Outlook Formulare

Sie können über Formulare in Outlook eigene Eingabemaske mit VBA-Code erstellen, um Prozesse zu optimieren.

End of Life?

Microsoft hat meines Wissens noch nicht keine Endezeit für "Outlook Formulare" angekündigt. Allerdings ist diese Lösung schon seht alt und mit VBA und WinForms nicht mehr wirklich "modern". Überlegen Sie genau, ob dieser Weg für sie noch zweckmäßig ist. Es gibt sicher viele Firmen, die seit Outlook 97, also über mehrere Jahrzehnte, mit Formularen arbeiten aber heute ist dies eine proprietäre und nicht mehr zeitgemäße Nutzung. Heute sprechen zwar alle von "Web Apps" und "Web Formularen" u.a. aber letztlich geht es tatsächlich darum, Lösungen als Modern App (HTML/CSS/JavaScript) oder einfache Webformulare oder z.B. Microsoft Forms bereitzustellen und auf dem Client einbinden. Sie können solche "Formulare" problemlos weiter in Outlook Forms mit einem HTML-Control einbinden, damit die Anwender dies kaum merken. Hier ein paar Vorteile für Webforms statt Outlook Forms:

  • Flexibler
    Ein Outlook Form ist meist nicht mehr als eine Eingabemaske mit etwas Logik, die am Ende dann eine formatierte Mail sendet. Ein WebForm ist online und kann aktiv auch Daten aus einem Backend nachschlagen und die Ergebnisse direkt in einen Prozess einbinden
  • „Realtime“, da kein Transport per SMTP
    Da die Daten nicht per Mail gesendet werden, sind sie auch nicht von Exchange abhängig oder einem Empfänger, der die Nachricht abholt
  • Nichts in gesendet Objekte
    Wenn Sie auf Outlook Formulare und den Versant per Mail verzichten, dann gibt es auch keine Leichen in "gesendete Objekte"
  • Aktueller Code
    Änderungen im Code muss man nicht im Formular machen, dann wieder veröffentlichen und hoffen, dass die Clients die neue Version nutzen. Jeder neue Start lädt das aktuelle Formular und den Code. Sie können viel schneller auf Änderungen und Bugs reagieren.
  • Universelle Clients
    Alles was eine HTML-Datei mit CSS und JavaScript anzeigen kann, ist ein valider Client. So sind auch Linux, Mac, Smartphones, Tablets etc. nicht mehr ausgeschlossen und auch eine Einbindung auf dem Intranet oder in Teams ist einfach möglich.
  • Keine Public Folder erforderlich
    Der „Ablageort „Organisation Forms“ gibt es nur mit Exchange Public Folder, die man eigentlich zurückbauen will oder gar nicht mehr hat.

Aber es gibt auch wenige Punkte, bei denen Outlook Forms gegenüber den Web-Formularen einen Vorteil haben:

  • Forms funktionieren Offline
    Ein Anwender kann, wenn das Form keine weitere Kommunikation aufbaut, natürlich auch offline schon etwas ausfüllen und absenden. Es wird dann bei der nächsten Verbindung von Outlook übertragen.
  • WebForms müssen "Online" sein
    Generell muss eine auf HTTP und Backend basierende Lösung natürlich "Echtzeit" reagieren können, damit der Client die Maske bekommt, bei der Auswahl von Feldern ggfls. Daten aus dem Backend lesen und die Anforderung absenden kann und das Backend damit weiter arbeitet

Diese Nachteile kann man aber auch als Vorteile werten. Ich würde heute eine Lösung nicht mehr mit "Outlook Forms" machen, sondern z.B.

