E2013 Org Form

"Organisatorische Formulare gibt es schon sehr lange in der Exchange/Outlook-Welt. Outlook kann so dem Anwender ein passendes Formular für besondere Nachrichtenklassen liefern. Die Bedeutung dieser Formulare nimmt ab, da immer mehr Anwender ihre Mails gar nicht mehr mit Outlook bearbeiten sondern auf Tablets, Smartphones, Webbrowser etc.

Mit Exchange 2013 hat sich nun die Speicherung der öffentlichen Ordner grundlegend geändert. Sie sind nicht mehr als eigene Datenbank angelegt, sondern in speziellen Postfächern gespeichert. für einen Outlook Client ändert sich dabei nicht sonderlich viel aber für den Administrator ändert sich schon das ein oder andere

Migration

Wer von Exchange 2010 oder 2007 kommt, kennt sicher die Schritte zur Migration von öffentlichen Ordnern.

Dieses "offizielle Migration" nimmt die Formularordner per Default aber nicht mit. Schon beim Export der Ordnerliste in die Steuerdatei werden die EFORMS-Ordner einfach unterschlagen. Sie können hier aber einfach die Ordnerpfade NON_IPM_SUBTREE addieren und dann werden auch diese Ordner komplett mit Struktur, Inhalten und Berechtigungen übernommen.

Neuanlage

Anders sieht es aus, wenn Sie in der Vergangenheit noch keine Formularordner hatten. Auch hier kann mittels PowerShell abgeholfen werden. Das geht sowohl für Exchange "OnPremise" als auch in Office 365. Hier die einzelnen Schritte für die Einrichtung einer neuen EFORMS-Registry

Erforderlich ist dazu eine Exchange PowerShell, d.h. Sie können dazu auf einem Exchange Server eine PowerShell starten oder sich per Remote PowerShell eine Exchange Verbindung herstellen.

Für die nächsten Aktionen ist es natürlich erforderlich, dass es schon eine Public Folder Umgebung gibt.

Danach geht es darum die Ordner entsprechend anzulegen. Ich habe hier als Beispiel eine Bibliothek für englische und eine eigene Bibliothek für deutsche Clients angelegt. Die meisten Firmen belassen es einfach bei einem Ordner.

New-PublicFolder `
   -Path "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY" `'
   -Name "Organizational Forms Library"

Set-PublicFolder `
   -Name "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" `
   -EformsLocaleID EN-US

New-PublicFolder `
   -Path "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY" `'
   -Name "Globale Formulare"

Set-PublicFolder `
   -name "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Globale Formulare" `
   -EformsLocaleID DE-DE

Diese Befehl legt den Zielordner und gleich die zusätzlichen Globale Formulare im Pfad mit an. Allerdings haben die Anwender noch keine Berechtigungen die Ordner und die Inhalte zu lesen.

Add-PublicFolderClientPermission `
   -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" `
   -user Everyone `
   -AccessRights ReadItems

Add-PublicFolderClientPermission `
   -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Globale Formulare" `
   -user Everyone `
   -AccessRights ReadItems

Zumindest ein Anwender oder eine Gruppe muss natürlich auch die Berechtigungen erhalten, Formulare bereit zu stellen. Auch dazu sind die Rechte zu vergeben:

Add-PublicFolderClientPermission `
   -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" `
   -user frankC  
   -AccessRights CreateItems

Add-PublicFolderClientPermission `
   -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Globale Formulare" `
   -user frankC  
   -AccessRights CreateItems

Wenn Sie die Berechtigungen über Gruppen vergeben und die Mitglieder erst nachträglich addieren, müssen sich die Benutzer erst einmal neu anmelden, damit die geänderten Mitgliedschaften wirksam werden. Zudem kann es einige Zeit dauern, bis der Exchange Store geänderte Berechtigungen auch aktiv übernimmt.

Formulare veröffentlichen

Nachdem die Ordner angelegt und berechtigt worden sind, können Sie mit Outlook 2010 die entsprechenden Formulare in die Bibliothek bereit stellen.

Aktuell gibt es wohl in Outlook 2013 das Problem dass der Button zum Bereitstellen von Formularen in die globale Bibliothek nicht sichtbar ist. Allerdings geht es über einen Umweg doch: Sie veröffentlichen die Formulare zuerst in ihre persönliche Formularbibliothek und kopieren diese dann mit Outlook in die organisationsweiten Formulare

Nachdem die Formulare veröffentlicht sind, sollten alle Outlook Clients die Formulare auch nutzen können.

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