OneDrive Black

Sie kennen doch sicher die Gegenüberstellung von zwei konträren Meinungen zum gleichen Thema aus Presse, Funk und Fernsehen. Diese Seite ist eine sehr negative Darstellung der Funktionen von OneDrive. Interessant könnte aber auch die Seite OneDrive White sein.

Es gab eine erste Version, in der ich glaubte viele Fehler im OneDrive SyncClient gefunden zu haben, bis ich den Fehler bei mir fand. Daher ist die Seite hier bei weitem nicht mehr so schwarz, wie die erste Version. Eigentlich gibt es gar nicht mehr so viel zu meckern,

Das zeigt aber wieder, wie wichtig es ist, früh mit neuen Techniken zu arbeiten und aus eigenen Erfahrungen dann die richtigen Aussagen und Arbeitsweisen abzuleiten und bei Kunden umzusetzen. Wer seinen Dateiserver durch OneDrive ersetzt, sollte den Dienstleister einfach mal bitten, wie der das bei sich schon umgesetzt hat.

OneDrive Business ersetzt SMB-Dateiserver

Wer Office 365 lebt, wird irgendwann auch den Dateiserver ersetzen wollen. Nun wissen wir alle, dass Benutzer auf ihrem PC natürlich über ein LAN schon sehr lange gemeinsam an Dateien arbeiten. Im LAN ist die Bandbreite und Latenzzeit natürlich auch sehr hoch. Allerdings ist ein klassischer Dateiserver auch eingeschränkt. In der Cloud und mit OneDrive geht vieles, was ein einfacher SMB-Share nicht liefern kann, wie z. B..

  • Zugriff von Überall und Freigabe für andere Personen
  • Bearbeiten im Browser
  • Versionierung und Tracken von Veränderungen
  • Ausgereifte Such-Funktionen

All dies und noch viel mehr Argumente für den Wechsel wurden vorgebracht

Nun muss ich natürlich sagen. dass ich persönlich bezüglich Dateishares schon immer etwas "besonders" war. Ich bin gerade nicht der klassische "Office Worker", der auf seinem PC über ein LAN auf Netzwerkfreigaben zugreift. Sicher liegen auch meine Daten schon immer und primär auf dem Dateiserver. Aber durch meine Reisetätigkeit und mit dem Notebook habe schon schon lange mir Arbeitsweisen angewöhnt, die auch "offline" funktionieren. Frühere Gehversuche mit "Windows Aktenordner" oder "Offline Folder" haben mir mehrfach gezeigt, dass die Bordmittel nicht reichen. Ich habe mir daher schon früher eigene Lösungen zur Synchronisation von Dateien gesucht  und genutzt.

Da war ich nun natürlich besonders sensibilisiert, ob der nächste Wurf eines Dateiabgleichst gelungen ist. Denn eines lässt sich nicht wegdiskutieren: SMB über Internet geht gar nicht und selbst HTTP-Vorgänger (z.B. WebDAV) sind aufgrund der Latenzzeiten auch keine Lösung mit Office 365. Wie es schon Outlook mit seiner OST-Datei seit vielen Jahren vor macht. ist eine Replikation erforderlich. Also wurden die Daten von einem Dateiserver in die Cloud übertragen und der lokale Server "ReadOnly" gestellt.

Erste Schritte Online

Alles auf Null galt diesmal auch für mich. Mit dem Browser habe ich mir die neue Plattform angeschaut, auf der nun tausende Daten mit mehreren Gigabyte Volumen lagen. Über eine Suchmaske konnte ich nach Dateinamen suchen und Ordner finden. Auf der Homepage wurden mir die Dokumente angezeigt, die zuletzt geändert wurden und ich konnte sogar gemeinsam mit anderen Kollegen am gleichen Dokument per Browser als auch per Desktop-Word arbeiten.

Als langjähriger Kenner und Nutzer des damaligen "Norton Commander" habe ich vor vielen Jahren doch den Wechsel zum Windows Explorer vollzogen. Nicht, weil er besser war, sondern weil der Windows Explorer auf jedem Client und Server bei Kunden zu finden ist und ich nicht überall ein AddOn installieren oder aufrufen durfte. Nun also ist der Webbrowser ein Weg auf Dokument im SharePoint zuzugreifen.