  • Einfaches HTML-Formular auf einem Webserver
    Das kann eine Azure Function oder auch ein HTML-Form sein, welches im Hintergrund einen POST auf ein CGI-Script, PHP-Seite o.ä. machen.
  • WebApp (HTML/CSS/JavaScript) mit REST-Backend o.ä.
    Wer im Formular mehr Intelligenz benötigt, kombiniert HTML und JavaScript auf dem Client mit einem Webservice im Backend, der Daten z.B. über REST/JSON zuliefert und die Ergebnisse annimmt.
  • Microsoft Forms Einbindung mit Flow
    Microsoft bietet in der Cloud ebenfalls einfache Formulare an, deren Ergebnisse weitere Aktionen anstoßen können.

Alle drei Optionen kann man problemlos als HTML-Control auch in ein Outlook Form einbetten, so dass die Anwender kaum etwas merkt. 

Wo liegen Formulare

Die mit Outlook 97 Forms (es gab sogar mal ein Sample für Fernschach über Outlook) sind mittlerweile schon fast nebensächlich geworden. In Zeiten von Webformularen, Realtime-Prozessen und Workflows macht kaum noch jemand was mit Formularen. Zumal viele Funktionen erst mit Add-ons verfügbar waren, die dann aber erst verteilt werden müssen und mit jeder Windows/Outlook Version zu testen waren. Und Formulare funktionieren nicht wirklich mit OWA und schon gar nicht mit ActiveSync auf IPads (scheinbar primäres Gerät einiger wichtiger Personen)
Insofern sollten Sie sich besser mit neueren modernen Techniken auseinandersetzen.

Outlook Formulare sind die Hilfsmittel auf dem Client und Nachrichten im Aussehen und Verhalten anzupassen. Formulare sind häufig auch der Ansatzpunkt für Workflow Lösungen. Formulare können an mehreren Stellen liegen.

  • Lokal als Datei (*.OFT)
  • An einen Ordner gebunden
    z.B. im Postfach, einem öffentlichen Ordner oder einem Ordner in einer PST Datei
  • In einer zentrale Organisationsformularablage
    Dies muss der Exchange Administrator aber erst einrichten.
    Siehe dazu auch E2K7 OrgForm und E2013 Org Form

Fehler [80004005-501-4B9-560] mit Exchange 2010 -> Siehe E2K7 OrgForm und E2013 Org Form und 2023607 Outlook synchronization error [80004005-501-4B9-560] with a Microsoft Exchange Server 2010 mailbox

Nachrichtenklassen

Formulare bedienen eine Nachrichtenklasse. Hier die meist benutzten Nachrichtenklassen:

Details hierzu finde auf MSXFAQ.DE - Messageclass

Nachrichtenklasse Verwendung

IPM.Note

Normale Mail

IPM.Note.NDR

Unzustellbarkeitsquittung

IPM.Note.DR

Zugestellt Quittung

IPM.Post

öffentliche Nachricht

IPM.Task

Aufgaben

IPM.Activity

Journaleinträge

IPM.Contact

Adresskarte in den Kontakten

Sie können sich die Nachrichtenklasse einfach anzeigen lassen, wenn Sie in Outlook die Spaltenansicht wählen und dann aus de Feldauswahl die Nachrichtenklasse als Feld hinzufügen. Faxserver nutzen z.B.: gerne IPM.Note.Fax um eingehende Faxe zu kennzeichnen.

Outlook sucht beim öffnen oder Anzeigen einer Mail ein der Nachrichtenklasse entsprechendes Formular. Diese Formular bestimmt das Aussehen der Mail aber auch das Icon in der Ordneransicht. Wird ein Formular nicht gefunden, dann wird das nächst höhere Formular. Wird daher kein Formular für IPM.Note.Fax gefunden, dann öffnet Outlook diese Nachricht mit dem Standardformular für Nachrichten.

Formulareditor in Outlook 2007

Bei Outlook 2007 sind die Developer Tools erst einmal nicht aktiviert. Über die Optionen müssen sie diese daher erst einblenden:

Erst dann sehen Sie auch in den Formularen die Punkte zur Bearbeitung:

Formulare entwerfen und bearbeiten

Das Hilfsmittel zum Entwerfen und veröffentlichen von Formularen ist ebenfalls Outlook. Sie starten einfach Outlook und erstellen eine neue Mail. Im Menü finden sich dann die Funktionen um das aktuelle Formular zu Verändern und unter einem neuen Namen zu speichern.

