieren und ein entsprechendes Exchange Postfach zuordnen

SBS POP3 Karteikarte 3

Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten oder erstellen, dann müssen Sie die folgenden Werte eintragen, die sich selbst erklären.

Benutzerpostfach

Es sind die gleichen Einstellungen die sie bislang in ihrem Outlook Express oder anderen Programmen eingestellt haben. Nur der Postfachtyp ist hier neu. Wenn Sie ein "Benutzerpostfach" auswählen, dann sehen Sie eine Liste der Postfächer auf dem Server. Dies entspricht einer 1:1 Zuordnung und sollte problemlos funktionieren.

Achtung:
Auch wenn hier das "Postfach" aus einer Liste ausgewählt wird, so berücksichtigt der POP3 Connector durchaus die SMTP-Domains in den Empfängerrichtlinien. Sie können also nur Mails für Domains annehmen, die auch in den Richtlinien enthalten sind. Siehe auch KB842293 Event 1070 is logged and e-mail messages are not delivered with the SBS 2003 Connector für POP3 Mailboxes

Anders sieht es aus, wenn Sie ein Sammelpostfach konfigurieren. Hier stellen Sie dann ein, dass das Postfach, welches der POP3Connector vom Provider abholt, für eine komplette SMTP-Domäne zuständig ist.

POP3 Sammelpostfach

In diesem Fall muss der POP3Connector aber wissen, wie er die eigentlichen Empfänger aus der Mail im Sammelpostfach extrahieren kann. Daher ist der Button "Routingregeln" dann aktiv. Die Konfiguration der Routingregeln zeigt ihnen schon, wie Exchange arbeitet:

Routingregeln

Der Exchange POP3Connector sucht in der "to:" oder "CC"-Zeile nach Empfängern, die der angegebenen Domäne entsprechend und Sie müssen quasi jeder möglichen Schreibweise ein Exchangepostfach zuweisen.

Ich bin nun nicht der SBS-Spezialist und es könnte sein, dass Microsoft hier auch mehr Logik eingebaut hat, so dass der POP3Connector eventuell auch alleine die Empfänger erkennt, aber zwei Dinge fallen mir hier auf:

  • Keine benutzerdefinierten Felder
    Auf der Seite POP3 Probleme habe ich beschrieben, dass Provider sehr gerne die echten Empfänger in Feldern wie "Envelope-To:" etc. ablegen. Ich finde hier aber weder eine Möglichkeit, solche alternativen Felder anzugeben noch Hinweise, dass der POP3Connector diese Felder dann entfernen würde (BCC-Problematik)
  • Angabe der Domain
    Eventuell kann man die Domäne weglassen, aber was macht eine Firma, die mehrere Domänen hat oder Benutzer mit mehreren Schreibweisen. In Exchange ist es sehr einfach, mehrere Domains zu pflegen und Benutzern mehrere Alias-Adressen zu verpassen. Davon hat aber ihr Provider keine Kenntnis.

Der SBS POP3Connector kostet nichts und ist eher einfach gestrickt. Er kann sicher bei einer 1:1 Beziehung zwischen Postfach beim Provider und Postfach in Exchange gut arbeiten. Aber für Sammelpostfächer ist es wirklich nicht flexibel genug. Schauen Sie sich daher besser nach alternativen Produkten (POP3 Sauger) um oder stellen Sie gleich auf eine direkte Zustellung per SMTP um. Es gibt sehr viele Provider, die für wenig Geld ihnen eine feste IP-Adresse zuweisen. (Siehe auch DSL und Exchange)

Ausgehende Mails per SMTP

Der POP3Connector kann keine Mails versenden. für den Versand sollten Sie daher einen SMTP-Connector einrichten. Da besonders kleine Firmen auch selten eine feste IP-Adresse haben (sonst könnten Sie ja Mails auch einfach per SMTP empfangen) werden Sie bei einem direkten Versand per DNS bemerken, dass einige Mailserver eine Verbindung von ihrem Exchange ablehnen. Dynamische Adressen sind für viele Firmen "Adressen zweiter Wahl". Bitten Sie daher ihren Provider, dass er ihre Mails von ihnen annimmt und versendet.

Kleiner 15 Minuten

Vielleicht mag der ein oder andere Administrator die 15 Minuten Pause zwischen zwei Abrufen nicht. Dieses kann man per Konfiguration aber nicht kleiner einstellen. Aber man kann den Abruf auch manuell starten

Das Programm "c:\programme\microsoft small business server\networking\pop3\imbdownl.exe" startet den Download der Mails per POP3 und legt die Mails lokal ab. Das Progamm "c:\programme\microsoft small business server\networking\pop3\imbdlvr.exe" sorgt dann für die Verteilung.

Angeblich kann man diese beiden Programme auch manuell per AT-Job häufiger aufrufen. Beachten Sie aber, dass einige Provider dies gar nicht gerne sehen und manche sogar zu häufige Anmeldungen erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. Schließlich belastet dies die Infrastruktur der Provider doch stärker für Anmeldung und Übertragung von Daten ohne Nutzwert.

Mehrfache Mails

Dass der POP3 Sammler nicht ganz ungefährlich ist, zeigen immer wieder Meldungen über hunderte von Mails, die von POP3 Connector abgeholt werden und wieder in die Warteschlange per SMTP nach draußen eingestellt werden.

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