Ich tue mir als "Poweruser" natürlich schwer damit, per Browser durch die Verzeichnisse und Dateien zu navigieren. Im Vergleich zum Windows Explorer ist das Layout doch eher platzverschwenderisch. Viele weiße Flächen und Zwischenräume machen die Bedienung per Touch einfach aber konkret vermisse ich einen Baum der Verzeichnisse. Wenn die Dateien in mehreren Tiefen in Ordnern liefen, dann ist es schon mühsam und vor allem Langsam den Ordner zu erreichen. Oben gibt es zwar den Pfad zum Ordner, so dass ich schnell wieder mehrere Ordner höher komme aber vom Windows Explorer bin ich doch anderes gewohnt.

Windows Explorer und OneDrive

Als ich mit meinem Internet Explorer auf dem SharePoint rumsurfen, kann ich unten links noch in die "klassische Ansicht" wechseln. So sah SharePoint früher aus. Interessant finde ich hierbei aber, dass es einen Link "Im Explorer anzeigen" gibt, der dann auch im Explorer die Struktur öffnet

Interessanterweise habe ich den Button nicht im Edge oder Chrome gefunden. Und leider ist der Zugriff dann nur im Explorer möglich aber nicht aus einer CMD-Shell. Es ist also eher eine "Explorer"-Funktion hier direkt auf den SharePoint zuzugreifen. Wie lange das noch angeboten wird, kann ich leider nicht sagen. In der Cloud werden Funktionen auch mal entfernt, weil sie zu teuer hinsichtlich der Ressourcen sind , nicht mehr sicher genug sind oder zu wenig genutzt werden. So tief versteckt dürfte die Nutzung gegen Null gehen.

OneDrive und Sync

Es läuft also doch auf eine Synchronisation hinaus, bei der die Anwender die Dateien, mit denen Sie häufig arbeiten, auf einem lokalen Speicher quasi als Cache und Offline-Funktion vorhalten. Das verspricht OneDrive, indem Anwender im SharePoint einfach in dem Ordner die Synchronisierung anfordern.

Unschön ist hier, dass diese Button verschwindet, wenn ich mehrere Ordner oder Dateien explizit auswähle. Ich muss an der Stelle also immer den kompletten Ordner zur Synchronisation auswählen. Der Browser übergibt dann die Kontrolle zur lokalen OneDriveApp.

In der kann ich dann die Unterordner weiter selektieren.

Auf der einen Seite unschön, dass der Anwender zuerst eine Einschränkung sieht die aber dann doch wieder aufgelöst wird. Nach einigen "Sync-Einstellungen" bin ich sogar froh, dass die Filterung in einer "Windows GUI" möglich ist. Allerdings liegt der Fokus auf dem Ordner. Einzelne Dateien können nicht selektiv synchronisiert werden. Vorsicht also mit Ordnern, in denen sehr viele auch große Dateien liefen, z.B. viele große Produkt-PowerPoints in einem Ordner.

Meine Überlegung war, das ich von den 100+ Ordner in einer Dokumentbibliothek genau die Ordner "offline" zur Verfügung haben möchte, mit denen ich arbeiten. Ich bin immer an mehreren Projekten parallel aktiv und selbst eigentlich abgeschlossene Projekte halte ich noch etwas um bei Rückfragen schnell reagieren zu können. Es gibt auch Kunden, die immer wiederkehrende Arbeiten mit sich bringen. Bislang habe ich, danke einer großen lokalen 1,5TB Disk natürlich einfach alles mitgenommen und konnte so auch mal sehen, was Kollegen gemacht haben. Es ist ja nicht so, dass alle nur bei mir abschreiben und kopieren. Auch andere Kollegen produzieren sehr gute Inhalte, die ich gerne verwende.

Online First

Ich arbeite sehr oft mit Dokumenten, die durch OneDrive auf meine lokale Festplatte repliziert sind. Also öffne und speichere ich diese Dateien natürlich auch lokal mit Word, Excel, PowerPoint und Co. Allerdings stelle ich immer wieder fest, dass Office sich dennoch um die Server-Objekte kümmert. So ganz habe ich es noch nicht durchschaut, wann die Office Applikationen mit den Online-Versionen arbeiten. Mir scheint es aber so, dass Word, Excel und Co beim Speicher das Dokument nicht nur lokal abspeichern sondern zeitgleich auch in die Cloud hochladen.
Das ist nicht optimal, wenn mein Notebook z.B. per WLAN Tethering mit dem Smartphone verbunden ist und gar nicht erkennen kann, dass es sich nicht um eine schnelle volumenunabhängige Verbindung handelt.