Das Formular selbst wird wieder mit einem grafischen Editor bearbeitet. Sie können die gewünschten Felder auf das Formular platzieren, grafisch verändern, Code hinterlegen und letztlich abspeichern:

In Formularen können übrigens auch OLE Objekte eingebunden werden. D.h. es ist denkbar, dass Sie ein Formular bauen,  in dem z.B. ein Internet Explorer Fenster,  oder ein SAP-GUI oder andere Programme eingebunden sind. Das hat sicher kaum Relevanz für das Erfassen neuer Nachrichten aber ist natürlich eine interessante Option für Formulare in einem öffentlichen Ordner.

Wenn Sie nun ein eigenes Formular entworfen und in einem Ordner als Standard veröffentlicht haben, dann gibt es noch ein kleines Problem: Alte Elemente behalten ihre bisherige Nachrichtenklasse, d.h. nur neu angelegte Elemente werden mit ihrem neuen Formular geöffnet, aber keine bestehenden Elemente. Aber auch hier gibt es Abhilfe in Form einer Freeware, die in einem Order die Nachrichtenklasse von Objekten ändert. Siehe DocMessageClass.

  • 197654 OL2000: Cannot Import or Export User-Defined Contact Fields

Formulareditor sperren

Nun ist es zwar so, dass jeder Benutzer eigene Formulare entwerfen und sogar speichern kann, aber Schaden kann er damit nur bedingt anrichten, solange nur der die Formulare anwendet. Anderen Anwendern kann er sie aber über öffentliche Ordner, in denen er Besitzer ist oder per Mail (OFT-Datei als Anlage) bereit stellen. Eine Veröffentlichung in den organisatorischen Formularbibliotheken verhindern die per Default fehlenden Berechtigungen. Trotzdem kann ein Administrator natürlich versuchen die Formulare zu unterbinden. Das geht über Registierungsschlüssel.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook]
"NoOutlookFormsDesigner"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook]
"NoOutlookFormsDesigner"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook]
"NoOutlookFormsDesigner"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook]
"NoOutlookFormsDesigner"=dword:00000001

Zur Bequemlichkeit habe ich ihnen hier auch eine REG-Datei zum Download als auch eine ADM-Vorlage bereit gestellt.

ADM-Vorlage: olkforms-nodesigner.adm
REG-Datei olkforms-nodesigner.reg.txt

Outlook meldet die Sperre dann mit:

Leider ist dieser Schlüssel in "HKEY_CURRENT_User" und kann damit auch vom Anwender wieder entfernt werden. Ein echter Schutz ist damit nur bedingt möglich. Überlegen Sie daher auf jeden Fall auch Einstellungen zur Makrosicherheit (digitale Signatur)

Code in Formularen

Ein Formular ist aber nicht nur eine schöne Sache, um sich seine eigene Oberfläche für neue Nachrichten zu erstellen sondern kann auch einiges an Intelligenz enthalten.  Sie können im Formular selbst entsprechenden Code hinterlegen, der dann abhängig von der Aktion des Formulars ausgeführt wird:

Jede der Ereignisbehandlungsroutinen erlaubt ihnen individuelle Aktionen. So könnten Sie ein Formular zur Eingabe von Daten definieren, welches dann beim Speichern oder Senden diese Daten auf ihre Plausibilität prüft und an andere Programm übergibt.

Formulare drucken

Ehe sie nun aber die schönsten Formulare entwerfen, sollten Sie auch den "Ausdruck" versuchen. Sehr viele Menschen wünschen einfach ein "Stück Papier" und genau das geht mit den Formularen erst mal nicht. Outlook nutzt immer die Standardansichten und es wohl nicht möglich, hier eigene Druckvorlagen einzubauen.

