How-To: SBS POP3 Connector

Exchange 2003 Small Business bringt eine kleine Komponente mit, die es ihnen erlaubt, zentral auf dem Server per POP3 mehrere Postfächer von einem Provider abzuholen und an Exchange intern zuzustellen. Diese "Connector" erlaubt es einfach und günstig, dass eine kleine Firma intern mit einem Exchange Server arbeiten kann, ohne dass eingehende Mails z.B.: per SMTP direkt zugestellt werden müssten.

Der Normalfall sieht dabei so aus, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes POP3 Konto mit Kennwort bei einem Provider hat und diese Konten nun zentral abgeholt werden. Die Mitarbeiter müssen dann nicht mehr selbst per POP3 sich regelmäßig verbinden. Diese Aufgabe übernimmt der Small Business Server

Diese Funktion bedeutet aber auch auch:

Dennoch kann diese Anbindung hilfreich sein, da so die Mails auf dem Server liegen und alle andere Funktionen wie Regeln, Stellvertreter, Weiterleitungen, Zugriff per OWA oder ActiveSync weiterhin möglich sind und die Daten nach kurzer Zeit auf dem Firmenserver liegen

Der POP3 Connector arbeitet auch mit Sammelaccount. Lesen Sie aber dazu unbedingt die Bemerkungen weiter unten

Die Eigenschaften

Der POP3-Connector wird mit dem Exchange System Manager konfiguriert. Sie finden Ihn unter den Connectoren. Über die Eigenschaften wird der Connector konfiguriert. Ich beginne mit der Karteikarte "Problembehandlung". Sie zeigt den Status und erlaubt die Einstellung des Sammelkontos für unzustellbare Mails. Dies kann z.B.: passieren, wenn der POP3Connector noch Postfächer abholt, sie aber den Benutzer in Exchange schon gelöscht haben.

SBS Pop3 Karteikarte 1

Die zweite Karteikarte widmet sich dem Zeitplan, wann der Connector die Daten aus den Postfächern beim Provider abholt. Hier ist nur eine globale Einstellung möglich. Ein Zeitplan "pro Postfach" ist nicht vorgesehen. 

SBS POP3 Karteikarte 2

Das kleinste Intervall ist übrigens 15 Minuten. Man kann aber das Programm, welches die Abrufe durchführt, auch manuell oder mit dem Taskplaner häufiger starten, wenn ihr Provider kürzere Intervalle zulässt. Das aufgerufene Programm liegt in folgendem Pfad.

c:\programme\microsoft small business server\networking\pop3\imbdownl.exe

Interessant wird die eigentlich erste Karteikarte. Hier müssen Sie jedes POP3-Postfach konfigurieren und ein entsprechendes Exchange Postfach zuordnen

SBS POP3 Karteikarte 3

Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten oder erstellen, dann müssen Sie die folgenden Werte eintragen, die sich selbst erklären.

Benutzerpostfach

Es sind die gleichen Einstellungen die sie bislang in ihrem Outlook Express oder anderen Programmen eingestellt haben. Nur der Postfachtyp ist hier neu. Wenn Sie ein "Benutzerpostfach" auswählen, dann sehen Sie eine Liste der Postfächer auf dem Server. Dies entspricht einer 1:1 Zuordnung und sollte problemlos funktionieren.

Achtung:
Auch wenn hier das "Postfach" aus einer Liste ausgewählt wird, so berücksichtigt der POP3 Connector durchaus die SMTP-Domains in den Empfängerrichtlinien. Sie können also nur Mails für Domains annehmen, die auch in den Richtlinien enthalten sind. Siehe auch KB842293 Event 1070 is logged and e-mail messages are not delivered with the SBS 2003 Connector for POP3 Mailboxes

Anders sieht es aus, wenn Sie ein Sammelpostfach konfigurieren. Hier stellen Sie dann ein, dass das Postfach, welches der POP3Connector vom Provider abholt, für eine komplette SMTP-Domäne zuständig ist.

POP3 Sammelpostfach

In diesem Fall muss der POP3Connector aber wissen, wie er die eigentlichen Empfänger aus der Mail im Sammelpostfach extrahieren kann. Daher ist der Button "Routingregeln" dann aktiv. Die Konfiguration der Routingregeln zeigt ihnen schon, wie Exchange arbeitet:

Routingregeln

Der Exchange POP3Connector sucht in der "to:" oder "CC"-Zeile nach Empfängern, die der angegebenen Domäne entsprechend und Sie müssen quasi jeder möglichen Schreibweise ein Exchangepostfach zuweisen.

Ich bin nun nicht der SBS-Spezialist und es könnte sein, dass Microsoft hier auch mehr Logik eingebaut hat, so dass der POP3Connector eventuell auch alleine die Empfänger erkennt, aber zwei Dinge fallen mir hier auf:

Der SBS POP3Connector kostet nichts und ist eher einfach gestrickt. Er kann sicher bei einer 1:1 Beziehung zwischen Postfach beim Provider und Postfach in Exchange gut arbeiten. Aber für Sammelpostfächer ist es wirklich nicht flexibel genug. Schauen Sie sich daher besser nach alternativen Produkten (POP3 Sauger) um oder stellen Sie gleich auf eine direkte Zustellung per SMTP um. Es gibt sehr viele Provider, die für wenig Geld ihnen eine feste IP-Adresse zuweisen. (Siehe auch DSL und Exchange)

Ausgehende Mails per SMTP

Der POP3Connector kann keine Mails versenden. Für den Versand sollten Sie daher einen SMTP-Connector einrichten. Da besonders kleine Firmen auch selten eine feste IP-Adresse haben (sonst könnten Sie ja Mails auch einfach per SMTP empfangen) werden Sie bei einem direkten Versand per DNS bemerken, dass einige Mailserver eine Verbindung von ihrem Exchange ablehnen. Dynamische Adressen sind für viele Firmen "Adressen zweiter Wahl". Bitten Sie daher ihren Provider, dass er ihre Mails von ihnen annimmt und versendet.

Kleiner 15 Minuten

Vielleicht mag der ein oder andere Administrator die 15 Minuten Pause zwischen zwei Abrufen nicht. Dieses kann man per Konfiguration aber nicht kleiner einstellen. Aber man kann den Abruf auch manuell starten

Das Programm "c:\programme\microsoft small business server\networking\pop3\imbdownl.exe" startet den Download der Mails per POP3 und legt die Mails lokal ab. Das Progamm "c:\programme\microsoft small business server\networking\pop3\imbdlvr.exe" sorgt dann für die Verteilung.

Angeblich kann man diese beiden Programme auch manuell per AT-Job häufiger aufrufen. Beachten Sie aber, dass einige Provider dies gar nicht gerne sehen und manche sogar zu häufige Anmeldungen erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. Schließlich belastet dies die Infrastruktur der Provider doch stärker für Anmeldung und Übertragung von Daten ohne Nutzwert.

Mehrfache Mails

Dass der POP3 Sammler nicht ganz ungefährlich ist, zeigen immer wieder Meldungen über hunderte von Mails, die von POP3 Connector abgeholt werden und wieder in die Warteschlange per SMTP nach draußen eingestellt werden.

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