Wenn ich eine Datei lokal öffne, dann sollte auch alles lokal bleiben, bis ich OneDrive auch die Replikation erlaube. Ich kann die Replikation nämlich auch anhalten. Damit wird ein normaler Anwender natürlich überfordert sein. Da ist es schon wichtig, dass jede Möglichkeit zur Replikation genutzt wird. Für den Einsatz in der Firma muss ich den Sachverhalt aber noch mal etwas genauer untersuchen.

Unschön: mehrere OneDrive Icons

Auf der Seite 3-mal OneDrive habe ich die Unterschiede beschrieben. Auch wenn es quasi drei Mal "OneDrive" gibt, so ist es mittlerweile immer der gleiche Client. Aber dennoch tummeln sich bei mir in der Taskleiste gleich drei Wölkchen

Eine weiße Wolke, die das private OneDrive darstellt und zwei blaue Wolken, die für zwei Office 365 Tenants stehen, mit denen ich verbunden bin. Ich denke, das wäre auch besser gegangen. Ein Icon hätte auch gereicht.

Sync Probleme

Eine Zeit lang hat mein Sync-Client immer behauptet, dass noch Änderungen zu verarbeiten waren. In dem Beispiel waren es meine persönlichen Daten

Auch ein Blick auf die Details hat keine Infos geliefert.

Erst in der Übersicht des Explorers kann ich an den Statusicons der Datei erkennen, dass es Dateien gibt, die nie einen der beiden grünen Haken oder die Cloud bekommen haben, sondern immer den Doppelpfeil der Synchronisation zeigen.

Hier war es eine Temp-Datei von Office, die aber schon lange nicht mehr genutzt wurde. Es ist wohl der Rest eines Word-Absturz in 2013, also vor 5 Jahren. OneDrive versucht anscheinend diese Datei in die Cloud zu synchronisieren, was aber nie gelingt. Erst nachdem ich diese Datei gelöscht habe, war OneDrive wieder "InSync". Dieses Verhalten scheint auch für "*.TMP"-Dateien zu gelten

REM Office Lock-Dateien entfernen
dir ~*.* /s /AH
del ~*.* /s /AH

REM Entfernen von TMP-Dateien
del *.tmp /s /AH

In einem zweiten Fall war es eine Datei, auf die ich als "normaler Anwender" gar keine Rechte hatte. Wenn ich die Datei ändern wollte, sprang immer UAC an. Das in meinem User-Kontext laufende OneDrive konnte die Datei also auch nicht "kennzeichnen" aber hat auch keine Meldung geliefert.

Hier sollte OneDrive auf jeden Fall noch besser reagieren.

Löschen oder Sync abschalten

Es ist sicher eine Frage der Information und Weiterbildung von Mitarbeitern, wie Sie die Aufgabe lösen, wieder Platz frei zu geben. in der Regel hat ein Server viel mehr platz als ein Tablet, Smartphone oder sogar Notebook. Es gibt ja schon OneDrive mit 5TB und selbst die meisten Notebooks müssen sich mit 256-512 GNB SSDs zufrieden geben. Also ist ein Ziel natürlich auch, dass nur die Ordner und Dokumente repliziert werden, welche auch offline notwendig sind. Wenn ich als Anwender einen Dokumentbereich nicht mehr benötige, dann sollte ich den einfach entfernen. Hier ist die Tücke, denn

  • Löschen ist gefährlich
    Der OneDrive-Sync repliziert dann auch das "Löschen" auf den Server. Hier wäre eine Rückfrage doch hilfreich, ob der Anwender das Element wirklich lokal und auf dem Server löschen will oder nur die lokale Kopie abschalten möchte.
  • "letzte" Synchronisation löschen
    Der Anwender kann aber auch komplett einen synchronisierten Bereich löschen.

    Wenn ich hier den letzten Speicherort entferne, dann entfernt OneDrive auch das Basisverzeichnis und die Konfiguration entfernt. Mi würde eine Rückfrage besser gefallen, denn das lokal Basisverzeichnis bleibt nicht immer leer zurück. Richtet der Anwender dann wieder den Sync ein, dann muss er bestätigen, dass er bestehende Dateien "mergen" will.