Allerdings gibt es z.B. von Microsoft selbst ein XPRINT.DLL-Add-on für Outlook welches dann den Ausdruck eines Formulars quasi als Bildschirmfoto samt weiterer Karteikarten erlauben soll. Der Code ist aber schon etwas älter (Outlook 2000) aber sollte als AddIn mit allen Versionen von Outlook funktionieren.

  • Printing Custom Outlook Forms
    http://office.microsoft.com/en-us/ork2000/HA011384311033.aspx
  • 238778 OL2000 General Information About the XPrint Control and Add-in
  • 252526 OL2000 XPrint Add-in Doesn't Appear to Work on Windows 95
  • 256955 OL2000 XPrint Control Is Not Available in the Control Toolbox
  • 263022 XCLN Xprint utility Print Dialog Box Is Displayed in Background When using Windows 95

Eine andere Option wäre der Einbau einer eigenen "PRINT"-Funktion, welcher per Button oder Menü vom Anwender gestartet werden kann und dann ein VBA-Makro startet, der die Daten aus dem Formular ausliest und entsprechend aufbereitet an den Drucker sendet. In diesem Fall ist aber zusätzliche Entwicklung erforderlich.

Grenzen von Formularen

Die Formulare werden vom Clients ausgewertet, angezeigt und interpretiert. Damit ist klar, dass der Client die einzig relevante Komponente beim Einsatz von Formularen ist.

Falls Sie mit individuell gestalteten Outlookformularen in öffentlichen Ordnern arbeiten, werden Ihnen sicherlich bereits einige Probleme aufgefallen sein, die MS Outlook 2003 im umgang mit diesen Formularen hat. Anwender haben Probleme solche angepassten Formulare zu öffnen, wenn der betreffenden Ordner über öffentliche Ordner/Favoriten angewählt wird. Hier kann das korrekte Formular nicht geöffnet werden und es erscheint das Standardformular. Zudem erscheint die Meldung, dass das Formular installiert wird, bei jedem öffnen eines Formulars erneut. Nach dem öffnen mehrer solcher Formulare kann Outlook dann komplett abstürzen. Microsoft hat nun einen Hotfix zu diesem Thema bereitgestellt. Weitere Informationen finden Sie unter http://support.Microsoft.com/?kbid=833856

Ein weiterer Hotfix zu Outlook Formularen löst Probleme wie die Beschränkung des Betreff-Feldes auf 255 Zeichen. Näheres finden Sie unter http://support.Microsoft.com/?kbid=833986

Formulare und Outlook Web Access

Wenn Sie nun die schönsten Formulare für Outlook entwickelt haben, dann werden Sie beim Zugriff über OWA feststellen, dass davon nichts verfügbar ist. Das ist korrekt, denn OWA ist kein Outlook. Sie müssen die entsprechenden Formulare auch für OWA entwerfen. Das gilt für Postfächer genau so wie für öffentliche Ordner: Wenn Sie z.B.: in der MSDN nach "Exwform.dll" suchen, dann finden Sie:
  • Building HTML Forms with the Form Renderer
    ms-help://MS.MSDNQTR.2004OCT.1033/e2k3/e2k3/_wforms_building_html_forms_with _the_form_renderer.htm
Faktisch heißt es, Sie muss die Formulare auf dem OWA als "ASP/ASP.NET-Seiten" selbst entwickeln und einstellen. Es hat NICHTS mit Outlook Forms zu tun. Sie können gleich aussehen und das gleiche tun, aber es sind zwei getrennte Codes.

Systemordner für Formulare

Die organisationsweit verfügbaren Formulare werden in einem Exchange System Ordner abgelegt. Dieser ist mit dem Exchange System Manager anzulegen. (Siehe auch Strukturen). Sie müssen dazu erst zur öffentlichen Ordner Struktur und sich dann über das Kontextmenü die Systemordner anzeigen lassen.

