OneDrive White
Sie kennen doch sicher die Gegenüberstellung von zwei konträren Meinungen zum gleichen Thema aus Presse, Funk und Fernsehen. Diese Seite ist ein Lobgesang auf die Funktionen von OneDrive. Interessant könnte aber auch die schwarze Seite auf OneDrive Black sein.
OneDrive für Einzelpersonen
Es ist ja nicht so, dass ich OneDrive und Mitbewerber wie OwnCloud, NextCloud, iCloud, Google-Drive, Dropbox und andere nicht schon länger verfolge. All diese Anbieter stellen dem Anwender einen Speicherplatz auf Servern im Internet zur Verfügung. Natürlich möchte niemand ein "Netzwerklaufwerk" auf einen Server in der Cloud verbinden. Das ist aufgrund der Latenzzeiten und Bandbreiten nur ein Notbehelf. Daher haben alle Anbieter in der Regel zwei Zugänge im Angebot:
- Synchronisation mit Client
Ein Desktop-Client stellt sicher, dass die Daten auf dem lokalen System mit den Daten in der Cloud abgeglichen werden. Jede lokale Änderung wird in die Cloud übertragen. So ist die Cloud erst mal ein "Backup" und ein Speicher für den Abgleich mit weiteren Systemen, insbesondere Mobilgeräten - Zugriff per Browser oder App
Speziell Geräte mit wenig Speicher, z.B. Tablets oder Smartphones, müssen gar nicht den kompletten Datenbestand haben. Auch beim Zugriff von fremden PCs, z.B. bei anderen Familienmitgliedern oder auf Reisen, müssen die Daten nicht synchronisiert werden werden. Daher kann hier der Zugang per App oder einfach mit einem Browser genutzt werden, in dem die verschiedenen Dokumente oft sogar als Vorschau ohne einen Download betrachtet und zum Teil sogar bearbeitet werden können. Auch Fotos oder sogar ganze Datensicherungen von SmartPhone können in der Cloud landen und damit das Verlustrisiko minimieren
All diese Funktion sind fast immer auch mit den kostenfreien Basisangeboten möglich. So bekommt jeder Anwender mit einem "Microsoft Konto", oft auch als "Passport" oder "LiveID" bekannt, von Microsoft ein 5 GB Laufwerk und für Fotos noch zusätzlich Speicher. Natürlich verbindet Microsoft damit die Hoffnung, dass der Anwender irgendwann mehr Platz braucht und dann zu einem zahlenden Kunden wird. Nach dem gleichen Prinzip funktionieren auch die anderen Anbieter
OneDrive begeistert Eltern
Richtig Schwung in die Argumentation pro OneDrive kam aber dann, als ich bei einer Familie einmal Office 365 Home als Jahres-Abonnement für 69€ (Listenpreis 99€) aktiviert habe. Eigentlich war das Ziel nur, dass auf dem Familien-PC endlich mal wieder eine aktuelle Version von Word, Excel und PowerPoint genutzt werden konnte, nachdem die damals installierte Office 2003-Version doch stark in die Jahre gekommen war. Sicher wäre auch OpenOffice eine Option aber wenn die Schulkinder für ein Referat mittlerweile PowerPoint-Vorträge vorbereiten sollen, dann ist dies der einfachere Weg.
Nachdem das "Eltern-Hauptkonto" eingerichtet und mit der Lizenz versehen war, konnte dieses Konto schon ein 1 TB OneDrive nutzen. Damit war klar, dass zuerst einmal alle Fotos und Bilder der letzten Urlaube aus dem Bilder-Ordner im Profil direkt in das OneDrive umgestellt wurden. Zugegeben, es hat einige Stunden gedauert, bis über eine DSL50 Leitung die Gigabytes als Synchronkopie den Weg in die Cloud gefunden haben.
Also ich dann aber noch auf dem Smartphone der Eltern das gleiche OneDrive installiert und eingerichtet habe, und dort nun auch ein direkter Zugriff auf die Bilder im OneDrive möglich war, wurden die Augen schon etwas größer. Als dann noch alle Bilder vom Smartphone über OneDrive in der gleichen zentralen Ablage landeten und auch au dem PC erreichbar waren, war die Begeisterung noch mal größer.
Der Zugriff auf die Briefe per WordApp war dann nur noch die Krönung, weil damit die Eltern auch von unterwegs mal schnell die Mitgliederliste der, natürlich in Excel, geführten Vereinsverwaltung aktualisieren konnten. Dass in dem Zuge auch eine Freischaltung zum Durchgriff auf die lokale Festplatte des PCs möglich ist, habe ich erst mal nicht aktiviert. Der Heim-PC ist ja nicht andauernd angeschaltet ist.
Das war nun das Konto Nummer Eins von bis zu fünf möglichen Konten.
OneDrive begeistert Kinder
Was ich hier mit den Eltern so angestellt habe, blieb natürlich auch den Kindern nicht verborgen. Die haben ja spätestens in der Sekundarstufe II schon ihren "eigenen Computer" und ein Smartphone ist auch schon kein Statussymbol mehr sondern gehört zur Grundausstattung. Leider sind die "Windows Phones" mittlerweile ausgestorben. Für die Inbetriebnahme dieser Telefone war das Microsoft-Konto ja quasi Pflicht und damit OneDrive schon voreingestellt. Aber auch für Android und IOS gibt es einen sehr ausgereiften OneDrive-Client.