Sync API

Auf der Seite des Clients gibt es aktuell (Stand Aug 2018) noch keine API, um den Client per Skript zu konfigurieren. Natürlich kann der Anwender alles selbst machen. Aber gerade bei einem Rollout oder in einer verwalteten Umgebung würde ich es dem Anwender gar nicht zumuten, manuell erst im SharePoint alle Libraries anzusurfen, um die für ihn relevanten Bereiche zur Synchronisation zu aktivieren. Das ist schon sehr fehleranfällig.

Als Administrator oder auch Abteilungsleiter würde ich mir eine Option wünschen, um beim Benutzer bestimmte Verzeichnisse automatisiert zu hinterlegen, z.B. die Preislistem Vorlagen o.ä.

Ich habe mir natürlich auch mal angeschaut, was mein Internet Explorer so macht, wenn ich auf "Synchronisieren" drücke. Im wesentlichen startet er den OneDrive-Client mit einer URL in der folgenden Form:

Onedrive.exe url:"odopen://sync/?userId=<guid>
&siteId=<guid>
&webId=<guid>
&webTitle=<titel>
&listId=<guid>
&listTitle=<listtitel>
&userEmail=<mail>
&listTemplateTypeId=101
&webUrl=https%3A%2F%2Ftenantname%2Esharepoint%2Ecom%2Fsites%2F<sitename>%2F<subsite>
&webLogoUrl=<logourl>
&isSiteAdmin=0
&webTemplate=1
&onPrem=0
&scope=OPENLIST"

Ein Stück weit zu verstehen aber kein Ersatz für eine API. Vielleicht als Notbehelf nutzbar. Da aber dann der OneDrive-Client immer noch die Rückfrage nach den genauen Ordnern startet, ist damit keine ausreichende Automatisierung möglich.

Synchronisation steuern

OneDrive kennt eigentlich nur drei Verbindungsoptionen:

  • keine Internet-Verbindung
    OneDrive kann so weder synchronisieren noch den Online-Zugriff auf die Daten im Netzwerk gewähren. Es verhält sich recht still.
  • "Getaktete Verbindung
    Sie haben eine Verbindung per GSM-Karte oder auf der LAN/WLAN-Verbindung wurde eingeschaltet, dass diese nach Volumen berechnet wird. OneDrive nutzt die Verbindung erst nach Rückfrage. Dann aber ohne weitere Einschränkung
  • Unbeschränkte Verbindung
    Das kann auch das Firmennetzwerk sein. OneDrive synchronisiert dann ohne Einschränkungen

Generell ist es sehr schwer bei den synchronisierten Daten Prioritäten zu senden. Sie können schon generell die Bandbreite des Clients konfigurieren.

Das ist generell schon mal ein Anfang für ein Home Office aber in Firmennetzwerken reicht das natürlich nicht aus. Über die Einstellungen kann der Abgleich auch für drei vorgegeben Zeiten pausiert werden.

Eine komplette Deaktivierung geht aber nur, indem Sie den OneDrive-Client komplett beenden. Er fragt auch vorher nicht mehr nach. Es ist also eher der Nothelfer, wenn die Kinder sich über langsames Streaming beschweren, damit Papi im Homeoffice dann OneDrive einbremst.

Mir fehlt aber komplett eine Steuerung oder Vorgabe einer Wichtigkeit nach Kunden. Natürlich soll eine lokale Änderung meinerseits möglichst schnell auch auf dem Server landen. Nur so können Kollegen mit den aktuellen Daten arbeiten und nebenbei ist dies besser als jedes zeitgesteuerte Backup.

Auf der anderen Seite ist es doch normal, dass sich in einem Team sehr viele Daten auf dem Server sehr häufig ändern. Mir fehlt hier durchaus die Option die Replikation vom Server zum lokalen Client auszusetzen und einen Bereich erst auf Anforderung quasi per "Sync Now". Hier ist auch noch Raum für Verbesserungen.