Bei der Erzeugung des Formularordners ist die Auswahl einer Sprache erforderlich:

Es ist ohne weiteres möglich, mehrere Formularordner mit der gleichen Sprache anzulegen. Dies hat bei Exchange 5.5 noch wenig gestört, da die Clients in der Regel nicht auf die Ordner in anderen Standorten zugreifen konnten und die öffentliche Ordner Affinität nicht aktiviert war. Seit Exchange 2000/2003 ist es jedoch anhand der Berechtigungen und der Verbindung meist möglich, auf alle Server zuzugreifen und die Verweise auf öffentliche Ordner über Connectoren ist ebenfalls per Default aktiv.

Zudem sollten Sie wissen, dass ein Client zuerst den Ordner seiner Sprache nach Formularen durchsucht und nur beim Fehlen des Ordners ein "Fallback" auf den Default Order (englisch) macht.

Wenn Sie einen Formularordner für ihre Sprache anlegen und keine Formulare darin veröffentlichen, dann werden die Clients keine Formulare nutzen, die nur im englischen Ordner installiert sind.

Sie sollten Sie daher folgende Regeln geben:

  • Ein Ordner reicht ?
    Prüfen Sie genau, ob Sie wirklich für jede Sprach einen eigenen Formularordner anlegen möchten oder nicht ein Ordner reicht. Die meisten Add-on-Produkte installieren meist nur einmal ihre Formulare und Sie müssten diese dann von Hand kopieren. Auch eigene Formulare müssten sie selbst auch mehrfach abspeichern.
  • Maximal ein Formularordner je Sprache
    Wenn sie für jede Sprache eigene Formulare anbieten, dann sollten sie sich auf einen Ordner pro Sprache beschränken. Wenn es bereits mehrere Ordner der gleichen Sprache gibt, dann sollten Sie diese in einen Ordner zusammenführen. Ansonsten ist es eher ein Lotteriespiel, welche Formulare der Client bekommt.
  • Replikation auf die Informationsspeicher, auf denen die Formulare von Clients genutzt werden.
    Damit die Zugriffe der Clients optimiert werden, sollten Sie die Formulare "nahe" an den Client bringen. Ansonsten sehen Sie in größeren Umgebungen sicher das "Daten werden Abgerufen", wenn Outlook das Formular von einem entfernten Server herunter lädt. (Siehe auch Daten werden abgerufen).

Der Einsatz mehrerer Formularbibliotheken für eine Sprache ist nicht empfehlenswert. Tests haben ergeben, dass der Client dann die Summer der Formulare der verfügbaren und erreichbaren Ordner nutzt.

Exchange 2007 Systemordner für Formulare

Exchange 2007 unterstützt weiterhin öffentliche Ordner und dies ist auch erforderlich, solange es Clients mit Outlook 2003 und älter gibt.

Die Einrichtung und Verwaltung von organisatorischen Formularen ist in Exchange 2007 aber ungleich steiniger als in Exchange 2000/2003. Die Verwaltung muss über die PowerShell erfolgen. Wenn Sie in ihrer Exchange Organisation noch Exchange 2000/2003 Server mit einem öffentlichen Informationsspeicher haben, dann können Sie wie oben mit dem ESM die Verwaltung durchführen. Ansonsten hier die einzelnen Schritte für die Anlage der Formularbibliothek in einer neuen Exchange 2007 Umgebung

  • E2K7 OrgForm
    How-To zur Einrichtung von organisationsübergreifenden Formularen in Exchange 2007

Systemordner und Exchange 5.5 Migration

Globale Formulare sind bei Exchange 2000/2003 genau wir bei Exchange 5.5 organisationsweit definiert, d.h. nicht pro Standort oder Administrativer Gruppe. Es sind Systemordner in der öffentlichen Ordner Struktur. Zudem sind Ordner Sprachabhängig.

Was nun nicht passieren sollte ist, dass es mehrere Formularordner für die gleiche Sprache gibt und vielleicht darin sogar noch gleichnamige Formulare liegen. Dummerweise können Sie in der GUI problemlos zwei Formularordner für die gleiche Sprache mit unterschiedlichen Namen anlegen. Das "kann" sogar sinnvoll sein, wenn Sie bestimmte Formulare nur für bestimmte Benutzerkreise zugänglich machen wollen und mit Ordnerrechten die Sichtbarkeit steuern.