Ich habe also nur kurz angedeutet, dass jedes Kind mit einem Microsoft-Konto einfach von dem Eltern-Konto in die Familie aufgenommen werden und damit direkt die gleichen Vorteile nutzen kann. d.h.
- Jeder hat ein Word, Excel, PowerPoint,
Outlook auf seinem PC
Und dann Click2Run aus der Cloud ist die Version auch immer schön aktuell - Jeder hat 1 TB Cloud Speicher
Auf die jeder von überall zugreifen kann
Auf einmal standen also zumindest die beiden älteren Kinder Schlange, weil Sie unbedingt ein Microsoft-Konto mit Familien-Anschluss haben wollten. Das war dann schnell eingerichtet und nach wenigen Minuten hatte jedes Kind auch ein Office und OneDrive auf dem PC. Schon wieder glühte die DSL-Leitung, bis alle Dokumente, die bislang lokal und ohne Backup vorgehalten wurden, in die Cloud verlagert wurden.
Dann noch flugs den MobilClient installiert und alle Fotos auf dem eh schon klammen Handyspeicher in die Cloud synchronisiert. Damit fiel es den Kindern deutlich leichter, ein paar Bilder auf dem Smartphone zu löschen, denn in der Cloud konnten Sie diese immer noch anschauen und wieder zurückholen.
Bei Schulkindern gibt es aber noch einen anderen Effekt. Sie erstellen eine PowerPoint-Präsentation und speichern diese nicht mehr auf einem USB-Stick sondern direkt in OneDrive. Sie können dann auf jedem PC in der Schule, von denen die meisten auch schon Internet-Zugriff haben, die gleiche PowerPoint wieder öffnen und abspielen. Mit dem passenden Browser kann die Folie sogar auch online angepasst werden. Selbst ohne Internet kann die PowerPoint immer noch auf dem Smartphone angezeigt oder über ein "Sharing-Link" auch an die Lehrkraft freigegeben werden.
Sie können sich gar nicht vorstellen, wie die Augen geleuchtet haben.
OneDrive für Firmen
Ich habe zwar erst einmal die Begeisterung beschrieben, die OneDrive im Privathaushalt wecken kann. Aber übertragen Sie mal die Anforderungen auf eine Firma. Hier sind die Anforderungen gar nicht mal anders:
- Benutzer brauchen einen "eigenen"
Arbeitsbereich
Früher habe ich dazu "Heimatlaufwerk" gesagt, in dem ich "persönliche" Daten abgelegt haben, Also Dinge für meine Arbeit, die sonst niemand etwas angehen oder noch nicht "veröffentlichungsreif" sind. Der Bedarf hierfür wird durch Teamarbeit und insbesondere "Teams" immer kleiner aber ist nicht weg zu diskutieren. Für diesen Anwendungsfall hat jeder Anwendern einen 1 TB großen Ablagebereich in seiner MySite, die per OneDrive auch synchronisiert werden kann. - Gemeinsame Ablagen
Anders als im privaten Bereich ist aber auch die Teamarbeit in Firmen wichtig. Microsoft sieht in Office 365 hierbei die Dokumentablage in SharePoint vor. Auch diese Bereiche können mit OneDrive for Business ebenfalls offline bereitgestellt werden. Allerdings muss der Anwender hier schon auswählen, welche Bereiche er synchronisieren will. Das ist aber nicht negativ sondern wer will schon Terabytes eines früheren Dateiservers auf die kleine SSD abgleichen.
Das Angebot zu OneDrive steht allen Anwendern offen, die ein Office 365 Geschäfts-Abonnement haben. Das Firmenangebot ist aber natürlich um Funktionen erweitert worden, die im Familieneinsatz nicht erforderlich sind. So können bestimmte Lizenzmodelle sogar 5TB Speicher erhalten. Weiterhin gibt es unter der Adresse https://admin.onedrive.com/ eine Konsole für den Administrator, um einen Überblick über die Speichernutzung zu erhalten und natürlich auch um nach dem Ausscheiden eines Benutzers (Exit-Management) die Daten überführen zu können. Auch gibt es verschiedene "Compliance"-Funktionen wie:
- Überwachung
Anzeigen von Benutzeraktivitäten wie Zugriffe, wer teilt oder löscht Dateien etc. - DLP - Data Loss Prevention
Daten werden entsprechend einer Klassifizierung zusätzlich gesichert (RMS) - Aufbewahrungsrichtlinien
Damit Dateien nicht zu früh von Anwendern gelöscht oder vernichtet werden können - eDiscovery
Um gezielt nach Informationen zu suchen und diese an Ermittlungsbehörden oder auch den eigenen Rechtsbeistand zu übergeben - Benachrichtigungen
Office 365 sendet umgehend eine Meldung bei bestimmten Aktionen von Anwendern.
Denken Sie einfach mal daran, welchen Nutzen all diese Funktionen haben, die Sie von einem normalen Dateiserver so gar nicht erwarten können. Da die Dateien aber technisch auf einem SharePoint liegen, haben Sie auch alle Funktionen von SharePoint, angefangen bei der leistungsfähigen Suche nach Dokumenten, der Auflistung nach Änderungen und natürlich die Online Zusammenarbeit mit mehreren Personen am gleichen Dokument per Word, Excel und Co oder im Browser.