OneDrive und Outlook

Einen weiteren Kritikpunkt ist die Integration und Zunahme von OneDrive in Verbindung mit Outlook. Da ich gerade "unterwegs" war und nur temporär Zugriff auf Office 365 möglich war, habe ich einen Kollegen gebeten, mir ein Dokument per Mail zuzusenden. Auf dem Smartphone hat es kurz gebimmelt, und ich habe Outlook angewiesen "jetzt" zu synchronisieren, damit ich dann unterwegs im Zug das Dokument lesen könnte. Angekommen ist aber folgendes:

Der "Kenner" sieht sofort, dass hier nicht die Anlage sondern nur ein Link auf eine Anlage enthalten ist. Das Outlook des Absenders hat das Dokument kurzerhand auf das "My-Drive" des Benutzers gelegt und mir einen individuellen Freigabelink gesendet. Da sitze ich dann im Keller beim Kunden oder im Regionalexpress ohne Internet und kann wieder nicht arbeiten. Klar, dass auch die "Vorschau" so nicht funktionieren kann:

Aber wie löse ich das Problem nun. Sag ich dem Kunden jetzt, dass ich die Information grade nicht "vorrätig" habe oder schlecht vorbereitet bin? Klar, könnte ich mir...

  • Ein Outlook Makro schreiben,
    welches bei einer Mail mit „verlinkter Anlage“ an Absender informiert, dass ich seine Mail nicht komplett empfangen konnte und daher als nicht zugestellt angesehen wird.
  • Ein Outlook Makro schreiben,
    welches bei eingehende Mails mit „verlinkter Anlage“ diese sofort auf „Vorrat“ runterlädt

Ich kann ja verstehen, dass Anlagen an e-Mails erst einmal schlecht sind, wen die Empfänger die Dateien auch über eine Freigabe erreichen könnten. Das würde nicht nur Transfervolumen und Postfachspeicher sparen sondern auch unterschiedliche Versionen reduzieren. Aber welchen Sinn macht das bei Mails an Empfänger außerhalb der eigenen Umgebung?

GIT und Co kann besser sein

Ich habe wirklich nichts dagegen, Dateien in die Cloud zu legen und die Mehrwerte einer Dateiablage in SharePoint sind gegenüber einem SMB-Share sicher leicht aufzuzeigen. Die Funktion von OneDrive dürfte für die meisten "normalen" Anwender sogar hinreichend sein. Sie arbeiten eh "online" aus dem Firmennetzwerk oder gleich mit den browsergestützten Versionen von Word, Excel, PowerPoint etc.

Wer dann mit den Desktop-Versionen arbeitet und eine Basisschulung bekommen hat, wird sich schon sehr schnell seine relevanten Daten per OneDrive auf das lokale System replizieren und weiter mit Windows Explorer und Office lokale arbeiten und der Latenzzeit und Bandbreite einer Ablage in Office 365 ein Schnippchen schlagen.

Wer aber bislang schon mit eigenen Synchronisationswerkzeugen gearbeitet und sich Replikationspartnerschaften eingerichtet hat, der wird nun mit SharePoint und OneDrive überlegen, ob er umsteigt und ein Stück weit die Kontrolle aus der Hand gibt. Oder er sucht sich eine alternative Synchronisationslösung, die der bisherigen Arbeitsweise folgt.

OneDrive kann durch seine Integration in den Windows Explorer, SharePoint aber auch die Applikationen Word, Excel, PowerPoint und Co schon punkten. Ich hätte auch nichts dagegen, die SyncEngine zu nutzen. Ich hoffe auf die ClientAPI zur Verwaltung der Sync-Einstellungen per  eigenem Code und vielleicht feinere Zeitpläne und Optionen bei der Synchronisation einzelner Dokumentbereiche. Für mobile Arbeiter, die eben nicht "Always Online" sind, gibt es hier noch ganz viel zu tun.

Wenn die Zusammenarbeite mit SharePoint und z.B. WordApp nicht im Vordergrund steht, sondern primär eine Synchronisation von Dateien gefordert wird, dann kann ein klassischer "FileSync" immer noch funktionieren. Alternative würde ich mir auch GIT oder ähnliche Lösungen anschauen, die auch mit Versionierung u.a. arbeiten. Hier gibt es auch einen "echten" Offline"-Mode, bei denen der Client nur lokal arbeitet und die WAN-Leitung nicht genutzt wird. Warum pflegt wohl Microsoft selbst viel Code aber auch die komplette Dokumentation unter https://docs.microsoft.com  im Hintergrund auf GITHUB und nicht in SharePoint?

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