Bei einer Migration von Exchange 5.x ist es gar nicht mal so unwahrscheinlich, dass es schon mehrere Ordner mit der gleichen Sprache gibt. Bei Exchange konnten Sie Formularordner zwar auch nur global anlegen, aber wenn diese nicht repliziert oder die "Public Folder Referrals" nicht gepflegt wurden und es zudem keinen Trust zwischen den Domänen der verschiedenen Exchange 5.5 Standorte gab, dann konnte der Mitarbeiter sowieso nur auf die Formularordner in seinem Standort sehen und nutzen.

Mit Exchange 2000/2003 sind nur aber per Default in den Connectoren die "Public Folder Referrals" aktiv und da alle Server zudem im gleichen Forrest sind, ist auch ein Zugriff über das LAN/WAN möglich. So kann es also sein, dass bei der Umstellung auf Exchange 2000/2003 nun zusätzlich auch die öffentlichen Ordner anderer Standorte "erreichbar" werden und damit ein Client unter umständen einen "falschen" Ordner nutzt, in dem nicht die benötigten Formulare enthalten sind.

Ein primäres Ziel bei einer Migration muss es also sein:

  • Alle Formularordner, deren Sprache und deren Inhalte aufzunehmen
  • Das zukünftige Konzept für Formulare zu erstellen
  • Die Inhalte zu überführen.

Meist läuft das Konzept darauf hinaus, dass es je Sprache genau einen Ordner gibt und dort die alle Formulare für eine Sprache zusammen geführt werden. Mehrere Ordner in einer Sprache machen dann Sinn, wenn nicht aller Personen auch alle Formulare ihrer Sprache sehen sollen. Das bedeutet aber, dass die Ordner mit Berechtigungen für Gruppen oder Benutzer versehen werden müssen und dann über Referrals und Replikate sicher gestellt werden muss, dass die jeweiligen Ordnern auf einem Server möglichst nahe bei den Anwendern abgelegt wird.

Formulare organisieren

Sie wissen nun, wie Sie Formulare erstellen und dass es entsprechende Plätze zur Veröffentlichung gibt. Dann bleibt noch die Frage, Wie sie Formulare "organisieren" können. Auch dies erfolgt mit Outlook. Allerdings ist der Weg etwas weiter. Hier sind die Fenster von Outlook 2003 zu sehen:

Formulare verwalten

Über das Menü "Extras" - "Optionen" - Karteikarte "Weitere" - Button: "Erweiterte Optionen" - Button "Benutzerformulare" - Button "Formulare verwalten" kommen Sie letztlich zu dem Fenster, in dem Sie zwei Formularbibliotheken nebeneinander öffnen können und die Formulare entsprechend kopieren, exportieren und importieren können.

Formulare auf dem Client

Outlook selbst prüft beim öffnen eines Element die Messageclass eines Objekts und öffnet passend dazu das Formular. Die Formulare werden lokal auf dem PC in einem Cache (FRMCACHE.DAT) abgespeichert.

Seit Outlook 2003 (?) ist es wohl so, dass die Formulare nicht mehr nur in der FRMCACHE.DAT liegen, sondern für jedes Formular ein unterverzeichnis angelegt wird, in welchem eine TMP-Datei liegt

Wenn Sie diese TMP-Datei in eine OFT-Datei kopieren, dann können Sie das Formular sogar einfach so öffnen.

Anscheinend können Formulare auch "kaputt" gehen. Fragen Sie mich bitte nicht, warum ein Formular, welches gestern noch funktioniert hat, heute nicht mehr funktionieren soll, aber einen Grund muss dieser Key schon haben. Dazu gibt es von Microsoft nun extra einen Schlüssel:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\11.0\Outlook\ForceFormReload:DWORD = 1
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\10.0\Outlook\ForceFormReload:DWORD = 1
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\9.0\Outlook\ForceFormReload:DWORD = 1

Wenn Outlook dann einen Fehler in einem Formular erkennt, wird dieses vom Server nachgeladen. Voraussetzungen ist eine der folgenden Versionen: Outlook 2000 SP3, Outlook XP SP3 oder Outlook 2003 SP1 oder entsprechende Hotfixes.

Formulare VBA und Terminal Server

Outlook auf einem Desktop unterscheidet sich deutlich von Outlook auf einem TerminalServer. So sind nicht nur die Berechtigungen auf einem Terminal Server strenger gefasst, was sie bei der Ablage von Dateien (%TEMP% etc.) beachten müssen. Zudem ist auch der Installationsumfang und die Funktion verändert. So installiert das Office Setup per Default eben nicht mehr die VBS-Unterstützung auf einem Terminal Server mit und auch die Betriebsart "offline" ist nicht aktivierbar.

Während die Offline-Funktion auf einem Terminal Server wirklich keinen Sinn macht, ist der Verzicht auf die VBS-Erweiterungen in Verbindung mit Formularen natürlich hinderlich. Faktisch bedeutet das, dass Code in Formularen auf einem Terminal Server nicht ausgeführt wird. Verantwortlich ist hierfür das Fehlen der "Outlvbs.dll". Sie müssen diese daher einfach von einem anderen PC auf den Terminal Server kopieren.

  • 302003 Forms with VBScript do not work with Terminal Services in Outlook

Copy the Outlvbs.dll file to the Program Files\Microsoft Office\Office10 folder of the affected Terminal Server computer.
If the Terminal Server is running Microsoft Office 2003, copy the Outlvbs.dll file to the Program Files\Microsoft Office\Office11 folder.
If the Terminal Server is running 2007 Microsoft Office programs, copy the Outlvbs.dll file to the Program Files\Microsoft Office\Office12 folder.

Default Formulare ändern

Die Outlook Version 2000, 2002(XP) und 2003 erlauben über die lokale Registrierung die Standardformulare zu ändern. Dabei öffnet Outlook dann nicht mehr die per Default mit mit installierten Formulare , sondern die von Administrator vorbereiteten Formulare. Das ist interessant, um z.B. Die Termineinladungen zum weitere Felder (Catering etc.) zu erweitern oder Zusatzfunktionen (z.B. SendAs) beim Verfassen einer neuen Mail zu addieren.

Dazu müssen Sie zuerst die neuen Formulare erstellen, z.B. in der Formularbibliothek veröffentlichen und intensiv testen. Aktiviert werden diese Einstellungen durch Registrierungsschlüssel, die z.B. über den Formular Administrator (Formswap.exe, Office 2000 Resource Kit) erstellt werden.

Dieses Programm erstellt nicht nur die lokalen Einträge in der Registrierung, sondern kann diese auch als REG-Datei exportieren. Hier ein Auszug des Musters:

REGEDIT4

[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Custom Forms]

[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Custom Forms\Compose]
"IPM.Note"=hex:69,70,6d,2e,6e,6f,74,65,2e,6d,73,78,66,61,71,0,0

[HKEY_CURRENT_User\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Custom Forms\Read]

Damit dies aber auch mit Outlook XP und Outlook 2003 funktioniert, müssen Sie natürlich die Werte kopieren und auch in 10.0 und 11.0 importieren. Es bietet sich natürlich an, diese Einstellungen über eine Gruppenrichtlinie an alle Systeme zu verteilen.

Weitere Links

  • Messageclass
  • E2K7 OrgForm
  • E2013 Org Form
    Organisatorische Formulare mit Exchange 2013 und Exchange Online anlegen
  • How-To zur Einrichtung von organisationsübergreifenden Formularen in Exchange 2007
  • Outlook 97/98 Template: Corporate Events Form
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=E392A5CB-8BB4-407C-A317-BABDD4BF84FC&displaylang=EN
  • 253526 Organizational Forms Library and different languages
  • 146636 OL2000: Questions About Custom Forms and Outlook Solutions
  • 152958 XADM: Organizational Forms unavailable to Other Servers in Site
  • 154941 How to Determine Which Public Folder Replica is used
  • 157632 XADM: Client Hangs or Prompts für Domain Credentials
  • 162703 You receive an error message when you try to synchronize your offline folder file if the Organizational Forms Library on your Exchange computer has been re-created or cannot be located
  • 166368 OL97: How to Get Help Programming with Outlook
  • 166780 OL97: Why Outlook Displays a Security Warning Opening an Item
  • 170301 OL97: How to Update Existing Items to use a New Custom Form
  • 170783 OL97: Q&A: Questions About Customizing or Programming Outlook
  • 172752 OL97: Custom Forms and Programming Limitations
  • 174276 OL97: ShowFormPage/HideFormPage Changes Form's Message Class
  • 175129 XADM: Wrong OFL Deleted in Forms Administrator
  • 176567 OL97: Working with Form Definitions and One-Off Forms
  • 184765 XADM: Installing Forms to Organization Forms Library
  • 190890 How to make the Design Form feature unavailable in Outlook
  • 190994 XADM: How to Save Organizational Forms to a PST File
  • 197654 OL2000: Cannot Import or Export User-Defined Contact Fields
  • 208520 OL2000: Programming Examples für Referencing Items and Folders
  • 241235 OL2000: utility Available to Change Default Outlook Forms
  • 244591 XADM: How to Create Organizational Forms Library in Exchange 200
  • 249199 OL2000: How to Set Any Form as the Default Form für a Folder
  • 250308 XCLN: Outlook 2000 Can Substitute Default Forms with Custom Forms
  • 253526 XADM: Organizational Forms Library and Different Languages
  • 264117 OL97: How to Determine Where to Publish a Form
  • 266331 OL97: How to Set Any Form as the Default Form für a Folder
  • 271816 XADM: Creating Organization Forms in Exchange 2000
  • 280926 OL2002: Users Can Design Custom Outlook Forms After upgrade from Outlook 2000
  • 288554 OL2002: Outlook Custom Form Passwords Are Not Secure
  • 295064 OL2002: How to Change the Default Outlook Forms
  • 839804 How to use the Outlook 2003 forms cache and to troubleshoot forms cache problems
  • 292494 OL2002: Restoring an Outlook form from a cached copy
  • 290657 OL2002: Working with form definitions and one-off forms
  • 908061 Synchronization errors may occur after you use the Exchange Profile Update tool (Exprofre.exe) to migrate a User profile in Exchange Server
  • 933358 How to create an Organizational Forms Library in Exchange 2007
  • 957748 The custom message class of contact object is overwritten by the normal IPM.Contact class when an Exchange 2007 server replicates the contact object to any other public store
  • Globally Change a Default Form
    http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/bb176910.aspx
  • Default forms in Outlook
    http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HA101659591033.aspx
  • How To change a default Outlook form
    http://www.outlookcode.com/article.aspx?ID=39
  • Sue Moshers Outlook
    http://www.outlookcode.com/
  • Outlook Object Modell
    http://www.outlookexchange.com/articles/home/outlookobjectmodel.asp
  • Outlook Sample Pages
    http://www.outlookexchange.com/articles/home/outlookcodeexample.asp
  • Programming Microsoft Outlook with Visual Studio .NET
    http://www.microeye.com/resources/res_outlookvsnet.htm
  • Ewig Stress mit Outlook Forms? "ForceFormReload" kann Abhilfe schaffen...
    http://msg-blog.de/2006/04/11/immer-arger-mit-den-outlook-forms-forceformreload-kann-abhilfe-schaffen/
  • Outlook 2000 Existing Items Converter
    http://office.microsoft.com/en-us/ork2000/HA011384301033.aspx
  • Tutorial: Creating and distributing custom forms with Outlook
    http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HA012106101033.aspx